Ces dernières années, les bureaux et organisations du travail n’ont cessé d’évoluer vers des solutions dynamiques pour les entreprises : coworking, nomadisme, télétravail etc. Voici le dernier en date qui a le vent en poupe auprès des grands groupes : le Flex office !

Le Flex office consiste à proposer aux salariés de se partager les postes de travail en fonction des tâches à accomplir. Cette organisation a pour vocation première d’optimiser la distribution des lieux. La seconde étant de stimuler l’autonomie et la créativité des collaborateurs en les détachant du bureau personnel rempli de bibelots. L’entreprise les encourage donc à se concentrer sur l’usage dont ils font de l’espace de travail mis à disposition.

Le fonctionnement du flex-office

Afin d’illustrer au mieux le fonctionnement du flex-office, on peut se référer à l’organisation d’une bibliothèque. Généralement composée de plateaux d’espaces de travail partagés prêts à l’emploi : lampes, prises, etc.

Ainsi, les utilisateurs de la bibliothèque choisiront leur place en fonction des tâches à accomplir : lire, rédiger ou étudier.

En application au monde de l’entreprise, les salariés utiliseront donc les postes de travail librement, de façon flexible et sur demande. Adieu donc les bureaux séparés et dédiés. Lorsqu’il arrive le matin, le collaborateur récupère son matériel (ordinateur, souris etc.) dans un casier personnel et s’installe à un bureau libre. Ainsi, il travaille et change quotidiennement de voisin.

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L’objectif du flex-office : Occuper des espaces de travail inutilisés

Le développement de cette nouvelle forme de travail découle d’un constat : Les postes de travail individuels ne sont pas occupés à 100% du temps. Alors que leur vacataires peuvent être en déplacement professionnel, en home office ou dans un tiers-lieu.

En parallèle, d’autres collaborateurs travaillent dans des espaces ouverts, parfois très bruyants. Ceci peut avoir un impact important sur leur productivité. Le Flex office permet donc de repartager ces postes de travail en les faisant tourner, un peu sur le même fonctionnement que des chaises musicales.

Aujourd’hui, les bureaux et espaces de travail ont pour objectif de s’adapter aux projets de l’entreprise : réfléchir, se réunir, fêter, se concentrer, brainstormer. Chaque espace a donc son utilité.

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Comment créer un flex-office ?

Le flex-office répond alors à une véritable problématique de manque d’espaces isolés. Tandis que des postes de travail pouvaient jusqu’alors restés inoccupés.

Voici quelques étapes clés pour déployer un espace en Flex Office :

  1. Analyser les habitudes de travail des salariés : horaires d’occupation, aménagements des postes, etc.
  2. Créer des espaces collaboratifs hors flex-office (salles de réunion, espace détente etc.)
  3. Mettre à disposition des équipements : casiers sécurisés, accès 24h/24, portabilité du n° de téléphone, etc.
  4. Déployer un système de réservation des espaces en interne

Afin de réussir au mieux la transition, il faut parfois faire preuve de patience et ne pas chercher à convaincre tous les salariés – dont certains seront inévitablement réfractaires. Notez que ce dispositif ne peut pas s’appliquer à tous les métiers et qu’il doit faire l’objet d’une véritable réflexion commune.

Le concept de Flex Office a émergé depuis que les espaces de travail ont perdu leur fonction de bureaux individuels, privés et isolés. De plus en plus d’entreprises font appel aux centres d’affaires notamment pour élaborer des espaces de travail. Elles cherchent alors à garantir flexibilité, modularité et adaptabilité aux pratiques de chacun. De cette façon, des espaces alors inoccupés ou peu exploités par certains salariés font alors le bonheur des autres collaborateurs. Cela enrichit également les relations quotidiennes entre les différents services. Pour en savoir + sur l’aménagement d’un flexoffice.