Est-ce que la localisation est importante pour choisir une salle de réunion ?
Les dates des prochaines sessions de formation sont fixées et il ne manque plus que la salle de réunion. Pour trouver la location parfaite, il faut se poser la question de la localisation.
Dans quel secteur géographique faut-il faire ses recherches ? Quel est l’intérêt du centre-ville ou du quartier d’affaires pour les participants ? Le public est-il sensible à un accès aux salles de réunion en transports en commun ? Toutes les réponses sont déterminantes pour trouver la localisation adaptée en fonction des différents types d’événements professionnels (réunion de travail, formation, séminaire d’entreprise, conférence, etc.).
La localisation de la salle de réunion : un critère essentiel pour définir son ambiance
Animer une réunion professionnelle pour présenter un nouveau produit à ses collaborateurs doit se faire dans une ambiance positive et agréable. Il faut alors trouver un espace de réunion à la hauteur de l’événement. L’agencement de la salle donne des indices sur l’ambiance : superficie, lumière naturelle, mobilier modulable, projecteur, etc.
Par exemple, si vous souhaitez organiser une formation professionnelle pour une vingtaine de personnes sur le thème du bien-être, il faut trouver le cadre de travail adapté. Plusieurs critères sont nécessaires pour envisager la location de salles :
- la capacité d’accueil,
- l’accès à internet haut débit,
- la luminosité des pièces,
- des canapés confortables.
Ainsi, l’ambiance se travaille dès le choix des espaces de réunion. Il faut alors faire le point sur l’objectif poursuivi par chaque événement afin de sélectionner des salles équipées qui répondent parfaitement à vos besoins.
La localisation dans un quartier dynamique : la solution pour attirer les participants dans la salle de réunion
Centre-ville et quartier d’affaires : des localisations stratégiques à envisager pour louer un espace de réunion
Se réunir pour un brainstorming en plein cœur du quartier Opéra à Paris dans une salle atypique donne envie aux collaborateurs d’en savoir plus. Nous vous proposons d’ailleurs de beaux espaces de travail à louer proposés par notre centre d’affaires Paris 1 Opéra.
Il peut y avoir deux types de participants aux réunions professionnelles :
- les personnes qui vivent à l’extérieur de Paris et qui souhaitent découvrir un lieu qu’elles n’auraient pas pu découvrir en dehors des réunions professionnelles ;
- les Parisiens qui souhaitent goûter aux joies de travailler, le temps d’une journée ou d’une demi-journée, dans cet arrondissement de la capitale.
Dans les deux situations, la localisation de l’espace de travail situé dans un espace de coworking ou dans un centre d’affaires donne envie d’en savoir plus. Un bon point pour motiver les participants avant de commencer la réunion d’affaires.
Le quartier d’affaires est aussi l’endroit idéal où réserver sa prochaine location de salle de réunion. En effet, ce secteur réunit plusieurs avantages pour l’entreprise concernée :
- dynamisme,
- regroupement d’entreprises,
- commerces adaptés.
L’ambiance grouille de travailleurs motivés et de bureaux à partager. C’est le lieu idéal pour trouver sa salle de séminaire ou sa salle de conférence afin d’y organiser ses séminaires ou ses réceptions professionnelles. En plus, les pauses sont pratiques puisque de nombreux commerces (restaurants, cafés) sont installés dans le secteur afin de permettre aux travailleurs d’attraper un snack ou un café avant de monter dans leurs bureaux.
La localisation de la salle de réunion : un point essentiel pour valoriser l’image de l’entreprise
L’image de l’entreprise est aussi valorisée lorsque le lieu de réunion se trouve dans un quartier prestigieux. Une salle de réunion sur l’avenue des Champs-Elysées fait tout de suite bonne impression au public, notamment pour l’organisation d’un shooting photo. D’ailleurs, notre centre d’affaires Paris Champs-Elysées propose de beaux espaces de travail à louer.
Toutefois, les organisateurs de l’événement professionnel doivent se montrer exigeants dans le choix de la localisation et des bureaux professionnels. En effet, pour assurer pleinement la réussite de l’événement, il faut que la salle de réunion propose des prestations confortables qui répondent à son objectif. Par exemple, il est indispensable d’avoir une salle de réunion moderne, spacieuse et lumineuse si celle-ci se trouve en plein cœur de Paris. La formation peut alors mettre en avant des photos du lieu dans sa brochure pour attirer les futurs participants.
Certains éléments jouent en la faveur de la réussite de la réunion d’affaires, du séminaire (voir la location de salles de séminaires) ou de la formation.
C’est le cas, notamment si la salle de réunion propose des aménagements spécifiques tels que :
- des canapés confortables ;
- du mobilier design et ergonomique ;
- une décoration cosy et moderne ;
- une terrasse ;
- une salle de pause ;
- des espaces éclairés à la lumière du jour.
En plus, la salle de formation doit être entièrement équipée avec un accès wifi, un vidéoprojecteur, un tableau blanc, des équipements de sonorisation, un écran de projection, des micros, ou encore la possibilité de se faire livrer des plateaux-repas par un traiteur directement dans la grande salle de travail.
La localisation devient alors un critère attractif pour contribuer à la réussite de l’événement professionnel.
L’accès à la salle de réunion en transports en commun : un élément clé dans sa localisation
Louer une salle de réunion accessible en transports en commun remporte naturellement plus de succès auprès du public. Avant de valider sa prochaine location de salle de réception, il est important de faire la liste des arrêts de bus, de train, de métro ou encore de tramway les plus proches.
Ces critères doivent aussi être intégrés dans le descriptif de l’annonce pour présenter la formation ou le séminaire de l’entreprise à côté de l’adresse du business center ou de l’espace de coworking. Ces espaces proposent aussi des services complémentaires comme un service de domiciliation ou la location d’un bureau à la journée.
Cependant, pour répondre parfaitement aux attentes des participants, il faut se poser plusieurs questions :
- Qui sont les participants au sein de la salle réunion ?
- D’où viennent-ils ?
- Habitent-ils dans le secteur ?
- Viennent-ils d’une autre région en France ou plutôt de l’étranger ?
Ces réponses permettent de savoir quelle localisation envisager pour leur faciliter l’accès. Par exemple, si la plupart des membres du public de la formation viennent de l’extérieur de Paris, il est préférable de choisir un secteur desservi par une gare ou par le métro.
Ainsi, la localisation joue un rôle majeur et essentiel dans la réussite de l’événement professionnel au sein de la salle de réunion. Il faut prendre le temps de faire une étude sur le public concerné afin de connaître ses besoins. Ces détails permettent de faire des visites efficaces pour trouver la location de salle de réunion idéale.
