Bien choisir la disposition de la salle de réunion

En tant que chef d’entreprise, vous avez l’intention de réunir régulièrement vos salariés dans une salle de réunion. Pour obtenir des rendez-vous efficaces, il est important de bien organiser sa disposition. En effet, l’environnement de travail influence les échanges entre les collaborateurs. Alors, que faut-il privilégier comme outils dans sa salle de réunion ? Faut-il déterminer ses objectifs avant de penser à son aménagement ? Et quelles sont les différentes dispositions possibles ?

Choisir la disposition de la salle en fonction des objectifs de la formation

Chaque formation professionnelle est programmée avec un but précis : informer les collaborateurs, dynamiser les équipes, expliquer un nouveau projet, etc.
Il est intéressant d’avoir une salle de réunion adaptée à chaque situation. Cela permet d’avoir des regroupements efficaces, mais surtout pratiques pour les membres de l’entreprise.
Pour allier praticité, motivation et efficacité, les entreprises optent souvent pour la location d’une salle de réunion à l’extérieur des locaux professionnels. Il faut donc choisir les aménagements en fonction des objectifs de la réunion.

Privilégier une organisation classique pour les groupes de travail

Régulièrement, de façon mensuelle ou hebdomadaire, les équipes se réunissent pour faire le point sur l’avancée des missions. La réunion est alors un moment d’échange où chaque collaborateur dresse son bilan. Les managers profitent aussi de ces moments pour donner les prochaines directives à suivre.

L’ambiance doit alors être studieuse. Pour cela, il est important de penser à l’aménagement en amont de la salle de réunion afin d’optimiser la concentration des participants.

Pour commencer, il est judicieux de choisir une salle avec des tables et des chaises. Les collaborateurs peuvent s’y installer pour noter toutes les informations utiles. Certaines locations proposent des salles de réunion design et confortables où les entreprises peuvent se mettre à l’aise pour réaliser leurs formations.

Le plus souvent, il est parfaitement possible de réorganiser l’espace loué pour gagner en convivialité. Par exemple, certains managers apprécient particulièrement les salles de réunion installées en « U » afin que les participants puissent se voir et échanger plus facilement. Ensuite, les outils à disposition dans la salle de réunion sont importants pour optimiser son déroulement.
Ainsi, il est particulièrement intéressant d’avoir :

La mise à disposition d’un tableau pour y inscrire les informations à retenir,
Un vidéoprojecteur et un ordinateur, notamment pour proposer des vidéos,
Un micro afin de faciliter les échanges.

Pensez à louer une salle de réunion entièrement équipée avec du matériel adapté pour optimiser chacune de vos réunions professionnelles !

Favoriser une ambiance cosy et décontractée pour échanger autour d’un thème

Il est possible de vouloir réunir les membres d’une entreprise, mais aussi des clients ou encore des partenaires afin de partager une information particulière (lancement de produit, nouveaux services, remerciements, etc.). Dans cette situation, l’organisation de la salle de réunion n’a pas à être aussi formelle.
En effet, les participants peuvent assister à une conférence tout en dégustant un café et en prenant place dans des canapés confortables. Cet aménagement intérieur donne une allure beaucoup plus chaleureuse et conviviale au regroupement professionnel. Les échanges sont aussi plus simples lorsque l’ambiance est décontractée.

Ainsi, différents types d’espaces de réunion variés se louent tels que :

une salle de réunion cosy et décontractée où des canapés et des tables basses occupent l’espace,
une terrasse ensoleillée adaptée au nombre de participants avec des équipements particuliers (machine à café, prises électriques, parasols, etc.),
une salle de pause confortable pour animer sa réunion professionnelle tout en prenant le goûter.

Dans les centres d’affaires, ces espaces d’animation peuvent se privatiser à la demi-journée, à la journée, en soirée. Ils se louent notamment pour des séminaires, des formations.

Faire le choix de changer régulièrement de lieu contribue à ne pas lasser les participants lors de ces points réguliers de rencontre. En plus, vous pouvez jouer sur la disposition de la salle de réunion pour susciter la curiosité de vos équipes !

Choisir un cadre innovant et différent pour motiver les équipes

Baisse d’énergie, perte de motivation, ces ressentis sont fréquents au sein d’une entreprise. Pour insuffler une nouvelle dose de peps aux salariés, il est bon de louer un lieu différent pour une demi-journée ou une journée entière. Dans ce contexte, il faut minutieusement penser à l’aménagement de la salle de réunion.

Plusieurs équipements peuvent séduire les dirigeants lors de leurs recherches :

un lieu lumineux et atypique (location d’une salle au sein d’une péniche sur la Seine ou bien sur les toits d’un immeuble parisien avec vue sur la tour Eiffel),
un traiteur à disposition pour la pause du midi,
des installations modernes, design et confortables pour les participants,
des outils hi-Tech pour animer la réunion professionnelle.

Ainsi, il est parfois nécessaire non seulement de sortir de son cadre de travail quotidien, mais surtout de surprendre les esprits avec un aménagement original pour sa salle de réunion.

En définitive, prenez le temps d’examiner vos objectifs professionnels afin de déterminer les aménagements les plus adaptés et choisir la salle de réunion adéquate. Team Business Centers propose des salles de réunion modulables en fonction de vos besoins pour un aménagement parfait. Profitez-en !