Que vous ayez besoin d’un espace de travail pour organiser un événement professionnel avec des partenaires ou pour échanger avec vos collaborateurs dans un cadre différent de celui de votre entreprise, la location d’une salle de réunion peut être la solution qui vous convient. Toutefois, selon la durée de votre événement, le matériel et les prestations annexes qui vous sont nécessaires, le budget à prévoir pour votre location peut significativement varier. Sans plus tarder, nous vous en disons plus sur les critères à prendre en compte pour déterminer le coût d’une location de salle de réunion.

Location de salle de réunion : coût global

Le coût global de la location d’une salle de réunion dépend de plusieurs critères, qui peuvent faire passer les tarifs du simple au double. Voici les plus importants.

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La surface et la capacité d’accueil

Selon l’événement que vous souhaitez organiser dans la salle de réunion, vous n’aurez pas les mêmes besoins en termes de surface et de capacité d’accueil. Ainsi, vous avez généralement le choix, dans un même centre d’affaires, entre des salles de diverses superficies et de modes d’accueil tout aussi variés.

Par exemple, certaines salles de réunion seront équipées de tables installées en « U », permettant de recevoir entre 6 et 20 personnes, en moyenne. D’autres seront meublées de tables rectangulaires, rondes ou ovales, accueillant principalement entre 12 et 20 personnes. Enfin, d’autres salles sont davantage pensées en amphithéâtre, offrant une plus grande capacité d’accueil : 30 à 100 participants.

La localisation

L’emplacement de votre salle de réunion joue également un rôle important dans le budget à prévoir. Effectivement, le prix au m² n’est pas le même selon les villes. Ainsi, pour une même superficie, le coût global peut significativement varier en fonction de si vous vous trouvez à Paris, à Nantes ou à Marseille.

Le quartier peut également avoir un impact sur le prix final. En optant pour un quartier réputé et dynamique, vous paierez généralement plus cher que pour une salle de réunion dans une zone reculée.

De même, louer une salle de réunion qui a un accès sur un jardin ou une terrasse peut vous revenir plus cher. En effet, les espaces extérieurs sont un vrai plus pour les organisateurs, comme pour les participants. Toutes les salles de réunion n’ayant pas cet avantage, cela a, inévitablement, une incidence sur le tarif global.

Le standing de la salle de réunion

Au même titre que le prestige du quartier peut être important, celui de la salle de réunion n’est pas à négliger. Certains centres vous proposeront des salles de réunion à la luminosité naturelle inégalable et au mobilier haut de gamme et confortable. Cette prestation est également comprise dans le coût de votre location.

Les services compris dans la location

Dans la majorité des cas, les salles de réunion, destinées à accueillir des événements professionnels, sont équipées de nouvelles technologies, à l’image :

  • d’appareils informatiques ;
  • d’une connexion haut-débit;
  • d’un écran de projection ou d’un vidéoprojecteur.

Toutefois, veillez à vérifier que ces services sont bien compris dans le prix global et ne sont pas considérés comme des options.

La durée de location

Enfin, la durée de location est également à prendre en compte. Que vous ayez besoin d’une salle pour une demi-journée, une journée, une semaine ou plusieurs jours par mois, il peut être intéressant de comparer les offres pour trouver celle qui répond le mieux à vos attentes et à votre budget.

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Location de salle de réunion : options à anticiper

En plus des coûts fixes compris dans la location de la salle de réunion, vous pouvez décider d’avoir recours à des options. Ces dernières ont pour objectif de vous rendre l’utilisation de la salle plus agréable encore ou de simplifier l’organisation de votre événement.

Effectivement, parmi les prestations annexes, vous retrouverez notamment :

  • le prêt de matériel informatique ou de mobilier ;
  • la mise en place de pauses café;
  • la distribution de boissons chaudes et froides ;
  • la restauration (service traiteur, plateaux repas, snacks…)
  • l’accueil de vos invités par des hôtes et hôtesses.

Néanmoins, certains services proposés par les centres d’affaires vous permettent de bénéficier d’une location de salle de réunion à tarif préférentiel.

C’est le cas chez Team Business Centers. En louant un bureau équipé dans l’un des centres mis à votre disposition, vous bénéficiez des services de domiciliation TBC, ainsi que de la location d’une salle de réunion à prix réduit.

En définitive, le coût d’une location de salle de réunion est variable selon les services compris et ceux que vous choisissez à la carte. Pour éviter les mauvaises surprises au moment de la signature du contrat, prenez le temps de comparer les offres et d’estimer au mieux vos besoins en termes de prestations, de superficie et de localisation.