Tomber sous le charme d’un espace de travail idéalement situé, décider d’implanter votre société dans ce centre d’affaires séduisant, et découvrir des coûts supplémentaires quelques mois plus tard, en plus du loyer annuel. Voilà une situation courante pour de nombreux professionnels. Dans ce cas, la location immobilière se transforme rapidement en gouffre financier.

Alors, comment s’y prendre pour éviter les coûts cachés au moment de signer un bail de location de bureaux ? Et, vers quelles solutions faut-il se tourner ? On fait le point dans la suite de l’article.

Faire le point sur les coûts de la location des locaux professionnels

Vous êtes à la recherche d’un local commercial pour installer votre entreprise ? Alors, il faut savoir que cette recherche exige une bonne concentration et un travail en amont sur le projet pour éviter les mauvaises surprises. En effet, avant de vous lancer à la conquête du marché immobilier d’entreprise, il est important de bien connaître le budget alloué à cette location. Pour cela, il faut noter l’ensemble des frais fixes et potentiellement des frais variables nécessaires à la bonne activité de l’entreprise.

Ainsi, il est possible de retrouver les coûts suivants :

  • Le loyer mensuel
  • Les frais d’électricité, d’eau ou de connexion internet (haut ou très haut débit)
  • Le service de ménage des bureaux
  • L’assurance des locaux professionnels

Faites donc le point sur ces dépenses financières avant de vous lancer dans vos premières recherches immobilières. De cette façon, vous pouvez gagner du temps sur les prochaines étapes. Et surtout, vous pouvez connaître précisément le montant consacré à la location de l’espace de travail pour vos recherches.

À noter : faites aussi le point sur vos exigences afin de vous diriger vers des annonces immobilières avec des critères précis (places de parking, surface des bureaux minimum, premier étage…).

La location bureaux coûts cachés : Tout connaître

Vous venez de visiter un espace lumineux et spacieux dans un Business Center, totalement adapté pour installer vos bureaux et y exercer votre activité professionnelle.

Cependant, avant de signer le contrat de bail commercial, il est important de prendre conscience des éventuels coûts cachés de cette location. L’espace des bureaux est splendide, seulement celui-ci ne contient pas d’espace cuisine. Il faut alors prendre ces investissements en compte lors de l’installation de l’entreprise.

De plus, dans certaines locations, les outils pour accueillir internet ne sont pas présents. Il faut alors prendre un abonnement et prévoir les frais associés à l’ouverture d’un compte. Ces détails doivent aussi être notés !

Pensez à demander, si cela est possible, les anciennes factures d’électricité afin d’avoir une idée de l’isolation des locaux commerciaux. Ces dépenses peuvent être plus ou moins importantes selon l’état de l’immeuble concerné. Ainsi, vous évitez au maximum les coûts cachés une fois la signature du bail effectuée.

Immobilier d’entreprise : les avantages de la location par des professionnels

Les coûts cachés peuvent mettre une jeune entreprise en difficulté s’ils ne sont pas anticipés lors de la première visite. Alors si vous souhaitez éviter de telles situations, il est vivement recommandé de choisir des surfaces louées par des professionnels spécialisés ou bien de faire appel à un conseil en immobilier d’entreprise.

espace végétal bureaux

Des formules de location flexibles 

Louer son espace de travail à des professionnels permet de trouver des solutions moins contraignantes et plus adaptées. Dans les espaces de coworking, le contrat signé entre les deux parties n’est pas un contrat de bail, mais un contrat de prestation de services.

De cette façon, la location des bureaux partagés est beaucoup plus souple. S’installer dans un local professionnel pour quelques heures, plusieurs jours ou bien plusieurs mois sont des options proposées par ces contrats. Les entreprises peuvent alors bénéficier de solutions très flexibles avec des postes de travail adaptés (open space, bureaux fermés, salles de réunion).

La location de bureaux est adaptée aux besoins des entrepreneurs et les coûts de la location sont optimisés.

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Des services complémentaires pour éviter les coûts cachés

Profiter des services complémentaires dans une location de bureaux est l’une des meilleures solutions pour éviter les frais cachés. Avant vous engager dans une location, pensez à demander quels sont les services proposés par l’organisme.

Aujourd’hui, il est courant de trouver dans un espace de coworking :

  • Un service d’accueil (secrétariat, gestion des appels, envoi du courrier…)
  • Une cuisine équipée et/ou un espace café
  • Des bureaux tout équipés (matériel informatique, papeterie…)
  • Un service de ménage
  • Un service de domiciliation

En cas de panne sur le matériel informatique, par exemple, vous n’avez pas à payer de frais supplémentaire. Ces dépenses de réparations imprévues sont prises en charge par le service lié à la gestion locative.

À noter : ces services complémentaires doivent impérativement être notés sur votre contrat de location pour éviter les litiges. Vérifiez son contenu avant de le signer !

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Des bureaux équipés pour éviter les investissements

Certains coûts cachés se révèlent une fois le contrat de bail signé pour les locataires professionnels. Et c’est notamment le cas lorsqu’il faut acheter l’ensemble du matériel informatique de l’entreprise (ordinateur, clavier, imprimante…).

En plus, il faut penser à l’investissement dans le mobilier de bureau. Une installation dans de nouveaux espaces de travail nécessite parfois l’achat de bureaux plus adaptés.

Avec la location de bureaux tout équipés, la question ne se pose plus. Le locataire doit seulement penser à l’aménagement et à l’organisation de son espace de travail. L’ensemble des équipements – informatiques et mobiliers – sont déjà sur place. Un gain de temps, mais surtout des économies financières pour une installation rapide et un cadre de travail optimal. Il est donc important de bien se renseigner et de faire appel aux bons professionnels pour éviter des frais supplémentaires imprévus lors de la location de ses nouveaux bureaux.