Déléguer ou gérer soi-même les tâches administratives de son entreprise ? Cette question fréquente se pose notamment lorsqu’il s’agit d’externaliser certains services. Ce service permet notamment au chef d’entreprise de bénéficier de nombreux avantages. La permanence téléphonique permet un gain de temps, des économies financières et assure le professionnalisme ! Dans cet article, on vous guide pour connaître les détails avantageux des solutions techniques liés à la permanence téléphonique pour votre société.

permanence téléphonique

Gagner du temps dans votre activité professionnelle 

Les journées de travail s’enchaînent parfois très rapidement. Chaque collaborateur se concentre alors sur ses tâches sans pouvoir gérer systématiquement tous les appels entrants.

Faire le choix d’un secrétariat téléphonique extérieur permet aux équipes de gagner du temps. De cette façon, des équipes professionnelles assurent la prise d’appels et de rendez-vous. Ainsi, vous pouvez pleinement vous concentrer sur votre activité professionnelle sans interruption par les appels reçus. Le bruit répétitif engendré par la sonnerie du téléphone peut avoir un effet néfaste sur le bien-être des collaborateurs.

Ces solutions, largement envisagées pour les professions libérales ou bien pour les professionnels de santé qui ne peuvent pas gérer à la fois les patients et la réception des appels au cours de la journée.

Néanmoins, le recours à une permanence téléphonique n’est pas uniquement réservé à ces branches professionnelles. Aujourd’hui, indépendants, entrepreneurs et grandes entreprises peuvent aussi envisager ce service. Les espaces de coworking ou les centres d’affaires qui louent des espaces de travail se professionnalisent en ce sens. Tous proposent des services complémentaires : la prise des appels téléphoniques par l’intermédiaire de services de secrétariat. De cette façon, les professionnels qui occupent les bureaux peuvent gagner du temps dans leurs activités quotidiennes sans avoir à gérer la réception des appels et la prise de messages.

Optimiser l’espace de vos bureaux en déléguant la permanence téléphonique 

Intégrer un ou une standardiste dans des bureaux nécessite la location d’une surface supplémentaire. Il faut prévoir la place du bureau et des accessoires indispensables à votre métier (ordinateur, téléphone, imprimante…).

Opter pour l’externalisation de ce service permet alors de gagner de l’espace au sein des bureaux loués. Les professionnels peuvent optimiser cette surface pour y installer des espaces de travail supplémentaires. La place dédiée aux rangements est souvent difficile à trouver. Profitez-en pour l’intégrer pleinement dans vos bureaux !

La permanence téléphonique a alors de nombreux avantages sur le quotidien d’une société :

  • Faire des économies en optant pour un secrétariat à distance ;
  • Optimiser l’espace pour intégrer du rangement à vos bureaux.

Réduire vos coûts avec un secrétariat téléphonique externe

Vous avez besoin de réduire significativement vos coûts professionnels ? Le service de permanence téléphonique peut effectivement s’avérer judicieux. Vous pouvez alors réaliser de 30 % à 60 % d’économie sur vos dépenses avec une solution externalisée. En effet, vous n’avez plus à vous soucier de la réparation des équipements du secrétariat (ordinateur, téléphone). Pas question de gérer la formation de votre personnel ou encore la gestion des congés payés. Ces détails alourdissent vos coûts professionnels à l’année.

Faire le choix d’un standard téléphonique externalisé s’avère plus rentable. Notamment lorsque le nombre d’appels est conséquent et que votre activité professionnelle est spécifique à un domaine. Le personnel engagé par le centre d’appels bénéficie de formation professionnelle pour gérer les appels entrants. En parallèle, l’accueil téléphonique transmet la prise de rendez-vous et communique efficacement avec vous.

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Améliorer l’image de l’entreprise 

Vous travaillez dans un espace de coworking ? La gestion des appels n’est pas toujours évidente à assurer (bruit ambiant, surcharge de tâches administratives) ?

Afin de simplifier votre quotidien et gagner en professionnalisme, se tourner vers une plateforme téléphonique spécialisée peut répondre à ce besoin. La plupart des espaces de location de bureau proposent une permanence téléphonique. Pensez-y lors de la recherche de votre prochaine location professionnelle ! Avec cette solution, vous planifiez vous-même les plages horaires du service de permanence en fonction de vos horaires de travail. Cette mise en place se réalise par un transfert d’appel de votre bureau à celui de votre télésecrétariat. Ainsi, chaque prise d’appel est gérée pour assurer parfaitement votre relation client. Le call center prend les messages de vos clients ou de vos fournisseurs pour vous les transmettre sous différents supports (e-mails, téléphone) avec réactivité.

Votre entreprise reste alors joignable sans interruption au cours de la journée. Cette compétence vous permet de gagner en professionnalisme. Elle est aussi particulièrement positive pour l’image de marque de votre société.

En définitive, le choix d’une permanence téléphonique s’adapte aujourd’hui à de nombreux travailleurs pour leur permettre de gagner du temps, mais aussi pour réduire leurs coûts professionnels et offrir un service de qualité. Des avantages complets qui méritent une entière réflexion !