Découvrez gratuitement les espaces de coworking TBC

Les centres de coworking TBC vous proposent une journée spéciale pour découvrir les espaces de travail partagés. Vous accédez alors à nos centres d’affaires le temps d’une journée pour connaître les équipes, bénéficier d’un poste de coworking et rencontrer d’autres utilisateurs.

Le réseau TBC vous ouvre les portes de 8 adresses, proches de chez vous, pour travailler dans des espaces professionnels et équipés. Chaque poste de travail bénéficie d’une connexion internet WIFI très haut débit. Vous accédez également aux communs : cuisine partagée, espace détente, terrasse, etc.

Parmi les adresses participantes : Paris 9ème Haussmann, Lyon 3ème Monplaisir, Limonest, Aix-en-Provence Eguilles, Nice centre, Boulogne-Billancourt, Issy-les-Moulineaux et à Biarritz.

Pour participer à la journée TBCoworking, toute inscription doit être faite avant le mardi 22 février 2022 auprès du service commercial TBC au 01 53 81 77 08 ou par e-mail ou en remplissant ce formulaire.

Participer à la journée TBCoworking

Bonjour, pouvez-vous vous présenter en quelques mots ?

Je m’appelle Barbara BRECKO, je suis Managing Partner pour les centres d’affaires Ginkgo basés au Luxembourg. Ginkgo Solutions ce sont 5 adresses d’espaces de travail créatifs, modulables et flexibles. Nous proposons alors des bureaux à louer mais également des salles de réunion élégantes. Nos clients peuvent ainsi les louer pour organiser leurs réunions dans des espaces conviviaux.

Sur chacun de nos sites, un Assistant Business accompagne quotidiennement chaque société dans son développement. Une véritable assistance au service de ses clients !

Grâce à ces six adresses de centres d’affaires, nous sommes aujourd’hui en mesure d’apporter une offre variée à toutes les demandes : nos clients sont aussi bien des start-up que des structures internationales de renommés mondiales.

Parmi les centres d’affaires Ginkgo, certains sont actuellement équipés de Serrures connectées TBC. Pouvez-vous nous en dire plus ?

Effectivement, certaines de nos portes de bureaux sont actuellement équipés des serrures TBC. Nous avons souscrit à cette offre pour plusieurs raisons. La première est qu’après une étude de ce qui est actuellement proposé sur le marché, la solution TBC est la plus complète. Avec une équipe très disponible et à notre écoute, nous avons pu déployer rapidement les serrures dans le cadre d’une arrivée de client. La seconde raison est que nous avions des exigences particulières quant à l’utilisation de ces serrures. Par exemple, nous souhaitions sécuriser davantage nos portes sans trop d’investissements. Aujourd’hui, nous recevons des serrures prêtes à être installées, sans branchements par câbles ou sans l’intervention d’un technicien pour l’installation et la maintenance. Dans les faits, cela prend à peine 10 minutes à installer !

Pouvez-nous nous expliquer comment vous les faites fonctionner ?

Tout d’abord, les bureaux de nos clients locataires sont équipées en serrures connectées TBC. Nous leur ouvrons des droits d’accès pour une ouverture avec leur téléphone mais également avec le clavier à codes. Ainsi, chaque locataire dispose d’un code à 4 chiffres personnalisé. De notre côté, nous avons la possibilité d’ouvrir et fermer à distance les portes des bureaux. Nous pouvons le faire grâce à l’application mobile ou par l’application WEB qui nous a été mise à disposition.

En parallèle, les portes d’entrée sont également équipées de cette solution. En un clic, nous pouvons notamment ouvrir à distance notre porte d’entrée de n’importe où.

Quels sont les retours de vos clients quant aux serrures connectées ?

Nos clients sont ravis ! Ils apprécient la facilité d’utilisation de chaque équipement. De plus, cela permet d’octroyer immédiatement des droits d’accès aux nouveaux collaborateurs au même titre qu’au moment d’un départ. Un jeu d’enfant !

Ginkgo Solutions
6 adresses de centres d’affaires au Luxembourg

La salle de réunion ne requiert pas les mêmes critères lorsqu’elle accueille des participants pour un séminaire, pour une simple réunion hebdomadaire ou bien pour une assemblée générale. Alors, que faut-il observer en fonction du type de réunion ? Quels sont les critères importants à respecter pour sa salle en fonction de l’événement ?

La salle de réunion idéale pour un séminaire

La plupart du temps, les séminaires d’entreprise ont vocation à rassembler les participants à l’extérieur de leur environnement de travail afin de renforcer l’esprit d’équipe. Pour se réunir dans un environnement de travail adapté, il faut trouver la location de salle de réunion idéale.

Pour trouver le lieu parfait, il est nécessaire d’éclaircir quelques points :

  • Le nombre de participants au séminaire : cela permet de trouver une grande salle s’ils sont nombreux. Dans tous les cas, il faut un espace de travail avec une superficie adaptée.
  • Le budget alloué à la location de la salle de séminaire : il faut aussi savoir si ce budget comprend une partie dédiée aux services complémentaires comme la possibilité de prendre un traiteur, la location d’une salle de pause confortable.
  • Le matériel nécessaire pour organiser un séminaire : un micro, un vidéoprojecteur, internet haut-débit.
auditorium salle de réunion lille Carnot

Ces points permettent de se concentrer sur les salles disponibles qui répondent aux besoins de l’entreprise. Généralement, les organisateurs optent pour de grandes salles pour être à l’aise durant l’événement professionnel.

Ainsi, il faut trouver des lieux de réunion avec :

  • une surface adaptée au nombre de participants ;
  • un service de restauration sur place comme la livraison de plateaux-repas ;
  • une salle tout équipée (connexion internet, câbles informatiques, écran de projection) ;
  • des assises confortables pour suivre le séminaire toute la journée ;
  • une grande table afin de prendre des notes.

Évidemment, ces critères sont à adapter en fonction de l’activité professionnelle de l’entreprise qui organise ce séminaire.

Location salle de réunion design Paris 8

La salle de réunion pour organiser une assemblée générale

Les assemblées générales sont fréquemment organisées au sein de sociétés où des associés prennent des décisions ensemble, mais aussi entre des copropriétaires pour organiser la vie de la copropriété, ou encore au sein d’une association. Pour l’occasion, il est intéressant de louer des salles de réunion adaptées.

Ici encore, il faut connaître le nombre de participants à l’avance afin de prévoir la surface à louer et la capacité d’accueil de la salle. Il arrive qu’il ne soit pas forcément nécessaire d’inclure des tables au sein de cet espace.

En fonction de la durée de la réunion, il est bon de prévoir des accessoires complémentaires qui optimisent le confort des participants :

  • bouteilles d’eau et des verres,
  • boissons chaudes,
  • viennoiseries…

Évidemment, il faut aussi du matériel adapté pour permettre aux membres de suivre de façon pratique le déroulement de l’assemblée. Un tableau blanc est souvent à la disposition des participants, avec des accessoires de papeterie. Cela leur permet de prendre des notes.

Il faut donc louer des salles aménagées avec des équipements suffisants et adaptés (chaises, paper-board, audio et vidéo).

Les dates des assemblées générales sont souvent fixées à l’avance. Prenez donc le temps de comparer les salles à louer en fonction de vos besoins afin de réserver la vôtre facilement !

Organiser des réunions dans une salle de réunion

L’attention doit être optimale dans une salle de réunion.

Toutefois, la disposition de la salle de réunion peut varier suivant l’objectif du regroupement :

  • informer les équipes d’un futur projet : les membres peuvent être installés sur des tables hautes en sirotant une boisson dans un lieu atypique ;
  • susciter la curiosité et la créativité des participants : ils peuvent être installés dans un lieu atypique ou bien dans un cadre de travail convivial avec des fauteuils confortables ;
  • expliquer un sujet technique : les membres doivent être concentrés, il est préférable d’avoir une grande table ronde avec des chaises disposées tout autour, par exemple.

Ainsi, pour choisir l’aménagement le plus adapté, il faut dans un premier temps connaître le but de la réunion de travail !

salle de réunion 10 personnes toulouse

Réunir le comité d’entreprise dans une salle de réunion

Le comité d’entreprise se réunit à différentes fréquences en fonction de ses besoins pour échanger sur les sujets importants. Ces réunions doivent être pratiques et faciles à suivre pour les membres du comité. Il faut alors trouver une salle située à proximité de l’entreprise, ou du moins, facilement accessible.

En plus, elle doit être équipée pour permettre aux membres de travailler efficacement.

Il faut au minimum :

  • des tables et des chaises afin que chacun puisse aisément prendre des notes ;
  • un vidéoprojecteur pour animer efficacement les échanges et diffuser du contenu ;
  • avoir la possibilité de manger sur place si ces réunions s’effectuent le midi, par exemple.

Trouver un espace dédié en salle de réunion pour organiser une formation

L’organisation d’une formation implique de trouver un emplacement idéal. En effet, la localisation de la salle de réunion est importante. En fonction du sujet de la formation et de ses objectifs, il faut adapter le lieu.

Généralement, il est important de trouver un lieu qui regroupe plusieurs critères, c’est-à-dire qui pourra être une salle de formation idéale :

  • confortable pour accueillir les membres de la formation sur un ou plusieurs jours ;
  • modulable afin d’agencer la salle différemment selon les activités de la journée ;
  • équipé avec des outils pédagogiques (vidéo-projecteur, micro, tableau blanc, etc.).

Si la formation dure toute la journée, il peut être utile de prévoir un service traiteur pour optimiser le confort des participants.

En plus, il est toujours bon de réserver une location de salle de formation dans un espace aménagé avec des prestations complémentaires comme un service d’accueil.

Les membres de la formation professionnelle arrivent dans un lieu agréable et aménagé pour leur permettre de travailler dans de bonnes conditions. C’est toujours une solution optimale pour l’entreprise !

En définitive, il ne faut pas choisir sa salle de réunion au hasard, mais prendre le temps de faire le point sur certaines questions en fonction de l’événement concerné. Une réunion quotidienne ne nécessite pas les mêmes équipements qu’une formation sur plusieurs jours.

TBC vous propose des espaces de travail adaptés pour chaque regroupement professionnel, profitez-en !

En tant que chef d’entreprise, vous avez l’intention de réunir régulièrement vos salariés dans une salle de réunion. Pour obtenir des rendez-vous efficaces, il est important de bien organiser sa disposition. En effet, l’environnement de travail influence les échanges entre les collaborateurs. Alors, que faut-il privilégier comme outils dans sa salle de réunion ? Faut-il déterminer ses objectifs avant de penser à son aménagement ? Et quelles sont les différentes dispositions possibles ?

Choisir la disposition de la salle en fonction des objectifs de la formation

Chaque formation professionnelle est programmée avec un but précis : informer les collaborateurs, dynamiser les équipes, expliquer un nouveau projet, etc.
Il est intéressant d’avoir une salle de réunion adaptée à chaque situation. Cela permet d’avoir des regroupements efficaces, mais surtout pratiques pour les membres de l’entreprise.
Pour allier praticité, motivation et efficacité, les entreprises optent souvent pour la location d’une salle de réunion à l’extérieur des locaux professionnels. Il faut donc choisir les aménagements en fonction des objectifs de la réunion.

salle de réunion

Privilégier une organisation classique pour les groupes de travail

Régulièrement, de façon mensuelle ou hebdomadaire, les équipes se réunissent pour faire le point sur l’avancée des missions. La réunion est alors un moment d’échange où chaque collaborateur dresse son bilan. Les managers profitent aussi de ces moments pour donner les prochaines directives à suivre.

L’ambiance doit alors être studieuse. Pour cela, il est important de penser à l’aménagement en amont de la salle de réunion afin d’optimiser la concentration des participants.

Pour commencer, il est judicieux de choisir une salle avec des tables et des chaises. Les collaborateurs peuvent s’y installer pour noter toutes les informations utiles. Certaines locations proposent des salles de réunion design et confortables où les entreprises peuvent se mettre à l’aise pour réaliser leurs formations.

Le plus souvent, il est parfaitement possible de réorganiser l’espace loué pour gagner en convivialité. Par exemple, certains managers apprécient particulièrement les salles de réunion installées en « U » afin que les participants puissent se voir et échanger plus facilement. Ensuite, les outils à disposition dans la salle de réunion sont importants pour optimiser son déroulement.
Ainsi, il est particulièrement intéressant d’avoir :

  • La mise à disposition d’un tableau pour y inscrire les informations à retenir,
  • Un vidéoprojecteur et un ordinateur, notamment pour proposer des vidéos,
  • Un micro afin de faciliter les échanges.

Pensez à louer une salle de réunion entièrement équipée avec du matériel adapté pour optimiser chacune de vos réunions professionnelles !

Favoriser une ambiance cosy et décontractée pour échanger autour d’un thème

Il est possible de vouloir réunir les membres d’une entreprise, mais aussi des clients ou encore des partenaires afin de partager une information particulière (lancement de produit, nouveaux services, remerciements, etc.). Dans cette situation, l’organisation de la salle de réunion n’a pas à être aussi formelle.
En effet, les participants peuvent assister à une conférence tout en dégustant un café et en prenant place dans des canapés confortables. Cet aménagement intérieur donne une allure beaucoup plus chaleureuse et conviviale au regroupement professionnel. Les échanges sont aussi plus simples lorsque l’ambiance est décontractée.

Ainsi, différents types d’espaces de réunion variés se louent tels que :

  • une salle de réunion cosy et décontractée où des canapés et des tables basses occupent l’espace,
  • une terrasse ensoleillée adaptée au nombre de participants avec des équipements particuliers (machine à café, prises électriques, parasols, etc.),
  • une salle de pause confortable pour animer sa réunion professionnelle tout en prenant le goûter.

Dans les centres d’affaires, ces espaces d’animation peuvent se privatiser à la demi-journée, à la journée, en soirée. Ils se louent notamment pour des séminaires, des formations.

Faire le choix de changer régulièrement de lieu contribue à ne pas lasser les participants lors de ces points réguliers de rencontre. En plus, vous pouvez jouer sur la disposition de la salle de réunion pour susciter la curiosité de vos équipes !


À lire aussi : Quelle salle de réunion pour quel type de réunion


salle-de-reunion-originale

Choisir un cadre innovant et différent pour motiver les équipes

Baisse d’énergie, perte de motivation, ces ressentis sont fréquents au sein d’une entreprise. Pour insuffler une nouvelle dose de peps aux salariés, il est bon de louer un lieu différent pour une demi-journée ou une journée entière. Dans ce contexte, il faut minutieusement penser à l’aménagement de la salle de réunion.

Plusieurs équipements peuvent séduire les dirigeants lors de leurs recherches :

  • un lieu lumineux et atypique (location d’une salle au sein d’une péniche sur la Seine ou bien sur les toits d’un immeuble parisien avec vue sur la tour Eiffel),
  • un traiteur à disposition pour la pause du midi,
  • des installations modernes, design et confortables pour les participants,
  • des outils hi-Tech pour animer la réunion professionnelle.

Ainsi, il est parfois nécessaire non seulement de sortir de son cadre de travail quotidien, mais surtout de surprendre les esprits avec un aménagement original pour sa salle de réunion.

En définitive, prenez le temps d’examiner vos objectifs professionnels afin de déterminer les aménagements les plus adaptés et choisir la salle de réunion adéquate. Team Business Centers propose des salles de réunion modulables en fonction de vos besoins pour un aménagement parfait. Profitez-en !

Vous envisagez la location de bureaux ? Que vous souhaitiez louer un bureau équipé à la journée ou en longue durée, il va vous falloir valider plusieurs points-clés avant de vous lancer. Quel type de contrat de location (bail professionnel, bail commercial 3/6/9, espace de coworking…) est adapté à votre situation ? Quelles sont les options disponibles ? Quel budget prévoir pour la location de bureaux équipés ?

Autant de questions auxquelles il va vous falloir trouver des réponses, car le choix d’un bureau à louer n’a rien d’anodin. Il conditionne en grande partie la réussite d’une entreprise et le bien-être de ses travailleurs.

Cet article est un résumé des informations à connaître pour choisir le bureau à louer parfaitement adapté à vos besoins. Il prend la forme d’un guide complet vous aidant à tout comprendre sur la location de bureaux professionnels.

Location de bureaux : résumé des points-clés à connaître avant de vous lancer

La location de bureaux équipés est là pour répondre à différents scénarios rencontrés par votre entreprise, parmi lesquels :

  • implanter l’entreprise dans une nouvelle zone géographique ;
  • déménager de locaux d’entreprise pour répondre à de nouvelles attentes ;
  • agrandir les locaux à la suite du recrutement de nouveaux salariés ;
  • changer de locaux pour faire face à une restructuration de l’entreprise.

Quelle que soit votre situation, la recherche de bureaux à louer peut être chronophage si vous ne faites pas preuve de méthode. Avant même de vous lancer, il est essentiel de passer en revue plusieurs points essentiels qui vous feront gagner beaucoup de temps dans votre recherche.

Recherche de locaux à louer : 10 points incontournables

Passons en revue comment bien préparer la recherche de locaux .

#01 – La raison pour laquelle vous êtes à la recherche d’un local professionnel 

Bien identifier la raison qui vous pousse à rechercher un nouveau local est primordial. Les besoins sont propres à chaque entreprise et dépendent de votre type d’activité (industrielle, artisanale, commerciale). Selon que vous fassiez face à une hausse d’activité ou à une réorientation de votre business model (des exemples parmi tant d’autres), cela va directement influencer votre recherche immobilière vers des annonces adaptées.

#02 – La surface souhaitée pour vos prochains locaux

Trouver la location de bureaux idéale implique d’avoir une idée précise de la superficie recherchée. Prenez en compte ces critères :

  • le nombre de salariés dans votre entreprise ;
  • l’activité professionnelle à accueillir sur le site ;
  • les espaces dont vous avez besoin : salle(s) de réunion, lieu(x) de formation, cuisine, espace détente, etc.

#03 – Le budget dédié 

Pour déterminer votre budget de location, prenez en compte :

  • le loyer mensuel du bureau loué ;
  • le dépôt de garantie (qui sera certainement récupéré à la fin du contrat de location) ;
  • les impôts (taxe foncière et taxe sur les bureaux) ;
  • les frais liés au déménagement et à l’installation dans les nouveaux locaux ;
  • les coûts d’éventuels travaux d’aménagement.

#04 – Les services supplémentaires dont vous pourriez avoir besoin 

 Cette question permet de vous orienter vers les annonces ciblées et d’affiner votre budget. Par exemple, avez-vous besoin :

  • D’un service d’accueil au sein de vos bureaux ?
  • D’une réception téléphonique ?
  • D’un service de ménage ?

#05 – La localisation géographique de vos locaux 

La localisation de vos bureaux dépend principalement de votre activité professionnelle. Être en plein centre-ville a des atouts indéniables (dynamisme, transports en commun, commerces et restaurants à proximité, etc.), mais nécessite bien souvent un budget plus élevé que de louer en périphérie, voire à la campagne.

#06 – Louer ou acheter les bureaux ? 

La location de bureaux professionnels est idéale si vous lancez votre entreprise ou que vous souhaitez bénéficier d’un espace de travail équipé, avec des services annexes (salles de réunion, standard téléphonique, cafétéria, etc.). C’est également une très bonne solution si vous êtes situé dans une zone géographique où l’investissement immobilier est coûteux (notamment dans les grandes villes comme Paris, Lyon ou Toulouse). Si votre activité est très rentable, vous pouvez envisager d’acheter vos locaux professionnels.

#07 – Besoin de faire appel à des professionnels de l’immobilier ? 

Pour éviter de vous tromper et pour gagner du temps, n’hésitez pas à faire appel à des professionnels de l’immobilier. Ils vous conseilleront et vous aideront à trouver la location de bureaux professionnels adaptée à vos attentes. Ils vous éviteront aussi de nombreuses erreurs coûteuses (en termes de temps et d’argent).

#08 – Les documents nécessaires pour constituer votre dossier de location 

Il est essentiel de monter votre dossier avant d’effectuer des visites de locaux à louer. Vous pourrez ainsi le déposer au bailleur dès la fin de la visite. Voici les pièces justificatives à préparer :

  • la photocopie de vos documents d’identité ;
  • l’extrait Kbis de l’entreprise ;
  • la copie des statuts de l’entreprise ;
  • les trois derniers bilans comptables.

#09 – L’aménagement intérieur souhaité 

Avez-vous besoin de locaux tout équipés ? Ou préférez-vous faire vous-même l’aménagement intérieur ? Selon votre choix, le coût d’installation ne sera pas le même. Il en est de même pour la rapidité de votre installation : vos équipes seront opérationnelles bien plus rapidement dans un local tout équipé.

#10 – Les délais à prévoir pour votre déménagement 

Avez-vous une idée du temps que prendra le déménagement de vos locaux professionnels ? Avez-vous pris en compte vos salariés dans ce délai prévu ?Par ailleurs, en fonction de vos équipements de bureaux, vous devriez faire appel à des déménageurs. N’oubliez pas les délais et les coûts de cette opération.

Pourquoi louer des bureaux tout équipés ?

Arrêtons-nous sur l’intérêt de louer de bureaux tout équipés. C’est une solution pratique et flexible si vous souhaitez poser vos affaires professionnelles dans de nouveaux locaux sans avoir à vous soucier du mobilier, du matériel informatique, ou encore de faire appel aux services d’un décorateur d’intérieur.

Voici 4 avantages de la location de bureaux tout équipés :

  • Donner facilement une image professionnelle à votre entreprise : avoir ses locaux dans un centre d’affaires tout équipé donne naturellement une image professionnelle à votre société lorsque vous recevez des clients.
  • Travailler dans un cadre dynamique et collaboratif : vos clients ne seront pas les seuls à voir l’image professionnelle de votre entreprise, car vos salariés vont eux aussi profiter de cet environnement professionnel de qualité.
  • Profiter de services complémentaires : les espaces partagés tout équipés vous donnent accès à de nombreuses options afin de répondre précisément à tous vos besoins (équipements de bureaux, solutions IT, décoration, services de restauration, etc.).
  • Réaliser des économies sur les frais d’installation : disposer immédiatement du matériel nécessaire vous épargne les déménagements encombrants et fastidieux où vous devez apporter toutes les « affaires » de votre entreprise.

Comment bien préparer une visite de bureaux ? La check-list à emporter avec vous !

La visite de bureaux à louer est l’étape déterminante pour choisir votre futur local professionnel. Pour maximiser l’efficacité de vos visites de locaux, nous vous avons préparé une check-list à garder sous les yeux pour préparer une visite de bureaux.

  • Les éléments à emporter avec vous :
    • l’annonce du local que vous visitez (faisant mention du type de bureau, du prix de la location et de la liste des services complémentaires) ;
    • vos documents justificatifs (photocopie de vos documents d’identité, extrait Kbis, copie des statuts de l’entreprise, ainsi que les trois derniers bilans comptables) ;
    • votre téléphone (pour prendre des photos et des vidéos).
  • Toujours faire les visites à deux au minimum pour :
    • avoir l’avis d’une tierce personne (collègue ou proche) ;
    • bénéficier des compétences en immobilier d’entreprise (le cas échéant) ;
    • pouvoir faire un classement plus objectif des bureaux visités.
  • Préparer une liste de questions, parmi lesquelles :
    • Comment sont desservis les locaux ?
    • Quelles sont les entreprises voisines (dans l’immeuble, le centre d’affaires et/ou l’espace de coworking) ?
    • Y a-t-il des commodités utiles pour votre activité professionnelle à proximité (restaurants d’entreprise, banques, bureau de Poste, etc.) ?
    • Quel type de contrat devez-vous signer (bail commercial ou professionnel, contrat de prestation de services, etc.)
  • Les réponses que vous devez obtenir à la fin de chaque visite :
    • le montant du loyer et des charges mensuelles ;
    • les services compris et ceux qui sont complémentaires ;
    • la surface exacte du bureau à louer ;
    • les espaces de travail dédiés à votre entreprise et les parties communes.

Déménagement d’entreprise : que devez-vous savoir si vous déménagez de vos locaux ?

Faire déménager votre entreprise est souvent un moment assez stressant. Pour effectuer un déménagement en bonne et due forme, avec sérénité, il est crucial de l’anticiper au maximum. La recherche de nouveaux locaux professionnels et l’organisation d’un déménagement d’entreprise prennent beaucoup de temps.

Si vous souhaitez en savoir davantage, nous vous invitons à lire notre guide pour un déménagement d’entreprise. Vous y trouverez le détail des obligations administratives à suivre, ainsi que quelques conseils à retenir pour ne rien oublier lors du transfert de votre siège social.

Doit-on chercher un successeur quand on quitte un bureau ?

Pour savoir si vous devez chercher un successeur pour vos bureaux d’entreprise avant votre départ, nous vous invitons en premier lieu à vous tourner vers les clauses de votre contrat de bail. C’est ce document juridique qui encadre légalement vos obligations concernant l’expiration du bail de location.

Notez qu’il y a des contraintes légales générales qui s’appliquent selon le contrat de location de bureau pour lequel vous avez opté. Par exemple, dans le cas d’un bail commercial, vous êtes engagé sur 3 ans. Si vous souhaitez quitter les locaux plus tôt, vous devez trouver un accord avec votre bailleur tout en respectant un préavis de 6 mois minimum. Pour faciliter votre départ, vous avez alors tout intérêt à trouver un nouvel acquéreur pour les locaux d’entreprise.

location de bureaux successeur

Maintenant que vous êtes au clair sur les points essentiels à avoir en tête, il est temps de réfléchir concrètement à votre budget pour la location de bureaux professionnels. Soyez attentif à prendre en compte les coûts cachés dans votre calcul.

Quel budget pour la location de bureaux ? Coûts visibles et coûts cachés

Lorsque vous élaborez votre budget pour louer un bureau, il est important de prendre en compte plusieurs éléments qui vont influencer le prix global de la location. Spontanément, tout le monde pense au montant du loyer et aux charges à payer en plus, mais il existe aussi des coûts cachés qu’il ne faut pas oublier si vous voulez avoir une estimation précise de combien coûte la location d’un bureau.

Les coûts visibles de la location de bureaux

couts cachés bureaux

Le montant du loyer 

Élément clé du prix d’une location de bureau, le loyer représente à lui seul les trois quarts de votre budget à prévoir. Son montant varie selon la taille du bureau loué, l’emplacement géographique (qui fait varier le prix au mètre carré), la qualité du bien et les éventuels services compris dans la location.

Les charges locatives 

Au prix du loyer s’ajoute le montant des charges. Celles-ci dépendent des dépenses courantes (eau, électricité, Internet, téléphonie). Certaines charges comprennent également les dépenses en services annexes, telles qu’une conciergerie, un service d’accueil, un standard téléphonique ou la réception du courrier.

Les coûts d’entrée 

Avant de prendre possession de vos nouveaux locaux de bureau, il faut régler certains frais. Le plus connu de tous est le dépôt de garantie, qui vous sera rendu à la fin du contrat de location (à condition de rendre le bureau en bon état).

Certains bailleurs demandent aussi de verser plusieurs mensualités du loyer à l’avance. Enfin, vous devez payer les honoraires au professionnel de l’immobilier vous ayant aidé dans votre recherche, le cas échéant.

Louer un bureau : attention aux coûts cachés

Les impôts à la charge du locataire

En plus des frais mensuels facilement identifiables, il vous faut prévoir les dépenses plus ponctuelles dans votre budget prévisionnel de location de bureau. C’est le cas de la taxe foncière, ainsi que de la taxe des bureaux. Cette dernière s’applique aux bureaux situés en Île-de-France et à ceux ayant des surfaces de plus de 100 mètres carrés occupées par des professions libérales.

Les frais de stationnement

Cette dépense est trop souvent oubliée. Pourtant, selon l’emplacement géographique du bureau loué, elle peut être très significative.

Pour la location d’un bureau équipé à Paris ou dans une grande ville, le coût du stationnement est à prendre en compte dans le calcul de votre budget locatif. En revanche, en zone rurale, vous pourrez trouver plus facilement des places de parking gratuites.

Les frais d’aménagement et de déménagement

Tout déménagement implique des dépenses conséquentes : déménageurs professionnels, location de camions de déménagement, etc. Multipliez les devis pour avoir une idée précise du coût de votre déménagement. De même, n’oubliez pas les frais des travaux d’aménagement éventuels dans le cas où vous souhaitez retravailler la décoration du bureau loué.

location de bureaux coûts cachés

Important : quel type de bail choisir pour votre contrat de location de bureau ?

En France, si vous voulez louer un bureau professionnel, vous avez le choix entre différents types de baux. À quoi correspondent ces différents types de contrats ? Quelles sont leurs caractéristiques ? Nous vous résumons l’essentiel à savoir.

N’hésitez pas à creuser le sujet en cliquant sur les liens des articles où nous approfondissons ces notions importantes.

Bail professionnel : quels sont les pièges et les points à savoir avant de vous engager ?

Le bail professionnel est un type de contrat de location très connu. Pourtant, tout le monde ne peut pas forcément y souscrire. En effet, ce type de location est réservé aux entreprises non commerciales (BNC).

La particularité du bail professionnel est que la durée du bail est d’au minimum 6 ans. Si vous souhaitez sous-louer les bureaux dans l’intervalle, pensez à vérifier l’absence de clause vous interdisant la sous-location dans le bail professionnel que vous avez signé.

Faire le choix d’une location de bureaux sous un contrat de bail professionnel nécessite un maximum d’anticipation. Pour bien comprendre les pièges et les clauses d’un bail professionnel avant de vous lancer, nous vous conseillons la lecture de cet article.

Les baux professionnels impliquent de nombreuses obligations et procédures, qui se rajoutent aux formalités classiques (état des lieux, cession de bail, etc.). Aujourd’hui, il existe des solutions plus pratiques visant à faciliter les démarches de location de bureau. C’est le cas par exemple de la location de locaux dans un business center (nous y reviendrons un peu plus tard).

Bail commercial 3/6/9 : que vous faut-il savoir ?

location de bureaux Déménagement entreprises

Une autre option qui s’offre à vous est la location avec un contrat de bail commercial. Souvent appelé bail 3/6/9, le bail commercial classique est le contrat de location traditionnel qui régit la relation entre le propriétaire d’un local et une entreprise.

Sa durée minimale est de 9 ans, avec un loyer plafonné pour le locataire. Cette durée minimale de location ne s’applique qu’au propriétaire. Celui-ci devra payer une indemnité d’éviction s’il décide de rompre le contrat avant l’échéance.

En tant que locataire, vous pouvez résilier le bail commercial à l’expiration d’une période triennale (d’où l’appellation bail locatif 3/6/9). Pour cela, il vous faut le notifier à votre bailleur par voie d’huissier au moins six mois à l’avance.

Il existe également une autre forme de contrat : le contrat de location en prestation de services. Retrouvez ce que vous devez savoir à son sujet en cliquant ici.

Avant d’aller plus loin, nous devons vous parler plus en détail des autres options à votre disposition, notamment celles du coworking et du bureau à partager. Vous aurez ainsi toutes les cartes en main pour faire le bon choix.

Espace de coworking : est-ce fait pour vous ?

Ces dernières années, les espaces de coworking a un succès fou. Et à raison ! Il répond aux besoins de nombreuses entreprises. Il apparaît très souvent comme l’une des principales alternatives flexibles au bureau en bail 3/6/9. L’offre est très large et de nombreux espaces de coworking recèlent des qualités inattendues.

Lisez notre article sur comment faire la différence entre les bails de bureaux.

Comment fonctionnent les espaces de coworking ?

location de bureaux partagés coworking

Les espaces de coworking vous proposent de travailler dans un open-space tout équipé ou dans un bureau fermé pour une durée relativement courte (quelques heures par jour ou quelques jours par semaine). Le contrat de location en coworking prend la forme d’un contrat de prestation de services.

C’est une solution pratique et adaptée si vous souhaitez réserver rapidement et facilement un bureau pour des besoins ponctuels (comme dans le cas de bureaux flexibles). Il vous suffit alors de signer un contrat de prestation de services, sans subir les démarches lourdes et contraignantes des autres types de baux de location. Cerise sur le gâteau : les formules de coworking sont souvent « tout-en-un ».

Avec le coworking (ou les bureaux partagés), votre entreprise bénéficie d’avantages insoupçonnés. Le plus évident est la mutualisation des coûts entre les entreprises qui se partagent l’espace de travail. Vous avez également l’occasion de travailler dans un lieu 100 % équipé et opérationnel immédiatement. Retrouvez les autres avantages propres au coworking dans cet article.

Autre option intéressante : le bureau à partager

Dans le même principe que le coworking, le bureau partagé est une option de plus en plus envisagée par les entreprises désireuses de mutualiser leurs coûts. Qu’il s’agisse de sous-louer une partie de votre espace de travail inutilisé ou d’organiser une véritable colocation d’entreprises, le bureau à partager est une option qui se développe à l’heure de la généralisation du télétravail.

Cette solution a un double intérêt : elle permet le partage des charges et des parties communes (salles de réunion, espace de détente, d’accueil, de déjeuner) associées à l’espace de travail. Elle favorise également les synergies et les échanges entre les membres des entreprises. En bref, il s’agit d’une option qui allie économie, efficacité et convivialité !

Location de bureaux professionnels : quel est votre besoin exact ?

Vous l’avez vu, il existe de très nombreuses possibilités pour louer un bureau professionnel. Pour vous assurer de faire le bon choix, revenez à votre besoin initial. Souhaitez-vous louer un bureau pour une courte ou une longue durée ? Avez-vous besoin de louer des locaux à plein temps ?

Location de bureaux équipés longue durée

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La location de bureaux équipés longue durée est l’idéal pour les entreprises (PME ou grands groupes) souhaitant s’implanter durablement dans une nouvelle région. Si c’est le cas de votre entreprise, optez pour un bureau équipé longue durée (3 mois minimum) avec des services à la carte en fonction de vos besoins.

Nous vous proposons une large sélection de bureaux à louer pour une longue durée. Par ailleurs, longue durée ne doit pas nécessairement signifier longue installation : nous proposons une installation quasi-immédiate, prête à l’emploi, avec une flexibilité inégalable. Cliquez ici pour en savoir plus

Location de bureaux équipés à temps partiel

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Vous souhaitez obtenir un bureau rapidement et pour une courte durée ? Que ce soit pour un dépannage ou une mission ponctuelle, la location de bureaux équipés à temps partiel est la solution qu’il vous faut. Concrètement, il s’agit de bureaux équipés et meublés que vous pouvez louer sur des périodes variables.

Si ce mode de location répond à votre besoin, il vous suffit de choisir le forfait qui correspond au nombre de jours de location que vous souhaitez. Retrouvez nos différents bureaux à louer à temps partiel en cliquant ici.

Location de bureaux de passage à la journée

Location de bureaux Marseille Préfecture

Vous souhaitez utiliser ponctuellement un espace de travail et vous n’avez pas besoin d’un bureau fixe ? La location de bureaux de passage à la journée va vous intéresser. Ce sont des bureaux équipés et meublés mis à disposition de façon très ponctuelle. Vous pouvez les réserver à l’heure, à la demi-journée ou à la journée.

Solution idéale pour les entrepreneurs individuels, les start-up, petites entreprises et toutes les sociétés souhaitant réunir temporairement ses salariés et/ou ses clients, le bureau à louer à la journée répondra à toutes vos attentes. Cliquez ici pour découvrir notre catalogue.

Louer un bureau en centre d’affaires : pourquoi vous avez tout intérêt à le faire ?

En tant que professionnel, vous êtes en quête de rapidité avant tout. Cette rapidité doit aussi s’appliquer à la location de bureau que vous allez choisir. Les centres d’affaires (ou business centers) l’ont parfaitement compris. Ils sont en mesure de vous proposer des services souples, modulaires et réactifs pour tous vos choix de bureaux à louer. Le tout au meilleur prix !

Louer un bureau en centre d’affaires est une solution choisie par de nombreux travailleurs (indépendants, freelances, travailleurs nomades, chefs d’entreprise) et qui trouve parfaitement sa place à côté des formes de location plus courantes (baux 3/6/9, baux professionnels, etc.).

Y a-t-il une durée de préavis à respecter dans le cas de la location de bureau en centre d’affaires ?

Obligation juridique à respecter dans le cas de bureau loué avec un bail commercial, le préavis ne s’applique pas à la location de bureau en centre d’affaires. Rappelons que la priorité est de proposer des espaces de travail flexibles et d’éviter les contraintes trop lourdes pour les organisations.

Néanmoins, il faut encadrer les relations entre les deux parties (le centre d’affaires et l’entreprise) pour sécuriser le contrat de location de bureaux équipés. C’est là qu’intervient le contrat de prestation de services. Il précise les droits et les obligations prenant effet pendant toute la durée de la location des locaux. Ces modalités peuvent être négociées au moment de la signature.

Louer un bureau en centre d’affaires : quelle est la durée de la location ?

Là encore, la souplesse est de mise dans ce type de location de bureau. Dans le cas de locaux dans un centre d’affaires, les entreprises et les travailleurs peuvent s’y installer :

  • à l’heure ;
  • à la journée ou à la demi-journée ;
  • à la semaine ;
  • au mois.

Cette durée de location n’est pas imposée dans le contrat de prestation de services. Elle s’adapte à votre besoin. Vous pouvez tout à fait décider d’allonger ou de raccourcir cette durée de location à tout moment.

En bref, la location de bureau en business centers est la solution idéale si vous recherchez une formule flexible, innovante et sur-mesure. Il vous suffit de réserver en quelques clics vos locaux professionnels ou votre salle de réunion via une plateforme de location en ligne (comme TBC !).

domiciliation marseille

Nous espérons que cet article a répondu à l’ensemble de vos questions relatives à la location de bureaux professionnels, ainsi qu’aux sujets liés : types de bureau à louer, baux de location, options disponibles, budget dédié à la location, etc.

Vous souhaitez louer un bureau professionnel qui répondra parfaitement à vos attentes ? Ne cherchez plus : cliquez ici pour découvrir notre sélection de bureaux équipés ! Vous pouvez également nous contacter directement. Nous répondrons à toutes vos questions !

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Productivité, image de marque, bien-être des collaborateurs…, le lieu de travail influe sur plusieurs aspects intrinsèques à l’entreprise. Un nombre croissant de professionnels de tous les profils optent pour la location d’un bureau équipé dans un centre d’affaires. Faut-il se laisser séduire par cette solution de bureaux clé en main ? Quels sont les avantages et inconvénients à s’établir dans un bureau loué dans un centre d’affaires ? Le point.

Qu’est-ce qu’un bureau équipé en centre d’affaires ?

Un centre d’affaires – ou business center – regroupe des entreprises et professionnels. Ils leur permettent de trouver des locaux accessibles et adaptés aux activités de bureau : espace de coworking, salles de réunion, location de bureaux équipés

Le centre d’affaires réunit sur un même site des entreprises diverses par leurs dénominations commerciales, leurs secteurs d’activité, leurs tailles, leurs statuts. Placés dans des quartiers attractifs et facilement accessibles, les bureaux équipés des centres d’affaires attirent de grandes entreprises comme des indépendants. Ces lieux de vie professionnels garantissent une installation rapide puisqu’ils mettent à disposition tous les équipements prêts à l’emploi.

Centre d'affaires Rouen (1)

En plus des murs, les locataires ont à leur disposition tout le matériel indispensable aux activités administratives et commerciales. Des tables de travail et autre mobilier de bureau, imprimantes, photocopieuses, téléphones fixes, connexion internet… L’espace proposé dispose d’un cadre soigné, professionnel et convivial. Même en pleine activité, le nécessaire est fait pour que chacun puisse y travailler de façon optimale, dans une ambiance cordiale et respectueuse. Les business centers proposent souvent des prestations de service optionnelles : machine à café, accueil personnalisé…

Les atouts de la location de bureaux en centre d’affaires

La demande de location de bureaux équipés va grandissante, partout dans le monde. Les centres d’affaires sont présents dans plusieurs pays, dans de moyennes villes ainsi que dans les plus grandes villes de France. Cette solution offre de nombreux avantages pour les professionnels.

Boureau à louer pour 2 à 3 personnes

Flexibilité et souplesse

La vie d’une entreprise est tout sauf routinière. Il lui faut être capable de trouver des solutions rapides, intermédiaires, ponctuelles ou durables. Sur la question du local commercial, diverses situations amènent à ce besoin : un sinistre ou des travaux rendant indisponibles les sites habituels, son déploiement sur un nouveau secteur géographique, le recrutement de nouveaux collaborateurs, un déménagement d’entreprise, les marchés volatils… Aussi, les professionnels sont-ils sensibles à la flexibilité, sur tous les plans.

Réserver un bureau équipé en centre d’affaires répond à ce critère, mieux que la signature d’un bail commercial traditionnel. La solution est sans engagement et s’adapte aux besoins réels. La location du poste de travail peut être conclue pour une demi-journée, quelques jours, des mois ou des années.

Un bureau clé en main

Le bureau équipé loué dans un centre d’affaires est prêt à être utilisé. Il est aussitôt fonctionnel. Le mobilier est fourni ainsi que le matériel de base. Il suffit d’y apporter ses dossiers et le cas échéant sa PLV pour être opérationnel de suite, sans avoir à gérer une logistique lourde.

Un cadre de travail agréable et moderne

Les centres d’affaires sont situés dans des zones géographiques dynamiques, attrayantes et bien desservies par les transports en commun. Ces prestataires prennent en charge les travaux de nettoyage et de réfection des locaux. Ceux-ci sont toujours impeccables et confortables. Les normes en vigueur sont également respectées. Pour les collaborateurs, un cadre de travail agréable favorise la productivité et le bien-être en milieu professionnel. Pour les visiteurs extérieurs, comme les prospects, clients ou les candidats à un recrutement, par exemple, cela profite à l’image de marque de l’entreprise.

Un espace privatif sécurisé

Durant la durée de la location, le bureau équipé est accessible à tout moment. Le collaborateur s’y rend au gré de ses besoins, selon ses propres horaires. L’activité y est menée à son rythme, sans gêner des tiers, comme peut le faire le télétravail, par exemple. Il y a un locataire unique par bureau. Les dossiers et le matériel apportés pour y exercer son activité peuvent être stockés sur place en toute sécurité.

serrures connectées tbc

Une solution financièrement avantageuse

La location du bureau tout compris s’accompagne d’une grille tarifaire adaptée selon la durée et les prestations réservées. Le professionnel paye selon son usage du site et ses besoins réels. La mise à disposition de locaux, de mobilier et de matériel permet souvent de réaliser des économies, en évitant des investissements lourds et longs à amortir, ainsi que de faux frais.


Pour en savoir plus, rendez-vous sur notre article sur combien coûte la location d’un bureau


Des services à la carte

Outre les bureaux équipés, les centres d’affaires proposent une gamme de services complémentaires. De quoi réserver aux visiteurs un accueil de haut standing !

bureau en ligne paris

Louer un bureau équipé : quelles limites ?

Si rejoindre un centre d’affaires en y louant un bureau tout équipé procure de nombreux avantages, certains en éprouveront les limites.

Un loyer à fonds perdu

Lorsque l’activité se lisse, devient plus régulière et sur un secteur géographique identifié, il peut être plus avantageux, à long terme, d’investir et de devenir propriétaire de ses locaux commerciaux. Le loyer est à fonds perdu, contrairement au remboursement d’une mensualité avec à la clé la propriété des murs.

Accepter la proximité

Certains professionnels peuvent être gênés par la proximité avec d’autres entités. Qui plus est, lorsque les locations sont de très courtes durées et que les enseignes changent régulièrement, avec le risque de côtoyer pour un temps des concurrents directs. L’espace coworking et bureaux partagés qui jouxte souvent les bureaux amène un flux de va-et-vient quasi permanent.

Optimiser l’immobilier d’entreprise représente un réel enjeu pour les professionnels. La solution peut se tourner vers la location de bureaux professionnels équipés. Les avantages et les inconvénients d’un tel projet immobilier doivent se considérer avant de se lancer. Louer un bureau équipé en centre d’affaires s’appréhende comme un choix stratégique fait par une entreprise pour relever les défis qui s’imposent à elle.

Salle de réunion, salle de séminaire, salle de conférence, salle de formation, salle de Conseil de direction… Ces termes désignent tous un lieu où se déroulent des événements d’entreprise très importants. Le choix de ce lieu ne doit en aucun cas être fait à la légère, car il va déterminer en grande partie le succès de l’événement en question. Pour autant, il peut être difficile de vous y retrouver compte tenu du foisonnement des offres de location de salles de réunion et de la multiplicité des critères à prendre en compte. Pour vous aider à choisir une salle de réunion parfaitement adaptée à votre événement d’entreprise, nous vous avons compilé les informations clés à avoir en tête au moment de faire votre choix. Cet article prend la forme d’un guide complet de tout ce que vous devez savoir pour bien choisir votre salle de réunion.

Voici ce que nous allons voir :

Quelle salle de réunion pour quel type de réunion ?

Une salle de réunion est une salle prévue pour des événements d’entreprise. En fonction de son usage, elle est également appelée salle de conférence, salle de séminaire ou salle de formation. On trouve ce type de salle dans les grands hôtels, les centres de congrès et les centres d’affaires (business centers en anglais). Lorsque l’événement l’exige, certaines salles de conférence ont lieu dans des salles de concert et des arénas. Il convient donc de choisir la salle de réunion la plus adaptée à la nature de l’événement organisé.

Quels événements d’entreprise en salle de réunion ?

La salle de réunion ne nécessite pas de respecter les mêmes critères lorsqu’elle accueille des participants pour un séminaire d’entreprise, pour une simple réunion hebdomadaire ou bien pour une assemblée générale. De même, la salle de réunion est susceptible de réunir votre service, l’ensemble de vos salariés ou vos clients. Passons en revue les différents types d’événements d’entreprise dans une salle de réunion.

grande salle de réunion fidji toulouse

Organiser un séminaire d’entreprise

Le séminaire d’entreprise est un événement particulièrement important dans la vie d’une entreprise. Atout incontournable du management des ressources humaines, le séminaire prend la forme d’une réunion de travail associée à des activités de détente. Le but : renforcer la cohésion d’équipe et le sentiment d’appartenance à l’entreprise. Pour le top management, l’organisation d’un séminaire sert à communiquer sur les enjeux et les objectifs de l’entreprise. Le cadre choisi pour le séminaire doit être convivial et motivant. Généralement, il faut souvent des salles de réunion de grande taille pour accueillir tous les participants dans de bonnes conditions.

Notez qu’il y a plusieurs types de séminaires d’entreprise :

  • pédagogique,
  • de motivation et de cohésion,
  • d’intégration,
  • direction.

Organiser une formation

Le lieu choisi pour une formation dépend de la formation elle-même, de ses objectifs et du nombre de participants. La salle de réunion choisie doit être à la fois :

  • confortable : elle doit accueillir les membres dans de bonnes conditions pour apprendre ;
  • modulable : elle doit pouvoir être agencée selon les besoins et les activités de la formation ;
  • bien équipée : elle doit fournir le matériel pédagogique nécessaire (projecteur, écran, accès à internet, tableau blanc, micros, etc.).

Organiser une assemblée générale

Les assemblées générales sont organisées dans les groupes où des associés prennent des décisions ensemble. Elles servent aussi à réunir les copropriétaires et les membres du bureau des associations. Pour une assemblée générale, il est intéressant de louer une salle de réunion adaptée (surface à louer, capacité d’accueil, matériel, accessoires, etc.).
Les dates des assemblées générales étant fixées à l’avance, nous vous invitons à prendre le temps de comparer les salles de réunion à louer afin de faire un choix en fonction de vos besoins.

Organiser un afterwork

De plus en plus répandu en entreprise, l’afterwork est une pratique qui consiste à réunir les salariés d’une entreprise ou d’un réseau professionnel en dehors des locaux de l’entreprise. L’idée est d’échanger dans un cadre informel autour d’un apéritif. Parfois, cet événement va plus loin que le simple apéritif et propose aussi un dîner, des ateliers dégustation, des jeux, ou bien des animations culturelles. La salle de réunion choisie devra donc proposer le matériel adapté, ainsi qu’un service de traiteur adéquat.

Organiser une conférence ou un congrès

La conférence vise à réunir des personnes (souvent les salariés d’une entreprise) pour échanger sur un sujet précis. Elle est parfois qualifiée de « congrès » lorsqu’elle réunit beaucoup de monde. Ce type d’événement est l’occasion de débattre et de créer de nouvelles idées. Les sujets traités peuvent par exemple concerner la politique RSE (Responsabilité sociétale des entreprises), la QVT (Qualité de vie au travail) ou une réorganisation interne d’entreprise.

Pourquoi sortir du bureau et louer une salle de réunion ?

Que ce soit pour remotiver les salariés, casser la routine ou profiter d’un cadre de travail différent, vous avez tout intérêt à louer une salle de réunion hors de vos locaux. Voici 5 bonnes raisons à cela :

  • Susciter la curiosité des équipes avec une salle de réunion originale : trouver un lieu atypique, voire insolite, est le meilleur moyen d’encourager la créativité et la motivation de vos salariés.
  • Apaiser l’ambiance d’une réunion stressante : que ce soit pour annoncer de mauvais résultats, des difficultés financières ou toute autre mauvaise nouvelle, privilégier un endroit confortable permet de détendre l’ambiance et de faciliter la communication.
  • Renforcer la cohésion des équipes : même si la routine a du bon pour créer des habitudes de travail, il est judicieux de varier les environnements professionnels pour insuffler une nouvelle dynamique et un sentiment d’appartenance.
  • Travailler plus efficacement et avec les bons outils : certains événements professionnels (séminaires, conférences, etc.) nécessitent du matériel de pointe, ce qui justifie de louer une salle de réunion spécialement prévue à cet effet.
  • Faire des économies : louer occasionnellement une salle de réunion permet de ne pas avoir à en payer une en permanence au sein de vos locaux, surtout si vous ne l’utilisez pas souvent.
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Salle de réunion et séminaire : est-ce compatible ?

Salle de réunion et séminaire sont deux notions parfaitement compatibles. Il est même conseillé de les associer pour réussir vos événements professionnels. Louer une salle de réunion pour un séminaire permet à vos salariés de sortir du cadre de travail habituel et de se retrouver dans un milieu neutre.

Faire un séminaire à l’extérieur de l’entreprise a plusieurs avantages, car cela :

  • facilite les échanges entre vos équipes ;
  • met tout le monde sur un pied d’égalité pendant l’événement ;
  • encourage la motivation de vos salariés, qui découvrent un nouvel environnement de travail.

Par ailleurs, louer une salle pour un séminaire vous permet de bénéficier de nombreuses options à la carte, parmi lesquelles : livraison de plateaux-repas, accès à une terrasse privée, permanence téléphonique et utilisation d’outils fort utiles (supports digitaux, écrans, vidéoprojecteur, etc.).

Le choix de la salle de réunion doit être fait en fonction du type d’événement d’entreprise organisé. Mais choisir une salle de réunion, c’est également choisir la disposition et les aménagements de la salle. Là aussi, rien ne doit être laissé au hasard.

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Choisir sa salle de réunion, c’est aussi choisir la disposition !

Pour réussir votre événement d’entreprise, il est essentiel de bien organiser la disposition de la salle de réunion choisie, car l’environnement de travail influence directement la productivité, ainsi que les échanges entre les participants. Alors, quelles dispositions vous faut-il privilégier dans votre salle de réunion ? Quels sont les différents aménagements possibles ? Devez-vous miser sur l’originalité et/ou sur une salle de réunion avec extérieur ?

Salle de réunion : quelles sont les dispositions possibles ?

L’ambiance d’une salle de réunion doit avant tout être studieuse. Elle doit donc optimiser la concentration des participants. Chaque salle a une capacité d’accueil différente et un mobilier propre qu’il vous faut choisir judicieusement.

Cela semble évident, mais il est toujours bon de le rappeler : choisissez une salle avec des tables et des chaises. Vos collaborateurs pourront s’y installer afin de noter les informations utiles. Studieux ne veut pas dire sans âme.

Pensez à réorganiser l’espace loué pour gagner en convivialité. Par exemple, les salles de réunion installées en « U » sont plébiscitées par les managers, car elles permettent à tous les participants de se voir, d’échanger facilement entre eux et de consulter un éventuel écran de projection. Il en est de même pour les tables rectangulaires et ovales. Autre disposition possible : la salle de réunion en classe ou en théâtre. Placé sur une estrade ou une scène, l’intervenant fait face à ses interlocuteurs réunis, tout en ayant la possibilité d’utiliser du matériel pour illustrer son propos (paperboard, écran, etc.). Bien que pouvant accueillir des dizaines de participants en même temps, cette configuration est moins adaptée si votre événement nécessite une grande communication entre vos participants.

Quels sont les aménagements les plus originaux d’une salle de réunion ?

En complément de la disposition classique de votre salle de réunion, pourquoi ne pas opter pour un aménagement plus original ? Afin de vous inspirer, voici quelques exemples :

Salle réunion créative
  • Utiliser des chaises suspendues ou des canapés confortables : le côté ludique et original de ces assises va susciter la curiosité des participants, mais n’oubliez pas l’ergonomie et le confort d’utilisation.
  • Permettre aux équipes d’écrire sur les murs : certaines surfaces murales sont effaçables, ce qui est idéal pour favoriser la créativité et y noter les bonnes idées à développer en réunion.
  • Créer un espace végétal : la salle de réunion devient alors un lieu apaisant et propice au dépaysement.
  • Installer des objets originaux : curiosités exotiques, baby-foot, écrans géants tactiles…, un simple objet peut transformer une salle de réunion banale en un lieu convivial et atypique.
  • Faire entrer la lumière du jour : la lumière joue un rôle primordial sur l’ambiance d’une salle de réunion et rien ne vaut la lumière naturelle.

Salle de réunion avec extérieur, terrasse ou jardin

Si vous voulez favoriser au maximum l’exposition de votre salle de réunion à la lumière naturelle, rien ne vaut une salle avec un extérieur, une terrasse, ou même un jardin. Proposer un accès vers l’extérieur, c’est apporter une atmosphère détendue et plaisante à vos événements professionnels.

Voici un résumé des options disponibles pour avoir une salle de réunion en plein air :

  • Louer une salle de réunion avec jardin : même s’il s’agit d’un événement d’entreprise, c’est un atout certain de proposer un environnement bucolique et relaxant à vos salariés ou à vos clients. Un tel changement de décor favorise la réflexion et la créativité, dans un cadre plus détendu.
  • Louer une salle de réunion avec terrasse : que la terrasse soit panoramique ou de plain-pied, elle va offrir un très bon cadre de travail pour vos réunions professionnelles. Avoir une vue vers l’extérieur (sur un jardin ou les toits d’une ville) aide le cerveau à avoir une perspective plus large, et donc à résoudre plus facilement les problèmes. En outre, une belle terrasse est un endroit privilégié pour les déjeuners et les pauses-café.
  • Louer une salle de réunion avec patio intérieur : un patio est un excellent moyen de favoriser l’éclairage naturel de votre salle de réunion. Il existe de nombreux patios aménagés avec du mobilier adapté aux événements professionnels, alors profitez-en.
Patio1

Vous avez choisi un type de salle adapté à la nature de votre événement ? Vous avez également passé en revue sa disposition et les aménagements possibles ? Bien. Mais avez-vous pensé au lieu dans lequel va être située votre salle de réunion ?

La localisation de la salle de réunion : un choix essentiel !

La localisation géographique de la salle de réunion est tout aussi importante que sa disposition. Quel lieu allez-vous choisir pour votre événement professionnel ? Allez-vous opter pour un quartier dynamique ? Pour une réunion à la campagne ? Faut-il que le lieu soit accessible en transports en commun ? Autant de questions auxquelles vous devez répondre pour choisir la localisation de votre salle de séminaire.

Louer salle de réunion à Paris 8ème 

Choisir une salle de réunion dans un quartier dynamique

La localisation de la salle de réunion dans un espace de coworking urbain ou dans un centre d’affaires a plusieurs avantages :

  • dynamisme économique de la zone,
  • regroupement d’entreprises,
  • proximité de commerces et de lieux de restauration,
  • accessibilité en transports en commun.

Choisir un quartier dynamique pour sa salle de conférence, c’est choisir un lieu central où il est facile de réunir les participants. C’est aussi l’occasion pour l’entreprise de valoriser son image de marque, notamment si le choix est porté sur un quartier prestigieux. Louer une salle de réunion en plein Paris, dans notre centre d’affaires des Champs Élysées ou le centre d’affaires dans le quartier d’Opéra par exemple, fera forte impression auprès des participants.

RENNES - TERRASSE

Choisir une salle de réunion à la campagne

Une réunion ne doit pas nécessairement se faire en ville pour être efficace. Faire le choix de se mettre au vert est une très bonne idée pour motiver les participants et stimuler leur créativité. Changer d’air permet à vos salariés de voir autre chose et fait du bien au moral.

Une réunion en ville ou à la campagne est l’occasion de rassembler vos équipes autour d’événements d’entreprise favorisant les échanges. Un très bon point en faveur du bien-être au travail !

Choisir un lieu de réunion : pensez à l’accessibilité

Louer une salle de réunion facilement accessible en transports est le meilleur moyen pour avoir l’adhésion des participants. Avant d’arrêter le choix du lieu de votre événement professionnel, pensez à passer en revue les conditions d’accès en transports en commun :

  • arrêts de bus ;
  • gares ferroviaires ;
  • gares de métro et de tramway ;
  • aéroport.

Afin de répondre aux attentes des participants en matière d’accessibilité, il est important de vous poser les questions suivantes :

  • Quel est le profil type des participants à votre réunion ?
  • D’où viennent vos participants ?
  • Vivent-ils dans le secteur géographique de votre événement ?
  • Y en a-t-il qui viennent d’une autre région ou de l’étranger ?

Depuis l’année 2020, une nouvelle composante est à prendre en compte dans le choix d’une salle de réunion : la crise covid-19. Tout événement impliquant un rassemblement de personnes doit désormais respecter les règles sanitaires en vigueur.

COVID SALLE DE REUNION

Salle de réunion et covid : comment organiser un événement d’entreprise sereinement ? 

Malgré les apparences, réunion professionnelle et covid-19 peuvent être compatibles… à condition de bien préparer le lieu où votre public sera accueilli et d’appliquer les mesures sanitaires en vigueur. En fonction de la capacité d’accueil, l’aménagement de la salle de réunion selon les règles sanitaires est parfois nécessaire.

Rappelez et appliquez les consignes sanitaires en vigueur

Faire respecter les règles sanitaires actuellement en vigueur est une obligation dès lors qu’on organise un événement rassemblant du public. Soyez donc attentif à la distanciation physique en salle de réunion et au respect des gestes barrières.

Cela implique notamment de limiter la proximité entre les participants : vous pouvez par exemple supprimer une chaise sur deux, pour plus de confort. Dans tous les cas, vérifiez attentivement les règles en vigueur afin d’être en conformité.

Voici une liste de bonnes pratiques pour vos réunions professionnelles :

  • Afficher les consignes sanitaires actuellement en vigueur dans la salle de réunion ;
  • Attribuer l’ouverture et la fermeture des portes, ainsi que la manipulation d’outils (vidéoprojecteur, mobilier, etc.) à une seule personne dédiée ;
  • Proposer du gel hydro-alcoolique aux participants ;
  • Aérer la salle de réunion autant que possible pour renouveler l’air de la pièce ;
  • Multiplier les pauses tout au long de la journée, si possible dans des espaces extérieurs.

Exemple d’aménagement de salle de réunion pour respecter le protocole sanitaire covid-19

Comme tous les Établissements Recevant du Public, les business centers ont dû investir dans du matériel sanitaire adapté. Ils ont renforcé leurs méthodes de nettoyage et de désinfection des espaces de travail. Ils ont également augmenté les temps d’aération pour le confort de tous. Un soin tout particulier est apporté à la désinfection des rampes d’accès, des poignées de portes, des comptoirs, des distributeurs et de toute autre « zone de contact ».

Si vous voulez en savoir plus sur le sujet, nous vous invitons à lire cet article vous présentant nos mesures covid pour les salles de réunioncet article vous pre un exemple de réaménagement de salle de réunion face à la covidVos critères de choix ont tous été passés au crible ? Vous êtes au clair sur les règles sanitaires en vigueur ? Avant de choisir votre salle de réunion, il vous faut définir votre budget en fonction de vos critères.

Quel budget pour la location d’une salle de réunion ?

Que vous ayez besoin d’organiser un événement professionnel avec vos salariés ou avec vos clients, il va vous falloir fixer un budget pour la location de la salle de réunion. Selon la durée de l’événement, le matériel et les prestations complémentaires choisies, le budget peut significativement varier.

Dans cette dernière partie, nous vous proposons un résumé des critères à prendre en compte et qui influencent directement le budget d’une location de salle de réunion professionnelle.

La surface et la capacité d’accueil

Le type de votre événement professionnel détermine les besoins en matière de surface et de capacité d’accueil. C’est pourquoi les centres d’affaires proposent des salles de réunion de différentes tailles et des modes d’accueil tout aussi variés. Certaines salles de réunion sont ainsi équipées de tables installées en « U », afin d’accueillir entre 6 et 20 personnes. D’autres sont meublées de tables rectangulaires, rondes ou ovales, pouvant réunir entre 12 et 20 personnes. D’autres salles encore sont de véritables amphithéâtres, ayant une capacité d’accueil allant de 30 à plusieurs centaines de participants. Bref, tout est possible.

La localisation et les dispositions de la salle de réunion

L’emplacement géographique de la salle de réunion joue un rôle primordial dans le prix de la location. En effet, le prix au mètre carré n’est pas du tout le même selon les villes. Pour une surface identique, le coût global peut varier du simple au double si votre événement se tient à Paris, Lyon, Nantes ou à la campagne. Louer une salle de réunion proposant un jardin ou une terrasse est également susceptible de vous coûter plus cher. Les espaces extérieurs nécessitent un entretien supplémentaire. Toutes les salles de réunion ne proposent pas cet avantage indéniable, ce qui a un impact sur le coût de la localisation.

table rectangulaire ou ovale

La durée de la location

La durée de location est un autre critère influençant directement le prix. Selon que vous ayez besoin d’une salle de réunion pour quelques heures, pour une journée complète, pour une semaine ou pour plusieurs jours par mois, il est judicieux de comparer les offres de location.

Les services compris et les options à prévoir

La plupart des salles de réunion sont désormais équipées de nombreux services (sonorisation, connexion haut-débit, vidéoprojecteur, etc.). Vérifiez que ces services soient bien compris dans le prix global de la location. Passez également en revue les options dont vous pourriez avoir besoin, telles que :

  • le prêt de matériel informatique ou de mobilier,
  • la distribution de boissons,
  • les services de restauration (traiteur, plateaux-repas, cocktails dînatoires, snacking, etc.),
  • l’accueil de vos invités par des hôtes et hôtesses dédiés.

Nous espérons que cet article aura répondu à toutes vos questions relatives au choix d’une salle de réunion, ainsi qu’aux sujets connexes : type d’événement d’entreprise, aménagement de la salle, localisation géographique, contraintes sanitaires, budget pour la location, etc.  Vous souhaitez choisir une salle de réunion adaptée à votre événement professionnel ? Cliquez ici ! Nous vous invitons également à consulter nos adresses disponibles et à prendre contact directement avec nous.

Organiser un déménagement d’entreprise peut vite devenir un moment particulièrement stressant. Pour que les étapes se passent sereinement, il faut anticiper au maximum pour s’organiser et trouver un déménageur et de nouveaux locaux. 

Voici le guide indispensable pour retenir l’essentiel dans le cadre d’un déménagement. Celui-ci vous donne les obligations administratives à suivre, les besoins professionnels à identifier et les conseils à retenir pour penser à tout lors d’un transfert de siège social.

Déménagement d’entreprise : quoi, comment, combien ?

Afin de commencer sereinement ses recherches immobilières, il est indispensable de faire un point sur les obligations à respecter. Lors du transfert de siège social, il faut faire une déclaration administrative. De plus, évaluer le coût de son déménagement d’entreprise (déménageurs professionnels, démontage, garde-meuble, monte-meubles, déballage et remontage). Il faut également connaître parfaitement la superficie des prochains locaux professionnels.

Déménagement de siège social : démarches et formalités

Mettre en place le déménagement de siège social de son entreprise s’anticipe. À la suite d’une évolution ou d’un changement de situation, l’entreprise doit trouver de nouveaux locaux professionnels. Double objectif lors d’un projet de déménagement : domicilier son entreprise tout en trouvant de nouveaux bureaux.

Plusieurs démarches administratives et juridiques à respecter pour faire les choses dans les règles. La nouvelle adresse postale doit être apposée sur les documents officiels de l’entreprise. Pensez donc à modifier les statuts de la société lors d’une Assemblée Générale (ordinaire ou extraordinaire) en dressant un procès-verbal.
Par ailleurs, une autre obligation : la publicité lors d’un changement de siège social. Il faut donc informer les tiers du déménagement de l’entreprise grâce à la publication dans le Journal d’annonces légales (JAL).

Rassemblez tous les documents indispensables au transfert de bureaux au même endroit afin de pouvoir y accéder facilement :

Le greffe ou le CFE (centre de formalités des entreprises) doit aussi être informé par le biais d’une déclaration du changement d’adresse administrative et fiscale de l’entreprise.

location de bureaux coûts cachés

Combien coûte un emménagement ?

La question du budget reste un point central à prévoir lors de l’organisation d’un déménagement d’entreprise.

Afin d’obtenir une estimation précise du montant du nouvel emménagement dans un bureau, il faut se alors pencher sur certains critères :

  • L’aménagement des bureaux lors de l’installation : décoration intérieure, nouveau mobilier, travaux à prévoir (peinture des murs, revêtement des sols, etc.)
  • Le matériel à acheter pour optimiser le travail des équipes (matériel informatique, logiciels, accessoires informatiques).
  • Le choix d’une entreprise de déménageurs pour organiser le transfert des bureaux (devis déménagement, emballage, étiquetage et déballage du mobilier de bureau, location d’un camion de déménagement, cartons de déménagement).
  • Le matériel à acheter pour transporter les affaires professionnelles (cartons, papier bulle, emballage, conditionnement).

Le coût total permet de prévoir un budget global attribué au changement de bureaux. Vous avez également le choix de faire appel ou non à une équipe de déménageurs spécialisée dans le déménagement d’entreprises.

Déménagement d’entreprise : nos conseils pour un emménagement réussi

Organisation et anticipation résument la réussite d’un déménagement d’entreprise. Une société spécialisée assure le déménagement des bureaux mais également le transfert des archives. Cela nécessite seulement qu’une bonne préparation soit faite en amont pour permettre un déménagement rapide.

Déménagement d’entreprise : 50 conseils pour le réussir à 100%

Le déménagement d’entreprise apporte donc son lot d’avantages. En effet, il permet souvent de trouver un espace de travail plus confortable et plus adapté aux besoins des équipes. L’occasion également de faire du tri et d’optimiser le rangement. Pour ne pas laisser de place au stress lors de la préparation du déménagement, préparez un rétroplanning avec une check-list.

Toutes les grandes étapes doivent être indiquées avec les dates :

  • le préavis des bureaux actuels ;
  • les réunions à envisager pour informer les collaborateurs ;
  • la communication à mettre en place pour informer les tiers (prestataires, clients, fournisseurs, etc.) ;
  • les contrats à résilier ou à transférer (Internet, eau, électricité) ;
  • des formalités administratives et juridiques à respecter et leurs délais légaux ;
  • le jour du déménagement d’entreprise (accueil des déménageurs, installation du monte-meuble) ;
  • l’inauguration du nouvel espace de travail.
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Afin de fluidifier l’organisation, l’implication des collaborateurs dans ce déménagement de bureaux peut s’avérer être la clé. Donnez-leur des missions lors de ces grandes étapes ! Vous pouvez aussi penser à faire jouer la concurrence. En demandant ainsi des devis à plusieurs sociétés de déménagement afin de trouver la solution la plus adaptée.

Bureaux à louer Paris 1

Quel bureau est fait pour vous ?

Tous les travailleurs n’ont pas le même besoin lors d’un déménagement d’entreprise. Il existe aujourd’hui plusieurs configurations de bureau adapté à chaque profil. Les travailleurs mobiles aiment particulièrement pouvoir louer un espace au sein d’un coworking en open-space ou non dans différentes villes en France ou à l’étranger. Les grandes entreprises se tournent quant à elles vers des bureaux équipés loués en centres d’affaires.

La surface de location peut évoluer en fonction des besoins de l’entreprise tout comme les services complémentaires :

Plusieurs critères s’adaptent avec cette formule de location. De la durée en passant par l’aménagement des locaux commerciaux (mobilier ergonomique, décoration design, agencement, rangements). D’autres travailleurs ont absolument besoin d’un espace clos. La confidentialité, alors de rigueur au bénéfice de leur activité professionnelle. Dans ce cas, il paraît intéressant de se tourner vers la location de bureaux fermés. Obligations administratives, besoins professionnels indispensables, budget à prévoir et conseils utiles à connaître. Voilà les points essentiels à aborder pour préparer le plus sereinement possible votre prochain déménagement d’entreprise.

Vous vous lancez à la recherche d’une location de bureaux, alors il est indispensable de connaître la différence entre coworking, bail professionnel et bail 3/6/9. Ces solutions offrent des avantages et des inconvénients singuliers qu’il faut maîtriser pour s’engager sous un contrat adapté à ses besoins. Voici toutes les différences pour faire le meilleur choix !

Le bail professionnel : une formule de location de bureaux pour les activités non commerciales

Les indépendants qui exercent une activité non commerciale optent le plus souvent pour la signature d’un contrat de bail professionnel. C’est le cas pour les professions libérales réglementées comme les médecins, les architectes ou encore les avocats. Les professions libérales non réglementées sont aussi concernées. Les consultants ou encore les conseillers en gestion peuvent signer un contrat de bail professionnel.

Cette formule est pratique puisqu’elle permet au locataire et au bailleur de s’accorder sur les termes d’un contrat de prestation de services. Ils peuvent aisément budgéter leurs dépenses mensuelles :

  • Les loyers ;
  • Le montant total des charges ;
  • D’éventuelles prestations complémentaires.

Cette solution de location est souvent recherchée pour permettre au locataire de personnaliser son espace de travail. Ici, les locataires assument leur volonté de rester plus de quelques semaines dans les locaux. Ils conservent aussi un avantage certain avec cette formule de location. En effet, la résiliation du contrat de bail est possible à tout moment pour le locataire. Celui-ci est donc assuré de pouvoir profiter des bureaux pour une durée de 6 ans.

signature bail professionnel

Le bail 3/6/9 : une location de bureaux classique pour une longue durée

Dans les esprits, la location de bureau se fait toujours sous la forme d’un contrat de bail 3/6/9. Il faut alors se lancer dans des démarches (parfois longues) pour trouver les bureaux professionnels parfaits.

Avant de commencer les visites, plusieurs questions à se poser :

  • Quelle superficie doivent avoir les prochains bureaux pour accueillir l’activité professionnelle de l’entreprise ?
  • L’espace de travail doit-il contenir des éléments particuliers ?
  • Dans quel secteur géographique doivent s’opérer les recherches

Il n’est pas simple de concilier la recherche de bureaux professionnels avec ses actions quotidiennes. De nombreux entrepreneurs sollicitent alors des professionnels de l’immobilier pour organiser des visites. Cette solution soulage parfois le professionnel. Cependant, il faut s’attendre à réaliser des démarches de façon autonome pour trouver ses prochains bureaux : formalités administratives, visites des bureaux, etc. Une fois les bureaux trouvés, les démarches ne s’arrêtent pas pour autant :

  • signature du bail commercial ;
  • déménagement professionnel ;
  • organisation et aménagement des locaux ;
  • changement d’adresse et engagement auprès de divers prestataires (assurances, électricité, Internet).
location de bureaux à temps partiel

Bail commercial : Ce qu’il faut savoir !

Il faut donc consacrer du temps à toutes les formalités autant du côté des recherches que du côté administratif une fois les bureaux trouvés auprès d’un bailleur. La question du budget est déterminante pour envisager la signature d’un contrat de bail commercial.

Il faut alors anticiper :

  • les frais d’agence éventuels ;
  • le dépôt de garantie ;
  • les loyers à payer d’avance ;
  • les aménagements pour installer confortablement ses bureaux (décoration, mobilier).

Une jeune entreprise en lancement sans trésorerie se retrouve souvent dans l’impossibilité d’envisager la location d’un bureau professionnel. Enfin, la durée du bail est importante. Sous le contrat de bail, la durée du contrat est de 9 ans. Le locataire peut quitter les lieux à chaque période de 3 ans. Les formalités à respecter sont rigides. Le locataire doit respecter un préavis de 6 mois dans la plupart des cas. L’annonce au bailleur doit se faire par lettre recommandée avec accusé de réception ou bien par acte d’huissier. Le départ ne peut alors pas se faire de façon rapide et la flexibilité n’est pas le mot d’ordre pour ce type de contrat.

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Le coworking : un contrat de location de bureaux différent et flexible

Travailler dans un espace de coworking ou dans des bureaux fermés pour quelques heures par jour ou bien quelques jours par semaine, voilà le format proposé le plus souvent dans les espaces de coworking. Ces solutions se font sous la forme d’un contrat de prestation de services.

Les locations sont ici ponctuelles pour des courtes durées. La solution est pratique et adaptée avant tout aux besoins des chefs d’entreprise et des travailleurs. Ils peuvent réserver un bureau à louer facilement en signant un contrat de prestation de services sans subir des démarches lourdes et contraignantes. En plus, la formule est souvent « tout-en-un ».

Effectivement, en plus de l’espace de travail, il est possible de profiter de services :

  • Des espaces de réunion ;
  • Une salle de pause ;
  • Une connexion wifi ;
  • Un service de ménage ;
  • Un service d’accueil ;
  • Des services de domiciliation d’entreprise.

D’autres structures proposent des contrats de prestation de services comme c’est le cas chez TBC. La location de bureaux équipés reste la solution idéale pour les entreprises qui recherchent une solution flexible, modulable et confortable.

Louer un bureau en centre d’affaires est une option prise par de nombreux travailleurs (indépendants, freelances, travailleurs nomades). Cette solution trouve sa place à côté des locations courantes soumises à un bail 3/6/9.

Avant de se lancer, il est courant de se poser de nombreuses questions, notamment sur l’aspect pratique et organisationnel de ces espaces de travail. Par exemple, faut-il respecter un préavis en cas de départ du bureau ? Quel type de contrat doit être signé ? Les réponses aux questions les plus courantes se trouvent dans la suite de l’article.

Louer un bureau en centre d’affaires, quelle est la surface la plus répandue ?

Dans les centres d’affaires, la superficie des bureaux à louer dépend du besoin du locataire.

Plusieurs informations doivent être déterminées au moment de la recherche :

  • le nombre de personnes concerné par la location d’espace ;
  • le souhait de trouver des bureaux partagés ou des bureaux fermés.

Ces éléments permettent de calculer la taille minimale à louer pour permettre à l’entreprise ou au travailleur d’assurer convenablement ses missions. Par exemple, il est possible de louer des bureaux individuels pour 3 personnes sur plusieurs mois. De même, il est possible de vouloir développer son entreprise avec un espace bureau professionnel suffisant.

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Généralement, il faut compter 12 m2/personne pour obtenir un espace de travail confortable. Toutefois, la superficie de travail disponible en centre d’affaires est souvent plus importante. Ces établissements proposent d’autres espaces comme :

  • Des salles de réunion équipées (vidéoprojecteur, matériel de visioconférence, micro…),
  • Les espaces de pause confortables,
  • Certains proposent même des cuisines équipées

D’autres services complémentaires participent au professionnalisme de l’entreprise concernée par cette location : domiciliation, ligne téléphonique, accueil physique, gestion du courrier, places de parking, etc. Le point fort du centre d’affaires est qu’il propose des superficies capables d’évoluer avec les besoins des clients.

Ces premiers points permettent de trouver la taille minimum de l’espace à louer. Par exemple, il est possible de s’installer dans un bureau de 12 m2 puis d’agrandir son espace de travail en demandant quelques mois plus tard une surface plus grande après le recrutement de nouvelles personnes. Cette solution de location flexible s’adapte donc à l’évolution de l’entreprise.

Quelle est la durée du préavis à respecter pour louer un bureau en centre d’affaires ?

Le préavis est une obligation juridique imposée dans les locations soumises aux baux commerciaux.

Dans le cadre de la location d’un bureau avec un bail commercial 3/6/9, il est nécessaire de respecter un préavis de 6 mois avant de quitter les lieux.

Les centres d’affaire proposent des formules de location d’espaces de travail avec des durées flexibles. Il est donc nécessaire d’abandonner les mécanismes lourds et contraignants imposés par le bail professionnel ou commercial. De plus, la formule n’est pas compatible puisqu’il est courant de louer un bureau à la journée. La plupart des travailleurs louent des bureaux privatifs pour une durée ponctuelle.

Toutefois, il est tout de même important d’encadrer les relations entre les deux parties (centre d’affaires et travailleurs) afin de sécuriser les échanges. Un contrat de prestation de services est signé entre ces deux parties afin de préciser les droits et les obligations durant toute la durée de la location de locaux. Les modalités peuvent être négociées au moment de la signature.

En fonction de la durée de la location, le contrat peut être assorti de clauses différentes. En effet, la location de bureaux individuels pour quelques jours n’impose pas les mêmes obligations que la domiciliation sur 6 mois. Posez toutes ces questions lors des premiers échanges avec le personnel du business center !

location de bureaux à temps partiel

Louer un bureau en centre d’affaires : quelle est la durée de la location ?

Ici encore, il faut se concentrer sur un point : la flexibilité du service proposé par le centre d’affaires.

Les travailleurs peuvent disposer de postes de travail :

  • A l’heure
  • En jours (quelques demi-journées),
  • Pour quelques semaines,
  • Pendant quelques mois.

La durée de la location n’est pas imposée à la signature du contrat. Elle s’adapte au besoin du professionnel. Il est tout à fait possible d’allonger ou bien de raccourcir la durée de sa location.

Selon l’enquête publiée par le site bureauxapartager.com, en 2019, 78 % des espaces proposent des bureaux au mois et 22 % proposent ces espaces communs de travail uniquement à la journée ou à l’heure. Ainsi, l’intérêt de cette solution est d’avoir la possibilité de louer un bureau fermé ou ouvert facilement, sans engagement au niveau de la durée de la location.

Quel support juridique encadre les relations juridiques entre les parties pour louer un bureau en centre d’affaires ?

La location d’un bureau partagé nécessite quelques formalités juridiques.

Il est nécessaire de signer un contrat de prestation de services. Ce support juridique est adapté pour la mise à disposition d’un local d’activité, notamment sur une courte durée (à l’heure, à la demi-journée et même à la semaine).

L’avantage principal de ce contrat est qu’il permet d’éviter les contraintes obligatoires des baux commerciaux. Ainsi, les nouveaux travailleurs – freelances, travailleurs nomades, indépendants – peuvent profiter de cette souplesse pour obtenir un lieu de travail facile et pratique qui s’adapte parfaitement à leur activité.

Louer un espace en centre d’affaires est une action bien différente que celle qui consiste à louer un local commercial sous un contrat de bail commercial. Souplesse, adaptabilité et flexibilité sont les qualificatifs qui résument bien les avantages d’une location au sein d’un espace de travail dans un business center.