La visite de bureaux est une étape fondamentale pour choisir son prochain local professionnel. Pour être efficace, il faut récolter des informations utiles afin de pouvoir se projeter le plus facilement possible au cours de la visite. La check-list est le support idéal pour poser les bonnes questions et avoir des réponses claires sans perdre le fil. Alors, quels sont les points à insérer sur cette check-list ? Quels accessoires faut-il avoir sur soi au moment de visiter les bureaux ?

#1. Les éléments à emporter lors de sa visite de bureaux

Avant de se déplacer physiquement sur les bureaux à louer, il faut avoir consulté des annonces de location de bureaux. Celles-ci donnent les premiers éléments importants :

  • type de locaux : open-space, bureaux à partager, bureaux individuels ;
  • prix de la location : montant du loyer ;
  • emplacement des bureaux : arrondissement, secteur ;
  • services complémentaires : parkings, salle d’attente…

Cependant, lors de la visite, les esprits peuvent s’égarer. Il est alors utile d’avoir quelques accessoires pour optimiser la visite des postes de travail.

Le téléphone

Celui-ci est utile pour faire des photos et/ou des vidéos des différents espaces de coworking ou des bureaux et des salles de réunion. De cette façon, il est possible de partager ces images avec les autres membres de l’entreprise, mais aussi de se rappeler les lieux, notamment après plusieurs visites de locaux professionnels.

Les documents justificatifs

La fin de la visite des bureaux privatifs et collectifs laisse toujours une certaine impression. Dans certains cas, les éléments observés durant la découverte sont positifs et il est possible d’envisager un déménagement. Pour mettre toutes les chances de votre côté et démontrer votre motivation, il est bon de prévoir un dossier avec les premiers éléments justificatifs. Ainsi, il est possible de se déplacer avec des photocopies de votre carte d’identité si vous êtes le dirigeant de l’entreprise, l’extrait de KBIS, un justificatif de domicile.

L’annonce des locaux à louer

Conserver sur son téléphone ou sur un papier l’annonce du local commercial permet de suivre plus facilement le déroulement de la visite. En effet, en tant que visiteur, vous ne vous attachez pas aux éléments donnés sur l’annonce comme le montant du loyer, la superficie disponible pour l’offre de bureaux ou encore le secteur géographique de ce cadre de travail. Vous pouvez être totalement concentré sur les lieux.

#2. Faire la visite des bureaux à deux au minimum

Prendre le temps d’avoir les yeux partout lors d’une visite de bureaux n’est pas chose évidente. Il faut observer les moindres détails, poser les bonnes questions et projeter la vie de son entreprise entre les murs des locaux. Pour y parvenir, il est préférable d’avoir des yeux supplémentaires. Il est donc intéressant de se déplacer avec un collègue ou un proche qui maîtrise bien l’immobilier d’entreprise.

Visiter des bureaux avec une autre personne au minimum permet de pouvoir discuter des lieux plusieurs jours après. C’est aussi toujours important de faire le point sur les avantages et les inconvénients, surtout si les visites s’enchaînent.

#3. Préparer une liste de questions à poser lors de la visite des bureaux

Trouver le lieu professionnel parfait ne s’improvise pas. Il faut avoir les idées claires pour poser le plus de questions possible à l’agent immobilier ou au manager du business center. En effet, l’annonce ne cite pas forcément les détails intéressants pour chaque business.

Il faut alors faire une liste des choses à savoir, notamment :

  • Qui sont les autres travailleurs présents dans l’espace de coworking ou dans le centre d’affaires ?
  • Qui sont les voisins, pour les bureaux qui se trouvent dans un immeuble ?
  • Comment sont desservis les locaux professionnels ?
  • Existe-t-il des commerces utiles pour l’activité professionnelle de l’entreprise autour des bureaux à louer (Poste, banque, restaurants, crèche, etc.) ?
  • Les bureaux à louer sont-ils flexibles ?
  • Quel type de contrat doit être signé par les parties (bail commercial, bail professionnel, contrat de prestation de services, contrat de mise à disposition) ?

Les questions sont à adapter selon vos besoins en tant qu’entreprise. Avant de partir en visite, il est toujours utile de réunir les collaborateurs afin d’échanger sur les éléments essentiels à noter pour faire le bon choix sur le futur espace de travail.

lumière salles de réunion

#4. Les éléments à connaître à la fin de la visite des bureaux

Obtenir des réponses n’est pas toujours suffisant pour se décider en faveur de son prochain espace de travail. Il faut y ajouter des éléments indispensables pour comparer deux bureaux professionnels. Ainsi, il est important de connaître :

  • le montant du loyer et des charges mensuelles pour louer des bureaux ;
  • les services compris dans le prix et les services complémentaires qui peuvent être ajoutés au prix de la location des bureaux ;
  • la surface de bureaux disponible afin de pouvoir projeter parfaitement son installation ;
  • les espaces de travail et les espaces communs.

Il est aussi intéressant de visiter plusieurs fois les bureaux ou bien de demander des photos à différents moments de la journée. Ainsi, il est possible de connaître la luminosité de ces derniers tout au long de la journée. En effet, la lumière est souvent un critère déterminant pour avoir envie de poser ses affaires professionnelles dans un bureau plutôt que dans un autre. L’état général des bureaux peut se trouver dans les détails. Il faut alors vérifier l’aspect des prises, des fenêtres ou encore du chauffage afin de se projeter toute l’année dans les locaux, en hiver comme en été. Enfin, l’équipement à disposition des locataires est un point important. Par exemple, la plupart des espaces de travail en centre d’affaires proposent des bureaux équipés. Les travailleurs peuvent s’installer sans avoir à penser aux branchements de leur matériel, à la domiciliation de leur entreprise ou encore à la souscription d’un abonnement internet haut débit.

Partir à une visite de bureaux avec une check-list complète permet d’avoir toutes les clés en main pour prendre une décision sur le choix de son lieu de travail avec les bons éléments.