Déménagement d’entreprise : Guide pour bien déménager ses bureaux
Organiser un déménagement d’entreprise peut vite devenir un moment particulièrement stressant. Pour que les étapes se passent sereinement, il faut anticiper au maximum pour s’organiser et trouver un déménageur et de nouveaux locaux.
Voici le guide indispensable pour retenir l’essentiel dans le cadre d’un déménagement. Celui-ci vous donne les obligations administratives à suivre, les besoins professionnels à identifier et les conseils à retenir pour penser à tout lors d’un transfert de siège social.
Déménagement d’entreprise : quoi, comment, combien ?
Afin de commencer sereinement ses recherches immobilières, il est indispensable de faire un point sur les obligations à respecter. Lors du transfert de siège social, il faut faire une déclaration administrative. De plus, évaluer le coût de son déménagement d’entreprise (déménageurs professionnels, démontage, garde-meuble, monte-meubles, déballage et remontage). Il faut également connaître parfaitement la superficie des prochains locaux professionnels.
Déménagement de siège social : démarches et formalités
Mettre en place le déménagement de siège social de son entreprise s’anticipe. À la suite d’une évolution ou d’un changement de situation, l’entreprise doit trouver de nouveaux locaux professionnels. Double objectif lors d’un projet de déménagement : domicilier son entreprise tout en trouvant de nouveaux bureaux.
Plusieurs démarches administratives et juridiques à respecter pour faire les choses dans les règles. La nouvelle adresse postale doit être apposée sur les documents officiels de l’entreprise. Pensez donc à modifier les statuts de la société lors d’une Assemblée Générale (ordinaire ou extraordinaire) en dressant un procès-verbal.
Par ailleurs, une autre obligation : la publicité lors d’un changement de siège social. Il faut donc informer les tiers du déménagement de l’entreprise grâce à la publication dans le Journal d’annonces légales (JAL).
Rassemblez tous les documents indispensables au transfert de bureaux au même endroit afin de pouvoir y accéder facilement :
- Les statuts de l’entreprise modifiés ;
- Le contrat de bail commercial et nouveau contrat de location de bureau ;
- Les documents CERFA.
Le greffe ou le CFE (centre de formalités des entreprises) doit aussi être informé par le biais d’une déclaration du changement d’adresse administrative et fiscale de l’entreprise.
Combien coûte un emménagement ?
La question du budget reste un point central à prévoir lors de l’organisation d’un déménagement d’entreprise.
Afin d’obtenir une estimation précise du montant du nouvel emménagement dans un bureau, il faut se alors pencher sur certains critères :
- L’aménagement des bureaux lors de l’installation : décoration intérieure, nouveau mobilier, travaux à prévoir (peinture des murs, revêtement des sols, etc.)
- Le matériel à acheter pour optimiser le travail des équipes (matériel informatique, logiciels, accessoires informatiques).
- Le choix d’une entreprise de déménageurs pour organiser le transfert des bureaux (devis déménagement, emballage, étiquetage et déballage du mobilier de bureau, location d’un camion de déménagement, cartons de déménagement).
- Le matériel à acheter pour transporter les affaires professionnelles (cartons, papier bulle, emballage, conditionnement).
Le coût total permet de prévoir un budget global attribué au changement de bureaux. Vous avez également le choix de faire appel ou non à une équipe de déménageurs spécialisée dans le déménagement d’entreprises.
Déménagement d’entreprise : nos conseils pour un emménagement réussi
Organisation et anticipation résument la réussite d’un déménagement d’entreprise. Une société spécialisée assure le déménagement des bureaux mais également le transfert des archives. Cela nécessite seulement qu’une bonne préparation soit faite en amont pour permettre un déménagement rapide.
Déménagement d’entreprise : 50 conseils pour le réussir à 100%
Le déménagement d’entreprise apporte donc son lot d’avantages. En effet, il permet souvent de trouver un espace de travail plus confortable et plus adapté aux besoins des équipes. L’occasion également de faire du tri et d’optimiser le rangement. Pour ne pas laisser de place au stress lors de la préparation du déménagement, préparez un rétroplanning avec une check-list.
Toutes les grandes étapes doivent être indiquées avec les dates :
- le préavis des bureaux actuels ;
- les réunions à envisager pour informer les collaborateurs ;
- la communication à mettre en place pour informer les tiers (prestataires, clients, fournisseurs, etc.) ;
- les contrats à résilier ou à transférer (Internet, eau, électricité) ;
- des formalités administratives et juridiques à respecter et leurs délais légaux ;
- le jour du déménagement d’entreprise (accueil des déménageurs, installation du monte-meuble) ;
- l’inauguration du nouvel espace de travail.
Afin de fluidifier l’organisation, l’implication des collaborateurs dans ce déménagement de bureaux peut s’avérer être la clé. Donnez-leur des missions lors de ces grandes étapes ! Vous pouvez aussi penser à faire jouer la concurrence. En demandant ainsi des devis à plusieurs sociétés de déménagement afin de trouver la solution la plus adaptée.
Quel bureau est fait pour vous ?
Tous les travailleurs n’ont pas le même besoin lors d’un déménagement d’entreprise. Il existe aujourd’hui plusieurs configurations de bureau adapté à chaque profil. Les travailleurs mobiles aiment particulièrement pouvoir louer un espace au sein d’un coworking en open-space ou non dans différentes villes en France ou à l’étranger. Les grandes entreprises se tournent quant à elles vers des bureaux équipés loués en centres d’affaires.
La surface de location peut évoluer en fonction des besoins de l’entreprise tout comme les services complémentaires :
- La location d’une salle de réunion ;
- L’accès à une salle de pause ;
- Le service de réception du courrier, etc.
Plusieurs critères s’adaptent avec cette formule de location. De la durée en passant par l’aménagement des locaux commerciaux (mobilier ergonomique, décoration design, agencement, rangements). D’autres travailleurs ont absolument besoin d’un espace clos. La confidentialité, alors de rigueur au bénéfice de leur activité professionnelle. Dans ce cas, il paraît intéressant de se tourner vers la location de bureaux fermés. Obligations administratives, besoins professionnels indispensables, budget à prévoir et conseils utiles à connaître. Voilà les points essentiels à aborder pour préparer le plus sereinement possible votre prochain déménagement d’entreprise.
