Protocole sanitaire covid-19 : L’aménagement des salles de réunion à Paris et en Ile-de-France
L’aménagement des salles de réunion est nécessaire pour respecter le protocole sanitaire covid-19. Les centres d’affaires adoptent de nouveaux réflexes pour assurer le respect des gestes barrières au sein des espaces de travail. De nouveaux services sont aussi compris dans la location de salle pour assurer la sécurité sanitaire des participants. L’organisation est donc totalement repensée pour coller aux attentes des travailleurs qui souhaitent continuer à venir y travailler, tout en assurant leur sécurité.
Faire respecter les gestes barrières face à la covid-19 dans les salles de réunion
Afin d’assurer sereinement la vie du centre d’affaires et des espaces de réunion, il est indispensable de veiller à la mise en place des gestes barrières.
Le protocole sanitaire face à la covid-19 impose plusieurs mesures :
- La distanciation sociale d’au minimum 1 mètre entre les participants ;
- Le port du masque pour éviter la transmission du virus ;
- Avoir le réflexe de tousser dans son coude ou dans un mouchoir ;
- Se laver plusieurs fois les mains dans la journée ;
- Utiliser des mouchoirs à usage unique et les jeter.
La location de notre grande salle de réunion en location à Boulogne-Billancourt ajuste ses prestations en proposant notamment du gel hydroalcoolique à différents endroits des bureaux. Le port du masque est aussi obligatoire durant toute la réunion de travail ainsi que dans toutes les parties communes des locaux professionnels. Des espaces en open-space, des bureaux ouverts et modulables, l’entrée de l’immeuble, les ascenseurs ou encore les salles de pause, etc.
À noter : Pour l’animateur de la réunion, il doit pouvoir disposer d’une visière pour se faire comprendre plus facilement des participants.
Les nouveaux services proposés pour les locations de salle de réunion face à la covid-19
La covid-19 impose la mise en place de services supplémentaires pour avoir un espace professionnel conforme au protocole sanitaire. En plus des services complémentaires actuels (domiciliation d’entreprise, internet haut débit, ligne téléphonique, ramassage du courrier), il faut mettre en place de nouvelles actions.
C’est le cas par exemple dans la salle de réunion équipée du centre d’affaires de Issy-les-Moulineaux. Le service de ménage a été totalement adapté pour répondre aux directives du protocole sanitaire.
Ainsi, la plupart du temps, les prestations prennent plus de temps puisqu’il faut réaliser plus d’actions dans les salles de formation :
- Désinfecter les surfaces des bureaux ;
- Nettoyer plus largement toutes les surfaces et les accessoires de la salle (paperboard, écran de projection, tableau blanc, vidéoprojecteur) ;
- Aérer la salle de réunion à chaque nettoyage.
Il est également nécessaire d’investir dans des équipements supplémentaires tels que du gel hydroalcoolique à disposer un peut partout au sein du centre d’affaires : A l’entrée des espaces de travail, à l’intérieur de chaque bureau ainsi que dans les toilettes. Se procurer un boîtier permet de compter les personnes qui entrent dans le centre d’affaires. Ces investissements varient en fonction de la superficie des bureaux à louer et de la configuration des salles de réunion.
Chaque centre d’affaires peut alors adapter ses choix à partir du moment où il permet aux travailleurs de respecter sereinement les gestes barrières et le protocole sanitaire covid-19.
La nouvelle organisation des salles de réunion face à la covid-19
Pour l’organisation d’événements professionnels (réunions, séminaires, conférences, etc.), les espaces de travail clos doivent répondre au protocole sanitaire covid-19 afin d’assurer aux participants un lieu sain.
Le sens de circulation entre les espaces de travail et les espaces communs doit être balisé. Pour cela, un système de fléchage au sol permet aux travailleurs de se repérer sans se croiser. Un affichage sur les murs de la salle de réunion peut venir le compléter.
Plusieurs types d’affiches doivent apparaître de façon visible de l’entrée jusqu’aux espaces de travail :
- Dès l’entrée, il faut expliquer les gestes barrières et l’obligation du port du masque ;
- D’autres affiches peuvent détailler plusieurs points : où se laver les mains et à quelle fréquence le faire, le noms des salles ouvertes ;
- Indiquer la capacité d’accueil maximale par pièce.
Les configurations des espaces de travail représentent également un point important. Désormais, il faut compter une personne par table au lieu de deux.
De plus, il faut imposer un nombre de personnes maximal par pièce. Aujourd’hui, on compte environ 4 m2 pour une personne. C’est donc la superficie de chaque salle équipée qui détermine le nombre de personnes autorisées
De même, il faut la plupart du temps retirer une assise sur deux. Ces précisions doivent par ailleurs être détaillées à chaque client au moment de réserver la location de salle de réunion afin d’éviter les surprises.
L’agencement des espaces professionnels (bureaux à partager, salle de conférence, salle de réception) rassure les entrepreneurs qui souhaitent s’y installer pour une demi-journée ou quelques jours. En effet, ils peuvent se décharger de toute cette partie lors de l’organisation de l’événement (réunion, conférence, assemblées générales, réceptions, etc.) pour se concentrer sur la partie technique.
Cette nouvelle organisation des salles à louer simplifie donc beaucoup la logistique des professionnels qui n’ont pas à se déplacer avec leurs bouteilles de gel hydro-alcoolique, notamment pour assurer leurs sessions de formation. Ils n’ont pas non plus à vérifier que les salles de réunion possèdent des vitres donnant sur l’extérieur pour aérer à chaque pause.
Ces éléments sont forcément présents lors de la location d’espace de coworking ou de salle de réunion pour être conforme au protocole sanitaire covid-19.
