Formalités juridiques : effectuer ses démarches par son cabinet comptable ou sur internet ?
Les obligations comptables sont courantes dans le quotidien d’un entrepreneur. Toutefois, il n’est pas toujours simple de faire un choix entre cabinet comptable de proximité ou support en ligne. Alors, quelles sont les différences entre ces deux services professionnels ? Et surtout, comment pouvez-vous faire votre choix sans vous tromper ? On vous guide sur ces questions pour vous permettre d’y voir plus clair.
Pourquoi faire le choix d’un cabinet comptable en ligne ?
Un budget comptable plus abordable
Vous avez une entreprise de types TPE et PME, ou bien vous êtes en projet de création d’entreprise et vous n’avez pas envie de consacrer une somme trop importante à votre comptabilité ? Alors, la solution en ligne est celle qu’il vous faut.
En effet, travailler à distance permet aux comptables concernés de diminuer leurs honoraires de 20 à 30 %. Des avantages non négligeables pour des entrepreneurs qui ne souhaitent pas investir trop d’argent au départ dans leur gestion comptable. L’optimisation des coûts est donc la première raison qui fait pencher le choix des entrepreneurs en faveur des services comptables en ligne.
Des actions rapides et simplifiées par internet
Vous avez besoin d’obtenir un document justificatif pour un organisme particulier ? Avec le cabinet d’expertise en ligne, vous pouvez réaliser de nombreuses manipulations depuis vos outils de gestion en ligne (transfert de document, attestation, messagerie, tableaux de bord…).
Opter pour un cabinet d’expertise comptable sur internet vous permet de gagner du temps dans la gestion de vos documents comptables. Vous n’avez plus d’aller-retour à faire entre votre entreprise et le cabinet.
À noter : une fois vos documents numérisés et transférés sur la plateforme en ligne, pensez tout de même à bien les conserver pendant la durée légale, en cas de futur contrôle !
Mais alors, que choisir pour son entreprise ?
Les différences entre le cabinet comptable en ligne et le cabinet de proximité sont connues, alors la question qui se pose maintenant est : compte tenu de votre secteur d’activité ou de votre métier, que devez-vous choisir ?
La réponse doit avant tout prendre en considération vos besoins. Vous êtes une petite entreprise, vos formalités comptables sont basiques et vous n’avez pas de stratégie financière particulière à mettre en place ? Dans ce cas, la solution en ligne paraît adaptée.
Elle vous permet de :
- faire des économies financières à l’année,
- d’avoir une plateforme pour gérer vos documents importants.
À noter : dans cette situation, assurez-vous d’avoir un accès internet quotidien afin de pouvoir suivre vos actions et de mettre en ligne vos documents importants.
Informez-vous de tous les aspects du cabinet comptable en ligne
À côté des nombreux avantages de cette formule, il faut naturellement quelques points pour les nuancer. Avant de faire un choix en faveur du numérique, il est important de connaître ses inconvénients.
En choisissant de prendre un suivi comptable en ligne, vous devenez dépendant des aléas de votre connexion internet. Dans la plupart des grandes villes où le réseau fonctionne bien, la question n’est pas du tout gênante. Elle peut le devenir si vous avez vos locaux professionnels dans un lieu isolé où la connexion n’est pas toujours optimale. Dans ce cas, c’est à vous de trouver une solution pour numériser et transmettre vos documents à votre plateforme en ligne et de respecter vos obligations légales. Pensez-y pour faire le bon choix !
De même, avec une société d’expertise comptable en ligne, vous n’aurez pas un interlocuteur unique. Impossible dans cette situation de créer une relation durable entre deux professionnels.
Tout dépend donc de vos objectifs :
- Souhaitez-vous privilégier le tarif pour la tenue de la comptabilité de votre entreprise ?
- Voulez-vous avoir un véritable conseiller financier qui vous accompagne au quotidien pour réaliser des choix stratégiques ?
- Êtes-vous à l’aise avec l’ordinateur et les sites internet ?
Ces questions doivent se poser pour confirmer votre choix pour un cabinet virtuel ou physique.
Conserver son cabinet comptable de proximité : les avantages
Avoir un conseil juridique et financier comme partenaire
Vous avez besoin que votre comptable soit un vrai partenaire dans votre business pour prendre les bonnes décisions. Celui-ci doit pouvoir vous conseiller dans des domaines juridiques et financiers. Certaines entreprises évoluent rapidement et elles doivent mettre en place des stratégies particulières.
Pour cela, il est impératif d’avoir un conseiller comptable physique sur lequel s’appuyer. L’expert-comptable devient alors un conseil juridique clé pour l’élaboration d’une stratégie financière. Connaissant parfaitement son histoire, il peut guider au mieux l’entrepreneur.
Bénéficier des outils innovants de l’expert-comptable
Vous n’avez pas de temps à consacrer au traitement de vos documents administratifs et vous cherchez à déléguer entièrement cette partie ? Alors, le cabinet d’experts comptables physique est parfaitement adapté.
En effet, ici, vous ne gérez pas votre interface vous-même. L’expert-comptable se charge de synthétiser les bons documents. Il utilise alors des outils performants et innovants pour gagner du temps et améliorer la rapidité de ses tâches quotidiennes.
Une façon pour vous, chef d’entreprise, d’obtenir vos documents comptables rapidement !
Pour d’autres chefs d’entreprise, la question n’est pas si tranchée. En effet, des conseils juridiques et financiers doivent accompagner et guider les actions stratégiques prises par les dirigeants. Souvent, l’avocat n’est pas suffisant. Ses compétences juridiques doivent être complétées par celles d’un expert-comptable. Un cabinet d’expertise physique est alors préconisé pour assister le chef d’entreprise dans ses choix. Ainsi, il faut avant tout bien connaître ses besoins pour faire le choix le plus adapté entre cabinet d’experts-comptables de proximité ou cabinet en ligne.
Comment devenir un établissement domiciliataire ?
Plusieurs établissements proposent aujourd’hui aux chefs d’entreprise un service de domiciliation. Vous avez envie d’ajouter cette prestation à votre activité professionnelle ? Avant de vous lancer, voici les conditions à remplir et les démarches administratives à réaliser pour devenir un établissement de domiciliation.
L’obtention d’un agrément : la condition indispensable
Toutes les sociétés ne peuvent pas librement se dire « établissement de domiciliation ». Le Code de commerce encadre l’exercice de cette activité en imposant des conditions particulières qui doivent se justifier avant de pouvoir prétendre à la demande d’un agrément. En effet, l’étape finale pour faire de son entreprise un établissement de domiciliation est l’obtention d’un agrément préfectoral. Celui-ci représente véritablement l’autorisation administrative qui permet l’exercice de la domiciliation. Cette obligation finale est précisée par l’article L.123-11-3 du Code de commerce.
Les effets de la domiciliation
L’entreprise qui exerce une activité de domiciliation devient le lieu du siège social de plusieurs entreprises après son immatriculation au Registre du commerce (RCS). La domiciliation d’une entreprise correspond alors à la création d’une adresse physique administrative au sein du local commercial de l’établissement.
L’établissement doit fournir plusieurs éléments aux sociétés domiciliées :
- Un siège statutaire ;
- Une adresse postale ou commerciale ;
- Un espace fermé au sein duquel le chef d’entreprise peut conserver en toute confidentialité ses documents administratifs.
De nombreuses entreprises optent pour des prestataires de services comme proposés par les centres d’affaires pour établir leur siège social. En plus de pouvoir séparer parfaitement leur adresse personnelle de leur adresse professionnelle, cette solution offre d’autres points avantageux.
En plus des avantages financiers qu’elle apporte, la domiciliation dans un espace de travail spécialisé est intéressante. Elle diffère d’une location de locaux professionnels classiques avec la signature d’un bail commercial.
Avec la solution de domiciliation en centre d’affaires, pas besoin de penser aux investissements qui pèsent sur la trésorerie de la société. Que cela soit pour meubler les bureaux, l’ouverture d’un compte pour obtenir une ligne téléphonique ou une connexion internet. Ces services inclus dans la location de bureau contribuent à une installation rapide.
Le contrat de domiciliation doit respecter les conditions imposées par l’article R.123-168 du Code de commerce. Il doit alors répondre à certains critères :
- Etre rédigé à l’écrit ;
- Conclu pour une durée minimale de trois mois renouvelable par tacite reconduction ;
- Figuré au sein du Registre du commerce et des sociétés avec l’identité de l’entreprise de domiciliation.
- Reprendre les caractéristiques particulières des locaux (espaces fermés, respect de la confidentialité)
- Indiquer le numéro de l’agrément de l’établissement.
Les caractéristiques des locaux imposées par la loi
Détenir des bureaux en tant que propriétaire ne suffit pas pour devenir un établissement de domiciliation. Il faut notamment se conformer à des conditions particulières.
Dans un premier temps, il doit pouvoir assurer la confidentialité avec la mise à disposition d’une pièce fermée pour le stockage de documents administratifs des entreprises.
De plus, les chefs d’entreprise doivent pouvoir se réunir librement au sein d’un espace clos pour assurer leurs activités professionnelles. Généralement, les espaces de location de bureaux avec un service de domiciliation proposent des salles de réunion pour permettre aux organes de Direction de se réunir facilement.
La Cour d’appel de Paris est venue préciser le fait qu’une boîte postale ne peut pas être considérée comme un siège social. Ce n’est pas un lieu où il est possible d’installer une société (5 décembre 2007, n° 06/19 223). Dans cette situation, l’agrément ne peut pas se délivrer par les autorités administratives compétentes à l’établissement pour que celui-ci exerce une activité de domiciliation.
Afin de justifier des conditions lors de la demande d’agrément, les centres de domiciliation doivent fournir :
- Un plan de masse du bâtiment ;
- Des relevés cadastraux des locaux ;
- Une description précise des espaces de travail avec des photographies.
À noter : l’établissement peut installer son activité de domiciliation uniquement dans des locaux avec un usage exclusivement commercial. Vous ne pouvez pas partager vos locaux si ces derniers ont un usage d’habitation ou bien un usage mixte.
Les conditions nécessaires pour les dirigeants de l’établissement
Vous avez envie de monter une société de domiciliation ? Voici les conditions à respecter en tant que dirigeant. Des vérifications sont soigneusement effectuées avant la remise de l’agrément. Les autorités administratives vérifient votre honorabilité.
Concrètement, en tant que dirigeant, vous ne devez pas avoir :
- fait l’objet d’une condamnation pénale avec une peine d’emprisonnement d’au moins 3 mois sans sursis pour des faits précisés par l’article L.123-11-3 du Code de commerce;
- été l’auteur de faits donnant lieu, depuis moins de 5 ans, à une sanction disciplinaire ou administrative ou un retrait effectif de l’activité de domiciliation ;
- fait l’objet de mesure d’interdiction, de déchéance ou bien de faillite.
Non seulement les dirigeants se soumettent à cette analyse avant la remise de l’agrément. Toutes les personnes qui détiennent 25 % des parts sociales de l’établissement seront contrôlées. Pensez-y !
Faire sa demande d’agrément : comment s’y prendre ?
Une fois l’ensemble des conditions respectées, il faut réaliser une demande d’agrément afin de devenir un « établissement de domiciliation ». Pour cela, vous devez déposer votre dossier à la Préfecture du département du siège social de l’établissement qui souhaite réaliser l’activité de domiciliation. À compter de la réception de votre dossier, la Préfecture dispose de deux mois pour vous répondre. À noter : une absence de réponse à l’issue du délai signifie un rejet de votre demande.
L’entreprise doit fournir plusieurs pièces importantes dans le dossier :
Une déclaration précisant la raison sociale ou la dénomination de l’établissement, mais aussi sa forme juridique, son activité et son siège social. En cas d’établissement secondaire, il faut aussi préciser son adresse et son état civil. Il est aussi important de préciser la qualité des représentants légaux ou statutaires, des dirigeants et des actionnaires ou associés avec plus de 25 % des parts, des droits ou des voix de vote ;
La copie d’une pièce d’identité valide des personnes citées juste au-dessus ;
Une attestation sur l’honneur de la connaissance et du respect des conditions d’honorabilité pour les dirigeants ;
Tout document justificatif des conditions indispensables des locaux. Si vous n’êtes pas le propriétaire des lieux, pensez à joindre une copie de votre contrat de bail commercial.
À noter : l’agrément est ensuite délivré pour 6 ans. Il doit donc être renouvelé à l’expiration de cette période par l’établissement pour continuer à exercer son activité de domiciliation. Pensez y !
Une fois le dossier remis à la Préfecture, celle-ci vous délivre une attestation de dépôt. C’est avec la date mentionnée sur celle-ci que vous pouvez commencer à calculer le délai de réponse de deux mois. Si à l’issue de ces deux mois, vous obtenez une réponse positive, vous pouvez librement commencer l’exercice de la domiciliation au sein de votre entreprise.
Aménagement de salle en centre d’affaires : quel intérêt ?
Disposer d’un accès internet WIFI sans se soucier d’un contrat d’abonnement. S’installer à son bureau sans avoir à s’occuper de l’achat du mobilier. Favoriser le travail collaboratif grâce à la location de bureaux partagés ou encore profiter d’un espace cuisine sans devoir gérer son nettoyage. Vous souhaitez bénéficier d’espaces de réunion optimales pour recevoir vos clients ?
Optez donc pour une location de bureaux équipés en centres d’affaires pour bénéficier de ces prestations. Quel en est l’intérêt ? On vous explique tout.
Faites des économies lors de votre installation en centre d’affaires
Vous avez envie de vous installer dans des espaces équipés pour les nombreux avantages que cette solution propose aux entreprises.
En effet, avec une facilité d’installation dans un bureau équipé et confortable sans avoir à se soucier de l’installation. Ne pas se préoccuper de l’achat matériel d’impression du matériel informatique représente un avantage considérable.
Conseil : n’hésitez pas à nommer un office manager pour gérer toutes ces formalités afin d’établir un budget précis avant de réaliser votre changement de bureaux.
Un déménagement et la signature d’un contrat de domiciliation dans un espace de coworking demande un budget important pour l’entreprise.
Généralement, il faut prévoir dans un budget de location de bureaux équipés :
- La remise en état des anciens bureaux (peinture, nettoyage…)
- Le transport des meubles par des déménageurs ;
- Les frais de garantie dans le nouvel espace de travail ;
- Les premiers mois de loyer et les charges locatives ;
- L’achat du mobilier et des équipements adaptés pour votre espace.
Si vous prévoyez de vous installer dans un espace de coworking équipé, pas besoin de prévoir d’acheter des équipements. Vous pouvez alors faire des économies en emportant avec vous uniquement les affaires professionnelles quotidiennes dont vous avez besoin pour assurer sereinement votre activité.
À noter : Vous économisez aussi les frais de nettoyage prévus dans certaines offres de locations de bureaux. Malgré l’état des lieux prévu par le bail classique. Avec la location équipée, vous n’avez plus qu’à vous installer !
Profitez d’un mobilier professionnel adapté à vos besoins
Avant de vous installer, il est important de bien communiquer votre besoin au centre d’affaires afin qu’il puisse bien comprendre. Les centres d’affaires bénéficient de plusieurs possibilités pour transformer les espaces de bureaux à louer en espaces modulables et flexibles.
Communiquez avec votre centre d’affaires
Les besoins diffèrent d’une entreprise à l’autre. C’est pourquoi il faut prendre le temps d’exposer vos besoins à votre interlocuteur avant de vous installer.
Ainsi, certaines entreprises souhaitent avoir beaucoup d’espaces dédiés aux rangements. Les dossiers souvent nombreux doivent être stockés dans du mobilier de rangement adapté.
D’autres, préfèrent au contraire un environnement de travail privatif épuré. L’accent est alors mis sur l’espace en priorité sans cloison ou sans faux plafond.
La location d’un espace professionnel implique aussi généralement la mise à disposition d’espaces communs. Par exemple : un espace cuisine, une salle de réunion ou encore d’un espace d’attente pour les visiteurs.
De plus, l’ambiance et la décoration peuvent s’anticiper avant votre arrivée. Chaque détail compte pour vous permettre de travailler de manière conviviale dans de bonnes conditions à votre poste de travail : installation de fauteuils, de placards, d’armoires, de chaises ou de tables de réunion.
Lors de la signature du contrat, il paraît impératif de mentionner ces besoins afin de permettre un aménagement qui coïncide parfaitement aux besoins.
Location d’espaces ouverts ou fermés : les spécificités à aborder
Louer des bureaux équipés ouverts n’impose pas les mêmes installations qu’une location de bureaux fermés. Il faut alors prendre le temps pour chaque type de location de parler de la question de l’aménagement de l’espace (cloisons amovibles, mobiliers, panneaux acoustiques…).
Si vous travaillez en openspace, veuillez préciser qu’il vous faut du mobilier adapté pour diminuer le bruit ambiant. Afin de ne pas gêner vos équipes et pour penser à leur confort, les espaces de coworking peuvent proposer un aménagement de bureaux adapté. L’ergonomie des espaces professionnels est un élément essentiel. Les bureaux professionnels s’adaptent avec du mobilier ergonomique spécialement conçu pour les espaces de travail ouverts. Pensez à préciser ce besoin avant de vous installer dans vos nouveaux locaux professionnels !
Dans des bureaux fermés mais équipés, les besoins peuvent s’apprécier différemment suivant vos collaborateurs. Un point en interne s’impose donc avant d’entamer la discussion avec votre centre d’affaires pour offrir efficacité avant lors de la construction de vos projets d’aménagement de bureau.
À noter : Evidemment, la connexion internet WIFI haut débit est immédiatement opérationnelle lors de votre entrée. Vous n’avez donc pas à vous soucier de l’abonnement ou d’un quelconque engagement. Le manager du centre d’affaires s’en charge pour vous permettre d’avoir l’esprit tranquille.
Pouvoir moduler librement ses espaces de travail
L’aménagement de salle permet aussi de pouvoir moduler le cadre de travail. Par exemple, si après quelques mois vous avez envie de réorganiser l’espace de travail pour le rendre plus fonctionnel : aucun souci avec la location de bureaux équipés !
Vous pouvez changer la disposition des bureaux pour les rendre plus ergonomiques et adaptés à vos envies professionnelles. Dans certaines situations, les collaborateurs doivent travailler ensemble sur un projet particulier. Avec cette solution, vous pouvez facilement moduler et rapprocher leurs bureaux pour rendre la disposition du mobilier de bureau professionnel totalement adapté. Un agencement sur mesure pour les professionnels !
Certaines entreprises peuvent également avoir besoin de certains équipements sur-demande. Par exemple, un vidéoprojecteur ou d’un photocopieur dans leur bureau. Le centre d’affaires peut alors facilement l’installer dans la pièce des bureaux ou dans une salle de réunion adjacente afin de s’adapter à ce nouveau besoin. Une solution modulable qui évolue en fonction des attentes de la société !
L’aménagement de salle reste une solution pratique et économique pour les entreprises qui souhaitent occuper des espaces adaptés à leurs besoins. La communication, alors indispensable en amont, mais aussi tout au long de la relation d’affaires pour permettre l’adaptation des bureaux entièrement équipés durant toute la location. Pensez-y !
La réglementation TRACFIN : quelles nouveautés en 2019-2020 ?
L’organisme français TRAFCIN se charge de contrôler les opérations financières en matière de lutte contre les fraudes, le financement du terrorisme et le blanchiment de capitaux. Plusieurs entreprises, dont les sociétés de domiciliation doivent répondre à des obligations. Elles doivent notamment aider cet organisme à réaliser un contrôle régulier ainsi que de mener des investigations afin d’éviter les circuits financiers clandestins. Tout ceci permet une meilleure évaluation des risques. Quels sont les changements à venir ? Quelles sont les conséquences pour les sociétés de domiciliation ?
TRACFIN : présentation et objectifs de l’organisme
Avant d’entrer dans les détails des nouveautés pour 2019 – 2020, il paraît nécessaire rappeler ce que fait l’organisme de règlementation : TRACFIN.
Il s’agit d’un service administratif de traitement et de renseignement financier. En d’autres termes, ce dispositif de lutte contre les infractions et les escroqueries financières (fraudes et blanchiment d’argent par exemple) a pour but de récolter puis d’analyser des renseignements et des justifications afin d’établir parfaitement l’origine ou la destination de sommes particulières. Il résulte de l’ordonnance n°2009-104 du 30 janvier 2009 pour contrôler les systèmes financiers potentiellement utilisés à des fins de blanchiment d’argent ou encore de financement du terrorisme.
Ainsi, plusieurs professionnels visés par l’article L.561-2 du code monétaire et financier doivent réaliser des déclarations de soupçon. Il s’agit des professionnels du secteur financier (les banques, les compagnies d’assurance…) et ceux du secteur non financier (notaires, experts-comptables, sociétés de domiciliation, professionnels de l’immobilier…).
À noter : Les établissements bancaires et d’assurance font également l’objet d’une surveillance et de contrôle par un organisme spécifique adossé à la Banque de France : l’Autorité de Contrôle Prudentiel et de Résolution (ACPR).
Le point sur l’activité de TRACFIN en 2018
Le but de l’organisme consiste à augmenter les déclarations de soupçon pour réussir à mieux contrôler les actions à risque. En 2018, l’organisme dresse bilan est positif puisque les actions à risque ont augmenté de 12 % par rapport à 2017. Au final, plus de 79 000 déclarations ont été réalisées.
En tête des déclarations, les professionnels du secteur financier sont alors les mieux informés pour mettre en place des mesures de vigilance en interne. Toutefois, il subsiste encore des incertitudes pour certains professionnels. Notamment pour les sociétés de domiciliation qui manquent d’éléments concrets pour se plier à leurs obligations. Pour optimiser ces contrôles, des améliorations peuvent encore se développer.
La société de domiciliation : des professionnels soumis à TRACFIN
Les chefs d’entreprise cherchent souvent à installer leurs bureaux professionnels dans un espace spécialisé. Ils se tournent alors soit vers des locations classiques (bail 3/6/9) soit vers des locations plus flexibles (espaces de coworking, bureaux équipés). Ces derniers espaces de travail proposent alors des services complémentaires tels que la domiciliation. Cette solution permet à l’entreprise d’inscrire son siège social à l’adresse de la location des bureaux.
À noter : cette domiciliation ne peut pas s’exercer dans un local à usage d’habitation principale ou même à un usage mixte professionnel, sachez-le !
Exposées à un fort risque de fraude par leurs clients, les sociétés de domiciliation se soumettent à un contrôle accru de l’activité de leurs domiciliataires (fraude, risque de blanchiment…). Cette obligation est imposée par l’article L.123-11-5 du Code de commerce. L’ordonnance du 1er décembre 2016 précise les obligations des sociétés de domiciliation. Celles-ci doivent mettre en place dans leur fonctionnement interne des procédures pour lutter contre les risques de blanchiment de capitaux et le financement du terrorisme. Toutefois, aucun texte ne vient préciser les types de procédures à insérer en interne. Ce manque d’informations concrètes freine alors la mise en place de ces actions.
Pourtant, la tâche est lourde pour les sociétés de domiciliation qui doivent répondre à trois obligations particulières :
- Celle de mise en place d’une procédure particulière en interne ;
- L’obligation de vigilance ;
- Une obligation de déclaration.
Les obligations précisées en 2019
Les premiers changements apparaissent en 2019 avec la publication le 5 juin 2019 de nouvelles lignes directrices. Ce document donne de nombreuses indications sur la forme que doit prendre chaque obligation pour les sociétés de domiciliation.
L’obligation de mise en place d’une procédure particulière en interne
Pour se conformer à cette obligation, la société de domiciliation doit désigner un responsable de la mise en place de cette procédure de signalement. En complément, il semble aussi important d’informer régulièrement les autres collaborateurs de l’entreprise afin de travailler ensemble sur ces différentes procédures. Si la société de domiciliation se constitue de différents groupes ou de filiales en France ou à l’étranger, ces procédures doivent se disperser dans chaque entité.
L’obligation de vigilance
Au sein de l’organisation de la société de domiciliation, plusieurs niveaux de vigilance.
L’importance de connaître chaque client. Avant le début de la relation d’affaires mais aussi pendant celle-ci. Dans ce cas, il faut parler d’une vigilance constante. Pour cela, il est conseillé de créer un fichier individuel dans lequel les documents justificatifs sur l’identité de la personne morale ou de la personne physique concernée sont regroupés. Sans ces éléments, l’entreprise de domiciliation ne doit pas poursuivre la relation !
À noter : les documents justificatifs se conservent pendant 5 ans minimum !
Si les risques demeurent faibles, les autorités administratives considèrent que cette vigilance peut faire l’objet d’une simplification. Il faut alors que les risques soient particulièrement réduits face aux soupçons de blanchiment ou de financement du terrorisme.
À l’inverse, la vigilance se renforce lorsque les risques semblent importants. Notamment si des opérations d’un montant inhabituellement élevé sont réalisées. Toutefois, ces situations concernent surtout les organismes financiers. Ainsi, les sociétés de domiciliation doivent se concentrer essentiellement sur la bonne connaissance de leur client tout au long de leur relation d’affaires.
L’obligation de déclaration à TRACFIN
Les mesures de contrôle et de vigilance mises en place dans un premier temps ont un objectif : se tenir informé des risques pour réaliser des déclarations de soupçon auprès de TRACFIN.
Concrètement, la société de domiciliation bénéficie d’une compétence pour effectuer cette déclaration lorsqu’elle soupçonne des sommes. Alors en provenance d’une infraction, d’une fraude fiscale, d’un blanchiment, d’un abus de confiance ou d’une escroquerie. Avant de pouvoir réaliser des déclarations, une personne désignée et habilitée à réaliser ces dernières selon les conditions imposées par TRACFIN.
À noter : la DGCCRF est l’autorité de contrôle des sociétés de domiciliation.
En définitive, les nouveautés se concentrent essentiellement sur l’apport donné par ces lignes directrices. Elles permettent aux entreprises de se conformer plus simplement et surtout plus efficacement aux obligations imposées par TRACFIN.
Location de bureaux professionnels, quelles sont vos garanties ?
Faire le choix d’installer ses bureaux professionnels dans un espace de coworking ou plutôt dans une location professionnelle classique ? La question fait hésiter de nombreux chefs d’entreprise lors de la recherche de locaux, pour louer des bureaux. Les garanties locatives sont des éléments à observer pour trouver la solution la plus adaptée à son entreprise. Quels sont les meilleurs locaux professionnels à louer ? On fait le point pour chaque mode de location afin de vous aider sur ces questions.
Les garanties proposées dans les espaces de coworking
Travailler dans un espace en open space est une tendance qui séduit aujourd’hui de nombreux travailleurs dans le domaine de l’immobilier d’entreprise. En effet, en 2017 on comptabilisait plus de 600 espaces de bureaux partagés en France. Ils sont généralement idéalement situés en plein centre-ville ou dans une zone commerciale.
Et cette tendance touche les travailleurs au sens large puisque 20 % des espaces accueillent aujourd’hui des grands groupes, mais aussi des freelances ou des TPE.
Le prix du loyer dans un bureau partagé
Ces professionnels optent pour cette solution locative afin de profiter d’un espace de travail professionnel à un prix locatif imbattable. En effet, les prix sont plus importants pour la location d’un bureau classique dans un bail professionnel.
Cette première garantie est donc particulièrement intéressante pour les profils qui lancent leur activité professionnelle.
Le montant des charges courantes est aussi régulièrement compris dans le prix. Ainsi, vous payez votre connexion internet, la mise à disposition des équipements (votre espace meublé avec des bureaux ergonomiques et des rangements, salle de réunion, salle de pause, cuisine…), les parkings, la domiciliation et du service de ménage dans les charges mensuelles. Le tarif est inclus pour faciliter les comptes.
Un loyer sans augmentation !
Dans un contrat de bail classique, il est possible que le loyer mensuel (TTC) augmente en fonction de l’indice des loyers en France (ILAT ou ILC). Les dépenses liées à la location peuvent donc varier en fonction de la durée de la location du bien immobilier.
Avec le centre d’affaires, le tarif est fixe. Le loyer n’augmente pas, que vous restiez 6 mois dans les locaux professionnels ou 3 ans. Une stabilité financière importante pour prévoir ses dépenses professionnelles à moyen ou long terme !
L’assurance intégrée dans le loyer
Comme la plupart des charges courantes, les frais d’assurance sont intégralement compris dans le montant de votre loyer. Ainsi, vous n’avez pas à vous soucier de ces formalités administratives lors de votre entrée dans votre nouveau lieu de travail.
Le centre d’affaires se charge de ces obligations afin de vous rendre l’installation plus rapide et surtout plus pratique. En définitive, louer un espace de coworking permet d’avoir une solution abordable financière tout compris ! Ces garanties sont aussi valables pour la location de bureaux équipés intégrés dans les centres d’affaires.
L’assurance intégrée dans le loyer
Comme la plupart des charges courantes, les frais d’assurance sont intégralement compris dans le montant de votre loyer. Ainsi, vous n’avez pas à vous soucier de ces formalités administratives lors de votre entrée dans votre nouveau lieu de travail.
Le centre d’affaires se charge de ces obligations afin de vous rendre l’installation plus rapide et surtout plus pratique. En définitive, louer un espace de coworking permet d’avoir une solution abordable financière tout compris !
Ces garanties sont aussi valables pour la location de bureaux équipés intégrés dans les centres d’affaires.
La location par le contrat de bail professionnel : les garanties
Une location de bureau pour une longue durée
Lorsque vous signez un contrat de bail professionnel, le bailleur s’engage pour une durée de 6 ans. Autrement dit, il se trouve dans l’impossibilité d’interrompre le contrat du local commercial pendant ces six années.
Cela permet à votre activité professionnelle d’obtenir une certaine stabilité. Vous n’avez pas à vous soucier de votre location de locaux professionnels (entrepôt, bureaux, boutique…) pendant toute cette durée.
Conseil : pensez à observer la surface totale des locaux pour projeter votre activité professionnelle sur le moyen ou le long terme.
Toutefois, il faut savoir que le montant du loyer peut être révisé si votre contrat contient une clause d’indexation du loyer. Dans le cas contraire, vous pouvez conserver un montant de loyer identique pour les six années à venir. Pensez donc à vérifier les clauses de votre contrat de location avant de le signer !
Un contrat de location adapté à votre activité commerciale
La destination de votre local professionnel est importante lorsque vous signez votre contrat de bail.
En effet, pour être valable, celle-ci doit forcément être de nature professionnelle. Votre profession doit alors être notifiée sur le contrat de bail (profession libérale, commerçant…). Et ce contrat doit aussi impérativement être écrit. Cette vérification sur l’usage commercial, avant la signature, vous permet de vous assurer de la validité du contrat. Il doit alors être réalisé pour les professionnels. Il est possible de réaliser un changement de destination en cas d’installation d’un nouveau locataire.
La possibilité de quitter les lieux pour le locataire
En tant que locataire preneur d’un bail professionnel, vous avez la possibilité de quitter les lieux à tout moment à condition de respecter une période de préavis de 6 mois. Cette garantie vous permet de bénéficier d’une sécurité juridique en cas de changement sur l’activité de votre entreprise. Vous n’êtes pas engagé(e) sur la même durée que votre bailleur !
Pour résilier votre bail professionnel, il est impératif d’informer votre bailleur par l’intermédiaire d’une lettre recommandée avec accusé de réception. Cette information peut aussi être réalisée par acte d’huissier.
À noter : les délais de préavis commencent à courir uniquement à partir du jour de la réception du courrier par le bailleur. En d’autres termes, si la lettre n’arrive pas dans son courrier, votre préavis ne démarre pas. Pensez-y !
Les garanties offertes par les différentes solutions de location de locaux commerciaux sont différentes.
Pour s’engager dans le bon type de location, il est important de connaître les objectifs de votre activité professionnelle. Certaines formules comme la location de bureaux équipés correspondent davantage à des équipes mobiles qui ont besoin de flexibilité. Ces bureaux à louer sont en effet souvent plus fonctionnels Au contraire, les entreprises qui recherchent de la stabilité sur le long terme se tournent vers les locations classiques de l’immobilier professionnel.
Bail professionnel : location meublée ou vide ?
Plusieurs questions se bousculent dans la tête d’un professionnel qui souhaite louer des bureaux. Parmi celles-ci se trouve celle dédiée à la forme de la location du bien immobilier. Est-il préférable d’opter pour une location meublée ou, au contraire, d’opter pour une location vide ? Quelle est l’option la plus rentable ? Et surtout, quelles sont les différences ? On fait le point pour ne plus avoir d’hésitation sur la question, si vous souhaitez opter pour la location pour installer votre société.
Différence entre la location meublée et la location vide
La location meublée : idéale pour certains profils de locataire
La location de bureaux fait incontestablement partie de la vie d’une entreprise. Il faut alors savoir vers quel type de location vous souhaitez vous diriger. Dans certains cas, la location meublée paraît être la solution idéale. Dans d’autres, la location vide correspond davantage aux besoins de l’entreprise.
La location meublée répond aux besoins des entrepreneurs qui travaillent seuls avec pour principal besoin : un espace équipé et performant pour assurer sereinement leur activité professionnelle. Ils peuvent alors simplement signer leur bail professionnel et profiter d’un bureau meublé avec l’équipement de base nécessaire.
Dans les offres de location meublée, vous bénéficiez généralement :
- Du mobilier indispensable des bureaux, les étagères et placards de rangement…
- D’un accès aux espaces communs : coin cuisine et la salle de pause (micro-ondes, machine à café…),
- La salle de réunion.
Il est important de préciser qu’un bail meublé doit contenir les éléments de base pour assurer le bon déroulement de l’activité du locataire pour toute la durée de location. Pour un bail professionnel, il est fréquent de retrouver la mise en place de bureaux, de chaises, d’un téléphone ou encore d’une photocopieuse.
Conseil : Pensez aussi à demander le montant du dépôt de garantie ainsi que la durée de préavis à respecter en cas de résiliation avant de signer votre contrat de bail !
La location vide : adaptée pour des activités spécifiques
Certaines entreprises possèdent déjà leurs propres accessoires de bureau (matériel informatique ou d’impression, etc.) Dans ce cas, mieux faire le choix d’une location vide plutôt que de louer des meubles.
Toutefois, avec cette solution les locataires ne peuvent pas profiter de l’assistance du bailleur. Notamment lors du constat d’un défaut sur un meuble pour les réparations. Les frais de remplacement sont alors automatiquement à leur charge. Ces frais supplémentaires s’anticipent pour éviter les mauvaises surprises.
Une fiscalité plus souple pour les biens meublés
La fiscalité est plus avantageuse pour les parties qui décident d’opter pour une location meublée de bureaux professionnels. En effet, le bailleur est considéré comme étant un commerçant. Les loyers qu’il perçoit de la location sont imposés sur l’impôt sur le revenu dans la catégorie des BIC (Bénéfices Industriels et Commerciaux). En effet, ils sont considérés comme des revenus locatifs. L’imposition est donc plus avantageuse !
Rappelons que dans un bail professionnel, le régime impose à la base une exonération de TVA. Toutefois, des aménagements sont autorisés pour permettre aux parties de bénéficier d’avantages fiscaux. Dans une location meublée, le bailleur facture les loyers en y ajoutant la TVA. Il peut alors la récupérer pour assurer toutes les dépenses courantes de ses locaux professionnels (nouveaux équipements, travaux…). Un avantage fiscal à connaître !
De son côté, le locataire bénéficie également de quelques avantages fiscaux lorsqu’il opte pour la location d’un espace professionnel meublé. À partir du moment où celui-ci est redevable de la TVA, il peut récupérer celle qu’il a déjà payée. Cette situation ne s’applique pas aux professionnels du domaine médical puisqu’ils bénéficient d’une éxonération de TVA.
De meilleurs loyers pour les locations meublées
Dans le bail professionnel, le loyer est librement fixé par les parties lors de la conclusion du bail. Les parties peuvent aussi s’entendre sur les modalités de paiement (à l’avance, au mois ou au trimestre). Conseil : vérifiez bien la destination locative de vos locaux inscrits sur votre contrat de location avant de le signer !
Concernant les charges locatives obligatoires, le bailleur dispose de plusieurs options lorsqu’il fait de la location meublée :
- Des charges forfaitaires,
- Un montant des charges réelles,
Généralement, les bailleurs optent pour les charges forfaitaires. Cette option peut s’avérer tout aussi intéressante pour le locataire. En effet, celles-ci se déterminent à la signature du contrat de bail et elles ne peuvent plus évoluer durant l’année. Une sécurité financière importante pour le locataire !
Louer vide ou meublé : quelle solution est la plus rentable ?
S’installer dans des bureaux meublés permet naturellement à l’entreprise de faire des économies au niveau de ses mois de loyer. En effet, les éléments essentiels pour assurer le bon déroulement de l’activité professionnelle sont en place. Vous pouvez alors sereinement poser vos affaires et installer votre bureau selon vos préférences pour la durée du bail.
Les éléments comme l’ordinateur, la photocopieuse, les accessoires de papeterie sont prêts à être utilisés. Confort et économie financière sont alors les maîtres mots lorsque vous optez pour un contrat de location meublée.
Conseil : Réalisez minutieusement l’état des lieux et observez l’état du mobilier présent dans la location.
Avec une location vide, les investissements de départ sont forcément plus importants. Il faut acheter toute la bureautique nécessaire au bon fonctionnement de l’activité professionnelle pour le bail de location. Cette étape s’anticipe alors dans les frais d’installation de l’entreprise. La location meublée représente donc une solution pratique et économique pour les entreprises qui souhaitent poser leurs affaires dans un espace tout équipé.
La location vide moins sujette à la vacance
Louer une surface professionnelle sans les meubles permet d’installer son espace à son goût. Il faut alors réfléchir à l’aménagement et trouver les bons éléments. L’investissement de base est souvent important. Réfléchissez bien avant de faire votre choix !
Ainsi, quitter un espace loué nu est plus contraignant à la fin du bail. Il faut retrouver des bureaux avec une surface équivalente, au minimum, pour pouvoir y disposer l’ensemble de ces meubles. Au contraire, quitter une location professionnelle équipée est plus simple. Il faut simplement récupérer ses affaires professionnelles depuis son installation. Cette location peut être de courte durée. Les locataires de baux professionnels nus restent alors plus longtemps sur place pour des raisons financières comme pour des raisons pratiques.
Le choix entre location meublée ou location nue reste une question importante qu’il faut bien envisager avant de prendre une décision. Le budget, le temps et les questions pratiques doivent être abordés afin d’effectuer le meilleur choix en fonction des besoins de votre entreprise.
Comment signer son premier bail professionnel ?
Connaître les termes techniques, comprendre ses obligations et celles du bailleur ne sont pas des choses évidentes. Alors pour rendre la signature du contrat de bail professionnel plus simple, voici un article pratique pour comprendre les points importants à vérifier avant de signer.
Faites le point sur vos besoins avant de vous lancer
Situé à la frontière entre le bail commercial et le bail d’habitation, le bail professionnel est le contrat utilisé par des entreprises non-commerciales et plus précisément par des professions libérales réglementées ou non.
Avant de vous lancer pour trouver le local professionnel parfait et négocier votre contrat, il est important de faire le point sur vos besoins.
Il est alors nécessaire d’aborder plusieurs points pour avoir une idée précise sur :
- La superficie minimum de l’espace de bureaux
- Le montant du loyer
- La durée de bail souhaitée,
- La localisation idéale
Si vous avez des salariés, posez-leur des questions afin de prendre en compte leurs besoins, notamment au niveau des espaces de travail. Cette réflexion en amont vous permet de vous diriger ensuite vers des emplacements adaptés sans perdre de temps lors de vos visites.
À noter : le bail professionnel est signé pour une durée minimum de six ans et il doit obligatoirement être écrit. Toutefois, vous pouvez quitter les lieux à tout moment à condition de respecter une durée de préavis de 6 mois.
Avant de commencer vos recherches, préparez votre dossier. Il faut alors veiller à rassembler diverses pièces :
- Statuts de votre société ;
- Document d’identité du représentant de l’entreprise et de l’entreprise elle-même (carte d’identité, extrait de Kbis) ;
- Relevé d’identité bancaire ;
- Les trois derniers bilans comptables et le compte d’exploitation prévisionnel.
Un dossier à jour vous permet de gagner du temps une fois la visite effectuée. Pensez-y !
Précisez scrupuleusement la destination de vos locaux professionnels
Vous êtes avocat(e), médecin ou encore thérapeute, dans tous les cas, vous devez vous assurer que vous pouvez exercer votre activité dans le local concerné avant la signature du contrat de bail. Un bail mixte est envisageable lorsque le locataire souhaite aussi bénéficier d’un usage d’habitation.
Avant de signer vos documents, assurez-vous auprès du bailleur, de la mairie, mais aussi de la copropriété que votre activité est bien réalisable sans aucune restriction particulière.
À noter : un état des lieux à l’entrée et à la sortie des locaux doit aussi être obligatoirement envisagé dans le contrat de bail lors de sa rédaction.
Les clauses financières : les pièges à éviter
Ces clauses du bail professionnel peuvent être une source de litige. Pour éviter tout malentendu, mieux vaut redoubler de prudence lors de la rédaction du contrat de location.
Notez le loyer et sa révision dans le contrat de bail
Concernant le loyer, la loi est silencieuse. Vous pouvez donc librement négocier son montant et vérifier la bonne rédaction de la clause concernée dans le contrat de bail. Vérifiez bien que le montant indiqué par le bailleur correspond à la réalité du marché immobilier. Pour cela, renseignez-vous sur les loyers payés par d’autres professionnels aux alentours.
Les aménagements du quartier (commerces, transports…) jouent également une place importante dans la négociation. De même, l’état des locaux et la stabilité de votre activité sont des critères à ne pas négliger lors des discussions avec votre bailleur.
La révision annuelle du loyer peut se faire à chaque anniversaire du contrat de bail, si aucune précision n’est faite dans celui-ci. Pensez alors à préciser ces modalités dès sa rédaction. Plusieurs indices de référence peuvent être envisagés : ICC, ILAT ou autre.
Évitez les litiges en listant les charges et leur répartition
Pour les charges, il est impératif de faire la liste de celles-ci et de la reprendre lors de la rédaction du contrat. Il faut alors penser à toutes les charges annuelles possibles : réparation des locaux, entretien des espaces, charges de copropriété, taxes et impôts obligatoires. La répartition doit être clairement mentionnée dans votre contrat de bail.
À noter : le bailleur doit vous informer en cas de modification des charges ou bien de l’arrivée d’une nouvelle charge. Et si ce changement n’est pas précisé dans le contrat, vous n’avez aucune obligation de payer la payer !
En plus de ces détails financiers, il faut ajouter le montant du dépôt de garantie. Ici, encore la vigilance est de mise. Pensez à inscrire son montant et la date de dépôt à respecter dans le contrat de bail professionnel.
Envisagez la résiliation du contrat de bail professionnel
Quitter vos locaux professionnels ne doit pas être synonyme d’angoisse et de stress à la fin du bail. Pour rendre cette étape plus sereine, pensez à insérer des modalités précises à suivre dans le contrat de bail.
En tant que locataire, la règle est simple : vous pouvez quitter les lieux à tout moment à condition de respecter votre préavis de six mois.
Il faut noter qu’aucun droit de renouvellement du bail n’est envisageable à l’expiration du contrat pour le locataire. Ainsi, il faut bien comprendre que votre bailleur ne peut pas vous mettre dehors tant que vous êtes sous contrat, mais une fois terminé, cette situation devient possible.
À noter : aucune motivation ou indemnité d’éviction n’est exigée pour le bailleur une fois le contrat de bail terminé.
Néanmoins, dans les faits, lorsque les relations se passent bien, le bailleur propose naturellement de signer un nouveau contrat de bail. Soyez vigilant(e) sur une éventuelle négociation ou sur le changement de certaines clauses et comparez bien les deux versions avant de renouveler le bail. Il faut aussi savoir que le régime des baux professionnels autorise le locataire à réaliser une cession de son bail professionnel. Il peut aussi recourir à la sous-location à condition d’informer le bailleur. Notez-le !
Si toutes ces clauses sont bien établies, vous pouvez vous engager sereinement et signer votre nouveau contrat de bail professionnel.
Déménagement de siège social : démarches et formalités
Trouver des locaux professionnels plus adaptés à l’activité de l’entreprise est un changement courant. Néanmoins, changer de siège social implique de suivre des démarches et des formalités particulières. Quelles sont les obligations à connaître lors du déménagement de son entreprise ? Et quelles sont les formalités à réaliser lors du changement de siège social ?
La modification des statuts de la société pour le siège social
Vous projetez de déménager votre siège social et de changer de locaux professionnels ? Alors, il est important d’anticiper cette étape en modifiant en amont les statuts de la société.
Cette étape est obligatoire puisque les statuts doivent indiquer la bonne adresse du siège social. Le changement d’un ou de plusieurs articles au sein des statuts doit être notifié par un procès-verbal (PV). Ce document est un justificatif indispensable pour permettre la bonne déclaration du déménagement de l’entreprise.
À noter : si des associés sont présents au sein de la société, il faut organiser une réunion en assemblée générale extraordinaire (AGE), puis obtenir leur accord en suivant les indications des statuts pour permettre le changement de siège social de l’entreprise.
Avant de lancer cette étape, il est important de vérifier la bonne signature du contrat de bail commercial des nouveaux locaux professionnels. En effet, un justificatif de jouissance du nouveau lieu de travail est nécessaire pour confirmer le changement de siège social de l’entreprise lors de la déclaration.
Afin de signaler une modification de statuts, consultez le partenaire MANEWCO, cabinet en ligne spécialisé dans les démarches juridiques.
Les obligations à respecter en matière de publicité pour la société
La publicité du changement de siège social est une seconde étape obligatoire pour l’entreprise. Cette procédure a pour but d’informer les tiers (vos clients, vos collaborateurs…) des modifications importantes réalisées au sein de l’entreprise. Juridiquement, la publicité rend l’acte opposable aux tiers.
En tant que dirigeant ou représentant légal de l’entreprise, vous devez suivre des délais précis pour effectuer cette publicité légale. En effet, il faut effectuer cette dernière un mois après la constitution de l’acte modificatif. Dans ce cas, l’acte modificatif est représenté par le procès-verbal suite à l’assemblée générale extraordinaire des associés, notamment si l’entreprise est une SARL.
Ainsi, il faut publier un avis au sein du journal d’annonces légales (JAL). Cette publicité doit contenir deux informations précises pour être valable :
- L’adresse de l’ancien siège social de l’entreprise,
- La nouvelle adresse du siège social après le déménagement de l’entreprise.
Si les nouveaux locaux professionnels sont présents dans le même ressort du tribunal de commerce, l’avis doit être déposé au sein du journal d’annonces légales correspondant au nouveau siège social.
Cependant, si l’entreprise déménage plus loin, il est fort probable que cette dernière entre dans le champ de compétence d’un nouveau tribunal de commerce. Dans ce cas, la publication de deux avis est nécessaire et obligatoire.
Le premier doit être publié dans le journal d’annonces légales de l’ancien tribunal compétent et des anciens locaux. Le second doit alors être publié dans le ressort du nouveau tribunal de commence, suite au déménagement de l’entreprise.
À noter : renseignez-vous auprès du greffe de tribunal de commerce en cas de doute
Les documents à avoir pour un changement de siège social
Pour justifier le déménagement de l’entreprise et le changement de siège social, il est important de rassembler plusieurs documents importants.
Il faut alors penser à vérifier les documents suivants :
- Les statuts mis à jour, datés et certifiés conformes par le dirigeant de l’entreprise ou le représentant légal,
- Le procès-verbal suite à la modification des statuts,
- Le document justificatif des nouveaux locaux professionnels après le déménagement : contrat de bail commercial.
- L’attestation de publication dans le journal d’annonces légales,
- Le document Cerfa n°11682*04 (pour les personnes morales).
À noter : si une personne physique représente l’entreprise, elle doit remplir un formulaire particulier. Il s’agit du Cerfa n°11678*05.
Il faut alors remplir précisément les informations demandées dans le Cerfa. Prenez donc un soin particulier lorsque vous transmettez : la date de modification, l’ancienne adresse des locaux professionnels ou encore la nouvelle adresse suite au déménagement.
De la même manière, plusieurs informations propres à la société sont aussi nécessaires : son numéro d’identification ou encore sa forme juridique. Si vous êtes le représentant légal de l’entreprise, votre signature est indispensable en bas du document. Ces modifications se réalisent en ligne par télédéclaration. Dirigez-vous vers le bon service en fonction du type de société concernée : commerciale, artisanale, civile.
Réaliser la déclaration de changement de siège social
Dernière étape lors du déménagement de l’entreprise : la déclaration de changement de siège social. Cette déclaration se réalise auprès du greffe ou bien du CFE (Centre de Formalité des Entreprises) dont dépend le nouveau siège social de l’entreprise.
Ici encore, le format dématérialisé est préconisé pour permettre une déclaration rapide. Il est toujours possible de réaliser celle-ci par courrier postal. Il faut alors joindre l’ensemble des documents justificatifs : statuts mis à jour, procès-verbal, contrat de bail, attestation de publicité, document CERFA.
Une fois cette démarche effectuée, l’entreprise peut sereinement profiter de ses nouveaux locaux professionnels pour y exercer son activité.
Quelle sont les différences entre flex-office et bureau agile ?
Partant du constat qu’ils existent des différences entre flex-office bureau agile, de nouveaux espaces de travail fleurissent dans toutes les villes en France. Ils permettent aux entrepreneurs, aux freelances, mais aussi aux entreprises d’opter pour un local professionnel adapté à leurs besoins. Mais alors, pour faire son choix, il est important de distinguer les caractéristiques propres à chaque lieu de travail. Ainsi, quelle est la différence entre flex-office et bureau agile ?
Reconnaître un bureau agile en 10 critères
Pour analyser les différences, il faut d’abord connaître ce qui caractérise le bureau agile. Ce nouveau mode de travail est particulièrement demandé aujourd’hui par les entreprises.
Modulable pour avoir différents usages
Il est important de pouvoir faire bouger son espace de travail selon les besoins du quotidien. Ainsi, celui-ci peut servir à différents usages. Par exemple, il est possible de se rendre dans la salle de réunion pour profiter d’un moment de détente avec les autres utilisateurs. Pour obtenir ce résultat, il faut créer un espace de travail flexible : ajout de cloisons amovibles et choix d’un mobilier transformable.
Connecté pour des locaux intelligents
La domotique est ultra présente au sein d’un bureau agile. Elle ajuste la lumière en fonction des heures de la journée pour rendre l’espace confortable. Le lieu de travail devient véritablement intelligent grâce à des outils connectés.
Sécable pour s’adapter à chaque besoin
Collaborer est une valeur importante au sein du bureau agile. Par conséquent, plusieurs entreprises, travailleurs indépendants ou encore entrepreneurs peuvent partager un bureau tout en ayant des besoins différents. Les bureaux agiles sont alors totalement autonomes. Chaque espace est optimisé et singulier afin de s’adapter parfaitement aux besoins de l’entreprise utilisatrice.
Multitâches pour suivre le rythme d’une journée de travail complète
Une journée de travail se découpe en plusieurs activités : concentration intense, tâches automatiques, moments créatifs, relaxation ou détente. Le bureau agile prend soin d’aménager un espace de travail pour chaque moment de la journée !
Ouvert pour laisser place à la communication
L’échange rythme le quotidien des utilisateurs des bureaux agiles. La communication est favorisée entre les utilisateurs, mais elle ne s’arrête pas à ce stade. En effet, régulièrement, il est possible de retrouver des partenaires, des conférences ou encore des expositions pour favoriser la communication avec des membres extérieurs aux bureaux.
Fluide pour faciliter les déplacements
Les entrepreneurs n’ont plus à être assis toute la journée à leur bureau. Avec cette nouvelle configuration professionnelle, les utilisateurs doivent, au contraire, être mobiles. Ils peuvent circuler facilement entre les différentes zones. Pour cela, l’aménagement des bureaux est pensé avec soin. Les zones de circulation sont alors conçues de façon à devenir de véritables moments de rencontre.
Flexible pour s’adapter à la demande
Travailler quelques jours dans une ville, puis partir dans une autre ; voilà la demande actuelle du travailleur nomade. Les nouveaux travailleurs souhaitent alors pouvoir se concentrer dans des bureaux flexibles où il est possible de rester quelques heures, quelques jours ou quelques mois.
Réversible pour s’adapter à d’autres usages
Les bureaux agiles ne sont pas figés dans le temps. Ils sont pensés pour pouvoir se transformer un jour et changer d’usage. Par exemple, il est possible d’ici quelques années de les transformer en logements ou encore en commerces, selon les besoins de la ville. Une vision à long terme, nouvelle aujourd’hui !
Accessible facilement pour les utilisateurs
Venir à son espace de travail à vélo, à pied ou encore en bus est une chose totalement faisable dans les bureaux agiles. Les solutions de transport et donc d’accès sont pensées en amont pour faciliter l’accessibilité des utilisateurs.
Circulaire pour s’adapter à la vie locale
Les efforts lors de la réalisation d’un bureau agile ne sont pas concentrés uniquement sur l’aménagement de l’espace intérieur. Le bâtiment doit lui-même être pensé pour être ouvert sur la ville. De cette façon, la consommation d’énergie est économique et les espaces de restauration peuvent aussi être partagés avec des personnes extérieures. L’idée est alors de fabriquer un cercle vertueux autour de ces espaces de travail.
Mais alors, quelles sont les différences entre flex-office bureau agile
Le flex-office se rapproche du bureau agile sans pour autant réussir à l’égaler.
Une vision commune : l’ouverture des espaces de travail
Ces lieux de travail sont composés d’espaces ouverts dits « open-space ». Les utilisateurs peuvent échanger sans avoir de barrière physique entre les uns et les autres. Les frontières hiérarchiques s’effacent au profit d’une meilleure collaboration et d’une plus forte transparence.
La collaboration se ressent aussi au sein des espaces de travail partagés. Ces lieux sont présents dans un flex-office pour permettre aux collaborateurs d’échanger et de pouvoir partager des moments conviviaux.
Il est alors possible de couper sa journée de travail en allant dans un coin détente ou bien encore dans la bibliothèque des espaces de coworking. Ces nouveaux espaces prennent en compte le bien-être au travail des travailleurs. Une façon de rendre le quotidien professionnel plus agréable !
Des différences majeures en pratique
Les points communs entre les deux espaces professionnels s’arrêtent ici. Le flex-office ne va pas plus loin dans sa recherche du besoin au niveau de chaque individu. Au contraire, le bureau agile se concentre avant tout sur les demandes des utilisateurs pour y répondre de manière personnalisée. L’objectif est aussi de favoriser la collaboration à moyen terme. Ces espaces collaboratifs sont particulièrement adaptés aux entrepreneurs, mais aussi aux personnes en télétravail.
Dans tous les cas, flex-office et bureau agile représentent une nouvelle organisation de la vie professionnelle. L’environnement de travail est transformé pour devenir collaboratif. Cependant, il faut retenir que le bureau agile travaille autour d’une véritable culture agile qui lui permet de trouver des solutions plus personnalisées autour des besoins de ses clients. Ce type de bureau adopte une véritable vision à long terme qui nécessite en amont un travail de recherche plus important. L’utilisateur intéressé par ces nouveaux modes de travail doit avant tout connaître ses besoins pour se diriger ensuite vers la solution la plus adaptée.
Les 5 conseils pour déménager vos bureaux sans stress
Le déménagement d’une entreprise est un changement majeur pour l’employeur et ses salariés. Bien s’organiser, veiller à communiquer permettent de réaliser ce transfert dans les meilleures conditions. Alors, pour migrer ses bureaux professionnels sans stress, voici 5 conseils à appliquer.
Anticiper les tâches à réaliser pour avoir une vision efficace
Déménager son lieu de travail peut facilement devenir une source de stress. Pour ne pas se laisser submerger, une organisation anticipée paraît indispensable. En plus d’avoir une vision claire et efficace, la planification permet de savoir si le déménagement des bureaux de l’entreprise respecte les délais et si sa réalisation prend du retard.
Ainsi, pour le déménagement d’entreprises il faut :
- Faire un point sur les tâches essentielles à réaliser ;
- Connaître les délais et les préavis à respecter ;
- Communiquer toutes les informations aux salariés.
La communication doit alors être simple et efficace. De cette façon, chaque salarié peut connaître le planning du déménagement et adapter son rythme de travail. Si la location s’organise par le biais d’un contrat de bail, il faut prévenir le bailleur par lettre recommandée avec accusé de réception au moins 6 mois avant la date de transfert.
À noter : il ne faut pas oublier de faire le point sur les éléments informatiques ou électroniques mis à disposition dans le prochain espace professionnel.
Informer tous les tiers du changement d’adresse
Les démarches administratives relatives au transfert de bureaux doivent s’anticiper lors du projet de déménagement. Cela évite ainsi la confusion et l’agacement des clients ou bien des fournisseurs.
Informer les clients de l’entreprise
Le déménagement de l’entreprise doit être également communiqué aux clients. Il est alors possible de leur préciser les raisons de ce changement : agrandissement de l’entreprise, nouvelle localisation, changement de bureaux, etc.
Il faut également penser à réaliser le changement d’adresse pour recevoir rapidement le courrier dans le nouvel espace professionnel. Certains bureaux professionnels prévoient une personne à l’accueil en charge de récupérer le courrier de chaque société.
Informer les fournisseurs de l’entreprise
La nouvelle adresse doit être rapidement communiquées aux différents fournisseurs. Elle se réalise à l’avance pour ainsi éviter les mauvaises surprises en cas de livraison.
À noter : Avant le déménagement, pensez à résilier les abonnements (internet, eau, électricité).
Faire jouer la concurrence auprès des sociétés de déménagement
La préparation s’anticipe aussi pour toute la partie pratique autour du changement d’espaces commerciaux.
En effet, le choix de faire appel à des déménageurs professionnels permet d’assurer en toute sécurité le bon démontage et la bonne manutention du mobilier de bureau. Pour optimiser le coût du déménagement, faire une demande de devis auprès de différentes sociétés de déménagement pour comparer les coûts.
Quelques points clés pour comparer les offres des déménageurs de bureaux :
- Devis gratuit ;
- Chargement et déchargement du mobilier ;
- Monte-meuble ;
- Emballage et déballage des objets fragiles ;
- Cartons prévus par les déménageurs ;
- Remontage du mobilier.
Ces détails démontrent un service de qualité de la part des prestataires. Il faut aussi savoir que le prix varie selon les services proposés, la distance à parcourir et le volume de meuble à transporter, en plus du matériel professionnel à déménager.
Impliquer les équipes pour la préparation du déménagement de l’entreprise
Le changement de locaux professionnels doit être perçu positivement par les équipes. Généralement, trouver un nouveau lieu de travail plus adapté aux attentes des salariés contribue à plus de performance. Cela permet ainsi à chacun d’avoir un bureau plus agréable.
Il semble alors essentiel de préparer et de faire participer chaque salarié aux changements à venir. Le chef d’entreprise peut préparer un planning avec des missions à réaliser pour les équipes. La préparation du transfert d’entreprise se concrétise par la mise en cartons de déménagement des objets de l’entreprise.
Avant le choix des futurs locaux, le chef d’entreprise peut aussi prendre le temps d’écouter les remarques de ses salariés sur le lieu de travail actuel. Les points positifs et négatifs peuvent alors être cités pour être améliorés dans les nouveaux bureaux professionnels. Une bonne façon d’impliquer positivement les membres de l’entreprise !
Préparer les nouveaux locaux et rendre les anciens bureaux
La réalisation minutieuse de chacune de ces étapes permet d’éviter des litiges entre bailleur et locataire.
Rendre les anciens locaux professionnels
Avant de claquer définitivement la porte des anciens bureaux, il faut commencer par vérifier que ces derniers respectent bien les obligations du bail commercial. En effet, l’entreprise locataire doit s’assurer de rendre les locaux professionnels en bon état. Il faut alors réparer les détails abimés et réaliser un gros nettoyage une fois les éléments de mobiliers retirés. Ces actions favorisent le bon déroulement de l’état des lieux de sortie des locataires.
De la même manière, pour les nouveaux locaux, il faut réaliser un état des lieux d’entrée pour vérifier que tous les éléments fonctionnent. Il ne faut pas hésiter à vérifier le bon état de l’imprimante, par exemple, avant de signer l’état des lieux. Il semble aussi indispensable d’aborder les différents détails de la location (modalités de paiement des loyers, préavis, conditions de résiliation) avec le bailleur avant la signature du contrat de bail.
À noter : faire le choix d’un bureau partagé ou bien d’un espace de coworking allège considérablement ces étapes. En effet, le contrat n’est pas un contrat de bail, mais un contrat de prestation de services et rend les relations beaucoup plus flexibles entre les parties.
En définitive, anticipation et organisation sont les mots d’ordre pour réussir à déménager vos bureaux dans les meilleures conditions !
