Plusieurs établissements proposent aujourd’hui aux chefs d’entreprise un service de domiciliation. Vous avez envie d’ajouter cette prestation à votre activité professionnelle ? Alors, avant de vous lancer, voici les conditions à remplir et les démarches administratives à réaliser pour devenir un établissement de domiciliation.

L’obtention d’un agrément : la condition indispensable

Toutes les sociétés ne peuvent pas librement se dire « établissement de domiciliation ».

Le Code de commerce encadre l’exercice de cette activité en imposant des conditions particulières à justifier avant de pouvoir prétendre à la demande d’un agrément. En effet, l’étape finale pour faire de son entreprise un établissement de domiciliation est l’obtention d’un agrément préfectoral. Celui-ci est véritablement l’autorisation administrative qui permet l’exercice de la domiciliation.

Cette obligation finale est précisée par l’article L.123-11-3 du Code de commerce.

Les effets de la domiciliation

L’entreprise qui exerce une activité de domiciliation devient le lieu du siège social de plusieurs entreprises après son immatriculation au Registre du commerce (RCS). La domiciliation d’une entreprise correspond alors à la création d’une adresse physique administrative au sein du local commercial de l’établissement.

L’établissement doit alors fournir à titre professionnel plusieurs éléments aux entreprises domiciliées :

  • un siège statutaire,
  • une adresse postale ou commerciale,
  • une pièce fermée au sein de laquelle le chef d’entreprise peut conserver ses documents administratifs et assurer sereinement leur confidentialité.

De nombreuses entreprises optent pour des prestataires de services comme les centres d’affaires pour établir leur siège social. En plus de pouvoir séparer parfaitement leur adresse personnelle de leur adresse professionnelle, cette solution offre d’autres points avantageux.
Effectivement, si vous avez envie de réaliser des économies financières, la domiciliation dans un espace de travail spécialisé est intéressante par rapport à une location de locaux professionnels classiques avec la signature d’un bail commercial.

En plus, avec cette première solution, il n’est pas nécessaire de penser aux investissements pour meubler ses bureaux lors de la création d’entreprise ni à l’ouverture d’un compte pour obtenir une ligne téléphonique ou une connexion internet. Ces services sont inclus dans la location de bureau de l’espace de coworking !

Le contrat de domiciliation doit respecter les conditions imposées par l’article R.123-168 du Code de commerce.

Il doit alors être rédigé à l’écrit et conclu pour une durée minimale de trois mois renouvelable par tacite reconduction. De plus, le contrat doit être mentionné au sein du Registre du commerce et des sociétés avec l’identité de l’entreprise de domiciliation.

Il doit aussi reprendre les caractéristiques particulières des locaux (espaces fermés, respect de la confidentialité) et l’indication de l’agrément de l’établissement.

Les caractéristiques des locaux imposées par la loi

L’entreprise ne peut pas uniquement être propriétaire de bureaux pour devenir un établissement de domiciliation. Ces derniers doivent se conformer à des conditions particulières.

Dans un premier temps, la confidentialité doit être assurée avec l’existence d’une pièce fermée au sein de laquelle les documents administratifs des entreprises peuvent être conservés.
De plus, les chefs d’entreprise doivent pouvoir se réunir librement au sein d’un espace clos pour assurer leurs activités professionnelles. Généralement, les espaces de location de bureaux avec un service de domiciliation proposent des salles de réunion pour permettre aux organes de Direction de se réunir facilement.

La Cour d’appel de Paris est venue préciser le fait qu’une boîte postale ne peut pas être considérée comme un siège social puisque ce n’est pas un lieu où il est possible d’installer une société (5 décembre 2007, n° 06/19 223). Dans cette situation, l’agrément ne peut pas être délivré par les autorités administratives compétentes à l’établissement pour que celui-ci exerce une activité de domiciliation.

Pour justifier du bon respect des conditions imposées sur les locaux lors de la demande d’agrément, les entreprises peuvent compléter leur dossier avec divers documents :

  • un plan de masse du bâtiment où est installé l’établissement,
  • des relevés cadastraux des locaux,
  • une description précise des espaces de travail, avec des photographies.

À noter : l’établissement peut installer son activité de domiciliation uniquement dans des locaux avec un usage exclusivement commercial. Vous ne pouvez pas partager vos locaux si ces derniers ont un usage d’habitation ou bien un usage mixte.

Les conditions nécessaires pour les dirigeants de l’établissement

Vous avez envie de monter une société de domiciliation ? Il est alors indispensable pour vous de connaître les conditions à respecter en tant que dirigeant. Ces détails seront observés et analysés avant la remise de l’agrément. Proposer un service de domiciliation n’est pas une action anodine. Pour cela, les autorités administratives vérifient votre honorabilité.

Concrètement, en tant que dirigeant, vous ne devez pas avoir :

  • fait l’objet d’une condamnation pénale avec une peine d’emprisonnement d’au moins 3 mois sans sursis pour des faits précisés par l’article L.123-11-3 du Code de commerce;
  • été l’auteur de faits donnant lieu, depuis moins de 5 ans, à une sanction disciplinaire ou administrative ou un retrait effectif de l’activité de domiciliation ;
  • fait l’objet de mesure d’interdiction, de déchéance ou bien de faillite.

Et les dirigeants ne sont pas les seuls à être concernés par cette analyse avant la remise de l’agrément. Toutes les personnes qui détiennent 25 % des parts sociales de l’établissement seront contrôlées. Pensez-y !

Faire sa demande d’agrément : comment s’y prendre ?

Une fois l’ensemble des conditions respectées, il faut réaliser une demande d’agrément afin de devenir un « établissement de domiciliation ». Pour cela, vous devez déposer votre dossier à la Préfecture du département du siège social de l’établissement qui souhaite réaliser l’activité de domiciliation. À compter de la réception de votre dossier, la Préfecture dispose de deux mois pour vous répondre. À noter : une absence de réponse à l’issue du délai signifie un rejet de votre demande.

L’entreprise doit fournir plusieurs pièces importantes dans le dossier :

  • une déclaration précisant la raison sociale ou la dénomination de l’établissement, mais aussi sa forme juridique, son activité et son siège social. En cas d’établissement secondaire, il faut aussi préciser son adresse et son état civil. Il est aussi important de préciser la qualité des représentants légaux ou statutaires, des dirigeants et des actionnaires ou associés avec plus de 25 % des parts, des droits ou des voix de vote ;
  • La copie d’une pièce d’identité valide des personnes citées juste au-dessus ;
  • Une attestation sur l’honneur de la connaissance et du respect des conditions d’honorabilité pour les dirigeants ;
  • Tout document justificatif des conditions indispensables des locaux. Si vous n’êtes pas le propriétaire des lieux, pensez à joindre une copie de votre contrat de bail commercial.

À noter : l’agrément est ensuite délivré pour 6 ans. Il doit donc être renouvelé à l’expiration de cette période par l’établissement pour continuer à exercer son activité de domiciliation. Pensez-y !

Une fois le dossier remis à la Préfecture, celle-ci vous délivre une attestation de dépôt. C’est avec la date mentionnée sur celle-ci que vous pouvez commencer à calculer le délai de réponse de deux mois.

Si à l’issue de ces deux mois, vous obtenez une réponse positive, vous pouvez librement commencer l’exercice de la domiciliation au sein de votre entreprise.