La domiciliation d’une entreprise est indispensable à son immatriculation au Registre du commerce et des sociétés (RCS) ou au Répertoire des métiers. Domicilier son entreprise, c’est déclarer les coordonnées de son siège social auprès du CFE (centre de formalités des entreprises). Elles sont destinées à l’ensemble des démarches administratives, juridiques et fiscales. Le siège social peut donc être différent du lieu d’activité. Les démarches sont quasiment identiques pour le propriétaire et pour le locataire. Découvrez quelles sont les règles à respecter, que l’entreprise soit individuelle ou sous forme de société.

Propriétaire ou locataire : domicilier son siège social chez soi

Seul le dirigeant et non un associé, y est autorisé. Il doit alors apporter un justificatif de la jouissance du bien.

En copropriété, le règlement ne doit pas interdire les domiciliations. Quand il les autorise, il convient toujours de prévenir le conseil syndical avant l’immatriculation de l’entreprise. Pour les personnes morales, la domiciliation reste possible pour 5 ans maximum malgré une interdiction sous réserve de respecter certaines formalités.

De même, en cas de changement des règlements ou des lois, l’entreprise aura 5 ans pour modifier sa domiciliation.

En cas de location, le bail ne doit pas s’y opposer et le bailleur doit également être prévenu. Le règlement d’urbanisme est également à vérifier.

Les villes d’au moins 200 000 habitants et les départements 92,93 et 94 imposent des conditions plus strictes : la domiciliation n’autorise pas pour autant l’accueil de clients ou la réception de marchandises et le logement doit être la résidence principale du chef d’entreprise.

La domiciliation n’est qu’administrative et l’exercice de l’activité n’est pas toujours possible à son domicile. Par ailleurs, seule, une partie du bien peut être dédiée à l’entreprise : un logement d’habitation doit être principalement utilisé pour… l’habitation ! Il faudra donc définir précisément quelle surface est attribuée à l’entreprise.

Domicilier dans une pépinière d’entreprises

La pépinière permet d’être accompagné dans la gestion quotidienne de l’entreprise avec du matériel et des services à un coût modéré. 3 démarches sont à accomplir :

  • Choisir sa pépinière
  • Constituer un dossier de candidature à soumettre à la pépinière
  • Obtenir la validation du comité d’agrément

Une convention est ensuite signée entre la pépinière et l’entreprise, pour une durée, généralement, de 3 ans. Les locaux et le matériel peuvent alors être mutualisés pour s’adapter à l’activité et à la taille de l’entreprise.

Entreprise individuelle ou société : domicilier son siège social dans un local dédié

Pour bien choisir un local, il convient de procéder à plusieurs vérifications. Celui-ci doit être :

  • À usage commercial ou professionnel
  • Adapté à l’activité
  • Conforme à la règlementation

Il faut ensuite :

  • Conclure un contrat de bail si l’entreprise est locataire
  • Apporter un justificatif de jouissance du local

Domicilier son siège social auprès d’une société spécialisée

La société spécialisée en domiciliation doit être agréée par le préfet du département et immatriculée au RCS.

L’entrepreneur, alors appelé le domicilié, signe un contrat de domiciliation avec le domiciliataire. Ce contrat doit être d’une durée d’au moins 3 mois avec tacite reconduction. Il sera présenté lors de l’immatriculation de l’entreprise et devra être mentionné au RCS.

Le domiciliataire doit offrir des locaux permettant la confidentialité et la possibilité de réunions. Il doit permettre de conserver et consulter les documents administratifs mais il est aussi possible de recourir à la domiciliation de bureaux virtuels.

L’avantage est à la fois logistique et économique : pour de faibles coûts, le chef d’entreprise bénéficie d’un centre d’affaires avec une adresse de prestige, en France comme à l’international, dans des conditions beaucoup plus souples que chez lui ou dans un local. En effet, ni les règlements de propriété, ni le droit de l’urbanisme ne viennent interférer dans la domiciliation. Les conditions de durée de bail sont également beaucoup plus adaptables. Une assistance administrative à la carte et des services internet peuvent également être proposés par le domiciliataire afin d’offrir à l’entrepreneur une gestion quotidienne facilitée.

En quelques étapes, il est désormais possible de créer une société en ligne. Découvrez comment faire.

Comment déménager son siège social ?

Les organes de direction doivent prendre deux décisions :

  • Décision préalable de transfert
  • Décision de modification corrélative des statuts

Dans une SARL ou une SA, quand il y a changement de département, une assemblée générale extraordinaire est nécessaire.

Si le transfert se fait dans le même département ou dans un département limitrophe, la décision relève :

  • Pour la SA, du conseil d’administration ou du conseil de surveillance si l’assemblée générale ordinaire l’a ratifié préalablement.
  • Pour la SARL, du dirigeant seul si l’assemblée générale extraordinaire l’a ratifié préalablement.

Dans une SAS, la décision relève toujours de l’organe désigné dans les statuts. Tous les documents de l’entreprise devront ensuite être modifiés et une mise à jour au registre du commerce et des sociétés sera nécessaire. L’acte modificatif doit être publié sous un mois dans un journal d’annonces légales.

Pour l’entrepreneur individuel, les démarches sont simplifiées : il déclarera le déménagement auprès du CFE à l’aide d’un imprimé spécial et d’un justificatif du nouveau domicile.