Organiser un déménagement d’entreprise peut vite devenir un moment particulièrement stressant. Pour que les étapes se passent sereinement, il paraît nécessaire d’anticiper au maximum pour s’organiser et trouver un déménageur et de nouveaux locaux.

Voici le guide indispensable pour retenir l’essentiel dans le cadre d’un déménagement. Celui-ci vous donne les obligations administratives à suivre, les besoins professionnels à identifier et les conseils à retenir pour penser à tout lors d’un transfert de siège social.

Déménagement d’entreprise : quoi, comment, combien ?

Pour commencer en toute tranquillité ses recherches immobilières lors d’un déménagement d’entreprise, il est indispensable de faire un point sur les obligations à respecter lors du transfert de siège social, notamment au niveau administratif. De plus, il faut évaluer le coût de son déménagement d’entreprise (déménageurs professionnels, démontage, garde-meuble, monte-meubles, déballage et remontage) et connaître parfaitement la superficie des prochains locaux professionnels.

Déménagement de siège social : démarches et formalités

Mettre en place le déménagement de siège social de son entreprise s’anticipe.  À la suite d’une évolution ou d’un changement de situation, l’entreprise doit trouver de nouveaux locaux professionnels. L’objectif est souvent double lors d’un projet de déménagement : domicilier son entreprise tout en trouvant ses nouveaux bureaux. Plusieurs démarches administratives et juridiques doivent être suivies pour faire les choses dans les règles. La nouvelle adresse postale doit être apposée sur les documents officiels de l’entreprise. Pensez donc à modifier les statuts de la société lors d’une assemblée générale (ordinaire ou extraordinaire) en dressant un procès-verbal. Par ailleurs, la publicité est une obligation lors d’un changement de siège social. Il faut informer les tiers du déménagement de l’entreprise grâce à la publication dans le Journal d’annonces légales (JAL). Rassemblez tous les documents indispensables au transfert de bureaux au même endroit afin de pouvoir y accéder facilement :

  • statuts de l’entreprise modifiés ;
  • contrat de bail commercial et nouveau contrat de location de bureau ;
  • documents CERFA.

Le greffe ou le CFE (centre de formalités des entreprises) doit aussi être informé par le biais d’une déclaration du changement d’adresse administrative et fiscale de l’entreprise.

Combien coûte un emménagement ?

La question du budget reste un point central à prévoir lors de l’organisation d’un déménagement d’entreprise. Pour obtenir une estimation précise du montant à envisager concernant le coût d’un nouvel emménagement professionnel, il faut se pencher sur certains critères.

  • L’aménagement des bureaux lors de l’installation : décoration intérieure, investissement dans du nouveau mobilier, travaux à prévoir (peinture des murs, revêtement des sols, etc.)
  • Le matériel à acheter pour optimiser le travail des équipes une fois que le déménagement d’entreprise sera fait (matériel informatique, logiciels, accessoires informatiques).
  • Le choix d’une entreprise de déménageurs pour organiser le transfert des bureaux (devis déménagement, emballage, étiquetage et déballage du mobilier de bureau, location d’un camion de déménagement, cartons de déménagement).
  • Le matériel à acheter pour transporter les affaires professionnelles (cartons, papier bulle, emballage, conditionnement).
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Le coût total permet de prévoir un budget global attribué au changement de bureaux en faisant le choix de faire appel ou non à une équipe de déménageurs spécialisée dans le déménagement d’entreprises.

Déménagement d’entreprise : nos conseils pour un emménagement réussi

Organisation et anticipation résument la réussite d’un déménagement d’entreprise. Même si ce transfert est assuré par une société de déménagement. Ce déménagement professionnel assure le transfert des bureaux, mais aussi le transfert des archives en toute sérénité, à condition qu’une bonne préparation soit faite en amont pour permettre un déménagement rapide.

Déménagement d’entreprise : 50 conseils pour le réussir à 100%

Le déménagement d’entreprise apporte son lot d’avantages. En effet, il permet souvent de trouver un espace de travail plus confortable et plus adapté aux besoins des équipes. C’est aussi l’occasion de faire du tri et d’optimiser le rangement des armoires au sein de la société (tri dans le transport d’objets et dans les fournitures). Pour ne pas laisser de place au stress lors de la préparation du déménagement, préparez un rétroplanning avec une check-list. Toutes les grandes étapes doivent être indiquées avec les dates :

  • le préavis des bureaux actuels ;
  • les réunions à envisager pour informer les collaborateurs ;
  • la communication à mettre en place pour informer les tiers (prestataires, clients, fournisseurs, etc.) ;
  • les contrats à résilier ou à transférer (Internet, eau, électricité) ;
  • des formalités administratives et juridiques à respecter et leurs délais légaux ;
  • le jour du déménagement d’entreprise (accueil des déménageurs, installation du monte-meuble) ;
  • l’inauguration du nouvel espace de travail.

Il est aussi important de rendre toutes les étapes fluides. Pour cela, il est recommandé d’impliquer les collaborateurs dans ce déménagement de bureaux. Donnez-leur des missions lors de ces grandes étapes ! Vous pouvez aussi penser à faire jouer la concurrence en demandant des devis à plusieurs sociétés de déménagement afin de trouver la solution la plus adaptée.

Quel bureau est fait pour vous ?

Tous les travailleurs n’ont pas le même besoin lors d’un déménagement d’entreprise. C’est pour cette raison qu’il existe aujourd’hui plusieurs configurations de bureau adapté à chaque profil. Les travailleurs mobiles aiment particulièrement pouvoir louer un espace au sein d’un coworking en open-space ou non dans différentes villes en France ou à l’étranger. Les grandes entreprises se tournent vers des bureaux équipés loués par des centres d’affaires.

issy les moulineaux centre d'affaires

La surface louée peut évoluer en fonction des besoins de l’entreprise tout comme les services complémentaires :

  • location d’une salle de réunion ;
  • accès à une salle de pause ;
  • service de réception du courrier, etc.

Plusieurs critères s’adaptent avec cette formule comme la durée de la location et l’aménagement des locaux commerciaux (mobilier ergonomique, décoration design, agencement, rangements). D’autres travailleurs ont absolument besoin d’un espace clos. La confidentialité est alors de rigueur au sein de leur activité professionnelle. Dans ce cas, il paraît intéressant de se tourner vers la location de bureaux fermés. Obligations administratives, besoins professionnels indispensables, budget à prévoir et conseils utiles à connaître : voilà les points essentiels à aborder pour préparer le plus sereinement possible votre prochain déménagement d’entreprise.