Pour élaborer efficacement un budget pour la location de bureau, il faut avoir en tête plusieurs éléments de coût essentiels. Certains sont particulièrement classiques. C’est le cas du loyer et des charges à payer chaque mois. D’autres, par contre, sont beaucoup plus ponctuels, comme la taxe sur les bureaux et les frais liés à une installation. Cependant, ces dépenses ne sont pas à négliger pour obtenir un budget de location de bureaux réel.

Voici les coûts visibles et cachés à connaître pour votre prochaine installation professionnelle !

Location de bureau : les coûts visibles

Le loyer : une grande partie du budget ! 

Le loyer représente les trois quarts du budget global à prévoir dans la location d’un bureau. Son prix varie en fonction de plusieurs critères :

  • la taille de la surface de bureaux à louer,
  • l’emplacement des bureaux,
  • les services complémentaires compris dans la location,
  • le standing des bureaux.

Lorsque l’on veut louer un bureau, sur du court ou long terme, il est donc important de réfléchir à ses besoins.

Le prix au mètre carré variant suivant l’emplacement géographique du local à louer ou du centre d’affaires, gardez en tête le nombre de postes de travail dont vous avez besoin.  Typiquement, le budget à prévoir pour une location d’espace professionnel dans un quartier d’affaires parisien est plus élevé qu’une location professionnelle en Île-de-France ou en Province.

Les charges à prévoir pour louer votre espace professionnel 

La plupart des annonces de location mentionnent un tarif hors charges et hors taxes. Elles peuvent aussi afficher le prix au mètre carré, par an. C’est pour cela qu’il est intéressant de connaître la surface dont vous avez besoin pour exercer sereinement votre activité professionnelle !

Sur ce montant, il faut ajouter les charges locatives associées aux dépenses courantes comme l’eau, l’électricité, le service de ménage, l’accès à internet et au téléphone. Certaines locations de bureau proposent des services complémentaires qui font augmenter leur montant. C’est le cas si vous souhaitez obtenir :

  • un service d’accueil,
  • une permanence téléphonique,
  • la réception de votre courrier.

Demandez-vous donc quels sont les services associés qui peuvent rendre votre location de bureau agréable et confortable ?

Les coûts à régler juste avant d’entrer dans les bureaux 

Lors de la signature d’un contrat de bail commercial ou d’un contrat de bail professionnel, il faut commencer à régler quelques frais. En effet, le locataire doit verser au bailleur un dépôt de garantie qui lui sera restitué à la fin du contrat en fonction de l’état des locaux professionnels. Certains contrats de location de bureau imposent aussi le versement de loyers en avance.

De plus, si vous avez fait le choix de vous faire accompagner par un professionnel pour la recherche de bureaux adaptés, c’est à ce moment qu’il faut payer les honoraires.

Location de bureau : les coûts cachés à anticiper

Les frais de stationnement 

En fonction de l’emplacement de votre bureau, cette dépense varie beaucoup. En effet, en zone rurale ou dans les petites villes, il est généralement plus simple de trouver une location de bureau avec des places de parking accessibles et gratuites pour toute votre équipe. La question des frais liés au stationnement ne se pose pas.

Cependant, à Paris ou en centre-ville, il est beaucoup plus rare de trouver un bureau à louer avec un parking gratuit et facile d’accès. Dans ce cas, il faut se mettre à la recherche d’un lieu de stationnement situé à proximité et déterminer son prix. Dans les grandes villes comme Paris, Toulouse ou encore Strasbourg, il faut compter environ 1200 euros à 2200 euros par an. La dépense n’est donc pas à prendre à la légère !

Les impôts à la charge du locataire 

En plus des frais mensuels, il faut penser à ajouter les dépenses plus ponctuelles, mais tout aussi importantes dans votre budget prévisionnel de location de bureau. La taxe foncière est souvent à la charge du locataire. C’est aussi le cas pour la taxe des bureaux. Cet impôt est dû pour les bureaux situés en Île-de-France et pour les surfaces qui font plus de 100 mètres carrés occupées par des professions libérales.

Les dépenses liées au déménagement et à l’installation dans les bureaux 

Un déménagement et un aménagement ne s’improvisent pas ! Il faut commencer par contacter des déménageurs ou au minimum envisager la location d’un camion pour transporter son matériel de bureau. N’hésitez pas à multiplier les devis pour choisir la proposition la plus intéressante. Vos nouveaux bureaux peuvent parfois nécessiter quelques améliorations. Ces travaux de rafraîchissement sont à intégrer dans le coût de votre location de bureau. Ils peuvent être négociés lors de la signature de votre bail en fonction de l’état de l’espace. Généralement, il faut compter entre 200 euros à 1200 euros/m2 pour réaliser un bon aménagement de son espace de travail.

En définitive, il est important d’avoir l’ensemble de ces éléments de coût en tête lorsque vous partez à la recherche d’une location de bureau. Vous éviterez ainsi les mauvaises surprises et les dépenses financières non prévues !