Bail professionnel : Quels sont les pièges et les points à savoir avant de s’engager ?
Prendre une location de bureaux sous un contrat de bail professionnel doit s’anticiper. Il faut alors connaître les obligations que ces baux imposent afin de ne pas se retrouver en difficulté pour développer son entreprise. Pour cela, il faut prendre le temps de se poser les bonnes questions et de bien comprendre les clauses du contrat de location avant de le signer. Alors, quels sont les pièges à connaître pour signer en toute sérénité son contrat de bail ?
Déterminer le secteur des bureaux avant de signer un bail professionnel
Certaines entreprises recherchent la visibilité. Pour cela, s’implanter en plein centre-ville permet à la fois de bénéficier du réseau des transports en commun. Les commerces autour créent du passage et permettent ainsi de faire connaître l’activité professionnelle.
Les quartiers d’affaires sont aussi adaptés pour les entreprises qui recherchent un réseau professionnel et une ambiance dynamique afin de faire grandir leur business. Cependant, certaines activités professionnelles nécessitent plutôt le calme et la tranquillité de la campagne.
Dans tous les cas, se poser certaines questions facilite la prise de décision lors de la visite des bureaux ou des futurs locaux commerciaux :
- Où vivent les salariés de l’entreprise ?
- Les transports en commun doivent-ils desservir les bureaux ?
- Quelle ambiance faut-il retrouver pour l’entreprise ?
- Plutôt s’implanter à la campagne ou au cœur de la ville ?
En répondant à ces premières réponses, les recherches s’orientent alors autour d’un secteur plus précis afin de trouver la location de bureaux et salles de réunion parfaite.
Calculer le montant du loyer et des charges à payer pour le nouveau bail professionnel
Le budget représente un élément important à bien connaître avant la signature d’un bail professionnel. En effet, plusieurs points sont à considérer dans les frais à débourser pour louer des bureaux avec ce type de bail :
- le loyer mensuel ;
- les charges ;
- le dépôt de garantie.
Il faut noter que le montant du loyer est librement négocié entre les parties (bailleur et preneur). Certains contrats de location contiennent une clause de révision du loyer.
Dans ce cas, le montant évolue en fonction de deux indicateurs de référence :
- l’ILAT : l’indice des loyers des activités tertiaires ;
- l’ICC: l’indice du coût de construction.
Dans le cas contraire, le montant du loyer reste le même d’année en année entre les parties (bailleur et locataire).
En ce qui concerne les charges, leur répartition se négocie au moment de la signature du contrat de bail professionnel. Toutefois, le locataire supporte souvent les charges courantes. Excepté pour les travaux qui concernent les réparations de l’immeuble, par exemple. Les taxes comme la taxe d’enlèvement des ordures deviennent à la charge du locataire. Ces points doivent alors être à détailler dans le contrat de bail pour éviter tout litige pendant la durée du bail.
De la même façon, le dépôt de garantie se fixe librement par les parties. Dans la pratique, il s’agit souvent de deux mois de loyer à déposer pour prendre en location le futur local professionnel. Il est intéressant de notifier les modalités de dépôt de cet argent et la restitution de celui-ci au locataire dans le contrat de bail (modalités, date, compte bancaire concerné). L’élaboration d’un budget doit faire l’objet d’une analyse en amont par l’entreprise afin de trouver un local à louer parfaitement adapté.
Les conditions de résiliation du bail professionnel pour les parties au contrat
Une entreprise peut grandir, évoluer ou bien au contraire, se réorganiser. Ces changements de cap professionnel se traduisent assez souvent par un déménagement de l’entreprise. Pour l’envisager sereinement, il est important de connaître les modalités de résiliation du bail professionnel.
Il faut savoir que le locataire peut mettre fin à son bail professionnel à tout moment, contrairement au bail commercial, comme le précise le Code de commerce. Néanmoins, il faut veiller à respecter un certain formalisme. Ce départ doit se faire en respectant un délai de préavis de 6 mois. Le bailleur doit alors être au courant par lettre recommandée avec accusé de réception. Il faut noter que le contrat de bail doit être obligatoirement écrit. Il est aussi possible d’opter pour la résiliation à l’amiable du contrat, mais cela est envisageable uniquement lorsque les parties sont d’accord sur la date de fin du bail de location et sur ses conditions.
Du côté du bailleur, il est impossible pour lui de reprendre la possession des lieux professionnels. Cependant, il n’a pas l’obligation de renouveler le bail une fois son terme atteint. C’est une information importante à connaître pour anticiper, le cas échéant, la fin du bail et la recherche d’un autre lieu de travail. Ici aussi, le préavis est de 6 mois pour le bailleur qui ne souhaite pas choisir le renouvellement du bail.
L’affectation des locaux : un point central à connaître avant la signature du bail professionnel
Pour louer des bureaux sous un bail professionnel, il faut respecter un dernier point : l’affectation des locaux.
Concrètement, pour conclure un bail de ce type, l’entreprise doit préciser la nature de son activité professionnelle au moment de la signature. En effet, toutes les activités ne sont pas autorisées à louer un espace de travail sous cette forme de bail. Le bail professionnel concerne toutes les professions qui ne relèvent pas des activités du commerce, de l’artisanat ou de l’industrie. Ainsi, le locataire de l’espace professionnel peut uniquement travailler pour exercer une activité libérale (architecte, médecin, avocat, dentiste, notaire, comptable, commissaire aux comptes, etc.).
Toutes ces obligations et ces formalités viennent souvent alourdir les procédures lorsqu’il faut se lancer dans la recherche d’un local professionnel en plus des formalités classiques (état des lieux, cession de bail, reconduction tacite, etc.). Des solutions plus pratiques que ces contrats de location sont aujourd’hui en place pour justement faciliter toutes les démarches.
En plus, la résiliation de ces contrats est beaucoup plus facile. C’est le cas de la location d’espaces professionnels dans un business center, par exemple. Ces solutions qui ne sont pas soumises aux statuts des baux proposent aussi des bureaux fermés adaptés aux besoins des professionnels en activité libérale.
