L’aménagement des salles de réunion est nécessaire pour respecter le protocole sanitaire covid-19. Les centres d’affaires adoptent de nouveaux réflexes pour assurer le respect des gestes barrières au sein des espaces de travail. De nouveaux services sont aussi compris dans la location de salle pour assurer la sécurité sanitaire des participants. L’organisation est donc totalement repensée pour coller aux attentes des travailleurs qui souhaitent continuer à venir y travailler, tout en assurant leur sécurité.

COVID SALLE DE REUNION

Faire respecter les gestes barrières face à la covid-19 dans les salles de réunion

Pour assurer sereinement la vie du centre d’affaires et des espaces de réunion, il est indispensable de veiller à la mise en place des gestes barrières.

Le protocole sanitaire face à la covid-19 est strict. Il impose plusieurs mesures :

  • la distanciation sociale d’au minimum 1 mètre entre les participants,
  • le port du masque pour éviter la transmission du virus,
  • avoir le réflexe de tousser dans son coude ou dans un mouchoir,
  • se laver plusieurs fois les mains dans la journée,
    • utiliser des mouchoirs à usage unique et les jeter.

La location de notre grande salle de réunion en location à Boulogne-Billancourt ajuste ses prestations en proposant notamment du gel hydro-alcoolique à différents endroits des bureaux. Le port du masque est aussi obligatoire durant toute la réunion de travail. Il l’est aussi dans toutes les parties communes des locaux professionnels : espaces en open-space, bureaux ouverts et modulables, entrée, ascenseur, salle de pause, etc.

À noter : il est possible pour l’animateur de la réunion d’avoir à disposition, sur demande, une visière pour se faire entendre plus facilement des participants.

Les nouveaux services proposés pour les locations de salle de réunion face à la covid-19

La covid-19 impose la mise en place de services supplémentaires pour avoir un espace professionnel conforme au protocole sanitaire. En plus des services complémentaires actuels (domiciliation d’entreprise, internet haut débit, ligne téléphonique, ramassage du courrier), il faut mettre en place de nouvelles actions.

C’est le cas par exemple dans la salle de réunion équipée du centre d’affaires de Issy-les-Moulineaux. Le service de ménage est totalement adapté pour répondre aux directives du protocole sanitaire.

La plupart du temps, les prestations sont plus longues puisqu’il faut réaliser plus d’actions dans les salles de formation :

  • désinfecter la surface des bureaux,
  • nettoyer plus largement toutes les surfaces et les accessoires de la salle (paper-board, écran de projection, tableau blanc, vidéo-projecteur),
  • l’aération de la salle de réunion à chaque nettoyage.

Il est aussi nécessaire d’investir dans des équipements supplémentaires. Il faut placer du gel hydro-alcoolique à des endroits stratégiques du centre d’affaires :

  • à l’entrée des bureaux et salles,
  • sur les bureaux,
  • dans les toilettes.
accueil issy

Il est par ailleurs judicieux de se procurer un boîtier capable de compter le nombre de personnes qui entre dans le business center. Ces investissements varient en fonction de la superficie des bureaux à louer et de la configuration des salles de réunion.

Chaque centre d’affaires peut alors adapter ses choix à partir du moment où il permet aux travailleurs de respecter sereinement les gestes barrières et le protocole sanitaire covid-19.

La nouvelle organisation des salles de réunion face à la covid-19

Il est toujours possible de réunir ses collaborateurs dans un espace de travail clos pour des événements professionnels (réunions, séminaires, conférences, brainstorming). Cependant, ces lieux doivent être conformes au protocole sanitaire covid-19 pour assurer aux participants un espace sain. Un effort d’aménagement doit être fait pour obtenir un cadre de travail idéal.

Le sens de circulation dans les différents espaces doit être clair. Pour cela, il est possible de mettre au sol un système de fléchage qui permet aux travailleurs de se repérer. Un affichage sur les murs de la salle de réunion peut venir le compléter. C’est le cas pour la location de salle dans le centre d’affaires de Paris Haussman.

L’affichage doit d’ailleurs être un point central lors de la mise en place du protocole sanitaire.

Plusieurs affiches doivent être visibles au sein du business center depuis son entrée jusqu’aux différents espaces de travail :

  • à l’entrée, il faut expliquer les gestes barrières et l’obligation du port du masque ;
  • d’autres affiches peuvent détailler plusieurs points : où se laver les mains et à quelle fréquence le faire, quelles sont les salles ouvertes et dans lesquelles il est possible de s’installer… ;
  • il faut indiquer la capacité d’accueil maximale par pièce.

Les configurations des espaces de travail sont aussi totalement repensées. Désormais, il faut compter une personne par table au lieu de deux.

De plus, il faut imposer un nombre de personnes maximal par pièce. Aujourd’hui, il est courant de retenir 4 m2 pour une personne. C’est donc la superficie de chaque salle équipée qui détermine le nombre de personnes autorisé.

De même, il faut la plupart du temps retirer une assise sur deux au sein de la salle afin d’indiquer clairement aux participants où ils peuvent s’assoir. Ces précisions sont de toute façon détaillées à chaque client au moment de réserver la location de salle de réunion, afin d’éviter les surprises.

L’agencement des espaces professionnels (bureaux à partager, salle de conférence, salle de réception) rassure les entrepreneurs qui souhaitent s’y installer pour une demi-journée ou quelques jours. En effet, ils peuvent se décharger de toute cette partie lors de l’organisation de l’événement (réunion, conférence, assemblées générales, réceptions, etc.) pour se concentrer sur la partie technique.

Cette nouvelle organisation des salles à louer simplifie donc beaucoup la logistique des professionnels qui n’ont pas à se déplacer avec leurs bouteilles de gel hydro-alcoolique, notamment pour assurer leurs sessions de formation. Ils n’ont pas non plus à vérifier que les salles de réunion possèdent des vitres donnant sur l’extérieur pour aérer à chaque pause.

Ces éléments sont forcément présents lors de la location d’espace de coworking ou de salle de réunion pour être conforme au protocole sanitaire covid-19.