Déléguer ou gérer soi-même les tâches administratives de son entreprise ? Cette question est fréquente et pourtant, dans de nombreuses situations, externaliser certains services permet au chef d’entreprise d’obtenir de nombreux avantages. C’est le cas pour la permanence téléphonique. Gain de temps, économies financières et professionnalisme sont alors au programme ! 

Dans cet article, on vous guide pour connaître les détails avantageux des permanences téléphoniques pour votre société.

Gagner du temps dans votre activité professionnelle 

Les journées s’enchaînent parfois très rapidement. Chaque personne est concentrée sur son activité sans pouvoir gérer les appels entrants de l’entreprise.

Faire le choix d’un secrétariat téléphonique extérieur permet aux équipes de gagner du temps. De cette façon, il est possible de déléguer la prise de rendez-vous à des personnes formées dans ce domaine. De votre côté, vous pouvez pleinement vous concentrer sur votre activité professionnelle sans être coupé par les appels reçus. Le bruit engendré par la sonnerie du téléphone est en effet largement réduit avec cette solution. Un aspect particulièrement positif et non négligeable dans un quotidien professionnel !

Ces solutions sont largement envisagées pour les professions libérales ou bien pour les professionnels de santé qui ne peuvent pas gérer à la fois les patients et la réception des appels au cours de la journée.

Néanmoins, le recours à une permanence téléphonique n’est pas uniquement réservé à ces branches professionnelles. Aujourd’hui, indépendants, entrepreneurs et grandes entreprises peuvent aussi envisager cette solution. Les espaces de coworking ou les centres d’affaires qui louent des espaces de travail se professionnalisent en ce sens en proposant des services complémentaires personnalisés, comme la réception des appels téléphoniques par l’intermédiaire de services de secrétariat. De cette façon, les professionnels qui occupent les bureaux peuvent gagner du temps dans leurs activités quotidiennes sans avoir à gérer la réception des appels et la prise de messages.

Optimiser l’espace de vos bureaux en déléguant la permanence téléphonique 

Intégrer un ou une standardiste dans des bureaux nécessite la location d’une surface adaptée. Il faut prévoir la place du bureau et des accessoires indispensables à votre métier (ordinateur, téléphone, imprimante…).

Opter pour l’externalisation de ce service permet alors de gagner de l’espace au sein des bureaux loués. Les professionnels peuvent optimiser cette surface pour y installer des espaces de travail supplémentaires. La place dédiée aux rangements est souvent difficile à trouver. Profitez-en pour l’intégrer pleinement dans vos bureaux ! Il est aussi possible de réduire la taille des bureaux loués et de faire des économies en optant pour une location plus petite.

Tout dépend donc de la stratégie que vous souhaitez mettre en place pour votre entreprise :

  • faire des économies en optant pour un secrétariat à distance,
  • optimiser l’espace pour intégrer du rangement à vos bureaux.

Réduire vos coûts avec un secrétariat indépendant 

Vous avez envie de réduire vos coûts professionnels ? Alors, l’option en faveur d’une permanence téléphonique est judicieuse. Effectivement, le secrétariat concentre les appels téléphoniques de votre entreprise. Vous pouvez réaliser 30 % à 60 % d’économie sur vos dépenses avec une solution externalisée. En effet, vous n’avez plus à vous soucier de la réparation des équipements du secrétariat (ordinateur, téléphone). Il n’est plus question non plus de gérer la formation de votre personnel ou encore la gestion des congés payés. Ces détails alourdissent vos coûts professionnels à l’année.

Faire le choix d’un standard téléphonique externalisé est plus rentable pour vous, notamment lorsque le nombre d’appels est conséquent et que votre activité professionnelle est spécifique à un domaine. Le personnel engagé par le centre d’appels est formé et compétent pour gérer les appels entrants, en débordement, la prise de rdv et communiquer efficacement avec vous.

Améliorer l’image de l’entreprise 

Vous travaillez jusqu’à présent dans un espace de coworking où la gestion des appels n’est pas toujours évidente à assurer (bruit ambiant, surcharge de tâches administratives) ?

Pour simplifier votre quotidien et gagner en professionnalisme, il est souvent conseillé de se tourner vers une plateforme téléphonique spécialisée. La plupart des espaces de location de bureau proposent une permanence téléphonique. Pensez-y lors de la recherche de votre prochaine location professionnelle ! Avec cette solution, vous planifiez vous-même les plages horaires du service de permanence en fonction de vos horaires de travail. Cette mise en place se réalise par un transfert d’appel de votre bureau à celui de votre télésecrétariat. Ainsi, chaque prise d’appel est gérée pour assurer parfaitement votre relation client. Le call center prend les messages de vos clients ou de vos fournisseurs pour vous les transmettre sous différents supports (e-mails, téléphone) avec réactivité.

Votre entreprise est alors joignable sans interruption au cours de la journée. Cette compétence vous permet de gagner en professionnalisme. Elle est aussi particulièrement positive pour l’image de marque de votre société.

En définitive, le choix d’une permanence téléphonique s’adapte aujourd’hui à de nombreux travailleurs pour leur permettre de gagner du temps, mais aussi pour réduire leurs coûts professionnels et offrir un service de qualité. Des avantages complets qui méritent une entière réflexion !