Il est temps pour votre entreprise de s’installer dans ses bureaux. Pour gagner du temps lors de vos recherches, il faut pouvoir estimer la bonne surface nécessaire à vos locaux d’activités. Plusieurs questions doivent alors se poser et des étapes sont à suivre pour affiner votre besoin immobilier.  Voici nos conseils pour connaître la surface adaptée et trouver rapidement votre location de bureaux.

Comment s’y prendre pour estimer la surface de vos bureaux ? 

Vous souhaitez louer des bureaux, alors pour vous lancer dans vos recherches immobilières, il est important de connaître vos besoins en immobilier d’entreprise. Un cahier des charges précis doit être dressé au préalable pour vous permettre de faire des visites efficaces.  Ces étapes sont nécessaires, que vous souhaitiez un bureau fermé, un espace en open-space ou une salle de réunion.

Des méthodes de calcul sont ensuite élaborées pour trouver la surface de vos locaux professionnels en fonction de vos besoins. Cet espace se calcule en fonction du cahier des charges mis en place et des besoins attendus par le professionnel concerné.

Première étape : construire un cahier des charges précis 

liste to do bureaux

Le cahier des charges reprend vos besoins et vos objectifs. Cette trame est donc votre fil conducteur à suivre durant vos recherches immobilières d’entreprise.

Pour commencer, il faut indiquer :

  • le nombre de collaborateurs permanents et ponctuels qui travaillent au sein des futurs locaux commerciaux,
  • les espaces communs nécessaires : la salle de réunion, la salle de repos,
  • l’espace de stockage pour vos produits.

En plus, vous pouvez définir les espaces à retrouver dans vos bureaux (ouverts, fermés, sous-sol, etc.). En effet, il est possible de vouloir une partie du local commercial sous la forme d’un open-space et de bénéficier de quelques bureaux fermés pour des activités plus confidentielles. Ces détails importants doivent être mentionnés dans le cahier des charges avant la signature de votre bail commercial.

Les habitudes de vos collaborateurs peuvent aussi permettre d’affiner votre recherche. Par exemple, si la plupart viennent au travail en voiture, il faut certainement un nombre de places de parking précis. Si au contraire, ils viennent à vélo, les parkings à vélo sont obligatoires pour votre futur local d’activité.

Le télétravail peut aussi être une solution encouragée par votre entreprise. Dans ce cas, la surface à louer peut-être moins grande puisque certains collaborateurs travaillent depuis leur domicile. Enfin, n’oubliez pas de préciser la localisation idéale pour vos prochains espaces de travail. Le lieu d’implantation est très important pour définir une zone de recherche.

Vous pouvez avoir envie d’un bureau à louer dans un secteur dynamique en plein centre-ville, dans un quartier d’affaires ou, au contraire, de vous retrouver dans une zone industrielle pour avoir de plus grands locaux de stockage, voire plusieurs entrepôts. Ces critères dépendent de votre entreprise et de vos objectifs : notez-les ! Les entreprises situées dans la capitale peuvent aussi vouloir absolument des bureaux dans certains arrondissements de Paris. Toutes ces informations doivent alors figurer dans le cahier des charges pour vous faire gagner du temps.

Seconde étape : calculer la surface de bureaux idéale pour votre entreprise 

Le nombre de collaborateurs influence de manière logique la taille de vos bureaux. Toutefois, ce n’est pas le seul critère à connaître pour affiner vos recherches. Aujourd’hui, des méthodes de calcul efficaces existent pour anticiper plus précisément la surface appropriée.

La méthode de calcul pour vos bureaux en open-space 

Les espaces de travail en open-space doivent permettre à vos collaborateurs de circuler librement et d’échanger facilement. Généralement, ces bureaux sont organisés les uns face aux autres pour encourager la communication. L’espace doit alors être ouvert. Pour avoir une idée de la surface dont vous avez besoin, il faut connaître le nombre de collaborateurs qui travaillent de manière permanente et de façon ponctuelle au sein de cet espace de travail. Ensuite, multipliez ce nombre par 7 et vous pouvez obtenir la surface brute à louer pour disposer d’un espace suffisamment grand.

Par exemple, vous travaillez actuellement avec 3 collaborateurs permanents. Il faut donc comptabiliser avec vous 4 personnes au sein de l’open-space. Deux stagiaires vous rejoignent à différents moments de l’année. Il faut donc prévoir de la place pour 6 personnes. 6 x 7 = 42 m2 correspond à la surface utile minimale pour vos bureaux loués.

La méthode calcul surface bureaux fermés 

Dans certaines entreprises, il est intéressant de louer des espaces clos. Cela permet de recevoir des appels téléphoniques importants et confidentiels dans une pièce fermée. L’isolement peut aussi être important pour travailler sur des sujets qui imposent une plus grande concentration. Il faut alors disposer d’un espace calme pour vos salariés. Dans ce cas, la méthode de calcul est différente. Il faut connaître le nombre d’espaces fermés à louer et multiplier ce nombre par 12,5. Par exemple, si vous souhaitez obtenir deux bureaux fermés dans vos prochains locaux, il faut prévoir : (12,5 x 2) = 25 m2.

La méthode de calcul pour vos espaces communs

Pour travailler en groupe, il est souvent agréable d’avoir au sein des bureaux une salle de réunion. Le calcul de la surface dépend alors du nombre de personnes à accueillir. Évidemment, il existe des situations plus difficiles à prévoir. Par exemple, vous prévoyez de recevoir vos clients, et leur nombre peut varier sensiblement. La salle n’est alors pas toujours adaptée. Toutefois, pour calculer la surface minimale, il faut prendre en compte le nombre de collaborateurs qui participent le plus souvent à ces réunions. Ce chiffre est alors à multiplier par 2. Ainsi, 2 mètres carrés sont nécessaires par collaborateur pour obtenir la surface totale de vos bureaux.

Par exemple, si vous êtes 7 au sein de vos locaux de manière permanente et 3 de manière ponctuelle, il faut prévoir (7 x 2) + (3 x 2) = 20  m2 environ pour votre salle de réunion.

En plus de la salle de réunion, il faut toujours prendre en compte la surface des parties communes (couloirs, sanitaires, salle de repos). Ces parties représentent environ 20 % de la surface totale calculée précédemment. Ainsi, elle est à calculer en dernier lieu. Une fois les calculs de chaque surface réalisés, additionnez-les pour obtenir la surface complète de votre local professionnel.

Avec ces éléments, vous pouvez vous lancer plus sereinement dans la recherche de vos prochains bureaux sur le marché immobilier. Vous gagnez alors en temps et en efficacité pour trouver plus rapidement votre prochain lieu de travail.