Comment bien préparer votre recherche de locaux : 10 points incontournables
Trouver des locaux parfaits pour son entreprise peut être une source d’angoisse. En effet, il faut se dégager du temps pour faire le point sur ses besoins, sélectionner des annonces intéressantes et aller visiter les lieux. Alors pour vous aider dans cette étape parfois longue, voici 10 points incontournables à connaître pour préparer sereinement votre recherche de locaux professionnels.
Pourquoi êtes-vous à la recherche d’un local professionnel ?
Plusieurs raisons peuvent pousser un chef d’entreprise à rechercher des locaux commerciaux :
- Une hausse d’activité avec le besoin d’une surface totale plus importante ;
- Le changement de secteur nécessaire au bon fonctionnement de l’activité ;
- La recherche d’une location de bureaux plus adaptée et plus complète ;
Ces besoins varient pour chaque entreprise et pour chaque type d’activité (industrielle, artisanale, commerciale). Cependant, il est indispensable de les identifier afin de pouvoir orienter sa recherche immobilière vers des annonces adaptées. La nature de votre activité professionnelle influence aussi le type de bail à sélectionner (bail commercial ou bail professionnel). Pensez-y !
Déterminez la surface de vos prochains locaux
Pour trouver un espace de travail parfait, il faut en connaître la superficie idéale. Plusieurs critères entrent alors en ligne de compte pour trouver la location de locaux parfaite :
- Le nombre de salariés au sein de l’entreprise,
- L’activité professionnelle à accueillir dans les bureaux,
- Les espaces nécessaires (salle de réunion, lieu de formation, cuisine, espace détente, etc.).
Ces éléments vous permettent de sélectionner la surface commerciale minimale pour votre recherche.
Le budget : une question centrale pour votre recherche de locaux
Dans le budget d’une location de bureaux, il faut prendre en compte :
- Le loyer mensuel,
- Le dépôt de garantie (cette somme peut être récupérée à la fin du contrat de bail),
- Les impôts (taxe foncière et la taxe sur les bureaux),
- Mais aussi le déménagement pour l’installation dans les nouveaux locaux et les éventuels travaux pour peaufiner l’emménagement.
Avez-vous besoin de services complémentaires pour vos locaux ?
Cette question permet d’affiner celle relative au budget. Il faut savoir si vous souhaitez avoir :
- un service d’accueil au sein de votre local commercial,
- une réception téléphonique,
- un service de ménage,
Dans ces cas-là, il faut orienter votre recherche de locaux vers des annonces plus complètes où ces services complémentaires sont proposés.
La localisation pour vos locaux : plein centre-ville ou périphérie ?
Ici, c’est principalement votre activité professionnelle qui vient répondre à cette question.
L’hypercentre présente des atouts : facilité d’accès grâce aux transports en commun, dynamisme, solutions rapides de restauration, nombreux commerces.
Par contre, le budget à prévoir lors de la recherche de locaux professionnels est aussi plus élevé.
En périphérie, les loyers sont généralement plus abordables. Il est aussi possible de trouver des lieux spécifiques comme la location d’entrepôt ou encore d’avoir plus facilement des places de parking en plus des bureaux loués, mais il faut parfois faire une croix sur les facilités d’accès et la proximité avec de nombreux services.
Location ou achat de locaux : un point important à déterminer en amont
Lors d’un début d’activité, la location est la solution idéale. C’est aussi le cas lorsque l’objectif de la recherche de locaux est de trouver un espace de travail entièrement équipé avec des services pratiques et confortables (salle de pause et de réunion, cafétéria, accueil téléphonique, internet haut débit, etc.).
Si l’activité est rentable et qu’il est nécessaire d’avoir un lieu à l’image complète de l’entreprise, l’achat peut être envisagé.
Adressez-vous à des professionnels de l’immobilier pour votre recherche de locaux !
L’ensemble du personnel de l’entreprise doit se sentir à l’aise dans ce futur espace de travail.
Pour éviter de se tromper, mais aussi pour gagner du temps lors de sa recherche de locaux, il est intéressant de faire appel à des professionnels et plus précisément à un conseil immobilier pour effectuer une sélection d’annonces.
En plus, ces derniers peuvent vous conseiller tout au long de la procédure.
Les documents indispensables pour monter un dossier lors de la recherche de locaux
Dans l’immobilier d’entreprise, il faut réagir rapidement. L’idéal est d’effectuer vos visites avec un dossier immobilier prêt à être déposé au bailleur si les locaux visités vous plaisent.
Alors, que faut-il avoir comme pièces justificatives ?
- la photocopie de vos documents d’identité,
- l’extrait de votre Kbis,
- la copie des statuts de votre entreprise,
- les trois derniers bilans comptables.
En plus, il faudra y ajouter le contrat de location signé par le bailleur et vous-même, si celui-ci accepte votre dossier.
Bureaux tout équipés ou aménagement personnalisé lors de votre installation ?
Poser ses affaires au sein d’un espace de travail entièrement prêt à être utilisé n’implique pas les mêmes conséquences qu’un espace vide à aménager.
Dans la première situation, le coût à prévoir pour s’y installer est plus faible. Cette solution est idéale pour profiter d’installations confortables, pratiques et modernes. Vous n’avez pas à penser à toute la partie dédiée à la décoration d’intérieur et à l’agencement. Un confort pour certains chefs d’entreprise qui souhaitent pouvoir s’implanter rapidement !
Pour d’autres, il est nécessaire d’avoir un espace neutre qu’il est possible de personnaliser pour faire pleinement ressortir toute l’image de l’entreprise et ses valeurs. Il est alors parfois nécessaire de faire appel à un architecte d’intérieur afin de repenser entièrement l’espace.
Anticipez votre déménagement avant de trouver un local
Vous souhaitez changer de locaux professionnels, alors avant de penser à votre installation, envisagez d’abord votre déménagement.
En combien de temps le déménagement de vos locaux actuels est-il faisable ? Grâce à la réponse à cette question, vous pouvez savoir en combien de temps vous pouvez vous installer dans les nouveaux locaux.
Selon vos équipements, il est plus ou moins nécessaire de faire appel à des déménageurs. N’oubliez pas de demander plusieurs devis pour comparer les offres !
L’organisation d’un déménagement se prépare en amont pour ne rien oublier et faire les choses de manière organisée. Avec ces 10 conseils, vous pouvez sereinement vous lancer dans la recherche de vos nouveaux locaux professionnels !
