Domiciliation d’entreprise, quelles sont les règles à respecter ?
La domiciliation d’une entreprise implique la réalisation de formalités juridiques indispensables à son immatriculation auprès du Registre du commerce et des sociétés (RCS) ou au Répertoire des métiers. Domicilier son entreprise, c’est déclarer les coordonnées de son siège social auprès du CFE ou Centre de Formalités des Entreprises. Le siège social peut alors différer du lieu d’activité. Les démarches, quasiment identiques pour le propriétaire et pour le locataire. Découvrez quelles sont les règles à respecter, que l’entreprise soit individuelle ou sous forme de société.
Propriétaire ou locataire : domicilier son siège social chez soi
Seul le dirigeant et non un associé peut domicilier une société à son domicile. Il doit toutefois apporter un justificatif de la jouissance du bien.
En copropriété, le règlement ne doit pas interdire les domiciliations. Quand il les autorise, il convient toujours de prévenir le conseil syndical avant l’immatriculation de l’entreprise. Pour les personnes morales, la domiciliation reste possible pour 5 ans maximum malgré une interdiction sous réserve de respecter certaines formalités. De même, en cas de changement des règlements ou des lois, l’entreprise aura 5 ans pour modifier sa domiciliation.
En cas de location, le bail ne doit pas s’y opposer et le bailleur doit également en être informé. Il paraît nécessaire de vérifier également le règlement d’urbanisme. Les villes d’au moins 200 000 habitants et les départements 92, 93 et 94 imposent des conditions plus strictes : la domiciliation n’autorise pas pour autant l’accueil de clients ou la réception de marchandises. Le logement doit alors être la résidence principale du chef d’entreprise.
La domiciliation administrative et l’exercice de l’activité ne sont cependant pas toujours possible au domicile personnel. Par ailleurs, seulement une partie du bien peut se dédier à l’entreprise : un logement d’habitation doit être principalement utilisé pour… l’habitation ! Il faudra donc définir précisément quelle surface est attribuée à l’entreprise.
Domicilier dans une pépinière d’entreprises
La pépinière d’entreprise offre un accompagnement dans la gestion quotidienne de l’entreprise avec du matériel et des services à un coût modéré.
Pour se domicilier dans une pépinière, voici les 3 étapes incontournables :
- Choisir sa pépinière ;
- Constituer un dossier de candidature à soumettre à la pépinière ;
- Obtenir la validation du comité d’agrément ;
Une convention est ensuite signée entre la pépinière et l’entreprise. D’une durée qui n’excède pas généralement 3 ans. Les locaux et le matériel peuvent alors se mutualiser avec d’autres sociétés et ainsi s’adapter à l’activité et à la taille de l’entreprise.
Entreprise individuelle : domicilier son siège social dans un local dédié
Pour bien choisir un local, il convient de procéder à plusieurs vérifications. En effet, le local doit :
- Répondre à un usage commercial ou professionnel ;
- Etre adapté à l’activité ;
- Se conformer à la règlementation.
Ensuite, il faut alors :
- Conclure un contrat de bail si l’entreprise est locataire ;
- Apporter un justificatif de jouissance du local.
Domicilier son siège social auprès d’une société spécialisée
La société spécialisée en domiciliation doit absolument bénéficier d’un agrément attribué par le préfet du département. Elle doit également faire l’objet d’une immatriculation au RCS. L’entrepreneur, alors appelé le domicilié, signe un contrat de domiciliation avec le domiciliataire. Ce contrat, d’une durée d’au moins 3 mois avec tacite reconduction doit alors se présenter lors de l’immatriculation de l’entreprise. Elle devra également être mentionnée au RCS.
Le domiciliataire doit mettre à disposition des locaux offrant confidentialité et la possibilité de se réunir. Il doit permettre de conserver et consulter les documents administratifs.
Double avantage : à la fois logistique et économique. Pour de faibles coûts, le chef d’entreprise bénéficie du prestige de l’adresse du centre d’affaires dans des conditions beaucoup plus souples que chez lui ou dans un local.
En effet, ni les règlements de propriété, ni le droit de l’urbanisme ne viennent interférer dans la domiciliation. Les conditions de durée de bail offrent également beaucoup d’adaptabilité. Le domiciliataire peut également bénéficier d’une assistance administrative à la carte et des services internet. En quelques étapes, on peut également créer ou modifier une société en ligne et ainsi obtenir rapidement un Kbis.
Comment déménager son siège social ?
Réunis sous forme de comité, les organes de direction doivent prendre deux décisions :
- Décision préalable de transfert ;
- Décision de modification corrélative des statuts.
Dans une SARL ou une SA, le changement de département du siège social doit être décidé lors d’une assemblée générale extraordinaire.
Pour la SA, du conseil d’administration ou du conseil de surveillance si l’assemblée générale ordinaire l’a ratifié préalablement.
Pour la SARL, du dirigeant seul si l’assemblée générale extraordinaire l’a ratifié préalablement.
Dans une SAS, la décision relève toujours de l’organe désigné dans les statuts. Tous les documents de l’entreprise devront ensuite être modifiés et une mise à jour au registre du commerce et des sociétés sera nécessaire. L’acte modificatif doit être publié sous un mois dans un journal d’annonces légales.
Pour l’entrepreneur individuel, les démarches sont simplifiées : il déclarera le déménagement auprès du CFE à l’aide d’un imprimé spécial et d’un justificatif du nouveau domicile.