Organiser sa réunion en ville ou au vert : conseils, différences et bénéfices
En entreprise, organiser des réunions est fondamental. Elles donnent de la dynamique au quotidien, elles impulsent de l’énergie aux équipes et elles donnent les directives à suivre. Toutefois, pour être bénéfiques, elles doivent être soigneusement organisées. Et sur ce point, le lieu a toute son importance. Alors que faut-il privilégier ? Dans quels cas choisir un espace en ville ? Au contraire, quand est-il judicieux d’envisager de réunir ses salariés à la campagne ?
Les points à analyser pour bien choisir son lieu de réunion
Plusieurs fois par mois, ou bien plusieurs fois par semaine, il est essentiel d’animer des réunions professionnelles. Ces dernières viennent organiser les prochaines journées de travail des équipes pour qu’elles avancent ensemble sur le même tempo. Néanmoins, si les dirigeants ne veulent pas voir les esprits s’essouffler lors des points mensuels ou hebdomadaires, il faut se pencher sur l’organisation et sur le lieu de chaque rencontre.
Pour bien choisir où organiser sa réunion, l’animateur doit se poser plusieurs questions :
Quels sont les objectifs de la réunion ?
Les moments réservés aux échanges entre les équipes peuvent avoir plusieurs buts. Dans certains cas, il s’agit de présenter un nouveau projet. Il faut alors expliquer, informer et mettre en valeur celui-ci.
Des outils techniques peuvent être nécessaires (rétroprojecteur, micro, ordinateur). La salle de réunion doit donc être équipée pour rendre le travail efficace. Ces supports de travail rendent la rencontre plus pédagogique.
Dans d’autres situations, la réunion est mise en place pour se concentrer sur l’humain. Les équipes échangent sur des thèmes particuliers : la confiance en soi, l’organisation, la productivité, etc.
Le contenu de la réunion est libre et moins formel en fonction des sujets à aborder. La salle peut alors avoir des allures plus cosy. Les participants ne sont pas obligés d’être réunis autour d’une table, assis sur des chaises. Ils peuvent s’installer sur des canapés avec un café pour discuter de leurs ressentis dans un cadre plus confortable.
Il est primordial de connaître les objectifs de chaque rencontre afin de bien cerner l’ambiance de la salle de réunion adéquate.
Qui sont les participants lors de la réunion professionnelle ?
Organiser un échange entre les équipes d’une entreprise n’est pas la même chose qu’animer une rencontre avec les partenaires de la société. Les réunions internes se font généralement dans un périmètre restreint autour de l’entreprise, le but étant d’éviter les pertes de temps dans les transports. Au contraire, réunir les partenaires peut se faire dans un lieu atypique où il est possible de boire et de manger sur place. Certaines sociétés sont spécialisées dans l’organisation de ce type d’événement professionnel.
De plus, il faut absolument connaître le nombre de participants. Cette information permet de choisir un lieu à la surface adaptée. Le plus souvent, il faut prévoir un nombre d’assises et de quoi désaltérer les convives.
Ces éléments s’ajustent en fonction du nombre de personnes. Pensez-y !
Pour combien de temps la réunion est-elle programmée ?
Une réunion hebdomadaire avec un ordre du jour particulier d’une heure ne nécessite pas les mêmes moyens qu’une réunion trimestrielle d’une demi-journée.
Dans la première hypothèse, il faut prévoir un périmètre réduit d’accès au lieu de la réunion. En effet, impossible de demander aux participants de faire de longues minutes de transport s’ils doivent venir pour une heure de réunion. Il faut donc adapter le lieu à la durée de l’échange prévu afin que celle-ci reste pratique et efficace.
Dans quels cas devez-vous choisir un lieu à la campagne pour votre réunion ?
Pour être efficace, une réunion ne doit pas fatalement se faire entre quatre murs avec des collaborateurs assis autour d’une table. Les entreprises proposent régulièrement à leurs équipes de se mettre au vert pour quelques heures. Alors, dans quels cas devez-vous opter pour un changement d’air ?
Vous souhaitez donner un coup de fouet à la créativité de vos équipes, améliorer les échanges entre vos collaborateurs ou encore renforcer leur motivation ? Alors partez à la campagne ! En effet, sortir de la routine quotidienne éveille les esprits. Cela permet à vos équipes de voir autre chose. Elles peuvent aussi se sentir valorisées. Un tel comportement de la part des équipes dirigeantes démontre une volonté d’améliorer les conditions de travail, un vrai point positif !
Ainsi, il est utile de choisir de rassembler vos employés à la campagne lorsque vous souhaitez faire des réunions créatives où l’échange est au cœur de la démarche.
Au contraire, quand devez-vous privilégier le centre-ville pour vos réunions ?
Il est aussi possible de se rassembler dans un nouveau lieu tout en restant en ville. L’idée est alors de louer un espace adapté et optimisé pour réaliser la réunion à quelques kilomètres de l’entreprise. De cette façon, les employés profitent d’un certain dépaysement tout en bénéficiant d’un espace entièrement équipé.
Les espaces de réunion à louer en ville mettent notamment à disposition :
- Un vidéoprojecteur et son écran de projection ;
- La mise à disposition d’ordinateurs ;
- Une connexion internet haut débit ;
- Des micros et matériel de sonorisation.
Pensez alors à consulter les annonces des salles de réunion à louer au sein d’espaces de travail en centre d’affaires, par exemple. Ces locations proposent souvent des aménagements confortables pour réaliser des réunions professionnelles dans un cadre optimal. Par exemple, dans certains lieux, il est possible de bénéficier d’une terrasse privative et d’une cuisine pour y manger le midi. Un espace détente peut aussi servir pour la pause-café. Le choix ne manque pas, profitez-en ! Choisir où organiser une réunion a toute son importance pour la rendre efficace et motiver ses équipes. Retenez qu’il est nécessaire de faire le point sur vos besoins et vos objectifs afin de trouver le lieu parfaitement adapté à chaque réunion professionnelle.
