Trouver des locaux professionnels plus adaptés à l’activité de l’entreprise est un changement courant. Néanmoins, changer de siège social implique de suivre des démarches et des formalités particulières. Quelles sont les obligations à connaître lors du déménagement de son entreprise ? Et quelles sont les formalités à réaliser lors du changement de siège social ?

La modification des statuts de la société

Vous projetez de déménager votre siège social et de changer de locaux professionnels ? Alors, il est important d’anticiper cette étape en modifiant en amont les statuts de la société.

Cette étape est obligatoire puisque les statuts doivent indiquer la bonne adresse du siège social. Le changement d’un ou de plusieurs articles au sein des statuts doit être notifié par un procès-verbal (PV). Ce document est un justificatif indispensable pour permettre la bonne déclaration du déménagement de l’entreprise.

À noter : si des associés sont présents au sein de la société, il faut organiser une réunion en assemblée générale extraordinaire (AGE), puis obtenir leur accord en suivant les indications des statuts pour permettre le changement de siège social de l’entreprise.

Avant de lancer cette étape, il est important de vérifier la bonne signature du contrat de bail commercial des nouveaux locaux professionnels. En effet, un justificatif de jouissance du nouveau lieu de travail est nécessaire pour confirmer le changement de siège social de l’entreprise lors de la déclaration.

Les obligations à respecter en matière de publicité pour la société

La publicité du changement de siège social est une seconde étape obligatoire pour l’entreprise. Cette procédure a pour but d’informer les tiers (vos clients, vos collaborateurs…) des modifications importantes réalisées au sein de l’entreprise. Juridiquement, la publicité rend l’acte opposable aux tiers.

En tant que dirigeant ou représentant légal de l’entreprise, vous devez suivre des délais précis pour effectuer cette publicité légale. En effet, il faut effectuer cette dernière un mois après la constitution de l’acte modificatif. Dans ce cas, l’acte modificatif est représenté par le procès-verbal suite à l’assemblée générale extraordinaire des associés, notamment si l’entreprise est une SARL.

Ainsi, il faut publier un avis au sein du journal d’annonces légales (JAL). Cette publicité doit contenir deux informations précises pour être valable :

  • L’adresse de l’ancien siège social de l’entreprise,
  • La nouvelle adresse du siège social après le déménagement de l’entreprise.

Si les nouveaux locaux professionnels sont présents dans le même ressort du tribunal de commerce, l’avis doit être déposé au sein du journal d’annonces légales correspondant au nouveau siège social.

Cependant, si l’entreprise déménage plus loin, il est fort probable que cette dernière entre dans le champ de compétence d’un nouveau tribunal de commerce. Dans ce cas, la publication de deux avis est nécessaire et obligatoire.

Le premier doit être publié dans le journal d’annonces légales de l’ancien tribunal compétent et des anciens locaux. Le second doit alors être publié dans le ressort du nouveau tribunal de commence, suite au déménagement de l’entreprise.

À noter : renseignez-vous auprès du greffe de tribunal de commerce en cas de doute

Les documents à avoir pour un changement de siège social

Pour justifier le déménagement de l’entreprise et le changement de siège social, il est important de rassembler plusieurs documents importants.

Il faut alors penser à vérifier les documents suivants :

  • Les statuts mis à jour, datés et certifiés conformes par le dirigeant de l’entreprise ou le représentant légal,
  • Le procès-verbal suite à la modification des statuts,
  • Le document justificatif des nouveaux locaux professionnels après le déménagement : contrat de bail commercial.
  • L’attestation de publication dans le journal d’annonces légales,
  • Le document Cerfa n°11682*04 (pour les personnes morales).

À noter : si une personne physique représente l’entreprise, elle doit remplir un formulaire particulier. Il s’agit du Cerfa n°11678*05.

Il faut alors remplir précisément les informations demandées dans le Cerfa. Prenez donc un soin particulier lorsque vous transmettez : la date de modification, l’ancienne adresse des locaux professionnels ou encore la nouvelle adresse suite au déménagement.

De la même manière, plusieurs informations propres à la société sont aussi nécessaires : son numéro d’identification ou encore sa forme juridique. Si vous êtes le représentant légal de l’entreprise, votre signature est indispensable en bas du document.

Ces modifications se réalisent en ligne par télédéclaration. Dirigez-vous vers le bon service en fonction du type de société concernée : commerciale, artisanale, civile.

Réaliser la déclaration de changement de siège social

Dernière étape lors du déménagement de l’entreprise : la déclaration de changement de siège social. Cette déclaration se réalise auprès du greffe ou bien du CFE (Centre de Formalité des Entreprises) dont dépend le nouveau siège social de l’entreprise.

Ici encore, le format dématérialisé est préconisé pour permettre une déclaration rapide. Il est toujours possible de réaliser celle-ci par courrier postal. Il faut alors joindre l’ensemble des documents justificatifs : statuts mis à jour, procès-verbal, contrat de bail, attestation de publicité, document CERFA.

Une fois cette démarche effectuée, l’entreprise peut sereinement profiter de ses nouveaux locaux professionnels pour y exercer son activité.