Le télétravail s’impose de plus en plus souvent comme une nouvelle organisation du travail en entreprise. Dans certains cas, ce mode de travail permet aux salariés concernés d’améliorer leur qualité de vie au travail. Ces aménagements sont précisés dans leur contrat de travail sous la forme d’un avenant au contrat.

Dans d’autres cas, le télétravail est obligatoire pour permettre à l’entreprise de continuer à fonctionner. Ces deux situations peuvent apporter aux télétravailleurs des difficultés liées à cette nouvelle organisation et à l’équilibre entre vie privée et vie professionnelle.

Comment faire pour réussir à travailler efficacement à l’extérieur des locaux de l’entreprise ? Quels sont les outils nécessaires pour optimiser ses actions professionnelles ? Voici nos conseils pour bien vous équiper en cas de télétravail !

Prendre le temps d’organiser son espace bureau en télétravail

Le télétravail, occasionnel ou non, bouleverse les habitudes de la vie professionnelle des salariés ou des entrepreneurs concernés.

Avec celui-ci, le lieu de travail n’est plus uniquement celui de l’entreprise. Le télétravailleur (freelance, travailleur, travailleur nomade) doit alors apprendre à travailler à son domicile ou bien dans un espace de travail extérieur (centre de télétravail, espace de coworking, open-space).

Le Code du travail précise en son article L.1222-9 : « Le télétravail désigne toute forme d’organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait également pu être exécuté dans les locaux de l’employeur est effectué par un salarié hors de ces locaux de façon volontaire en utilisant les technologies de l’information et de la communication ».

Pour se motiver, il est primordial d’avoir un nouvel espace de travail bien organisé. Pour cela, il faut prendre le temps de rassembler les outils de travail fondamentaux à proximité de votre futur bureau afin de ne pas être interrompu lors de vos missions.

Par exemple, faites une check-list de vos équipements avant de vous installer à votre espace de travail personnel :

  • stylos et carnet de notes à disposition,
  • connexion internet active,
  • chargeur d’ordinateur prêt à être utilisé…

Cette check-list assure aux télétravailleurs de meilleures conditions de travail.

Vous devez faire du télétravail, alors TBC propose des espaces de bureaux ponctuels (bureaux, espaces de coworking ou salles de réunion). Ces nouvelles façons de travailler sont parfois plus faciles à adopter au sein d’espaces de travail collaboratifs.

À noter : la mise en place du télétravail entre l’employeur et son salarié est généralement faite par l’intermédiaire d’un accord collectif. Toutefois, il est possible d’imposer ce mode de travail en cas d’épidémie selon l’article L.1222-11 du Code du travail, comme c’est le cas en ce moment avec la crise sanitaire liée à la covid-19.

Les outils à avoir sur l’ordinateur pour optimiser le télétravail

Maintenir une bonne communication entre les collaborateurs en télétravail

Travailler à distance ne facilite pas toujours les échanges et le lien social. Le sentiment d’isolement peut aussi faire son apparition dans ce nouvel environnement de travail où la flexibilité règne. Il faut alors trouver des solutions qui facilitent la communication entre les équipes tout en maintenant le bien-être au travail des salariés.

Plusieurs outils sont adaptés pour gérer votre temps de travail :

Essayez-les et optez pour l’outil qui vous paraît être le plus adapté à vos habitudes et à celles de vos collaborateurs afin de conserver une bonne communication au sein de votre activité professionnelle.

Réaliser des réunions virtuelles

Les réunions sont hebdomadaires ou mensuelles au sein de votre entreprise, alors conservez ce rythme même avec ces nouvelles formes de travail afin de ne pas perdre vos habitudes.

Ces moments d’échanges sont souvent indispensables entre les équipes pour :

  • faire le point sur les différentes actions,
  • ajuster les prochaines missions,
  • impulser de la motivation…

En télétravail, la distance peut faire naître un sentiment d’essoufflement auprès des collaborateurs. Il faut alors trouver des outils efficaces et pratiques pour créer régulièrement des points entre les équipes afin d’optimiser toute leur productivité. Vous pouvez alors essayer la visioconférence par TBCGoogle Meet ou encore Zoom.

À noter : si vous alternez travail en entreprise et travail à domicile, n’oubliez pas de mentionner les jours de télétravail sur l’avenant de votre contrat de travail.

Conserver des services efficaces même en télétravail

Être joignable facilement en télétravail grâce à la téléphonie déportée

Le télétravail ne doit pas rimer avec baisse de la satisfaction des clients. Pour cela, il faut privilégier des équipements capables de maintenir le lien efficacement entre l’entreprise et les clients.

La téléphonie déportée est idéale pour plusieurs raisons et pour plusieurs professions comme les travailleurs indépendants. Cette solution vous permet de renvoyer la ligne du bureau chez vous, afin de répondre à chaque coup de téléphone. Les clients ne se rendent même pas compte du travail à distance !

Il est aussi possible, pour gagner en confort au quotidien, d’utiliser une permanence téléphonique. Une équipe formée réceptionne les appels à votre place pour alléger votre charge de travail.

Des plages horaires et des jours par semaine peuvent être définis pour coller parfaitement à vos besoins, pensez-y !

Garder une routine professionnelle même en télétravail

Cette solution de travail flexible peut vous donner l’envie de rester en pyjama durant vos horaires de travail à domicile et de faire de votre lit un nouveau bureau. Difficile à moyen terme de conserver motivation et entrain.

Pour travailler à domicile dans un environnement de travail dynamique, conservez une routine professionnelle dès la signature de l’avenant au contrat de travail précisant le télétravail.

Ensuite, faites-vous un planning comme si vous étiez à votre poste de travail afin de rester productif. De même, accordez-vous des pauses régulières. Vous pouvez essayer de travailler autrement en utilisant la méthode pomodoro !

Cette organisation flexible peut vous permettre d’avoir un meilleur équilibre vie professionnelle/vie personnelle. Pour cela, il faut savoir couper une fois la journée de télétravail terminée.

En définitive, pour optimiser votre productivité en cas de télétravail, il est indispensable de trouver des outils qui correspondent à ce travail à domicile ou à distance afin de travailler mieux. Vous avez donc toutes les clés en main pour apprécier cette nouvelle façon de travailler !