Salle de réunion, salle de séminaire, salle de conférence, salle de formation, salle de Conseil de direction… Ces termes désignent tous un lieu où se déroulent des événements d’entreprise très importants. Le choix de ce lieu ne doit en aucun cas être fait à la légère, car il va déterminer en grande partie le succès de l’événement en question. Pour autant, il peut être difficile de vous y retrouver compte tenu du foisonnement des offres de location de salles de réunion et de la multiplicité des critères à prendre en compte. Pour vous aider à choisir une salle de réunion parfaitement adaptée à votre événement d’entreprise, nous vous avons compilé les informations clés à avoir en tête au moment de faire votre choix. Cet article prend la forme d’un guide complet de tout ce que vous devez savoir pour bien choisir votre salle de réunion.

Voici ce que nous allons voir :

  • Quelle salle de réunion pour quel type de réunion ?
  • Choisir sa salle de réunion, c’est aussi choisir la disposition de la salle
  • La localisation de la salle de réunion : un choix essentiel !
  • Salle de réunion et covid : comment organiser un événement d’entreprise sereinement ?
  • Quel budget pour la location d’une salle de réunion ?

Quelle salle de réunion pour quel type de réunion ?

Une salle de réunion est une salle prévue pour des événements d’entreprise. En fonction de son usage, elle est également appelée salle de conférence, salle de séminaire ou salle de formation. On trouve ce type de salle dans les grands hôtels, les centres de congrès et les centres d’affaires (business centers en anglais). Lorsque l’événement l’exige, certaines salles de conférence ont lieu dans des salles de concert et des arénas. Il convient donc de choisir la salle de réunion la plus adaptée à la nature de l’événement organisé.

Quels événements d’entreprise en salle de réunion ?

La salle de réunion ne nécessite pas de respecter les mêmes critères lorsqu’elle accueille des participants pour un séminaire d’entreprise, pour une simple réunion hebdomadaire ou bien pour une assemblée générale. De même, la salle de réunion est susceptible de réunir votre service, l’ensemble de vos salariés ou vos clients. Passons en revue les différents types d’événements qu’il est possible d’organiser dans une salle de réunion.

grande salle de réunion fidji toulouse

Organiser un séminaire d’entreprise

Le séminaire d’entreprise est un événement particulièrement important dans la vie d’une entreprise. Atout incontournable du management des ressources humaines, le séminaire prend la forme d’une réunion de travail associée à des activités de détente. Le but : renforcer la cohésion d’équipe et le sentiment d’appartenance à l’entreprise. Pour le top management, l’organisation d’un séminaire sert à communiquer sur les enjeux et les objectifs de l’entreprise. Le cadre choisi pour le séminaire doit être convivial et motivant. Généralement, il faut souvent des salles de réunion de grande taille pour accueillir tous les participants dans de bonnes conditions.

Notez qu’il y a plusieurs types de séminaires d’entreprise :

  • pédagogique,
  • de motivation et de cohésion,
  • d’intégration,
  • direction.

Organiser une formation

Le lieu choisi pour une formation dépend de la formation elle-même, de ses objectifs et du nombre de participants. La salle de réunion choisie doit être à la fois :

  • confortable : elle doit accueillir les membres dans de bonnes conditions pour apprendre ;
  • modulable : elle doit pouvoir être agencée selon les besoins et les activités de la formation ;
  • bien équipée : elle doit fournir le matériel pédagogique nécessaire (projecteur, écran, accès à internet, tableau blanc, micros, etc.).

Organiser une assemblée générale

Les assemblées générales sont organisées dans les groupes où des associés prennent des décisions ensemble. Elles servent aussi à réunir les copropriétaires et les membres du bureau des associations. Pour une assemblée générale, il est intéressant de louer une salle de réunion adaptée (surface à louer, capacité d’accueil, matériel, accessoires, etc.).
Les dates des assemblées générales étant fixées à l’avance, nous vous invitons à prendre le temps de comparer les salles de réunion à louer afin de faire un choix en fonction de vos besoins.

Organiser un afterwork

De plus en plus répandu en entreprise, l’afterwork est une pratique qui consiste à réunir les salariés d’une entreprise ou d’un réseau professionnel en dehors des locaux de l’entreprise. L’idée est d’échanger dans un cadre informel autour d’un apéritif. Parfois, cet événement va plus loin que le simple apéritif et propose aussi un dîner, des ateliers dégustation, des jeux, ou bien des animations culturelles. La salle de réunion choisie devra donc proposer le matériel adapté, ainsi qu’un service de traiteur adéquat.

Organiser une conférence ou un congrès

La conférence vise à réunir des personnes (souvent les salariés d’une entreprise) pour échanger sur un sujet précis. Elle est parfois qualifiée de « congrès » lorsqu’elle réunit beaucoup de monde. Ce type d’événement est l’occasion de débattre et de créer de nouvelles idées. Les sujets traités peuvent par exemple concerner la politique RSE (Responsabilité sociétale des entreprises), la QVT (Qualité de vie au travail) ou une réorganisation interne d’entreprise.

Pourquoi sortir du bureau et louer une salle de réunion ?

Que ce soit pour remotiver les salariés, casser la routine ou profiter d’un cadre de travail différent, vous avez tout intérêt à louer une salle de réunion hors de vos locaux. Voici 5 bonnes raisons à cela :

  • Susciter la curiosité des équipes avec une salle de réunion originale : trouver un lieu atypique, voire insolite, est le meilleur moyen d’encourager la créativité et la motivation de vos salariés.
  • Apaiser l’ambiance d’une réunion stressante : que ce soit pour annoncer de mauvais résultats, des difficultés financières ou toute autre mauvaise nouvelle, privilégier un endroit confortable permet de détendre l’ambiance et de faciliter la communication.
  • Renforcer la cohésion des équipes : même si la routine a du bon pour créer des habitudes de travail, il est judicieux de varier les environnements professionnels pour insuffler une nouvelle dynamique et un sentiment d’appartenance.
  • Travailler plus efficacement et avec les bons outils : certains événements professionnels (séminaires, conférences, etc.) nécessitent du matériel de pointe, ce qui justifie de louer une salle de réunion spécialement prévue à cet effet.
  • Faire des économies : louer occasionnellement une salle de réunion permet de ne pas avoir à en payer une en permanence au sein de vos locaux, surtout si vous ne l’utilisez pas souvent.
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Salle de réunion et séminaire : est-ce compatible ?

Salle de réunion et séminaire sont deux notions parfaitement compatibles. Il est même conseillé de les associer pour réussir vos événements professionnels. Louer une salle de réunion pour un séminaire permet à vos salariés de sortir du cadre de travail habituel et de se retrouver dans un milieu neutre.

Faire un séminaire à l’extérieur de l’entreprise a plusieurs avantages, car cela :

  • facilite les échanges entre vos équipes ;
  • met tout le monde sur un pied d’égalité pendant l’événement ;
  • encourage la motivation de vos salariés, qui découvrent un nouvel environnement de travail.

Par ailleurs, louer une salle pour un séminaire vous permet de bénéficier de nombreuses options à la carte, parmi lesquelles : livraison de plateaux-repas, accès à une terrasse privée, permanence téléphonique et utilisation d’outils fort utiles (supports digitaux, écrans, vidéoprojecteur, etc.).

Le choix de la salle de réunion doit être fait en fonction du type d’événement d’entreprise organisé. Mais choisir une salle de réunion, c’est également choisir la disposition et les aménagements de la salle. Là aussi, rien ne doit être laissé au hasard.

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Choisir sa salle de réunion, c’est aussi choisir la disposition !

Pour réussir votre événement d’entreprise, il est essentiel de bien organiser la disposition de la salle de réunion choisie, car l’environnement de travail influence directement la productivité, ainsi que les échanges entre les participants. Alors, quelles dispositions vous faut-il privilégier dans votre salle de réunion ? Quels sont les différents aménagements possibles ? Devez-vous miser sur l’originalité et/ou sur une salle de réunion avec extérieur ?

Salle de réunion : quelles sont les dispositions possibles ?

L’ambiance d’une salle de réunion doit avant tout être studieuse. Elle doit donc optimiser la concentration des participants. Chaque salle a une capacité d’accueil différente et un mobilier propre qu’il vous faut choisir judicieusement.

Cela semble évident, mais il est toujours bon de le rappeler : choisissez une salle avec des tables et des chaises. Vos collaborateurs pourront s’y installer afin de noter les informations utiles. Studieux ne veut pas dire sans âme.

Pensez à réorganiser l’espace loué pour gagner en convivialité. Par exemple, les salles de réunion installées en « U » sont plébiscitées par les managers, car elles permettent à tous les participants de se voir, d’échanger facilement entre eux et de consulter un éventuel écran de projection. Il en est de même pour les tables rectangulaires et ovales. Autre disposition possible : la salle de réunion en classe ou en théâtre. Placé sur une estrade ou une scène, l’intervenant fait face à ses interlocuteurs réunis, tout en ayant la possibilité d’utiliser du matériel pour illustrer son propos (paperboard, écran, etc.). Bien que pouvant accueillir des dizaines de participants en même temps, cette configuration est moins adaptée si votre événement nécessite une grande communication entre vos participants.

Quels sont les aménagements les plus originaux d’une salle de réunion ?

En complément de la disposition classique de votre salle de réunion, pourquoi ne pas opter pour un aménagement plus original ? Afin de vous inspirer, voici quelques exemples :

Salle réunion créative
  • Utiliser des chaises suspendues ou des canapés confortables : le côté ludique et original de ces assises va susciter la curiosité des participants, mais n’oubliez pas l’ergonomie et le confort d’utilisation.
  • Permettre aux équipes d’écrire sur les murs : certaines surfaces murales sont effaçables, ce qui est idéal pour favoriser la créativité et y noter les bonnes idées à développer en réunion.
  • Créer un espace végétal : la salle de réunion devient alors un lieu apaisant et propice au dépaysement.
  • Installer des objets originaux : curiosités exotiques, baby-foot, écrans géants tactiles…, un simple objet peut transformer une salle de réunion banale en un lieu convivial et atypique.
  • Faire entrer la lumière du jour : la lumière joue un rôle primordial sur l’ambiance d’une salle de réunion et rien ne vaut la lumière naturelle.

Salle de réunion avec extérieur, terrasse ou jardin

Si vous voulez favoriser au maximum l’exposition de votre salle de réunion à la lumière naturelle, rien ne vaut une salle avec un extérieur, une terrasse, ou même un jardin. Proposer un accès vers l’extérieur, c’est apporter une atmosphère détendue et plaisante à vos événements professionnels.

Voici un résumé des options disponibles pour avoir une salle de réunion en plein air :

  • Louer une salle de réunion avec jardin : même s’il s’agit d’un événement d’entreprise, c’est un atout certain de proposer un environnement bucolique et relaxant à vos salariés ou à vos clients. Un tel changement de décor favorise la réflexion et la créativité, dans un cadre plus détendu.
  • Louer une salle de réunion avec terrasse : que la terrasse soit panoramique ou de plain-pied, elle va offrir un très bon cadre de travail pour vos réunions professionnelles. Avoir une vue vers l’extérieur (sur un jardin ou les toits d’une ville) aide le cerveau à avoir une perspective plus large, et donc à résoudre plus facilement les problèmes. En outre, une belle terrasse est un endroit privilégié pour les déjeuners et les pauses-café.
  • Louer une salle de réunion avec patio intérieur : un patio est un excellent moyen de favoriser l’éclairage naturel de votre salle de réunion. Il existe de nombreux patios aménagés avec du mobilier adapté aux événements professionnels, alors profitez-en.
Patio1

Vous avez choisi un type de salle adapté à la nature de votre événement ? Vous avez également passé en revue sa disposition et les aménagements possibles ? Bien. Mais avez-vous pensé au lieu dans lequel va être située votre salle de réunion ?

La localisation de la salle de réunion : un choix essentiel !

La localisation géographique de la salle de réunion est tout aussi importante que sa disposition. Quel lieu allez-vous choisir pour votre événement professionnel ? Allez-vous opter pour un quartier dynamique ? Pour une réunion à la campagne ? Faut-il que le lieu soit accessible en transports en commun ? Autant de questions auxquelles vous devez répondre pour choisir la localisation de votre salle de séminaire.

Louer salle de réunion à Paris 8ème 

Choisir une salle de réunion dans un quartier dynamique

La localisation de la salle de réunion dans un espace de coworking urbain ou dans un centre d’affaires a plusieurs avantages :

  • dynamisme économique de la zone,
  • regroupement d’entreprises,
  • proximité de commerces et de lieux de restauration,
  • accessibilité en transports en commun.

Choisir un quartier dynamique pour sa salle de conférence, c’est choisir un lieu central où il est facile de réunir les participants. C’est aussi l’occasion pour l’entreprise de valoriser son image de marque, notamment si le choix est porté sur un quartier prestigieux. Louer une salle de réunion en plein Paris, sur l’avenue des Champs Élysées ou dans le quartier d’Opéra par exemple, fera forte impression auprès des participants.

RENNES - TERRASSE

Choisir une salle de réunion à la campagne

Une réunion ne doit pas nécessairement se faire en ville pour être efficace. Faire le choix de se mettre au vert est une très bonne idée pour motiver les participants et stimuler leur créativité. Changer d’air permet à vos salariés de voir autre chose et fait du bien au moral.

Une réunion ou un séminaire à la campagne est l’occasion de rassembler vos équipes autour d’événements d’entreprise favorisant les échanges. Un très bon point en faveur du bien-être au travail !

Choisir un lieu de réunion : pensez à l’accessibilité

Louer une salle de réunion facilement accessible en transports est le meilleur moyen pour avoir l’adhésion des participants. Avant d’arrêter le choix du lieu de votre événement professionnel, pensez à passer en revue les conditions d’accès en transports en commun :

  • arrêts de bus ;
  • gares ferroviaires ;
  • gares de métro et de tramway ;
  • aéroport.

Afin de répondre aux attentes des participants en matière d’accessibilité, il est important de vous poser les questions suivantes :

  • Quel est le profil type des participants à votre réunion ?
  • D’où viennent vos participants ?
  • Vivent-ils dans le secteur géographique de votre événement ?
  • Y en a-t-il qui viennent d’une autre région ou de l’étranger ?

Depuis l’année 2020, une nouvelle composante est à prendre en compte dans le choix d’une salle de réunion : la crise covid-19. Tout événement impliquant un rassemblement de personnes doit désormais respecter les règles sanitaires en vigueur.

COVID SALLE DE REUNION

Salle de réunion et covid : comment organiser un événement d’entreprise sereinement ? 

Malgré les apparences, réunion professionnelle et covid-19 peuvent être compatibles… à condition de bien préparer le lieu où votre public sera accueilli et d’appliquer les mesures sanitaires en vigueur. En fonction de la capacité d’accueil, l’aménagement de la salle de réunion selon les règles sanitaires est parfois nécessaire.

Rappelez et appliquez les consignes sanitaires en vigueur

Faire respecter les règles sanitaires actuellement en vigueur est une obligation dès lors qu’on organise un événement rassemblant du public. Soyez donc attentif à la distanciation physique en salle de réunion et au respect des gestes barrières.

Cela implique notamment de limiter la proximité entre les participants : vous pouvez par exemple supprimer une chaise sur deux, pour plus de confort. Dans tous les cas, vérifiez attentivement les règles en vigueur afin d’être en conformité.

Voici une liste de bonnes pratiques pour vos réunions professionnelles :

  • Afficher les consignes sanitaires actuellement en vigueur dans la salle de réunion ;
  • Attribuer l’ouverture et la fermeture des portes, ainsi que la manipulation d’outils (vidéoprojecteur, mobilier, etc.) à une seule personne dédiée ;
  • Proposer du gel hydro-alcoolique aux participants ;
  • Aérer la salle de réunion autant que possible pour renouveler l’air de la pièce ;
  • Multiplier les pauses tout au long de la journée, si possible dans des espaces extérieurs.

Exemple d’aménagement de salle de réunion pour respecter le protocole sanitaire covid-19

Comme tous les Établissements Recevant du Public, les business centers ont dû investir dans du matériel sanitaire adapté. Ils ont renforcé leurs méthodes de nettoyage et de désinfection des espaces de travail. Ils ont également augmenté les temps d’aération pour le confort de tous. Un soin tout particulier est apporté à la désinfection des rampes d’accès, des poignées de portes, des comptoirs, des distributeurs et de toute autre « zone de contact ».

Si vous voulez en savoir plus sur le sujet, nous vous invitons à lire cet article vous proposant un exemple de réaménagement de salle de réunion face à la covidVos critères de choix ont tous été passés au crible ? Vous êtes au clair sur les règles sanitaires en vigueur ? Avant de choisir votre salle de réunion, il vous faut définir votre budget en fonction de vos critères.

Quel budget pour la location d’une salle de réunion ?

Que vous ayez besoin d’organiser un événement professionnel avec vos salariés ou avec vos clients, il va vous falloir fixer un budget pour la location de la salle de réunion. Selon la durée de l’événement, le matériel et les prestations complémentaires choisies, le budget peut significativement varier.

Dans cette dernière partie, nous vous proposons un résumé des critères à prendre en compte et qui influencent directement le prix d’une location de salle de réunion professionnelle.

La surface et la capacité d’accueil

Le type de votre événement professionnel détermine les besoins en matière de surface et de capacité d’accueil. C’est pourquoi les centres d’affaires proposent des salles de réunion de différentes tailles et des modes d’accueil tout aussi variés. Certaines salles de réunion sont ainsi équipées de tables installées en « U », afin d’accueillir entre 6 et 20 personnes. D’autres sont meublées de tables rectangulaires, rondes ou ovales, pouvant réunir entre 12 et 20 personnes. D’autres salles encore sont de véritables amphithéâtres, ayant une capacité d’accueil allant de 30 à plusieurs centaines de participants. Bref, tout est possible.

La localisation et les dispositions de la salle de réunion

L’emplacement géographique de la salle de réunion joue un rôle primordial dans le prix de la location. En effet, le prix au mètre carré n’est pas du tout le même selon les villes. Pour une surface identique, le coût global peut varier du simple au double si votre événement se tient à Paris, Lyon, Nantes ou à la campagne. Louer une salle de réunion proposant un jardin ou une terrasse est également susceptible de vous coûter plus cher. Les espaces extérieurs nécessitent un entretien supplémentaire. Toutes les salles de réunion ne proposent pas cet avantage indéniable, ce qui a un impact sur le coût de la localisation.

table rectangulaire ou ovale

La durée de la location

La durée de location est un autre critère influençant directement le prix. Selon que vous ayez besoin d’une salle de réunion pour quelques heures, pour une journée complète, pour une semaine ou pour plusieurs jours par mois, il est judicieux de comparer les offres de location.

Les services compris et les options à prévoir

La plupart des salles de réunion sont désormais équipées de nombreux services (sonorisation, connexion haut-débit, vidéoprojecteur, etc.). Vérifiez que ces services soient bien compris dans le prix global de la location. Passez également en revue les options dont vous pourriez avoir besoin, telles que :

  • le prêt de matériel informatique ou de mobilier,
  • la distribution de boissons,
  • les services de restauration (traiteur, plateaux-repas, cocktails dînatoires, snacking, etc.),
  • l’accueil de vos invités par des hôtes et hôtesses dédiés.

Nous espérons que cet article aura répondu à toutes vos questions relatives au choix d’une salle de réunion, ainsi qu’aux sujets connexes : type d’événement d’entreprise, aménagement de la salle, localisation géographique, contraintes sanitaires, budget pour la location, etc.  Vous souhaitez choisir une salle de réunion adaptée à votre événement professionnel ? Cliquez ici ! Nous vous invitons également à consulter nos adresses disponibles et à prendre contact directement avec nous.