Tout savoir sur la location de salle de réunion
La location de salle de réunion s’impose au cours de l’organisation de divers événements professionnels (séminaires, réunions de travail, assemblées générales…). Pour optimiser ces événements, il ne faut rien laisser au hasard lors de leur préparation. Faire appel à un business center est idéal pour se décharger de toute la partie organisationnelle, matérielle et technique liée à ce genre d’événement professionnel. Alors, que faut-il absolument savoir lors de la location d’espaces de réunion pour réussir son événement ? Toutes les questions importantes et leurs réponses se trouvent ici !
Est-ce que la location de salle de réunion propose des prestations pour les pauses ?
Lors d’une journée de formation, d’une longue réunion entre équipes ou encore d’une conférence avec des partenaires, il est indispensable d’accorder des pauses aux personnes présentes.
Suivant la longueur et la technicité de l’événement, il faut prévoir des coupures à différents moments dans la journée :
- le matin,
- le midi,
- l’après-midi.
Louer un espace de réunion au sein d’un business center semble idéal pour répondre aux besoins précis des entreprises. En effet, ces lieux proposent d’organiser les temps de pause au cours de la journée. Il est aussi possible de prévoir la mise en place de petits-déjeuners et de déjeuners. Les organisateurs apprécieront cet avantage pour alors se concentrer sur d’autres points de l’événement professionnel.
Vous souhaitez en bénéficier ? Alors il est nécessaire de préciser en amont vos besoins :
- le nombre de participants prévu,
- la livraison de plateaux-repas ou la sollicitation d’un traiteur,
- le choix autour de menus végétariens,
Prenez le temps de faire le point sur ces éléments en réalisant un brainstorming en interne pour gagner du temps lors de la location de salles de réunion auprès de professionnels spécialisés.
Quels sont les services proposés dans une location de salle de réunion en centres d’affaires ?
Louer une salle, atypique ou non, au sein d’un business center permet d’avoir de nombreux services complémentaires à disposition ou sur demande.
Le plus souvent, il est possible de bénéficier d’un lieu idéal avec :
- une salle de pause confortable et modulable,
- des espaces de travail fermés ou non annexés à la salle de réunion,
- du matériel modulable pour coller aux besoins de l’événement professionnel (chaises, tables, fauteuils, tableau blanc…).
En plus, les salles de réunions sont le plus souvent entièrement équipées avec des outils adaptés aux besoins des entreprises en fonction de l’activité professionnelle (vidéo projecteur, connexion internet, micro, scanner, écran télé, branchements informatiques).
Ainsi, les entreprises utilisatrices de ces espaces professionnels peuvent arriver sur place et s’installer sans aucune contrainte matérielle ou organisationnelle. Elles se concentrent uniquement sur leurs missions professionnelles !
L’accès à la location de salle de réunion est-elle sécurisée ?
Que la location soit faite sur plusieurs jours ou bien pour quelques heures, la sécurité garantie par les services du business center est identique. Seules les personnes qui louent une salle de réunion peuvent y avoir accès. De cette façon, il est possible de d’accéder facilement à la salle en utilisant une clé sécurisée ou bien un code personnalisé.
Dans tous les cas, il est possible de laisser des effets personnels et affaires professionnelles sur place afin d’éviter de les transporter. Notamment si la location des lieux de réunion est prévue sur plusieurs jours. Une solution particulièrement pratique qui assure un confort optimal aux organisateurs de l’événement et aux participants présents.
Posez vos questions sur ces éléments lors de la réservation de votre location.
Le prix de la location de salle de réunion inclut-il les services complémentaires ?
De manière générale, la location de salles à destination des événements professionnels (conférence, séminaire, formation, réunion, etc.) propose des services assez similaires :
- équipements informatiques (câbles, écrans d’ordinateur, claviers, scanners, etc.),
- paper-board,
- connexion haut-débit,
- écran de projection ou vidéoprojecteur,
- sonorisation,
Ces prestations composent notamment le prix de la location. Cependant, il faut toujours penser à vérifier précisément les éléments compris dans le prix pour éviter les malentendus au moment de son arrivée sur les lieux.
Il est aussi possible de souhaiter des services particuliers en fonction des besoins de l’entreprise. Par exemple, certaines sociétés envisagent de proposer aux participants de la formation un service traiteur pour le repas du midi dans une grande salle. Dans ce cas, il faut échanger avec les équipes du business center afin de savoir si ce service complémentaire est possible.
De même, certaines conférences se font avec la mise à disposition d’un service de cocktails. Ces éléments doivent être abordés en amont pour savoir s’ils sont bien envisageables au moment de la location de salle de réunion.
En définitive, il faut retenir que la location d’une salle de réunion a un objectif : simplifier l’activité des professionnels en leur permettant de poser leurs affaires au sein de la location sans se soucier des contraintes matérielles.
À partir de là, il faut échanger suffisamment en amont avec l’espace de coworking ou du centre d’affaires. De cette façon, vous êtes en accord sur les prestations indispensables au bon déroulement de l’événement professionnel. Le réseau TBC vous propose un large choix de location de salles de réunion selon vos besoins, louez-les !
