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Le déménagement d’une entreprise est un changement majeur pour l’employeur et ses salariés. Il est donc important de bien s’organiser et de veiller à communiquer pour réaliser ce transfert dans les meilleures conditions possibles. Alors, pour migrer ses bureaux professionnels sans stress, voici 5 conseils à appliquer.

Anticiper les tâches à réaliser pour avoir une vision efficace 

Déménager son lieu de travail est généralement une source de stress. Pour ne pas se laisser submerger, l’organisation est indispensable. En plus d’avoir une vision claire et efficace, la planification permet de savoir si le déménagement des bureaux de l’entreprise respecte le timing imposé ou, au contraire, si sa réalisation prend du retard.

Ainsi, le chef d’entreprise doit :

  • faire un point sur les tâches essentielles à réaliser,
  • connaître les délais et les préavis à respecter,
  • communiquer toutes ces informations aux salariés.

La communication doit être simple, mais efficace. De cette façon, chaque salarié peut connaître le planning du déménagement et adapter son rythme de travail. Si la location est organisée par un contrat de bail, il faut prévenir le bailleur par lettre recommandée avec accusé de réception au moins 6 mois avant la date de transfert.

À noter : il ne faut pas oublier de faire le point sur les éléments informatiques ou électroniques présents dans le prochain espace professionnel. Si le futur espace de travail est complet, il n’est pas nécessaire de s’encombrer de ces objets lors du déménagement.

Informer les tiers du changement d’adresse 

Les démarches administratives relatives au transfert de bureaux doivent être anticipées lors du projet de déménagement pour éviter la confusion et l’agacement des clients ou bien des fournisseurs.

Informer les clients de l’entreprise 

Le déménagement de l’entreprise doit être communiqué aux clients. Il est possible d’expliquer les raisons de ce changement : agrandissement de l’entreprise, nouvelle localisation, changement de bureaux, etc.

Il faut aussi penser à réaliser le changement d’adresse pour recevoir rapidement le courrier dans le nouvel espace professionnel. Certains bureaux professionnels comprennent une personne à l’accueil en charge de récupérer le courrier de chaque professionnel. Une solution pratique au quotidien.

Informer les fournisseurs de l’entreprise 

Les fournisseurs doivent aussi être rapidement informés de la nouvelle adresse des bureaux. Cette communication doit être réalisée à l’avance pour éviter les mauvaises surprises lors du déménagement professionnel.

À noter : les abonnements (internet, eau, électricité) doivent aussi être coupés ou modifiés avant le déménagement !

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Faire jouer la concurrence auprès des sociétés de déménagement 

La préparation s’anticipe aussi pour toute la partie pratique autour du changement d’espaces commerciaux. En effet, il est nécessaire de prendre des déménageurs professionnels pour assurer en toute sécurité le bon démontage et la bonne manutention du mobilier de bureau.  Pour optimiser le coût du déménagement, il est recommandé de faire une demande de devis auprès de différentes sociétés de déménagement. En effet, différentes formules peuvent être mises en place.

Il faut alors comparer leurs services :

  • devis gratuit,
  • chargement et déchargement du mobilier,
  • monte-meuble,
  • emballage et déballage des objets fragiles,
  • cartons prévus par les déménageurs,
  • remontage du mobilier.

Ces détails démontrent un service de qualité de la part des prestataires. Il faut alors choisir la formule la plus adaptée pour le transfert de l’entreprise. Il faut aussi savoir que le prix varie selon les services proposés, la distance à parcourir et le volume de meuble à transporter, en plus du matériel professionnel à déménager.

Impliquer les équipes pour la préparation du déménagement de l’entreprise 

Le changement de locaux professionnels doit être perçu positivement par les équipes. Généralement, il est possible de trouver un lieu de travail plus adapté aux attentes des salariés. Les espaces sont plus grands et surtout plus performants pour permettre à chacun d’avoir un bureau plus agréable.

Ainsi, il est important de préparer et de faire participer chaque salarié aux changements à venir. Le chef d’entreprise peut préparer un planning avec des missions à réaliser pour les équipes. La préparation du transfert d’entreprise se concrétise par la mise en cartons de déménagement des objets de l’entreprise.

Avant le choix des futurs locaux, le chef d’entreprise peut aussi prendre le temps d’écouter les remarques de ses salariés sur le lieu de travail actuel. Les points positifs et négatifs peuvent alors être cités pour être améliorés dans les nouveaux bureaux professionnels.

Une bonne façon d’impliquer positivement les membres de l’entreprise !

Préparer les nouveaux locaux et rendre les anciens bureaux 

Ces étapes doivent être correctement réalisées pour éviter des litiges entre bailleur et locataire.

Rendre les anciens locaux professionnels 

Avant de claquer définitivement la porte des anciens bureaux, il faut commencer par vérifier que ces derniers respectent bien les obligations du bail commercial. En effet, si l’entreprise est locataire, elle doit s’assurer de rendre les locaux professionnels en bon état.

Il faut alors réparer les détails abimés et réaliser un gros nettoyage une fois les éléments de mobiliers retirés. Ces actions favorisent le bon déroulement de l’état des lieux de sortie des locataires.

De la même manière, dans les nouveaux locaux, il faut réaliser un état des lieux d’entrée pour vérifier que tous les éléments fonctionnent. Il ne faut pas hésiter à vérifier le bon état de l’imprimante, par exemple, avant de signer l’état des lieux.

Il est aussi indispensable d’aborder les différents détails de la location (modalités de paiement des loyers, préavis, conditions de résiliation) avec le bailleur avant la signature du contrat de bail.

À noter : faire le choix d’un bureau partagé ou bien d’un espace de coworking allège considérablement ces étapes. En effet, le contrat n’est pas un contrat de bail, mais un contrat de prestation de services et rend les relations beaucoup plus flexibles entre les parties.

En définitive, anticipation et organisation sont les mots d’ordre pour réussir à déménager vos bureaux dans les meilleures conditions !