Un déménagement d’entreprise est souvent une source de stress ou d’angoisse. Il faut respecter des délais précis, se montrer rigoureux tout en expliquant parfaitement à ses équipes les changements à venir et les nouvelles habitudes à prendre.

Alors, comment s’y prendre pour réussir à changer de locaux professionnels sans céder à la panique ? Pour vous aider, nous avons regroupé des conseils indispensables pour préparer en toute sérénité un déménagement de bureaux.

S’organiser grâce au rétroplanning pour son projet de déménagement d’entreprise

L’organisation est le mot d’ordre à retenir pour permettre à un déménagement professionnel de se passer dans les meilleures conditions.

Dans les premières choses à faire, il faut établir son rétroplanning. Pour cela, il est important de se pencher sur les raisons qui poussent l’entreprise à changer de locaux professionnels :

  • besoin d’un espace de travail plus grand,
  • changement de secteur pour des bureaux en centre-ville,
  • avoir accès à des services supplémentaires,
  • donner une image plus professionnelle à son business, etc.

Pour anticiper avec sérénité son futur déménagement, il est important de bien connaître le coût de ce transfert d’entreprise. Pour cela, prenez le temps de demander plusieurs devis auprès de déménageurs professionnels.

Il faut alors comparer les devis détaillés en fonction des services : monte-meuble, camions, emballage des objets fragiles, garde-meuble, remontage du mobilier, type de conditionnement, etc. Ces détails vous permettront d’avoir une comparaison efficace et complète pour trouver la formule de déménagement la plus adaptée.

À noter : n’oubliez pas de prendre en compte dans le budget du déménagement l’achat du matériel : caisses de rangement, cartons, emballages, étiquetage, etc.

Le rétroplanning doit se construire en partant de la date du déménagement à aujourd’hui. Cela permet d’avoir une vue d’ensemble sur les choses à faire par ordre de priorité. Cette organisation simplifie les missions pour pouvoir déléguer aussi plus facilement certaines tâches à vos collègues.

Plusieurs éléments doivent impérativement apparaître sur cette checklist :

  • la date du préavis des locaux actuels,
  • les éléments de communication à mettre en place,
  • les travaux potentiels à réaliser pour se sentir bien dans les nouveaux espaces professionnels,
  • l’achat des mobiliers et fournitures pour les nouveaux bureaux,
  • les formalités juridiques à effectuer au cours du déménagement,
  • le nettoyage des anciens locaux et la date de l’état des lieux,
  • la date du déménagement,
  • l’inauguration du nouvel espace de travail avec les équipes.

La dernière étape permet de lancer officiellement l’installation de l’entreprise dans les nouveaux locaux.

La clé pour un bon déménagement d’entreprise : la communication

Changer de locaux professionnels est toujours un grand bouleversement dans la vie de l’entreprise. Pour s’assurer un déménagement réussi, il faut prendre le temps d’en expliquer les raisons aux collaborateurs et aux personnes susceptibles d’être affectés par ce changement de localisation. La communication est donc primordiale.

Pour cela, il faut :

  • faire des réunions entre équipes,
  • envoyer des e-mails aux fournisseurs, prestataires de services, clients, etc.,
  • se montrer pédagogique.

Cette communication facilite aux collaborateurs l’intégration de ce changement majeur du quotidien. Pour certains, déménager peut rimer avec temps de trajet domicile/travail rallongé. Il est donc important de prendre le temps de discuter de ces changements afin qu’ils soient correctement acceptés par le personnel.

Au-delà d’informer les équipes de ce changement majeur à venir, il est intéressant de les impliquer. Pour cela, il faut déléguer certaines missions dans la mise en place du déménagement.

À noter : les salariés peuvent avoir à donner leur accord lorsque le secteur géographique change à la suite du déménagement à moins que le contrat de travail prévoie une clause de mobilité.

S’attarder sur toutes les formalités juridiques du déménagement d’entreprise

Choisir de délocaliser son activité professionnelle, changer le lieu de travail de ses collaborateurs et réorganiser son business dans un nouvel espace demande quelques notions administratives et juridiques.

En effet, il faut prendre le temps de se pencher sur certaines obligations pour ne pas être gêné au cours de ce changement de lieu professionnel.

Si l’activité de l’entreprise occupe actuellement un espace loué dans un local commercial, il est important de regarder les conditions de résiliation du bail commercial : préavis, résiliation à l’amiable, etc.

Ensuite, il faut penser à informer toutes les personnes concernées par ce changement d’adresse. Cela peut aller des fournisseurs de la box internet jusqu’au changement du siège social de l’entreprise.

En plus, il faut aussi penser à effectuer le changement d’adresse sur plusieurs documents importants :

  • brochure commerciale,
  • site web,
  • réseaux sociaux,
  • carte de visite,
  • documents officiels, etc.

La déclaration du changement de siège social doit se faire auprès du greffe du tribunal de commerce dont dépend le nouveau siège. Il faut préalablement et dans les délais légaux imposés remplir un formulaire afin d’obtenir la publication de la nouvelle adresse administrative de l’entreprise dans un journal d’annonces légales.

Faire du tri : la solution pour un déménagement d’entreprise efficace

Un déménagement est automatiquement synonyme de tri ! Cela vaut pour les déménagements dans la vie personnelle, mais aussi dans le cadre professionnel. C’est donc l’occasion de faire le point sur le mobilier utile et adapté pour les prochains locaux.

Dans un centre d’affaires, il est courant d’avoir déjà à disposition du mobilier confortable, ergonomique et adapté à des espaces de travail communs et ouverts. Les équipements à emporter sont alors réduits. Un point intéressant pour diminuer le budget du déménagement.

Toutefois, cette situation ne dispense pas l’entreprise de faire le point sur les choses à jeter, à donner ou à emporter. Certains espaces professionnels à louer proposent aussi les services d’un architecte d’intérieur afin d’optimiser parfaitement l’agencement des nouveaux locaux selon les besoins de l’entreprise.

Visualiser l’aménagement des prochains locaux lors du déménagement d’entreprise

Le plus souvent, le déménagement d’entreprise doit se faire sur des délais assez courts. En effet, les jours passés à déménager sont des moments pendant lesquels la société est à l’arrêt.

Il faut donc chercher à réduire toutes ces étapes pour éviter de perdre trop de temps (et d’argent). Pour cela, il est intéressant, en amont, de visualiser parfaitement l’aménagement des nouveaux bureaux afin de savoir comment organiser le mobilier et toutes les affaires professionnelles le jour de l’emménagement.

Si vous faites le choix d’installer votre activité professionnelle dans un business center ou dans un espace de coworking, il est possible que ces derniers proposent la mise à disposition d’un service dédié à l’agencement de l’espace. De cette façon, vous n’avez pas à vous préoccuper de la réorganisation des espaces de travail, tout est pensé pour vous !

Ainsi, organiser un déménagement d’entreprise ne s’improvise pas. Il faut prendre le temps de trouver ses nouveaux bureaux et de visualiser toutes les étapes de ce changement pour prendre les bonnes décisions et mettre en place des actions au bon moment.

Cette rigoureuse organisation permet aux entreprises de ne pas céder au stress lors du transfert de leur activité au sein de nouveaux locaux professionnels. Elle permet aussi de s’installer sur son nouveau site en toute tranquillité dans une ambiance beaucoup plus agréable.