Salle de réunion et séminaire : est-ce compatible ?
Chaque année, les entreprises sortent de leur cadre de travail quotidien pour animer une ou plusieurs journées de séminaire. La question du lieu devient alors centrale. Celui-ci doit à la fois être facilement accessible, adapté aux activités prévues et suffisamment équipé pour contribuer à la réussite de ces moments professionnels.
Alors, est-il judicieux de choisir une salle de réunion pour l’organisation de séminaires dans un centre d’affaire ? Cette solution est-elle adaptée aux besoins des professionnels ? Découvrez les avantages dans l’article suivant.
Organiser un séminaire dans un cadre neutre et extérieur à l’entreprise
Louer une salle de réunion pour animer son séminaire permet à l’ensemble du groupe de sortir du cadre de travail courant. Les équipes professionnelles se retrouvent dans un milieu neutre et extérieur. Cet aspect peut avoir plusieurs avantages pour ces journées de cohésion :
- Faciliter les échanges sur différents sujets entre les équipes ;
- Mettre l’ensemble du groupe sur un pied d’égalité durant le séminaire ;
- Booster la motivation des salariés qui découvrent un nouveau cadre de travail.
Ce cadre doit être adapté selon les objectifs déterminés en amont par le chef d’entreprise.
Si ces événements professionnels visent à renforcer la cohésion des salariés, il est idéal d’opter pour une salle de réunion confortable et un contexte convivial.
Dans d’autres cas, l’objectif est de présenter la vision stratégique de l’entreprise pour l’année à venir. La salle de séminaire doit alors bénéficier d’équipements avec des outils performants (rétroprojecteur, micro, ordinateur, connexion WiFi) afin de faciliter les présentations aux équipes.
Choisir un lieu de réunion totalement adapté aux activités du séminaire
Parmi les possibilités, la location de salle au sein d’un centre d’affaires situé dans un endroit stratégique.
Cette salle de réunion peut alors se situer à proximité immédiate :
- de gares et transports en commun ;
- des restaurants pour faciliter les déjeuners le midi ;
- de parcs, si vous souhaitez vous en servir pour vos activités.
Les équipes apprécient particulièrement ce nouveau confort lors des réunions de travail. Ces quelques jours hors du quotidien professionnel sont toujours agréables à vivre.
Comment trouver le bon lieu d’accueil pour ses séminaires ?
Pour réussir le séminaire de votre entreprise, définir en amont les objectifs à atteindre : renforcer la cohésion des équipes, faire intégrer certaines valeurs de l’entreprise, travailler autour d’un nouveau projet. Prenez le temps de les identifier afin de sélectionner un secteur adapté.
Par exemple, si vous souhaitez travailler sur la concentration de vos équipes, il est préférable de choisir un secteur calme plutôt qu’une salle de réunion en centre-ville. Pensez aussi à l’ambiance de la salle. Pour certaines entreprises, il faut absolument une salle de réunion lumineuse, modulable avec une superficie particulière pouvant accueillir tous les participants, selon leur nombre. Ces éléments s’analysent en amont !
Louer des bureaux équipés pour animer son séminaire d’entreprise
Durant les journées de cohésion, il est fréquent d’avoir recours à des équipements techniques pour présenter de nouveaux projets, par exemple. La salle de réunion est donc idéale lorsqu’elle dispose d’outils pratiques : ordinateur, vidéoprojecteur, internet haut débit, câbles, paperboard, etc.
Avant de réserver une salle, pensez donc à vérifier sur l’annonce les équipements disponibles et ceux qui peuvent s’ajouter en fonction des besoins de l’entreprise afin de louer un espace aménagé. L’objectif : permettre aux entreprises de se déplacer pour une ou plusieurs journées sans avoir à s’encombrer !
En plus, certaines locations offrent des équipements particulièrement confortables pour les équipes :
- une cuisine aménagée pour prendre le petit-déjeuner et manger sur place le midi,
- des supports digitaux pratiques à utiliser,
- l’accès à une terrasse privée pour les pauses café ou bien les journées ensoleillées.
Obtenir des services complémentaires de qualité pour optimiser son séminaire
En plus des équipements techniques, il est parfois proposé par les centres d’affaires d’avoir accès à des services supplémentaires. Ces derniers renforcent le confort du séminaire. Les chefs d’entreprise peuvent se concentrer sur le déroulement de la journée sans être parasités par les aspects organisationnels. En effet, ces détails directement pris en charge par le centre d’affaires, où se situe l’espace de réunion.
Ainsi, des services variés peuvent compléter la formule de location de salle de séminaires tels que :
- la livraison de plateaux-repas réalisés par un traiteur,
- l’impression de documents,
- un service d’accueil physique et une permanence téléphonique.
Ces détails renforcent l’aspect professionnel du séminaire, mais surtout ils améliorent le confort de toute l’équipe. Un vrai plus particulièrement recherché par les entreprises dans ces espaces de travail !
Séminaire et salle de réunion sont non seulement deux notions compatibles, mais surtout qu’il est conseillé d’associer pour réussir ces journées professionnelles. Toute l’organisation est simplifiée avec Team Business Center grâce à nos bureaux dédiés à ces activités particulières.
