FAQ Centre d’affaires
Dans quels cas louer un bureau en centre d’affaires ?
Coûts financiers maîtrisés, espaces fonctionnels, image de l’entreprise valorisée, développement de son activité… Installer tout ou partie de son entreprise dans un centre d’affaires offre certains avantages.
S’installer temporairement le temps d’un déménagement
Organiser le déménagement d’une entreprise dans de nouveaux locaux pose parfois certains problèmes :
- Recevoir des clients et prospects dans un lieu de travail non aménagé peut avoir des conséquences négatives sur l’image de l’entreprise ;
- L’activité de l’équipe est impactée et cette dernière perd en productivité.
Louer des bureaux équipés dans un centre d’affaires constitue alors une solution de transition idéale pour assurer de bonnes conditions de travail à ses collaborateurs. C’est également une option privilégiée lorsque les locaux de l’entreprise doivent être rénovés.
Développer l’activité de son entreprise
Dans un centre d’affaires, de multiples professions se côtoient au quotidien. Ce point est une richesse à ne pas négliger car elle peut être bénéfique pour l’activité de son entreprise. Louer un bureau dans un centre d’affaires permet en effet de nouer facilement des relations avec des professionnels travaillant dans un autre secteur. Des échanges d’affaires, mais également des échanges de services entre professionnels, peuvent en découler.
Installer des collaborateurs nomades
Certains métiers demandent de se déplacer à travers la France ou à l’international. Offrir les meilleures conditions aux travailleurs nomades de son entreprise est alors un enjeu pour qu’ils bénéficient des mêmes avantages que s’ils étaient dans les locaux de la société. S’ils passent régulièrement par la capitale des Gaules, louer des bureaux équipés à Lyon est une solution pour que vos collaborateurs travaillent et reçoivent des prospects dans les meilleures conditions possibles.
Lancer son entreprise à moindres frais
Démarrer une activité, que ce soit en tant qu’entrepreneur, start-up en création ou encore indépendant, c’est se lancer dans une aventure où les moyens financiers sont réduits. Louer un bureau équipé dans un centre d’affaires constitue alors une solution permettant de profiter d’un local sans avoir à se soucier de tracas logistiques (les meubles par exemple) et en se libérant ainsi des contraintes d’un bail longue durée qu’implique généralement la location d’un local standard.
Pour quelles raisons choisir de domicilier son entreprise en centre d’affaires ?
La flexibilité des centres d’affaires ne nécessite pas d’engagement à long terme. Cette solution séduit aussi bien les jeunes entreprises que les antennes locales pour des Grands Groupes.
La domiciliation d’entreprise en centre d’affaires peut se justifier par des raisons :
Entrepreneuriales : pour les très petites entreprises et les travailleurs indépendants qui ne souhaitent pas s’engager dans un bail à long terme. Cette solution leur permet également de faire des économies sur les frais de personnel et les frais de maintenance ;
Situationnelles : pour des entreprises installées à l’étranger ou dans une autre ville française. Celles qui ont besoin d’un point de chute dans une ville ciblée de manière temporaire. Il s’agit le plus souvent d’équipes de vente ou de développement des affaires ;
De débordement : pour des sociétés en croissance rapide dont les locaux actuels sont trop petits.
D’intermittence : pour des professionnels en cours de déménagement et dont les nouveaux locaux n’ont pas encore été livrés ;
De projet : pour des sociétés ayant des besoins spécifiques à un instant précis (production de cinéma, construction, enquêtes… ).
De la multinationale à la très petite entreprise, les centres d’affaires accueillent tous les projets pour une durée variable. Un bon moyen de limiter les frais lorsque l’on débute, ou de tester un marché dans une ville nouvelle sans s’engager dans un bail 3/6/9, résiliable au bout de 3 ans seulement.
> À lire aussi : Où domicilier son entreprise ?
Quels sont les avantages de la domiciliation d’entreprise en centre d’affaires ?
La domiciliation d’entreprise donne accès à différents services. Il y a notamment l’accueil des visiteurs, la permanence téléphonique ou encore le secrétariat.
Jeunes entreprises comme grands groupes peuvent en bénéficier. Les centres d’affaires proposent à chacun des offres « tout compris ». Ces services sont un véritable atout pour l’image de l’entreprise puisqu’ils permettent également de dégager du temps de travail pour les collaborateurs. Ainsi, tous sont pleinement mobilisés pour développer l’activité de la structure.
De plus, choisir de domicilier une entreprise en centre d’affaires assure de travailler dans de bonnes conditions :
- Les entreprises clientes bénéficient de bureaux et de salles de réunion entièrement équipées, chauffées ou climatisées, et entretenues par le centre d’affaires ;
- Une connexion internet ainsi que tout le matériel informatique nécessaire ;
- Les locaux sont disponibles immédiatement et sous surveillance constante.
Enfin, un des avantage réside dans location flexible pour répondre aux besoins de chacun.
> À lire aussi : Centre d’affaires : les critères à évaluer avant de faire son choix
Les critères à évaluer avant de faire son choix
Avant de choisir le centre d’affaires qui accueillera vos activités, certains critères incontournables doivent être pris en considération.
L’implantation géographique, la qualité des services, le matériel disponible, les locaux proposés ou encore le tarif des prestations doivent s’étudier en amont.
Le choix du centre d’affaires ne doit pas se faire au hasard. L’image de votre entreprise, l’impression donnée à vos clients et la motivation de vos collaborateurs en dépendent. D’où l’importance de comparer les avantages de chaque société de domiciliation.
L’implantation géographique
Premier élément à considérer : la localisation du centre d’affaires. Alors qu’une entreprise en quête de visibilité souhaitera s’installer en centre-ville ou sur une artère très fréquentée, d’autres sociétés préfèreront un cadre plus calme et excentré. Elles pourront ainsi y organiser des réunions et des brainstormings par exemple.
Si vous recevez régulièrement des clients ou des prestataires externes, veillez à ce que le centre d’affaires se situe à proximité d’une station de bus, de métro, d’un parking ou d’une gare.
Enfin, la localisation du bâtiment peut se choisir en fonction du quartier. Quartier des finances, des affaires, des avocats : le contexte géographique et sa réputation peuvent contribuer à crédibiliser votre activité.
La qualité de l’accueil téléphonique et des services
En fonction de vos besoins, assurez-vous que la structure peut assurer des services complémentaires. Par exemple : La permanence téléphonique de vos appels avec la prise de messages. Par ailleurs, les centres d’affaires proposent également des services liés à la domiciliation tels que l’affranchissement, l’envoi et la réception de courrier.
Pensez également à vous renseigner sur la possibilité d’accéder à un service de restauration, si vous souhaitez organiser des petits déjeuners, des brunchs ou des cocktails au sein des locaux.
Le matériel mis à disposition
Pour bien travailler, rien de mieux que de bons équipements. Ainsi, vous devez pouvoir disposer d’ordinateurs de bureaux, l’accès aux imprimantes ou encore la mise à disposition de vidéoprojecteurs et écrans.
Les infrastructures proposées
Prenez le temps et le soin de sélectionner les locaux qui accueilleront votre entreprise. Vous pouvez vérifier que les bureaux soient suffisamment spacieux pour installer tous vos collaborateurs. Les salles de réunion doivent également proposer des surfaces et capacités d’accueil suffisantes. Elles doivent pouvoir s’aménager selon le but de la réunion : en U, en théâtre, en cercle, etc.
Si vous recevez régulièrement des visiteurs, soyez aussi attentifs à l’esthétique et à la décoration du centre d’affaires.
La politique tarifaire
Dernier critère et non des moindre, le coût global de la location. Généralement, les centres d’affaires prévoient de faire apparaître l’ensemble des coûts, charges et services (eau, électricité, charges locatives, nettoyage, taxes, mobilier, téléphonie, etc). Le tout est exprimé en HT et sur la même facture. Toutefois, des frais supplémentaires peuvent s’ajouter : consommations téléphoniques, débit internet, affranchissements, consommations, etc.
Tout savoir à propos des centres d’affaires
Comment définir le concept de centre d’affaires ? Quels sont les types de services proposés? Découvrez tous ce qu’il faut savoir sur ces structures dédiées à l’hébergement d’entreprises.
Définition d’un centre d’affaires
On peut définir un centre d’affaires comme un lieu composé de locaux de petites, moyennes et grandes surfaces mais entièrement équipés. Ces locaux ont pour vocation d’accueillir des entreprises, des entrepreneurs ou d’autres types d’utilisateurs pour une durée déterminée et à courte échéance.
Des bureaux individuels ou collectifs en passant par les salles de réunions ou de conférence, les différents espaces d’un centre d’affaires prennent place dans un immeuble réservé à cet effet. Ils peuvent se répartir sur un ou plusieurs étages d’un immeuble dédié à des activités tertiaires. Ils ont cependant l’avantage de mettre à disposition l’ensemble des équipements : mobilier (bureaux, chaises, fauteuil, lampes, etc.), connectique (connexion Internet, imprimante, vidéoprojecteur, etc.).
Les services proposés dans un centre d’affaires
Les centres d’affaires se définissent comme des établissements flexibles et polyvalents. A juste titre puisqu’ils proposent une large gamme de prestations aux clients locataires.
La location de bureaux équipés
Il s’agit du service principal proposé par les centres d’affaires. La location de bureaux équipés en centres d’affaires permet aux entreprises de louer des espaces professionnels aménagés d’un ou plusieurs postes de travail. Il peut également exister des bureaux partagés à louer pour une durée variable. Cette forme de location garantit plus de flexibilité qu’un bail classique. En effet, le préavis pour les locations de longue durée est définitivement plus court. De plus, l’intégration des locaux ne nécessite pas de formalité particulière ou d’investissement important.
Par ailleurs, pour accueillir un rendez-vous professionnel, les centres d’affaires mettent à disposition des bureaux de passage qui permettent une occupation à l’heure ou à la journée.
La location de salles de réunions
La mise à disposition de salles de réunions modulables fait également partie des principaux services des centres d’affaires. De tailles variables, bien insonorisées et lumineuses s’aménagent pour accueillir aussi bien des séminaires, des formations, des réunions de groupes mais aussi des conférences.
La domiciliation d’entreprise commerciale et postale
Le service de domiciliation commerciale permet aux entreprises de s’installer dans une autre région que celle du siège social. Elle doit impérativement se faire en complément d’une location régulière d’espace de travail. Les créateurs d’entreprises peuvent, quant à eux, disposer d’une adresse de domiciliation postale pour établir leur siège social à une autre adresse qu’à celle de leur domicile personnel.
D’autre part, le centre d’affaires réceptionne et met à disposition quotidiennement les courriers et colis. Ensuite, il informe les destinataires par mail ou par téléphone selon les modalités définies dans le contrat.
La permanence téléphonique
Un centre d’affaires fournit aux entreprises une véritable vitrine professionnelle. En plus d’une adresse de domiciliation professionnelle, les équipes du centre d’affaires assurent la réception et la transmission des appels pour chaque société. De plus, cette solution peut se compléter par la mise à disposition d’un numéro personnalisé (01, 02, 03, 04 ou 05). La ligne téléphonique peut alors être redirigée vers le numéro souhaité, aux horaires souhaités ou selon un scénario prédéfini.
Toute une gamme de services complémentaires
Certains centres d’affaires poussent plus loin leur palette de services afin de s’adapter au mieux aux exigences des entreprises visées.
Ainsi, les prestations complémentaires peuvent prendre différentes formes :
- L’aide à l’accomplissement de formalités administratives ;
- L’assistance juridique ;
- L’organisation de petits-déjeuners et de cocktails ;
- La mise à disposition d’un service de traduction et d’interprétariat ;
- La réservation de restaurant, d’hôtel, de taxi, etc.
