Être perpétuellement interrompu par les appels de vos clients n’est pas compatible avec votre métier, ou alors vous souhaitez gagner en réactivité et éviter les messages sur le répondeur ? Il est donc courant d’opter pour une permanence téléphonique, une solution pratique avec de nombreux atouts pour votre activité professionnelle. On fait le point ensemble dans l’article suivant.

Les avantages de la permanence téléphonique 

De nombreux professionnels, indépendants ou non, sautent le pas en faveur de services de télésecrétariat pour gérer leur ligne téléphonique. Et pour cause, de nombreux effets positifs sont démontrés lorsque ce choix est fait pour l’entreprise.

Un gain de temps et une image professionnelle améliorée 

Être coupé régulièrement au cours de la journée par la sonnerie du téléphone ralentit naturellement votre activité. Vous n’êtes pas pleinement concentré sur vos missions. Par ailleurs, certains professionnels ne peuvent tout simplement pas être interrompus au cours de leur rendez-vous avec leurs patients. C’est le cas notamment des professionnels de santé.

D’autres font le choix de ne pas subir les bruits liés au téléphone. Externaliser les appels entrants à un télésecrétariat permet alors de gagner en qualité de vie au travail. En plus, il faut noter que ce choix permet à l’entreprise d’améliorer son image. Elle gagne en professionnalisme puisqu’il y a toujours des personnes spécialisées et disponibles pour répondre à chaque appel et s’occuper de la prise de messages.

Aujourd’hui, vous pouvez trouver ces services de secrétariat téléphonique dans les prestations complémentaires proposées par les espaces de coworking afin de mettre en place un accueil personnalisé pour vos clients. Renseignez-vous si vous souhaitez louer vos bureaux professionnels dans ces espaces !

Réduire les coûts et profiter d’un espace optimisé dans ses bureaux 

Ne plus avoir une personne dédiée au secrétariat vous permet de faire de jolies économies, allant de 30 % à 60 % selon les solutions trouvées pour externaliser vos appels téléphoniques. En effet, il faut décompter la gestion du personnel et les frais liés à cette embauche.

De plus, les soucis techniques liés au fonctionnement et à la prise en charge des appels reçus ne vous concernent plus. Désormais, toutes ces tâches administratives et techniques sont gérées par des professionnels qualifiés qui assurent la gestion des appels selon des plages horaires bien définies.

En plus, vous n’avez plus à consacrer une place particulière dans votre local professionnel au standard téléphonique. La bonne nouvelle est alors que vous pouvez optimiser votre espace et lui donner une nouvelle fonction !

Comment se déroule la prise en charge par un secrétariat à distance ? 

Vous avez envie de faire confiance à un personnel formé et compétent pour gérer vos rendez-vous téléphoniques ? Alors, comment cette délégation se met-elle en place ?

permanence téléphonique pour entreprises en ile de france

Les services d’une permanence téléphonique 

Les services varient d’un secrétariat à l’autre. Cependant, il est possible de trouver de grands principes applicables à la plupart des professionnels.

Dans un premier temps, il faut prendre le temps de définir les plages horaires pendant lesquelles vous souhaitez mettre en place un transfert d’appel ou externaliser totalement vos appels entrants. Par exemple, du lundi au vendredi de 9 h à 18 h.

Ensuite, vous pouvez définir si vous souhaitez que vos clients contactent ce service d’accueil uniquement par téléphone ou bien aussi via internet. Pour cela, vous devez être présent sur un site qui propose la prise de rendez-vous en ligne. De cette façon, la secrétaire doit suivre au cours de la journée les nouveaux rendez-vous et les reporter sur votre agenda virtuel.

Il est très important de prendre le temps de donner vos directives à votre plateforme téléphonique. Par exemple : « pas de prise de rdv de 9 h à 10 h le mardi ».

Vous pouvez aussi donner des précisions à transmettre à vos clients le cas échéant. De plus, il faut bien encadrer les formalités à suivre lorsque certains clients souhaitent prendre un rendez-vous en urgence. Ces appels ou bien ces messages doivent être traités de manière particulière. Précisez-le à votre centre d’appels !

Ainsi, il faut absolument que ces détails soient clairs avant de commencer la collaboration.

La tarification de l’externalisation de la permanence téléphonique 

Si vous louez un espace bureau au sein d’un centre d’affaires, il est fort probable que celui-ci dispose d’un service de gestion des appels. En effet, aujourd’hui, les locations de bureaux équipés proposent des services complémentaires pour permettre aux entrepreneurs de se professionnaliser.

Le coût est alors variable en fonction du nombre de jours pendant lesquels le secrétariat à distance est actif. Certains professionnels optent pour une gestion partielle ou ponctuelle des prises de rendez-vous ou de réception des appels (par exemple, en prévision de leurs absences ou lors de leurs vacances). D’autres favorisent, au contraire, une délégation sans interruption. Tout dépend donc de votre besoin, mais aussi de votre budget !

Si vous êtes propriétaire ou locataire d’une surface de manière classique avec un bail 3-6-9, vous devez vous renseigner pour trouver votre propre service de permanence externe.

Aujourd’hui, il existe de nombreuses offres sur le marché. Prenez le temps de demander des devis détaillés sur le contenu de chaque prestation proposée par le standardiste pour ne pas vous tromper.

À noter : votre standard externalisé reflète votre entreprise. Il est donc primordial de trouver des professionnels en qui vous pouvez avoir entièrement confiance afin de prendre soin de votre relation client.

Ainsi, faire le choix d’un call center est une excellente solution pour gagner du temps, et de l’efficacité. Néanmoins, il faut veiller à être clair au départ sur les conditions de cette collaboration afin d’éviter d’être déçu. Pour cela, communiquez précisément avec le personnel chargé de vos appels et assurez-vous du suivi régulier pour qu’il n’y ait pas d’oublis lors des transmissions réalisées par votre permanence téléphonique.