Ces dernières années, les bureaux et organisations du travail n’ont cessé d’évoluer vers des solutions dynamiques pour les entreprises : coworking, nomadisme, télétravail etc. Voici le dernier en date qui a le vent en poupe auprès des grands groupes : le Flex-office !

Le flex-office consiste à proposer aux salariés de se partager les postes de travail en fonction des tâches à accomplir. Cette organisation a pour vocation première d’optimiser la distribution des lieux. La seconde étant de stimuler l’autonomie et la créativité des collaborateurs en les détachant du bureau personnel rempli de bibelots. L’entreprise les encourage donc à se concentrer sur l’usage dont ils font de l’espace de travail mis à disposition.

Le fonctionnement du flex-office

Afin d’illustrer au mieux le fonctionnement du flex-office, on peut se référer à l’organisation d’une bibliothèque composée de plateaux d’espaces de travail partagés prêts à l’emploi (lampes, prises).

Ainsi, les utilisateurs de la bibliothèque choisiront leur place en fonction des tâches à accomplir : lire, rédiger ou étudier.

En application au monde de l’entreprise, les salariés utiliseront donc les postes de travail librement, de façon flexible et sur-demande. Adieu donc les bureaux séparés et dédiés : lorsqu’il arrive le matin, le collaborateur récupère son matériel (ordinateur, souris etc) dans un casier personnel et s’installe à un bureau libre.

De plus, les collaborateurs sont amenés à travailler à côté d’un nouveau voisin de travail chaque jour.

Objectif : Occuper des espaces de travail inutilisés

Le développement de cette nouvelle forme de travail découle d’un constat : Les postes de travail individuels ne sont pas occupés à 100% du temps. Alors que leur vacataires sont en déplacement, en home office ou dans un tiers-lieu.

En parallèle, d’autres collaborateurs sont amenés à travailler dans des espaces ouverts, souvent bruyants ayant un impact sur leur productivité. Le flex-office permet donc de re-partager ces postes de travail en les faisant tourner, un peu sur le même fonctionnement que des chaises musicales.

Aujourd’hui, les bureaux et espaces de travail ont pour objectif de s’adapter aux projets de l’entreprise : réfléchir, se réunir, fêter, se concentrer, brainstormer. Chaque espace a donc son utilité.

Comment créer un flex-office ?

Le flex-office répond à une véritable problématique de manque d’espaces isolés tandis que des postes de travail restaient vides. Pour ceux qui souhaiteraient instaurer cette nouvelle organisation, voici quelques étapes clés dans son déploiement :

  1. Une analyse des habitudes de travail des salariés
  2. Créer des espaces collaboratifs hors flex-office (salles de réunion, espace détente etc.)
  3. Des équipements à disposer : casier, portabilité du n° de téléphone
  4. La possibilité de mettre un système de réservation des espaces en interne

En revanche, pour réussir la transition, mieux vaut faire preuve de patience et ne pas chercher à convaincre tous les salariés – dont certains seront inévitablement réfractaires. Notez que ce dispositif ne peut s’appliquer à tous les métiers et qu’il doit être convenablement pensé.

Enfin, plusieurs centres membres du réseau TBC offre des espaces en flex-office.