Quelle salle de réunion pour quel type de réunion ?
La salle de réunion ne requiert pas les mêmes critères lorsqu’elle accueille des participants pour un séminaire, pour une simple réunion hebdomadaire ou bien pour une assemblée générale. Alors, que faut-il observer en fonction du type de réunion ? Quels sont les critères importants à respecter pour sa salle en fonction de l’événement ?
La salle de réunion idéale pour un séminaire
La plupart du temps, les séminaires d’entreprise ont vocation à rassembler les participants à l’extérieur de leur environnement de travail afin de renforcer l’esprit d’équipe. Pour se réunir dans un environnement de travail adapté, il faut trouver la location de salle de réunion idéale.
Pour trouver le lieu parfait, il est nécessaire d’éclaircir quelques points :
- Le nombre de participants au séminaire : cela permet de trouver une grande salle s’ils sont nombreux. Dans tous les cas, il faut un espace de travail avec une superficie adaptée.
- Le budget alloué à la location de la salle de séminaire : il faut aussi savoir si ce budget comprend une partie dédiée aux services complémentaires comme la possibilité de prendre un traiteur, la location d’une salle de pause confortable.
- Le matériel nécessaire pour organiser un séminaire : un micro, un vidéoprojecteur, internet haut-débit.
Ces points permettent de se concentrer sur les salles disponibles qui répondent aux besoins de l’entreprise. Généralement, les organisateurs optent pour de grandes salles pour être à l’aise durant l’événement professionnel.
Ainsi, il faut trouver des lieux de réunion avec :
- une surface adaptée au nombre de participants ;
- un service de restauration sur place comme la livraison de plateaux-repas ;
- une salle tout équipée (connexion internet, câbles informatiques, écran de projection) ;
- des assises confortables pour suivre le séminaire toute la journée ;
- une grande table afin de prendre des notes.
Évidemment, ces critères sont à adapter en fonction de l’activité professionnelle de l’entreprise qui organise ce séminaire.
La salle de réunion pour organiser une assemblée générale
Les assemblées générales sont fréquemment organisées au sein de sociétés où des associés prennent des décisions ensemble, mais aussi entre des copropriétaires pour organiser la vie de la copropriété, ou encore au sein d’une association. Pour l’occasion, il est intéressant de louer des salles de réunion adaptées.
Ici encore, il faut connaître le nombre de participants à l’avance afin de prévoir la surface à louer et la capacité d’accueil de la salle. Il arrive qu’il ne soit pas forcément nécessaire d’inclure des tables au sein de cet espace.
En fonction de la durée de la réunion, il est bon de prévoir des accessoires complémentaires qui optimisent le confort des participants :
- bouteilles d’eau et des verres,
- boissons chaudes,
- viennoiseries…
Évidemment, il faut aussi du matériel adapté pour permettre aux membres de suivre de façon pratique le déroulement de l’assemblée. Un tableau blanc est souvent à la disposition des participants, avec des accessoires de papeterie. Cela leur permet de prendre des notes.
Il faut donc louer des salles aménagées avec des équipements suffisants et adaptés (chaises, paper-board, audio et vidéo).
Les dates des assemblées générales sont souvent fixées à l’avance. Prenez donc le temps de comparer les salles à louer en fonction de vos besoins afin de réserver la vôtre facilement !
Organiser des réunions dans une salle de réunion
L’attention doit être optimale dans une salle de réunion.
Toutefois, la disposition de la salle de réunion peut varier suivant l’objectif du regroupement :
- informer les équipes d’un futur projet : les membres peuvent être installés sur des tables hautes en sirotant une boisson dans un lieu atypique ;
- susciter la curiosité et la créativité des participants : ils peuvent être installés dans un lieu atypique ou bien dans un cadre de travail convivial avec des fauteuils confortables ;
- expliquer un sujet technique : les membres doivent être concentrés, il est préférable d’avoir une grande table ronde avec des chaises disposées tout autour, par exemple.
Ainsi, pour choisir l’aménagement le plus adapté, il faut dans un premier temps connaître le but de la réunion de travail !
Réunir le comité d’entreprise dans une salle de réunion
Le comité d’entreprise se réunit à différentes fréquences en fonction de ses besoins pour échanger sur les sujets importants. Ces réunions doivent être pratiques et faciles à suivre pour les membres du comité. Il faut alors trouver une salle située à proximité de l’entreprise, ou du moins, facilement accessible.
En plus, elle doit être équipée pour permettre aux membres de travailler efficacement.
Il faut au minimum :
- des tables et des chaises afin que chacun puisse aisément prendre des notes ;
- un vidéoprojecteur pour animer efficacement les échanges et diffuser du contenu ;
- avoir la possibilité de manger sur place si ces réunions s’effectuent le midi, par exemple.
Trouver un espace dédié en salle de réunion pour organiser une formation
L’organisation d’une formation implique de trouver un emplacement idéal. En effet, la localisation de la salle de réunion est importante. En fonction du sujet de la formation et de ses objectifs, il faut adapter le lieu.
Généralement, il est important de trouver un lieu qui regroupe plusieurs critères, c’est-à-dire qui pourra être une salle de formation idéale :
- confortable pour accueillir les membres de la formation sur un ou plusieurs jours ;
- modulable afin d’agencer la salle différemment selon les activités de la journée ;
- équipé avec des outils pédagogiques (vidéo-projecteur, micro, tableau blanc, etc.).
Si la formation dure toute la journée, il peut être utile de prévoir un service traiteur pour optimiser le confort des participants.
En plus, il est toujours bon de réserver une location de salle de formation dans un espace aménagé avec des prestations complémentaires comme un service d’accueil.
Les membres de la formation professionnelle arrivent dans un lieu agréable et aménagé pour leur permettre de travailler dans de bonnes conditions. C’est toujours une solution optimale pour l’entreprise !
En définitive, il ne faut pas choisir sa salle de réunion au hasard, mais prendre le temps de faire le point sur certaines questions en fonction de l’événement concerné. Une réunion quotidienne ne nécessite pas les mêmes équipements qu’une formation sur plusieurs jours.
TBC vous propose des espaces de travail adaptés pour chaque regroupement professionnel, profitez-en !
