Salle de réunion et Covid peuvent former un duo compatible. Pour cela, les organisateurs doivent s’investir un minimum pour préparer le lieu où le public doit être accueilli. Il faut s’informer sur les mesures à respecter et observer les nouvelles évolutions à propos de ces consignes. Le réaménagement de l’espace de travail est aussi souvent nécessaire en fonction de sa capacité d’accueil.

Voici nos conseils pour recevoir des participants lors d’événements d’entreprise dans de bonnes conditions sanitaires au sein des salles de réunions.

Salle de réunion et Covid : les consignes sanitaires obligatoires à connaître

Salle de réunion et Covid

Faire respecter la distanciation sociale en salle de réunion

Les gestes barrières deviennent de vrais réflexes à adopter dans la vie privée comme dans la vie professionnelle, notamment sur les lieux de réunion.

Si en tant que professionnel, vous comptez prochainement organiser un événement particulier sur votre lieu de travail (visioconférence, présentations, brainstorming), il est nécessaire de connaître les consignes liées à la distanciation sociale.

Concrètement, cela signifie que pour accueillir des réunions dans de bonnes conditions, il faut limiter la proximité entre les participants. Veillez donc à laisser 1 mètre de distance entre chaque chaise. Pour cela, vous pouvez faire le choix de supprimer une chaise sur deux parmi celles présentes au sein de votre espace de réunion.

Dans certains cas, il est nécessaire d’aller jusqu’à la réorganisation de vos événements professionnels. Par exemple, il est parfois préférable de prévoir des réunions par petits groupes pour limiter les risques lors de vos formations ou séminaires.

Ainsi, avant de savoir s’il est intéressant de louer une salle équipée et modulable, il faut faire le point sur quelques détails :

  • le nombre de participants pour chacun des regroupements professionnels ;
  • les équipements indispensables au bon déroulement de ces événements (tableau blanc, vidéoprojecteur, internet haut débit, sonorisation, micros, accès WIFI, etc.).

Cela vous permet de chercher une location de salle adaptée aux contraintes sanitaires actuelles et de trouver un lieu idéal.

Si cela est possible, il est vivement conseillé de privilégier une plus grande salle par rapport à vos besoins habituels. Vérifiez bien la superficie des salles à louer avant de vous déplacer pour une visite !

TBC vous aide à trouver une location de salle de réunion adaptée selon vos besoins, contactez-nous pour en savoir plus.

Éviter les contacts entre les participants en salle de réunion pendant la Covid

Pour accueillir le public dans une salle de réunion ou une salle de séminaire, il ne suffit pas de laisser des espaces entre les participants présents. Il faut en plus mettre en place des processus pour limiter les contacts physiques dans l’auditorium ou dans la salle de conférence pouvant accueillir du public.

Plusieurs actions peuvent alors se mettre en place à chaque réunion professionnelle au sein des espaces de travail :

  • attribuer l’ouverture et la fermeture des portes à une seule et même personne ;
  • faire manipuler les outils (paper-board, vidéo-projecteur, service dédié au cocktail, mobiliers modulables, etc.) par une personne unique déterminée avant le début de l’événement professionnel ;
  • afficher des consignes visibles par tous dans les espaces de réunion ;
  • faire des pauses café au cours de la journée dans des espaces extérieurs plutôt que dans plusieurs espaces fermés.

En fonction du temps de présence des participants, il est nécessaire de trouver un traiteur pour manger et boire au cours des réceptions. Pour limiter les risques, il est alors préférable d’attribuer à chaque personne un gobelet unique durant les buffets ou lors de la distribution de plateaux-repas. De cette façon, les consignes relatives à la Covid-19 sont respectées par l’entreprise organisatrice de l’événement.

dispositif salles de réunion covid

Salle de réunion et Covid : les conseils pour (ré)aménager son espace professionnel

Vous souhaitez maintenir vos événements professionnels ? Alors voici quelques configurations à adopter dans votre salle de réunion pendant la Covid.

En plus de l’espace entre chaque participant, vous pouvez ajouter des plaques de plexiglas de chaque côté des assises. Les personnes présentes peuvent se sentir plus à l’aise avec ces supports. Évidemment, le port du masque reste obligatoire dans la salle. Vous pouvez aussi disposer une table ronde à part. Au sein de votre salle de réunion, laissez à disposition du public du gel hydro-alcoolique. L’idéal est d’avoir des réserves à proximité de chaque poste de travail pour laisser la possibilité à chacun de se désinfecter les mains tout au long de la journée.

Pensez aussi à privilégier des salles de réunion avec des fenêtres. De cette façon, vous pouvez ouvrir celles-ci à chaque pause pour aérer l’espace et renouveler l’air. C’est une excellente façon de limiter les risques liés à la Covid-19 !

Donnez des informations claires aux participants de la réunion

L’organisation d’un événement professionnel nécessite une bonne préparation. L’arrivée des gestes barrières ne facilite pas vraiment le déroulement de ce type de réunion.

Pour que tout se passe le mieux possible, il est important de se montrer pédagogue en amont et le jour de l’événement. Il est alors vivement conseillé d’expliquer et d’informer les participants des consignes à respecter. Ainsi, il est possible :

  • d’ajouter quelques lignes dans le mail d’invitation pour expliquer les gestes à respecter au moment de se réunir ;
  • d’afficher dans la salle les réflexes à adopter (lavage des mains, distances entre les participants, port du masque, etc.).

Ces détails rendent généralement plus simple le respect des nouvelles consignes.

En définitive, salle de réunion et Covid sont compatibles à partir du moment où les consignes sont connues et respectées par les organisateurs. Ces actions garantissent aux participants d’événements professionnels une bonne sécurité et les organisateurs peuvent sereinement continuer leur activité.