Comment bien préparer une visite de bureaux ? Check-list à emporter !
La visite de bureaux reste une étape fondamentale pour choisir son prochain local professionnel. Pour plus d’efficacité, il faut alors récolter des informations utiles afin de pouvoir se projeter.
Idéale pour aider à se poser les bonnes questions, la check-list permet d’obtenir des réponses claires sans perdre le fil. Alors, quels points doivent figurer sur la check-list ? Quels accessoires faut-il avoir sur soi au moment de visiter les bureaux ?
#1. Les éléments à emporter lors de sa visite de bureaux
Avant de se déplacer pour visiter des bureaux à louer, il faut avant tout consulter des annonces de location de bureaux.
Les annonces de location comportent généralement :
- Le type de locaux : open-space, bureaux à partager, bureaux individuels ;
- Les prix de la location : montant du loyer ;
- L’emplacement des bureaux : arrondissement, secteur ;
- Les services complémentaires : parkings, salle d’attente…
Cependant, lors de la visite il semble indispensable de se munir de quelques outils utiles à l’optimisation du temps.
Le téléphone
Très utile pour faire des photos et/ou des vidéos des différents espaces : coworking, postes de travail ou encore des salles de réunion. De cette façon, vous pouvez les partager avec les autres membres de l’entreprise mais aussi de vous rappeler de l’agencement des locaux notamment après quelques visites de lieux différents.
Les documents justificatifs
La fin de la visite des bureaux privatifs et collectifs laisse toujours une certaine impression. Dans certains cas, les éléments observés durant la découverte peuvent s’avérer positifs et il est alors possible d’envisager un déménagement de votre entreprise. Pour mettre toutes les chances de votre côté et démontrer votre motivation, mieux vaut prévoir un dossier avec les premiers éléments justificatifs. Ainsi, vous disposez déjà de toutes les photocopies notamment celles de votre carte d’identité si vous êtes le dirigeant de l’entreprise, l’extrait de KBIS, un justificatif de domicile.
L’annonce des locaux à louer
Conserver sur son téléphone ou sur un papier l’annonce du local commercial permet de suivre plus facilement le déroulement de la visite. En effet, en tant que visiteur, vous ne vous attachez pas aux éléments donnés sur l’annonce. Vous avez ainsi à disposition toutes les informations telles que le montant du loyer, la superficie disponible ou encore le secteur géographique. Vous pouvez alors vous concentrer totalement sur les lieux.
#2. Faire la visite des bureaux à deux au minimum
Avoir les yeux partout lors d’une visite de bureaux n’est pas forcément évident. Il faut observer les moindres détails, poser les bonnes questions et projeter la vie de son entreprise. Pour y parvenir, mieux vaut avoir des yeux supplémentaires. Il est donc intéressant de se visiter avec un collègue ou un proche qui maîtrise bien l’immobilier d’entreprise.
Visiter des bureaux avec une autre personne permet de pouvoir discuter des lieux après la visite. C’est aussi l’occasion de faire le point sur les avantages et les inconvénients d’autant plus si les visites s’enchaînent.
#3. Préparer une liste de questions à poser lors de la visite des bureaux
Trouver le lieu professionnel parfait ne s’improvise pas. Il faut avoir les idées claires pour poser le plus de questions possible à l’agent immobilier ou au manager du business center. En effet, l’annonce ne cite pas forcément les détails intéressants pour chaque business.
Il faut alors faire une liste de questions et des points à connaître :
- Qui sont les autres travailleurs présents dans l’espace de coworking ou dans le centre d’affaires ?
- Qui sont les voisins, pour les bureaux qui se trouvent dans un immeuble ?
- Quels types de transports desservent le centre d’affaires ?
- Existe-t-il des commerces utiles pour l’activité professionnelle de l’entreprise autour des bureaux à louer (Poste, banque, restaurants, crèche, etc.) ?
- Les bureaux à louer garantissent-ils flexibilité ?
- De quel type de contrat s’agit-il (bail commercial 3/6/9, bail professionnel, contrat de prestation de services, contrat de mise à disposition) ?
Les questions s’adaptent selon vos besoins en tant qu’entreprise. Avant de partir en visite, réunir les collaborateurs permet d’échanger sur les éléments essentiels à noter pour faire le bon choix sur le futur espace de travail.
#4. Les éléments à connaître à la fin de la visite des bureaux
Obtenir des réponses n’est pas toujours suffisant pour se décider en faveur de son prochain espace de travail. Il faut y ajouter des éléments indispensables pour comparer deux bureaux professionnels. Ainsi, il est important de connaître :
- le montant du loyer et des charges mensuelles pour louer des bureaux ;
- les services compris dans le prix et les services complémentaires qui peuvent être ajoutés au prix de la location des bureaux ;
- la surface de bureaux disponible afin de pouvoir projeter parfaitement son installation ;
- les espaces de travail et les espaces communs.
Il est aussi intéressant de visiter plusieurs fois les bureaux ou bien de demander des photos à différents moments de la journée. Ainsi, il est possible de connaître la luminosité de ces derniers tout au long de la journée. En effet, la lumière est souvent un critère déterminant pour avoir envie de poser ses affaires professionnelles dans un bureau plutôt que dans un autre. L’état général des bureaux peut se trouver dans les détails. Il faut alors vérifier l’aspect des prises, des fenêtres ou encore du chauffage afin de se projeter toute l’année dans les locaux, en hiver comme en été. Enfin, l’équipement à disposition des locataires est un point important. Par exemple, la plupart des espaces de travail en centre d’affaires proposent des bureaux équipés. Les travailleurs peuvent s’installer sans avoir à penser aux branchements de leur matériel, à la domiciliation de leur entreprise ou encore à la souscription d’un abonnement internet haut débit.