Vous envisagez la location de bureaux ? Que vous souhaitiez louer un bureau équipé à la journée ou en longue durée, il va vous falloir valider plusieurs points-clés avant de vous lancer. Quel type de contrat de location (bail professionnel, bail commercial 3/6/9, espace de coworking…) est adapté à votre situation ? Quelles sont les options disponibles ? Quel budget prévoir pour la location de bureaux équipés ?

Autant de questions auxquelles il va vous falloir trouver des réponses, car le choix d’un bureau à louer n’a rien d’anodin. Il conditionne en grande partie la réussite d’une entreprise et le bien-être de ses travailleurs.

Cet article est un résumé des informations à connaître pour choisir le bureau à louer parfaitement adapté à vos besoins. Il prend la forme d’un guide complet vous aidant à tout comprendre sur la location de bureaux professionnels.

Location de bureaux : résumé des points-clés à connaître avant de vous lancer

La location de bureaux équipés est là pour répondre à différents scénarios rencontrés par votre entreprise, parmi lesquels :

  • implanter l’entreprise dans une nouvelle zone géographique ;
  • déménager de locaux d’entreprise pour répondre à de nouvelles attentes ;
  • agrandir les locaux à la suite du recrutement de nouveaux salariés ;
  • changer de locaux pour faire face à une restructuration de l’entreprise.

Quelle que soit votre situation, la recherche de bureaux à louer peut être chronophage si vous ne faites pas preuve de méthode. Avant même de vous lancer, il est essentiel de passer en revue plusieurs points essentiels qui vous feront gagner beaucoup de temps dans votre recherche.

Recherche de locaux à louer : 10 points incontournables

Passons en revue les 10 points incontournables à connaître pour préparer sereinement votre recherche de bureaux à louer.

#01 – La raison pour laquelle vous êtes à la recherche d’un local professionnel 

Bien identifier la raison qui vous pousse à rechercher un nouveau local est primordial. Les besoins sont propres à chaque entreprise et dépendent de votre type d’activité (industrielle, artisanale, commerciale). Selon que vous fassiez face à une hausse d’activité ou à une réorientation de votre business model (des exemples parmi tant d’autres), cela va directement influencer votre recherche immobilière vers des annonces adaptées.

#02 – La surface souhaitée pour vos prochains locaux

Trouver la location de bureaux idéale implique d’avoir une idée précise de la superficie recherchée. Prenez en compte ces critères :

  • le nombre de salariés dans votre entreprise ;
  • l’activité professionnelle à accueillir sur le site ;
  • les espaces dont vous avez besoin : salle(s) de réunion, lieu(x) de formation, cuisine, espace détente, etc.

#03 – Le budget dédié 

Pour déterminer votre budget de location, prenez en compte :

  • le loyer mensuel du bureau loué ;
  • le dépôt de garantie (qui sera certainement récupéré à la fin du contrat de location) ;
  • les impôts (taxe foncière et taxe sur les bureaux) ;
  • les frais liés au déménagement et à l’installation dans les nouveaux locaux ;
  • les coûts d’éventuels travaux d’aménagement.

#04 – Les services supplémentaires dont vous pourriez avoir besoin 

 Cette question permet de vous orienter vers les annonces ciblées et d’affiner votre budget. Par exemple, avez-vous besoin :

  • D’un service d’accueil au sein de vos bureaux ?
  • D’une réception téléphonique ?
  • D’un service de ménage ?

#05 – La localisation géographique de vos locaux 

La localisation de vos bureaux dépend principalement de votre activité professionnelle. Être en plein centre-ville a des atouts indéniables (dynamisme, transports en commun, commerces et restaurants à proximité, etc.), mais nécessite bien souvent un budget plus élevé que de louer en périphérie, voire à la campagne.

#06 – Louer ou acheter les bureaux ? 

La location de bureaux professionnels est idéale si vous lancez votre entreprise ou que vous souhaitez bénéficier d’un espace de travail équipé, avec des services annexes (salles de réunion, standard téléphonique, cafétéria, etc.). C’est également une très bonne solution si vous êtes situé dans une zone géographique où l’investissement immobilier est coûteux (notamment dans les grandes villes comme Paris, Lyon ou Toulouse). Si votre activité est très rentable, vous pouvez envisager d’acheter vos locaux professionnels.

#07 – Besoin de faire appel à des professionnels de l’immobilier ? 

Pour éviter de vous tromper et pour gagner du temps, n’hésitez pas à faire appel à des professionnels de l’immobilier. Ils vous conseilleront et vous aideront à trouver la location de bureaux professionnels adaptée à vos attentes. Ils vous éviteront aussi de nombreuses erreurs coûteuses (en termes de temps et d’argent).

#08 – Les documents nécessaires pour constituer votre dossier de location 

Il est essentiel de monter votre dossier avant d’effectuer des visites de locaux à louer. Vous pourrez ainsi le déposer au bailleur dès la fin de la visite. Voici les pièces justificatives à préparer :

  • la photocopie de vos documents d’identité ;
  • l’extrait Kbis de l’entreprise ;
  • la copie des statuts de l’entreprise ;
  • les trois derniers bilans comptables.

#09 – L’aménagement intérieur souhaité 

Avez-vous besoin de locaux tout équipés ? Ou préférez-vous faire vous-même l’aménagement intérieur ? Selon votre choix, le coût d’installation ne sera pas le même. Il en est de même pour la rapidité de votre installation : vos équipes seront opérationnelles bien plus rapidement dans un local tout équipé.

#10 – Les délais à prévoir pour votre déménagement 

Avez-vous une idée du temps que prendra le déménagement de vos locaux professionnels ? Avez-vous pris en compte vos salariés dans ce délai prévu ?Par ailleurs, en fonction de vos équipements de bureaux, vous devriez faire appel à des déménageurs. N’oubliez pas les délais et les coûts de cette opération.

Pourquoi louer des bureaux tout équipés ?

Arrêtons-nous sur l’intérêt de la location de bureaux tout équipés. C’est une solution pratique et flexible si vous souhaitez poser vos affaires professionnelles dans de nouveaux locaux sans avoir à vous soucier du mobilier, du matériel informatique, ou encore de faire appel aux services d’un décorateur d’intérieur.

Voici 4 avantages de la location de bureaux tout équipés :

  • Donner facilement une image professionnelle à votre entreprise : avoir ses locaux dans un centre d’affaires tout équipé donne naturellement une image professionnelle à votre société lorsque vous recevez des clients.
  • Travailler dans un cadre dynamique et collaboratif : vos clients ne seront pas les seuls à voir l’image professionnelle de votre entreprise, car vos salariés vont eux aussi profiter de cet environnement professionnel de qualité.
  • Profiter de services complémentaires : les espaces partagés tout équipés vous donnent accès à de nombreuses options afin de répondre précisément à tous vos besoins (équipements de bureaux, solutions IT, décoration, services de restauration, etc.).
  • Réaliser des économies sur les frais d’installation : disposer immédiatement du matériel nécessaire vous épargne les déménagements encombrants et fastidieux où vous devez apporter toutes les « affaires » de votre entreprise.

Comment bien préparer une visite de bureaux ? La check-list à emporter avec vous !

La visite de bureaux à louer est l’étape déterminante pour choisir votre futur local professionnel. Pour maximiser l’efficacité de vos visites de locaux, nous vous avons préparé une check-list à garder sous les yeux lorsque vous visitez des bureaux.

  • Les éléments à emporter avec vous :
    • l’annonce du local que vous visitez (faisant mention du type de bureau, du prix de la location et de la liste des services complémentaires) ;
    • vos documents justificatifs (photocopie de vos documents d’identité, extrait Kbis, copie des statuts de l’entreprise, ainsi que les trois derniers bilans comptables) ;
    • votre téléphone (pour prendre des photos et des vidéos).
  • Toujours faire les visites à deux au minimum pour :
    • avoir l’avis d’une tierce personne (collègue ou proche) ;
    • bénéficier des compétences en immobilier d’entreprise (le cas échéant) ;
    • pouvoir faire un classement plus objectif des bureaux visités.
  • Préparer une liste de questions, parmi lesquelles :
    • Comment sont desservis les locaux ?
    • Quelles sont les entreprises voisines (dans l’immeuble, le centre d’affaires et/ou l’espace de coworking) ?
    • Y a-t-il des commodités utiles pour votre activité professionnelle à proximité (restaurants d’entreprise, banques, bureau de Poste, etc.) ?
    • Quel type de contrat devez-vous signer (bail commercial ou professionnel, contrat de prestation de services, etc.)
  • Les réponses que vous devez obtenir à la fin de chaque visite :
    • le montant du loyer et des charges mensuelles ;
    • les services compris et ceux qui sont complémentaires ;
    • la surface exacte du bureau à louer ;
    • les espaces de travail dédiés à votre entreprise et les parties communes.

Déménagement d’entreprise : que devez-vous savoir si vous déménagez de vos locaux ?

Faire déménager votre entreprise est souvent un moment assez stressant. Pour effectuer un déménagement en bonne et due forme, avec sérénité, il est crucial de l’anticiper au maximum. La recherche de nouveaux locaux professionnels et l’organisation d’un déménagement d’entreprise prennent beaucoup de temps.

Si vous souhaitez en savoir davantage, nous vous invitons à lire notre guide résumant ce que vous devez savoir pour un déménagement d’entreprise. Vous y trouverez le détail des obligations administratives à suivre, ainsi que quelques conseils à retenir pour ne rien oublier lors du transfert de votre siège social.

Doit-on chercher un successeur quand on quitte un bureau ?

Pour savoir si vous devez chercher un successeur pour vos bureaux d’entreprise avant votre départ, nous vous invitons en premier lieu à vous tourner vers les clauses de votre contrat de bail. C’est ce document juridique qui encadre légalement vos obligations concernant l’expiration du bail de location.

Notez qu’il y a des contraintes légales générales qui s’appliquent selon le contrat de location de bureau pour lequel vous avez opté. Par exemple, dans le cas d’un bail commercial, vous êtes engagé sur 3 ans. Si vous souhaitez quitter les locaux plus tôt, vous devez trouver un accord avec votre bailleur tout en respectant un préavis de 6 mois minimum. Pour faciliter votre départ, vous avez alors tout intérêt à trouver un nouvel acquéreur pour les locaux d’entreprise.

location de bureaux successeur

Maintenant que vous êtes au clair sur les points essentiels à avoir en tête, il est temps de réfléchir concrètement à votre budget pour la location de bureaux professionnels. Soyez attentif à prendre en compte les coûts cachés dans votre calcul.

Quel budget pour la location de bureaux ? Coûts visibles et coûts cachés

Lorsque vous élaborez votre budget pour louer un bureau, il est important de prendre en compte plusieurs éléments qui vont influencer le prix global de la location. Spontanément, tout le monde pense au montant du loyer et aux charges à payer en plus, mais il existe aussi des coûts cachés qu’il ne faut pas oublier si vous voulez avoir une estimation précise de votre budget de location de bureau.

Les coûts visibles de la location de bureaux

couts cachés bureaux

Le montant du loyer 

Élément clé du prix d’une location de bureau, le loyer représente à lui seul les trois quarts de votre budget à prévoir. Son montant varie selon la taille du bureau loué, l’emplacement géographique (qui fait varier le prix au mètre carré), la qualité du bien et les éventuels services compris dans la location.

Les charges locatives 

Au prix du loyer s’ajoute le montant des charges. Celles-ci dépendent des dépenses courantes (eau, électricité, Internet, téléphonie). Certaines charges comprennent également les dépenses en services annexes, telles qu’une conciergerie, un service d’accueil, un standard téléphonique ou la réception du courrier.

Les coûts d’entrée 

Avant de prendre possession de vos nouveaux locaux de bureau, il faut régler certains frais. Le plus connu de tous est le dépôt de garantie, qui vous sera rendu à la fin du contrat de location (à condition de rendre le bureau en bon état).

Certains bailleurs demandent aussi de verser plusieurs mensualités du loyer à l’avance. Enfin, vous devez payer les honoraires au professionnel de l’immobilier vous ayant aidé dans votre recherche, le cas échéant.

Louer un bureau : attention aux coûts cachés

Les impôts à la charge du locataire

En plus des frais mensuels facilement identifiables, il vous faut prévoir les dépenses plus ponctuelles dans votre budget prévisionnel de location de bureau. C’est le cas de la taxe foncière, ainsi que de la taxe des bureaux. Cette dernière s’applique aux bureaux situés en Île-de-France et à ceux ayant des surfaces de plus de 100 mètres carrés occupées par des professions libérales.

Les frais de stationnement

Cette dépense est trop souvent oubliée. Pourtant, selon l’emplacement géographique du bureau loué, elle peut être très significative.

Pour la location d’un bureau équipé à Paris ou dans une grande ville, le coût du stationnement est à prendre en compte dans le calcul de votre budget locatif. En revanche, en zone rurale, vous pourrez trouver plus facilement des places de parking gratuites.

Les frais d’aménagement et de déménagement

Tout déménagement implique des dépenses conséquentes : déménageurs professionnels, location de camions de déménagement, etc. Multipliez les devis pour avoir une idée précise du coût de votre déménagement. De même, n’oubliez pas les frais des travaux d’aménagement éventuels dans le cas où vous souhaitez retravailler la décoration du bureau loué.

location de bureaux coûts cachés

Important : quel type de bail choisir pour votre contrat de location de bureau ?

En France, si vous voulez louer un bureau professionnel, vous avez le choix entre différents types de baux. À quoi correspondent ces différents types de contrats ? Quelles sont leurs caractéristiques ? Nous vous résumons l’essentiel à savoir.

N’hésitez pas à creuser le sujet en cliquant sur les liens des articles où nous approfondissons ces notions importantes.

Bail professionnel : quels sont les pièges et les points à savoir avant de vous engager ?

Le bail professionnel est un type de contrat de location très connu. Pourtant, tout le monde ne peut pas forcément y souscrire. En effet, ce type de location est réservé aux entreprises non commerciales (BNC).

La particularité du bail professionnel est que la durée du bail est d’au minimum 6 ans. Si vous souhaitez sous-louer les bureaux dans l’intervalle, pensez à vérifier l’absence de clause vous interdisant la sous-location dans le bail professionnel que vous avez signé.

Faire le choix d’une location de bureaux sous un contrat de bail professionnel nécessite un maximum d’anticipation. Pour bien comprendre les pièges et les clauses d’un bail professionnel avant de vous lancer, nous vous conseillons la lecture de cet article.

Les baux professionnels impliquent de nombreuses obligations et procédures, qui se rajoutent aux formalités classiques (état des lieux, cession de bail, etc.). Aujourd’hui, il existe des solutions plus pratiques visant à faciliter les démarches de location de bureau. C’est le cas par exemple de la location de locaux dans un business center (nous y reviendrons un peu plus tard).

Bail commercial 3/6/9 : que vous faut-il savoir ?

location de bureaux Déménagement entreprises

Une autre option qui s’offre à vous est la location avec un contrat de bail commercial. Souvent appelé bail 3/6/9, le bail commercial classique est le contrat de location traditionnel qui régit la relation entre le propriétaire d’un local et une entreprise.

Sa durée minimale est de 9 ans, avec un loyer plafonné pour le locataire. Cette durée minimale de location ne s’applique qu’au propriétaire. Celui-ci devra payer une indemnité d’éviction s’il décide de rompre le contrat avant l’échéance.

En tant que locataire, vous pouvez résilier le bail commercial à l’expiration d’une période triennale (d’où l’appellation bail locatif 3/6/9). Pour cela, il vous faut le notifier à votre bailleur par voie d’huissier au moins six mois à l’avance.

Il existe également une autre forme de contrat : le contrat de location en prestation de services. Retrouvez ce que vous devez savoir à son sujet en cliquant ici.

Avant d’aller plus loin, nous devons vous parler plus en détail des autres options à votre disposition, notamment celles du coworking et du bureau à partager. Vous aurez ainsi toutes les cartes en main pour faire le bon choix.

Espace de coworking : est-ce fait pour vous ?

Ces dernières années, le coworking a un succès fou. Et à raison ! Il répond aux besoins de nombreuses entreprises. Il apparaît très souvent comme l’une des principales alternatives flexibles au bureau en bail 3/6/9. L’offre est très large et de nombreux espaces de coworking recèlent des qualités inattendues.

Comment fonctionnent les espaces de coworking ?

location de bureaux partagés coworking

Les espaces de coworking vous proposent de travailler dans un open-space tout équipé ou dans un bureau fermé pour une durée relativement courte (quelques heures par jour ou quelques jours par semaine). Le contrat de location en coworking prend la forme d’un contrat de prestation de services.

C’est une solution pratique et adaptée si vous souhaitez réserver rapidement et facilement un bureau pour des besoins ponctuels (comme dans le cas de bureaux flexibles). Il vous suffit alors de signer un contrat de prestation de services, sans subir les démarches lourdes et contraignantes des autres types de baux de location. Cerise sur le gâteau : les formules de coworking sont souvent « tout-en-un ».

Avec le coworking (ou les bureaux partagés), votre entreprise bénéficie d’avantages insoupçonnés. Le plus évident est la mutualisation des coûts entre les entreprises qui se partagent l’espace de travail. Vous avez également l’occasion de travailler dans un lieu 100 % équipé et opérationnel immédiatement. Retrouvez les autres avantages propres au coworking dans cet article.

Autre option intéressante : le bureau à partager

Dans le même principe que le coworking, le bureau partagé est une option de plus en plus envisagée par les entreprises désireuses de mutualiser leurs coûts. Qu’il s’agisse de sous-louer une partie de votre espace de travail inutilisé ou d’organiser une véritable colocation d’entreprises, le bureau à partager est une option qui se développe à l’heure de la généralisation du télétravail.

Cette solution a un double intérêt : elle permet le partage des charges et des parties communes (salles de réunion, espace de détente, d’accueil, de déjeuner) associées à l’espace de travail. Elle favorise également les synergies et les échanges entre les membres des entreprises. En bref, il s’agit d’une option qui allie économie, efficacité et convivialité !

Location de bureaux professionnels : quel est votre besoin exact ?

Vous l’avez vu, il existe de très nombreuses possibilités pour louer un bureau professionnel. Pour vous assurer de faire le bon choix, revenez à votre besoin initial. Souhaitez-vous louer un bureau pour une courte ou une longue durée ? Avez-vous besoin de louer des locaux à plein temps ?

Location de bureaux équipés longue durée

bureau en ligne paris

La location de bureaux équipés longue durée est l’idéal pour les entreprises (PME ou grands groupes) souhaitant s’implanter durablement dans une nouvelle région. Si c’est le cas de votre entreprise, optez pour un bureau équipé longue durée (3 mois minimum) avec des services à la carte en fonction de vos besoins.

Nous vous proposons une large sélection de bureaux à louer pour une longue durée. Par ailleurs, longue durée ne doit pas nécessairement signifier longue installation : nous proposons une installation quasi-immédiate, prête à l’emploi, avec une flexibilité inégalable. Cliquez ici pour en savoir plus

Location de bureaux équipés à temps partiel

location de bureaux Bordeaux Lac

Vous souhaitez obtenir un bureau rapidement et pour une courte durée ? Que ce soit pour un dépannage ou une mission ponctuelle, la location de bureaux équipés à temps partiel est la solution qu’il vous faut. Concrètement, il s’agit de bureaux équipés et meublés que vous pouvez louer sur des périodes variables.

Si ce mode de location répond à votre besoin, il vous suffit de choisir le forfait qui correspond au nombre de jours de location que vous souhaitez. Retrouvez nos différents bureaux à louer à temps partiel en cliquant ici.

Location de bureaux de passage à la journée

Location de bureaux Marseille Préfecture

Vous souhaitez utiliser ponctuellement un espace de travail et vous n’avez pas besoin d’un bureau fixe ? La location de bureaux de passage à la journée va vous intéresser. Ce sont des bureaux équipés et meublés mis à disposition de façon très ponctuelle. Vous pouvez les réserver à l’heure, à la demi-journée ou à la journée.

Solution idéale pour les entrepreneurs individuels, les start-up, petites entreprises et toutes les sociétés souhaitant réunir temporairement ses salariés et/ou ses clients, le bureau à louer à la journée répondra à toutes vos attentes. Cliquez ici pour découvrir notre catalogue.

Louer un bureau en centre d’affaires : pourquoi vous avez tout intérêt à le faire ?

En tant que professionnel, vous êtes en quête de rapidité avant tout. Cette rapidité doit aussi s’appliquer à la location de bureau que vous allez choisir. Les centres d’affaires (ou business centers) l’ont parfaitement compris. Ils sont en mesure de vous proposer des services souples, modulaires et réactifs pour tous vos choix de bureaux à louer. Le tout au meilleur prix !

Louer un bureau en centre d’affaires est une solution choisie par de nombreux travailleurs (indépendants, freelances, travailleurs nomades, chefs d’entreprise) et qui trouve parfaitement sa place à côté des formes de location plus courantes (baux 3/6/9, baux professionnels, etc.).

Y a-t-il une durée de préavis à respecter dans le cas de la location de bureau en centre d’affaires ?

Obligation juridique à respecter dans le cas de bureau loué avec un bail commercial, le préavis ne s’applique pas à la location de bureau en centre d’affaires. Rappelons que la priorité est de proposer des espaces de travail flexibles et d’éviter les contraintes trop lourdes pour les organisations.

Néanmoins, il faut encadrer les relations entre les deux parties (le centre d’affaires et l’entreprise) pour sécuriser le contrat de location de bureaux équipés. C’est là qu’intervient le contrat de prestation de services. Il précise les droits et les obligations prenant effet pendant toute la durée de la location des locaux. Ces modalités peuvent être négociées au moment de la signature.

Louer un bureau en centre d’affaires : quelle est la durée de la location ?

Là encore, la souplesse est de mise dans ce type de location de bureau. Dans le cas de locaux dans un centre d’affaires, les entreprises et les travailleurs peuvent s’y installer :

  • à l’heure ;
  • à la journée ou à la demi-journée ;
  • à la semaine ;
  • au mois.

Cette durée de location n’est pas imposée dans le contrat de prestation de services. Elle s’adapte à votre besoin. Vous pouvez tout à fait décider d’allonger ou de raccourcir cette durée de location à tout moment.

En bref, la location de bureau en business centers est la solution idéale si vous recherchez une formule flexible, innovante et sur-mesure. Il vous suffit de réserver en quelques clics vos locaux professionnels ou votre salle de réunion via une plateforme de location en ligne (comme TBC !).

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Nous espérons que cet article a répondu à l’ensemble de vos questions relatives à la location de bureaux professionnels, ainsi qu’aux sujets liés : types de bureau à louer, baux de location, options disponibles, budget dédié à la location, etc.

Vous souhaitez louer un bureau professionnel qui répondra parfaitement à vos attentes ? Ne cherchez plus : cliquez ici pour découvrir notre sélection de bureaux équipés ! Vous pouvez également nous contacter directement. Nous répondrons à toutes vos questions !

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