Pourquoi choisir la permanence téléphonique ?
Être perpétuellement interrompu par les appels de vos clients n’est pas compatible avec votre métier, ou alors vous souhaitez gagner en réactivité et éviter les messages sur le répondeur ? Il est donc courant d’opter pour une permanence téléphonique, une solution pratique avec de nombreux atouts pour votre activité professionnelle. On fait le point ensemble dans l’article suivant.
Les avantages de la permanence téléphonique
De nombreux professionnels, indépendants ou non, sautent le pas en faveur de services de télésecrétariat pour gérer leur ligne téléphonique. Et pour cause, de nombreux effets positifs sont démontrés lorsque ce choix est fait pour l’entreprise.
Un gain de temps et une image professionnelle améliorée
Être coupé régulièrement au cours de la journée par la sonnerie du téléphone ralentit naturellement votre activité. Vous n’êtes pas pleinement concentré sur vos missions. Par ailleurs, certains professionnels ne peuvent tout simplement pas être interrompus au cours de leur rendez-vous avec leurs patients. C’est le cas notamment des professionnels de santé.
D’autres font le choix de ne pas subir les bruits liés au téléphone. Externaliser les appels entrants à un télésecrétariat permet alors de gagner en qualité de vie au travail. En plus, il faut noter que ce choix permet à l’entreprise d’améliorer son image. Elle gagne en professionnalisme puisqu’il y a toujours des personnes spécialisées et disponibles pour répondre à chaque appel et s’occuper de la prise de messages.
Aujourd’hui, vous pouvez trouver ces services de secrétariat téléphonique dans les prestations complémentaires proposées par les espaces de coworking afin de mettre en place un accueil personnalisé pour vos clients. Renseignez vous si vous souhaitez louer vos bureaux professionnels dans ces espaces !
Réduire les coûts et profiter d’un espace optimisé dans ses bureaux
Ne plus avoir une personne dédiée au secrétariat vous permet de faire de jolies économies, allant de 30 % à 60 % selon les solutions trouvées pour externaliser vos appels téléphoniques. En effet, il faut décompter la gestion du personnel et les frais liés à cette embauche.
De plus, les soucis techniques liés au fonctionnement et à la prise en charge des appels reçus ne vous concernent plus. Désormais, toutes ces tâches administratives et techniques sont gérées par des professionnels qualifiés qui assurent la gestion des appels selon des plages horaires bien définies.
En plus, vous n’avez plus à consacrer une place particulière dans votre local professionnel au standard téléphonique. La bonne nouvelle est alors que vous pouvez optimiser votre espace et lui donner une nouvelle fonction !
Comment se déroule la prise en charge par un secrétariat à distance ?
Vous avez envie de faire confiance à un personnel formé et compétent pour gérer vos rendez-vous téléphoniques ? Alors, comment cette délégation se met-elle en place ?
Les services d’une permanence téléphonique
Les services varient d’un secrétariat à l’autre. Cependant, il est possible de trouver de grands principes applicables à la plupart des professionnels.
Dans un premier temps, il faut définir les plages horaires pendant lesquelles vous souhaitez mettre en place un transfert d’appel ou externaliser totalement vos appels entrants. Par exemple, du lundi au vendredi de 9 h à 18 h.
Ensuite, définir si vous souhaitez que vos clients contactent ce service d’accueil uniquement par téléphone ou bien aussi via internet. Pour cela, vous devez être présent sur un site qui propose la prise de rendez-vous en ligne. De cette façon, la secrétaire doit suivre au cours de la journée les nouveaux rendez-vous et les reporter sur votre agenda virtuel.
Il est ensuite important de donner vos directives à votre plateforme téléphonique. Par exemple : « pas de prise de rdv de 9 h à 10 h le mardi ».
La tarification de l’externalisation de la permanence téléphonique
Si vous louez un espace bureau au sein d’un centre d’affaires, il est fort probable que celui-ci dispose d’un service de gestion des appels. En effet, aujourd’hui, les locations de bureaux équipés proposent des services complémentaires pour permettre aux entrepreneurs de se professionnaliser. Le coût est alors variable en fonction du nombre de jours pendant lesquels le secrétariat à distance est actif. Certains professionnels optent pour une gestion partielle ou ponctuelle des prises de rendez-vous ou de réception des appels (par exemple, en prévision de leurs absences ou lors de leurs vacances). D’autres favorisent, au contraire, une délégation sans interruption. Tout dépend donc de votre besoin, mais aussi de votre budget !
Si vous êtes propriétaire ou locataire d’une surface de manière classique avec un bail 3-6-9, vous devez vous renseigner pour trouver votre propre service de permanence externe. Aujourd’hui, il existe de nombreuses offres sur le marché. Prenez le temps de demander des devis détaillés sur le contenu de chaque prestation proposée par le standardiste pour ne pas vous tromper.
Ainsi, faire le choix d’un call center est une excellente solution pour gagner du temps, et de l’efficacité. Néanmoins, il faut veiller à être clair au départ sur les conditions de cette collaboration afin d’éviter d’être déçu. Pour cela, communiquez précisément avec le personnel chargé de vos appels et assurez-vous du suivi régulier pour qu’il n’y ait pas d’oublis lors des transmissions réalisées par votre permanence téléphonique.
Inauguration du nouveau centre d’affaires Coworking Issy-les-Moulineaux
Créé en 2001, le réseau ÉMERGENCE est aujourd’hui un acteur important du marché des centres d’affaires en Île-de-France. Déjà présent à Boulogne-Billancourt et à Paris-Opéra, il fait partie intégrante du réseau TBC (Team Business Center). Du centre d’affaires aux bureaux équipés en passant par les salles de réunion, ÉMERGENCE propose une large offre de locations et de services associés.
Entre la démocratisation du télétravail dans les grandes entreprises, l’augmentation du loyer dans la capitale et la multiplication des emplois indépendants dans certains secteurs d’activité. Le marché de la location d’espaces de travail n’a définitivement pas fini de croître. Malgré un léger ralentissement des investissements, près de 1,7 million de mètres carrés ont été commercialisés sur les 9 premiers mois de l’année 2019 en Île-de-France. Toujours dans une approche à taille humaine, les réseaux ÉMERGENCE et TBC continuent leur croissance en inaugurant un nouveau centre d’affaires à Issy-les-Moulineaux.
L’un des plus grands centres d’affaires de l’Ouest parisien
L’espace Coworking ÉMERGENCE – installé à Issy-les-Moulineaux – promet de devenir l’un des plus grands centres d’affaires de l’Ouest parisien. Totalisant une superficie de 4 884 m² répartis sur 7 étages, il a été entièrement pensé pour offrir à ses clients un cadre de travail optimal. Ainsi, il propose :
- Des espaces de vie communs : terrasses, un espace de restauration, des espaces lounge ;
- Des espaces bien-être ;
- Un bar ;
- Une salle de sport (équipées et avec douches).
Avec 150 bureaux, 29 salles de réunion et 450 postes de travail répartis dans différents espaces privatifs, le centre d’affaires Coworking ÉMERGENCE Issy-les-Moulineaux s’adapte parfaitement aux besoins de toutes les entreprises.
CRÉATEUR ÉMULATION :
Un centre d’affaires au cœur de la ville
Idéalement situé en plein cœur d’Issy-les-Moulineaux, emplacement réputé pour son dynamisme. En effet, le centre Coworking ÉMERGENCE bénéficie de la proximité avec de nombreux sièges sociaux et entreprises mais aussi de toutes les commodités nécessaires.
Facilement accessible en transports en commun, le centre d’affaires jouit par ailleurs d’un emplacement de choix. Ainsi, il conviendra aux nombreux cadres qui vivent en périphérie parisienne :
- Directement sur la ligne 12 (Aubervilliers – Mairie d’Issy) – station Mairie-d’Issy
- Proche de la ligne 8 (Créteil Pointe-du-Lac –Balard) – station Balard
- Accessible depuis la gare RER C (Versailles-Château Rive Gauche) – station Issy-Val-de-Seine
- A proximité du tramway T2 (pont de Bezons – Porte de Versailles) – station Issy-Val-de-Seine
CRÉATEUR RESPONSABLE :
Des prestations qui s’adaptent à vos besoins
Véritable plateforme professionnelle, le centre Coworking ÉMERGENCE Issy-les-Moulineaux adapte ses prestations aux besoins de chaque entreprise et propose des services « à la carte ».
Souplesse, flexibilité, réactivité : les conditions pour développer votre activité avec succès.
Que vous souhaitiez louer un bureau quelques jours par mois, à la demi-journée ou à temps complet. Sur de courtes périodes ou à l’année, l’équipe ÉMERGENCE met à votre disposition de nombreux services annexes. Ils correspondent aussi bien aux petites et moyennes entreprises qu’aux grands groupes internationaux :
- secrétariat
- installation téléphonique personnalisée
- accueil physique des clients et des visiteurs
- standard téléphonique professionnel
- attribution et préparation des salles de réunion
- rédaction et frappe de divers documents
- traduction de documents en anglais et français
CRÉATEUR AUTONOMIE :
Les 5 questions essentielles pour sa recherche de locaux professionnels
Louer ou acheter son local commercial ? Faire ses recherches en plein centre-ville ou plutôt dans une zone industrielle ? Les questions sont nombreuses lors de la recherche d’un local professionnel. Toutefois, il est important de prendre le temps d’y répondre afin de trouver les locaux parfaits pour implanter son entreprise dans un espace adapté à son activité.
Première étape : louer ou acheter un local commercial ?
Faire le choix d’investir dans des bureaux professionnels : pourquoi ?
Avant de vous lancer à la conquête du marché immobilier d’entreprise, il faut déjà savoir quelle option est la plus intéressante pour votre société : acheter ou bien louer vos prochains bureaux.
Lors d’un achat, vous investissez dans un local immobilier pour une longue durée. Votre entreprise doit alors démontrer des perspectives fiables sur plusieurs années pour vous permettre de financer durablement votre achat. Assurez-vous donc de sa bonne santé financière avant de vous engager dans cette voie. Toutefois, avec cette solution, vous avez l’avantage de ne pas être lié à un bailleur. Vous prenez vos propres décisions et vous n’avez pas de loyers à payer. Vous êtes potentiellement engagé sur un prêt à rembourser. Et cette solution vous permet de constituer un capital !
Avant un achat immobilier d’entreprise, il faut savoir comment vous souhaitez procéder :
- mettre en place cet investissement au nom de l’entreprise pour faire grossir sa valeur,
- faire le choix d’acheter à votre nom en tant que chef d’entreprise et faire gonfler votre patrimoine personnel,
- créer une structure différente, appelée SCI (société civile immobilière), pour réaliser un investissement immobilier.
À noter : tournez-vous vers des professionnels qualifiés qui vous conseilleront sur les meilleurs choix à faire pour réaliser sereinement votre achat immobilier.
La location de locaux commerciaux : une solution adaptée aux jeunes sociétés
Si la visibilité financière de votre entreprise n’est pas idéale, il est conseillé de choisir la location de bureaux. Si vous souhaitez éviter la rigidité des baux classiques (bail commercial ou bail professionnel), vous pouvez vous tourner vers la location de bureau dans un centre d’affaires ou dans des espaces de coworking.
Les formules sont aujourd’hui plus flexibles et adaptées à ces jeunes entreprises. Vous pouvez aussi bien y louer des bureaux fermés que des espaces de travail ouverts.
Quel budget fixer lors d’une recherche de bureaux ?
Plusieurs éléments doivent être pris en compte dans le calcul de votre budget.
Pour des bureaux à louer, vous avez plusieurs dépenses à anticiper :
- Le montant de votre loyer mensuel : souvent, ce montant est exprimé hors taxes et hors charges par mètre carré ;
- La TVA pour la location de locaux équipés avec du mobilier : le loyer est alors soumis à un taux de TVA à hauteur de 20 % ;
- Un dépôt de garantie : ce montant est restituable en fin de bail lorsque vous quittez vos locaux d’activité ;
- Les honoraires en cas de travail avec un conseil en immobilier d’entreprise ;
- Les impôts : la taxe foncière et la taxe sur les bureaux.
Pensez aussi à anticiper vos frais de déménagement et les travaux d’aménagement pour réussir à vous sentir bien dans vos futurs espaces professionnels. Ces détails sont donc à bien calculer avant de vous lancer dans vos recherches de local d’activité pour ne pas avoir de mauvaises surprises.
Quelle surface prévoir pour ses bureaux ?
La surface du local à usage commercial est importante. Il faut prévoir la croissance de votre activité pour pouvoir rester à cet emplacement durant quelques années. De cette manière, vous pouvez faire grandir votre société dans des espaces adaptés.
Pour cela, il est intéressant de calculer la surface commerciale en fonction du nombre de collaborateurs :
- En open-space, comptez environ 7 m2 par personne ;
- Des bureaux fermés, comptez 12,5 m2 par personne ;
- Pour une salle de réunion, il faut prévoir environ 2 m2 par personne ;
- Même les espaces communs ne sont pas à négliger. ils représentent environ 20 % de la surface totale de vos bureaux.
Avec ces éléments, vous pouvez calculer la surface minimale nécessaire pour vos prochains bureaux en fonction du nombre de collaborateurs qui travaillent quotidiennement ou bien temporairement au sein de vos locaux.
À noter : certains éléments peuvent compléter votre recherche. Vous souhaitez potentiellement bénéficier d’un local à vélo, de places de parking ou encore d’un hall d’accueil ? Notez-le !
Quel(s) quartier(s) cibler pour ses recherches ?
Plutôt en hypercentre, dans une zone commerciale ou bien un immeuble dans un quartier d’affaires ? La question est importante lorsque vous recherchez vos prochains bureaux. Il faut alors savoir quelle dynamique est la plus adaptée à votre entreprise. Selon l’activité professionnelle, il est important de pouvoir bénéficier d’un entrepôt dans lequel stocker des produits. Les zones industrielles permettent de louer de l’espace plus facilement. Le prix du mètre carré est alors beaucoup plus abordable que pour une location de bureaux en plein cœur de la ville.
Pour d’autres entrepreneurs, l’important est de pouvoir profiter d’une dynamique professionnelle intense en côtoyant d’autres entrepreneurs dans des espaces de coworking. Dans ce cas, les espaces ouverts sont parfaits pour louer vos prochains bureaux professionnels.
L’important est de vous poser les bonnes questions et de connaître le type de locaux appropriés pour votre activité. De cette manière, votre choix immobilier est alors fait en parfaite adéquation avec vos ambitions professionnelles.
Comment préparer ses équipes au changement de bureau ?
Les équipes sont au cœur d’un déménagement professionnel. Elles doivent alors être totalement intégrées dans ce projet.
En amont, voici quelques questions à poser à vos collaborateurs :
- Quels sont leurs besoins pour les prochains locaux commerciaux ?
- Que souhaitent-ils comme espaces communs pour les nouveaux bureaux ?
Ensuite, il est bon d’anticiper les tâches importantes à effectuer avant le déménagement. Le tri est souvent une action bénéfique pour emporter uniquement les éléments importants. C’est alors l’occasion d’échanger avec vos collaborateurs sur le sujet, profitez-en pour les faire participer !
Au moment du déménagement, les équipes doivent aussi être prises en compte. La communication est primordiale tout au long du projet pour éviter les pertes de dossiers ou les confusions entre les services. Enfin, après le déménagement, il est aussi nécessaire d’accompagner vos collaborateurs afin qu’ils se sentent à l’aise au quotidien dans ce nouveau lieu de travail.
Le changement de bureaux professionnels est vécu comme un véritable marathon pour les membres d’une société. Ainsi, il est particulièrement important d’anticiper ces 5 questions essentielles à la recherche du lieu idéal pour faire vivre son entreprise.
Interview Centre d’Affaires TBC Lyon Gerland
Bonjour, pouvez-vous vous présenter en quelques mots.
Bonjour, je m’appelle Brigitte Castro et je gère le centre d’affaires G2C, basé à Lyon depuis 30 ans. Nous sommes quatre collaboratrices sur ce centre et proposons des services de location de bureaux, location de salles de réunion, externalisation du standard, domiciliation et assistance administrative.
Combien de clients utilisent vos services au quotidien ? Qui sont-ils ?
Nous avons environ 200 clients, de la start-up au grand groupe en passant par quelques professions libérales, des institutions ou encore des agences locales d’entreprises nationales. Nous louons par exemple des bureaux à Olympus (logiciel de micro-imagerie avancée pour la science des matériaux) depuis 2001 ; ce client nous a même suivis dans nos divers déménagements. Et mieux encore, l’association MM2I loue des salles de réunion chez nous depuis 1997… Nous avons – vous l’aurez compris – des clients très fidèles.
UNE OFFRE SANS ENGAGEMENT
Débuter dans l’entrepreneuriat ou se développer n’est pas toujours chose aisée ; beaucoup de paramètres sont à prendre en compte. Notre offre sans engagement ni frais de démarrage permet à de nombreuses entreprises de tester le marché rhônalpin sans prendre trop de risques.
UNE AMBIANCE COLLÉGIALE
Nous sommes 3 dans l’équipe et sommes aux petits soins pour nos clients. À l’écoute de leurs besoins, nous faisons tout pour leur faciliter la vie et rendre leur journée agréable.
UN SERVICE DE QUALITÉ
En plus des restaurants accessibles à quelques minutes à pied, nous prévoyons la livraison de plateaux-repas dans nos locaux sur simple demande. Dans ce cas, nous prenons à notre charge toute la logistique, nos clients n’ont plus qu’à attendre d’être servis.
Nos prix sont attractifs et nous n’hésitons pas à surclasser nos clients pour le confort de leur formation.
Vous évoluez dans ce centre depuis quelques années, avez-vous une salle que vous appréciez tout particulièrement ? Et pourquoi ?
J’apprécie tout particulièrement la salle « Caraïbes ». Très lumineuse, elle est flexible et peut accueillir de 24 personnes en U à 50 personnes en conférence. De plus, elle a son propre salon privé. Pour plus de professionnalisme, nous avons fait appel à un architecte d’intérieur pour la décoration.
Pourquoi un entrepreneur louerait-il un bureau chez vous plutôt qu’ailleurs ?
Tout d’abord, pour la situation géographique du centre d’affaires – à 5 minutes à pied des commerces et restaurants. Nous proposons également la mise à disposition de salles de réunion en libre-service dans la formule « VITAMINÉE » en accès 24h/24. Cette option est très utile pour les employés travaillant avec l’international et devant gérer les décalages horaires. Nous mettons aussi à disposition de nos clients un parking en sous-sol.
Présentation de l’équipe
4 collaboratrices
Services proposés
Le FLEXOFFICE – Location de bureaux, location de salles de réunion, externalisation du standard, domiciliation et assistance administrative.
Comment estimer la surface nécessaire pour vos bureaux ?
Il est temps pour votre entreprise de s’installer dans ses bureaux. Pour gagner du temps lors de vos recherches, il faut pouvoir estimer la bonne surface nécessaire à vos locaux d’activités. Plusieurs questions doivent alors se poser et des étapes sont à suivre pour affiner votre besoin immobilier. Voici nos conseils pour connaître la surface adaptée et trouver rapidement votre location de bureaux.
Comment s’y prendre pour estimer la surface de vos bureaux ?
Vous souhaitez louer des bureaux ? Pour vous lancer dans vos recherches immobilières, il est important de connaître vos besoins en immobilier d’entreprise.
Un cahier des charges précis doit être dressé au préalable pour vous permettre de faire des visites efficaces. Ces étapes sont nécessaires, que vous souhaitiez un bureau fermé, un espace en open-space ou une salle de réunion.
Des méthodes de calcul sont ensuite élaborées pour trouver la surface de vos locaux professionnels en fonction de vos besoins. Cet espace se calcule en fonction du cahier des charges mis en place et des besoins attendus par le professionnel concerné.
Première étape : construire un cahier des charges précis
Le cahier des charges reprend vos besoins et vos objectifs. Cette trame est donc votre fil conducteur à suivre durant vos recherches immobilières d’entreprise.
Pour commencer, le cahier des charges d’un projet de recherches en immobilier d’entreprises doit mentionner :
- le nombre de collaborateurs permanents et ponctuels qui travaillent au sein des futurs locaux commerciaux,
- les espaces communs nécessaires : la salle de réunion, la salle de repos,
- l’espace de stockage pour vos produits.
En plus, vous pouvez définir les espaces à retrouver dans vos bureaux (ouverts, fermés, sous-sol, etc.). En effet, il est possible de vouloir une partie du local commercial sous la forme d’un open-space et de bénéficier de quelques bureaux fermés pour des activités plus confidentielles. Ces détails importants doivent être mentionnés dans le cahier des charges avant la signature de votre bail commercial.
Les habitudes de vos collaborateurs peuvent aussi permettre d’affiner votre recherche. Par exemple, si la plupart viennent au travail en voiture, il faut certainement un nombre de places de parking précis. Si au contraire, ils viennent à vélo, les parkings à vélo sont obligatoires pour votre futur local d’activité.
Le télétravail peut aussi être une solution encouragée par votre entreprise. Dans ce cas, la surface à louer peut-être moins grande puisque certains collaborateurs travaillent depuis leur domicile. Enfin, n’oubliez pas de préciser la localisation idéale pour vos prochains espaces de travail. Le lieu d’implantation est très important pour définir une zone de recherche.
Vous pouvez avoir envie d’un bureau à louer dans un secteur dynamique en plein centre-ville, dans un quartier d’affaires ou, au contraire, de vous retrouver dans une zone industrielle pour avoir de plus grands locaux de stockage, voire plusieurs entrepôts. Ces critères dépendent de votre entreprise et de vos objectifs : notez-les ! Les entreprises situées dans la capitale peuvent aussi vouloir absolument des bureaux dans certains arrondissements de Paris. Toutes ces informations doivent alors figurer dans le cahier des charges pour vous faire gagner du temps.
Seconde étape : Calculer des surfaces de bureaux nécessaires
Le nombre de collaborateurs influence de manière logique la taille de vos bureaux. Toutefois, ce n’est pas le seul critère à connaître pour affiner vos recherches. Aujourd’hui, des méthodes de calcul efficaces existent pour anticiper plus précisément la surface appropriée.
La méthode de calcul pour des bureaux en open-space
Les espaces de travail en open-space doivent permettre à vos collaborateurs de circuler librement et d’échanger facilement. Généralement, ces bureaux sont organisés les uns face aux autres pour encourager la communication. L’espace doit alors être ouvert. Pour avoir une idée de la surface dont vous avez besoin, il faut connaître le nombre de collaborateurs qui travaillent de manière permanente et de façon ponctuelle au sein de cet espace de travail. Ensuite, multipliez ce nombre par 7 et vous pouvez obtenir la surface brute à louer pour disposer d’un espace suffisamment grand.
Par exemple, vous travaillez actuellement avec 3 collaborateurs permanents. Il faut donc comptabiliser avec vous 4 personnes au sein de l’open-space. Deux stagiaires vous rejoignent à différents moments de l’année. Il faut donc prévoir de la place pour 6 personnes. 6 x 7 = 42 m2 correspond à la surface utile minimale pour vos bureaux loués.
La méthode calcul des surfaces de bureaux fermés
Dans certaines entreprises, il est intéressant de louer des espaces clos. Cela permet de recevoir des appels téléphoniques importants et confidentiels dans une pièce fermée. L’isolement peut aussi être important pour travailler sur des sujets qui imposent une plus grande concentration. Il faut alors disposer d’un espace calme pour vos salariés.
Dans ce cas, la méthode de calcul est différente. Il faut connaître le nombre d’espaces fermés à louer et multiplier ce nombre par 12,5. Par exemple, si vous souhaitez obtenir deux bureaux fermés dans vos prochains locaux, il faut prévoir : (12,5 x 2) = 25 m2.
La méthode de calcul pour les espaces communs
Pour travailler en groupe, il est souvent agréable d’avoir au sein des bureaux une salle de réunion. Le calcul de la surface dépend alors du nombre de personnes à accueillir. Évidemment, il existe des situations plus difficiles à prévoir. Par exemple, vous prévoyez de recevoir vos clients, et leur nombre peut varier sensiblement. La salle n’est alors pas toujours adaptée. Toutefois, pour calculer la surface minimale, il faut prendre en compte le nombre de collaborateurs qui participent le plus souvent à ces réunions. Ce chiffre est alors à multiplier par 2. Ainsi, 2 mètres carrés sont nécessaires par collaborateur pour obtenir la surface totale de vos bureaux.
Par exemple, si vous êtes 7 au sein de vos locaux de manière permanente et 3 de manière ponctuelle, il faut prévoir (7 x 2) + (3 x 2) = 20 m2 environ pour votre salle de réunion.
En plus de la salle de réunion, il faut toujours prendre en compte la surface des parties communes (couloirs, sanitaires, salle de repos). Ces parties représentent environ 20 % de la surface totale calculée précédemment.
Ainsi, elle est à calculer en dernier lieu. Une fois les calculs de chaque surface réalisés, additionnez les pour obtenir la surface complète de votre local professionnel.
Avec ces éléments, vous pouvez vous lancer plus sereinement dans la recherche de vos prochains bureaux sur le marché immobilier. Vous gagnez alors en temps et en efficacité pour trouver plus rapidement votre prochain lieu de travail.
Anniversaire : Les centres d’affaires Bordeaux fêtent leur 20 ans !
Deux décennies au service des entreprises
En 2019, les centres d’affaires BBS fêtent leur 20 ans ! A cette occasion, l’équipe de BBS Lac a organisé le jeudi 05 décembre 2019 , une soirée d’anniversaire où locataires, domiciliés, partenaires et fournisseurs sont invités. Revenons tout d’abord sur les événements qui ont fait l’histoire d’une entreprise familiale réussie.
L’histoire des centres d’affaires Bordeaux Bureaux Services
Tandis qu’ils se rencontrent dans le cadre de leur travail, M. Cyrille Soulet et son épouse Mme Nathalie Soulet acquièrent leur premier centre d’affaires en 1997. Ils se lancent alors dans l’exploitation d’un centre d’affaires situé dans la zone d’activité du Phare. La demande croissante en bureaux et domiciliations les amène à racheter un second centre d’affaires situé à Bordeaux. Puis en 2006, ils ouvrent le centre d’affaires BBS Aéroport sur plus de 900 m² leur troisième adresse dans la métropole bordelaise située dans la zone aéroportuaire de Mérignac, à proximité immédiate des pistes d’atterrissage. Fort de ces succès, M. Soulet est amené à participer au Syndicat National des Professionnels de l’Hébergement d’Entreprises (SYNAPHE). Il y rencontre ses futurs associés : Bruno Rébillé et Thierry Vecchione. Avec eux, il fonde le réseau TBC qui exploite depuis 2015 le Centre d’Affaires des Avocats de Paris.
En 2019, les centres d’affaires Bordeaux Bureaux Services comptent 700 clients habituels dont 300 domiciliés, une centaine d’entreprises locataires qui vont de la Petite Entreprise aux Grands Groupes internationaux. Dans un esprit familial et accueillant, ils bénéficient des services d’un réseau de centres d’affaires très réputé à Bordeaux.
Anniversaire 20 ans BBS
Toute l’équipe BBS remercie l’ensemble des participants ainsi que les personnes qui ont animé cette belle soirée.
- Light Painting animé par l’agence For event
- Le bar à coco : Les Anims de Freddy
- Musicien / chanteur : Simon Prevost
- Deval Traiteur
- Do-in : Christine CHOQUENET-DESBOIS
Les différents types de domiciliation
Il est important, lors de la création d’une entreprise ou d’une évolution professionnelle, de connaître les lieux où vous pouvez domicilier votre société. Votre adresse personnelle, votre local commercial, mais aussi un espace de travail de location de bureau peuvent devenir votre siège social. Toutefois, pour faire le choix le plus adapté à votre situation, vous devez connaître les avantages et inconvénients de chaque lieu. On fait le point ensemble avec l’article suivant.
La domiciliation à domicile : les éléments à connaître
La domiciliation représente l’adresse administrative de l’entreprise. Ainsi, vous pouvez faire le choix de prendre pour domiciliation votre domicile et exercer votre activité professionnelle à un autre endroit.
Cette adresse devient donc celle du siège social de l’entreprise individuelle ou de la société pour laquelle vous exercez une activité. Toutefois, il faut savoir que votre adresse personnelle peut devenir votre siège social à condition que vous soyez le gérant ou le dirigeant de l’entreprise ! Concrètement, le domicile d’un associé ne peut pas devenir l’adresse administrative de l’entreprise. Cependant, vous pouvez faire domicilier votre entreprise à votre adresse personnelle même si vous n’êtes pas propriétaire des lieux, mais locataire.
À noter : dans une telle situation, vous devez informer le propriétaire des lieux par une lettre recommandée avec accusé de réception de votre souhait de domicilier votre entreprise à cette adresse postale.
Les avantages peuvent s’avérer intéressants pour le chef d’entreprise : solution pratique, simplification des démarches administratives, réception simple des courriers. Néanmoins, votre entreprise perd en crédibilité lorsqu’elle ne dispose pas de locaux professionnels particuliers. Et la frontière entre vie professionnelle et vie personnelle se retrouve aussi plus perméable, sachez-le avant de vous y engager !
Choisir la pépinière d’entreprises pour domicilier le siège de son activité
Lors d’un lancement professionnel, de nombreux indépendants optent pour une domiciliation de leur structure dans une pépinière d’entreprises. Ce lieu est sécurisant puisqu’il offre conseils, soutien technique, aides financières et services de base aux débutants. Toutefois, il faut savoir que ce tremplin s’utilise uniquement de manière temporaire et pour 5 années maximum. C’est donc une structure transitoire pour établir la domiciliation de son entreprise dans un premier temps.
Il faut alors nécessairement anticiper les changements à venir une fois votre activité professionnelle lancée. Pour choisir un nouveau lieu pour accueillir le siège social de votre entreprise. Généralement, au bout de quelques années, les jeunes entreprises ont besoin de se structurer pour grossir de manière plus importante. La domiciliation par l’intermédiaire d’une autre structure (société de domiciliation ou locaux professionnels) paraît être une solution adaptée à leur agrandissement.
La société de domiciliation pour accueillir le siège social de votre entreprise
Des structures sont aussi spécialisées dans la domiciliation pour accueillir le siège social de votre entreprise. Avant de vous lancer, il faut vérifier que celle-ci est bien immatriculée au RCS (Registre du commerce et des sociétés) et qu’elle est agréée par le préfet du département.
Pour valider ce processus, vous devez signer avec la société spécialisée un contrat de domiciliation à présenter lors de votre enregistrement au RCS.
À noter : la durée du contrat de domiciliation doit être d’une durée minimale de 3 mois.
Avec cette solution, vous bénéficiez de locaux au sein desquels vous pouvez déposer vos documents administratifs. De votre côté, vous pouvez les consulter ou les récupérer à tout moment. Votre courrier est aussi réceptionné au quotidien par la société domiciliataire.
En parallèle, des services complémentaires sont souvent proposés aux entrepreneurs :
- l’accès aux salles de réunion,
- la possibilité de bénéficier d’un secrétariat pour prendre des messages.
En plus, vous exercez votre activité en étant entouré d’autres professionnels. Le contact plus simple et adéquat pour travailler dans un cadre dynamique et motivant.
Les espaces également aménagés pour allier confort et efficacité dans l’exercice de votre activité. Le point commun de ces sociétés spécialisées reste la grande souplesse dans vos relations d’affaires. Ici, pas d’engagement à long terme ou de frais supplémentaires trop importants !
A noter : Les centres d’affaires proposent des offres de domiciliation tandis qu’ils peuvent vous accompagner dans vos démarches juridiques (création d’entreprises, transfert de siège).
Opter pour des locaux professionnels pour domicilier votre structure
Se domicilié au sein de locaux professionnels reste une option basique. Après la signature du bail commercial, le chef d’entreprise choisit comme siège social l’adresse de ses locaux.
À noter : avant de faire ce choix, vérifiez qu’aucune disposition législative ou contractuelle ne vous empêche de le faire !
La solution paraît pratique. En effet, vous choisissez vous-même les locaux pour qu’ils soient adaptés à votre activité professionnelle. La localisation est souvent idéale et avec cette solution, vous n’avez pas de risque de franchir la frontière avec votre vie professionnelle, comme c’est le cas lorsque vous optez pour une domiciliation à votre adresse personnelle. En plus, cette option n’entraîne pas de coûts supplémentaires. Vous payez votre loyer de manière classique si vous êtes locataire, à votre bailleur et sans frais supplémentaires liés à la domiciliation.
Toutefois, l’engagement dans un bail commercial n’est pas aussi souple et flexible que dans un centre d’affaires. Il faut alors connaître la situation financière de votre entreprise pour ne pas vous sentir coincé en cas de départ avant la date du terme de votre contrat. Ainsi, il est important de comprendre les points forts et les points faibles de chaque structure et de choisir celle qui est la plus adaptée à votre activité professionnelle. De cette façon, vous faites le meilleur choix de domiciliation.
Les avantages de la permanence téléphonique
Déléguer ou gérer soi-même les tâches administratives de son entreprise ? Cette question fréquente se pose notamment lorsqu’il s’agit d’externaliser certains services. Ce service permet notamment au chef d’entreprise de bénéficier de nombreux avantages. La permanence téléphonique permet un gain de temps, des économies financières et assure le professionnalisme ! Dans cet article, on vous guide pour connaître les détails avantageux des solutions techniques liés à la permanence téléphonique pour votre société.
Gagner du temps dans votre activité professionnelle
Les journées de travail s’enchaînent parfois très rapidement. Chaque collaborateur se concentre alors sur ses tâches sans pouvoir gérer systématiquement tous les appels entrants.
Faire le choix d’un secrétariat téléphonique extérieur permet aux équipes de gagner du temps. De cette façon, des équipes professionnelles assurent la prise d’appels et de rendez-vous. Ainsi, vous pouvez pleinement vous concentrer sur votre activité professionnelle sans interruption par les appels reçus. Le bruit répétitif engendré par la sonnerie du téléphone peut avoir un effet néfaste sur le bien-être des collaborateurs.
Ces solutions, largement envisagées pour les professions libérales ou bien pour les professionnels de santé qui ne peuvent pas gérer à la fois les patients et la réception des appels au cours de la journée.
Néanmoins, le recours à une permanence téléphonique n’est pas uniquement réservé à ces branches professionnelles. Aujourd’hui, indépendants, entrepreneurs et grandes entreprises peuvent aussi envisager ce service. Les espaces de coworking ou les centres d’affaires qui louent des espaces de travail se professionnalisent en ce sens. Tous proposent des services complémentaires : la prise des appels téléphoniques par l’intermédiaire de services de secrétariat. De cette façon, les professionnels qui occupent les bureaux peuvent gagner du temps dans leurs activités quotidiennes sans avoir à gérer la réception des appels et la prise de messages.
Optimiser l’espace de vos bureaux en déléguant la permanence téléphonique
Intégrer un ou une standardiste dans des bureaux nécessite la location d’une surface supplémentaire. Il faut prévoir la place du bureau et des accessoires indispensables à votre métier (ordinateur, téléphone, imprimante…).
Opter pour l’externalisation de ce service permet alors de gagner de l’espace au sein des bureaux loués. Les professionnels peuvent optimiser cette surface pour y installer des espaces de travail supplémentaires. La place dédiée aux rangements est souvent difficile à trouver. Profitez-en pour l’intégrer pleinement dans vos bureaux !
La permanence téléphonique a alors de nombreux avantages sur le quotidien d’une société :
- Faire des économies en optant pour un secrétariat à distance ;
- Optimiser l’espace pour intégrer du rangement à vos bureaux.
Réduire vos coûts avec un secrétariat téléphonique externe
Vous avez besoin de réduire significativement vos coûts professionnels ? Le service de permanence téléphonique peut effectivement s’avérer judicieux. Vous pouvez alors réaliser de 30 % à 60 % d’économie sur vos dépenses avec une solution externalisée. En effet, vous n’avez plus à vous soucier de la réparation des équipements du secrétariat (ordinateur, téléphone). Pas question de gérer la formation de votre personnel ou encore la gestion des congés payés. Ces détails alourdissent vos coûts professionnels à l’année.
Faire le choix d’un standard téléphonique externalisé s’avère plus rentable. Notamment lorsque le nombre d’appels est conséquent et que votre activité professionnelle est spécifique à un domaine. Le personnel engagé par le centre d’appels bénéficie de formation professionnelle pour gérer les appels entrants. En parallèle, l’accueil téléphonique transmet la prise de rendez-vous et communique efficacement avec vous.
Améliorer l’image de l’entreprise
Vous travaillez dans un espace de coworking ? La gestion des appels n’est pas toujours évidente à assurer (bruit ambiant, surcharge de tâches administratives) ?
Afin de simplifier votre quotidien et gagner en professionnalisme, se tourner vers une plateforme téléphonique spécialisée peut répondre à ce besoin. La plupart des espaces de location de bureau proposent une permanence téléphonique. Pensez-y lors de la recherche de votre prochaine location professionnelle ! Avec cette solution, vous planifiez vous-même les plages horaires du service de permanence en fonction de vos horaires de travail. Cette mise en place se réalise par un transfert d’appel de votre bureau à celui de votre télésecrétariat. Ainsi, chaque prise d’appel est gérée pour assurer parfaitement votre relation client. Le call center prend les messages de vos clients ou de vos fournisseurs pour vous les transmettre sous différents supports (e-mails, téléphone) avec réactivité.
Votre entreprise reste alors joignable sans interruption au cours de la journée. Cette compétence vous permet de gagner en professionnalisme. Elle est aussi particulièrement positive pour l’image de marque de votre société.
En définitive, le choix d’une permanence téléphonique s’adapte aujourd’hui à de nombreux travailleurs pour leur permettre de gagner du temps, mais aussi pour réduire leurs coûts professionnels et offrir un service de qualité. Des avantages complets qui méritent une entière réflexion !
Interview Centre d’Affaire TBC La Rochelle
Bonjour, pouvez-vous vous présenter en quelques mots ?
Bonjour, je m’appelle Joël Robin, directeur du centre d’affaires EAGLE, Espace du Vieux Port, Espace Maison des Métiers et Espace La Petite sirène. Sur ces sites, nous proposons à la location des salles de réunion et de formation, ainsi que des bureaux équipés pour résidents au mois ou de passage. Un panel de services associés (domiciliation commerciale avec siège social – réexpédition de courrier – ligne téléphonique – renvoi d’appel vers mobile – impression) est également mis à la disposition de nos clients.
Combien de clients utilisent vos services au quotidien ? Et qui sont-ils ?
Nous avons environ 60 clients : 20 en contrat de bureau permanent et 40 en contrat de domiciliation. De la TPE aux clients grands comptes. Nos bureaux sont occupés habituellement par les collaborateurs de ces entreprises pour être au plus près de leur clientèle régionale. Micro-entreprises, SAS en cours de création et filiales de clients étrangers ou évoluant dans les DOM font également appel à notre service de domiciliation.
PRESTATIONS DE QUALITÉ
Au-delà de l’accueil personnalisé et de services sur mesure, tous nos locaux proposent des espaces de convivialité et un coin repas ! Aussi, nous mettons un point d’honneur à suivre une démarche écoresponsable via l’utilisation d’éclairages LED à basse consommation et de matériaux recyclable (pots de fleurs en bois ou en terre cuite).
QUOTIDIEN FACILITÉ
Situé au cœur du vieux La Rochelle pour l’un et pour l’autre, tout proche du port de plaisance. Nos clients ont accès à une offre complète et multiple de restauration. Proche du centre des congrès de La Rochelle, notre espace profite de la proximité des divers moyens de transport (bus, gare SNCF, stationnement parking souterrain).
Selon votre expérience, en tant qu’entrepreneur qui débute, quel bureau me conseilleriez-vous ?
Nos bureaux sont tous assez différents, mais nous avons mis un point d’honneur à ce qu’ils laissent tous entrer la lumière du jour. La luminosité est un point essentiel du bien-être au travail. Nous avons également misé sur une décoration sobre et unie, ainsi que sur des espaces sanitaires aux normes PNR. Quant à moi, j’apprécie tout particulièrement le bureau Cordouan pour sa vue sur la tour St-Nicolas !
Pourquoi un entrepreneur louerait-il un bureau chez vous plutôt qu’ailleurs ?
Chez nous, chaque problématique est appréhendée avant l’arrivée de vos collaborateurs, afin de faciliter l’installation pour un démarrage immédiat. De plus, nos bureaux sont situés à proximité de plusieurs moyens de transport (gare SNCF, station de bus et parking public). Imaginez le bénéfice en termes d’image qu’apporte le fait de travailler et d’accueillir vos clients sur le vieux port !
J’ai un jour reçu un client ayant visité de nombreux espaces d’affaires pour qui l’emplacement de nos espaces associé à notre offre de services complète a fait toute la différence !
Vous évoluez dans ce centre depuis quelques années ; avez-vous une salle que vous appréciez tout particulièrement ? Et pourquoi ?
J’aime beaucoup la salle La Petite sirène. Il s’agit d’une salle indépendante disponible à la location sans contrainte d’horaires d’ouverture du centre. Décorée selon l’esprit scandinave avec un design épuré, des couleurs reposantes et des matériaux naturels et faciles d’entretien, elle remporte l’attrait de notre clientèle.
Présentation de l’équipe
Services proposés
Domiciliation commerciale avec siège social – Réexpédition de courrier – Ligne téléphonique avec renvoi d’appel vers mobile – Bureau équipé, bureau de passage et service associé d’impression – Location de salle de réunion/formation
Quel bureau est fait pour vous ?
Les besoins des professionnels évoluent. Aujourd’hui, ils recherchent des espaces de travail ouverts où flexibilité et adaptabilité cohabitent facilement. Ces nouveaux bureaux professionnels, équipés ou non, sont proposés dans plusieurs villes en France ou à l’étranger pour accueillir différents profils de travailleurs. Découvrez dans cet article quel bureau professionnel est fait pour vous en fonction de vos besoins !
Grandes entreprises : faites le choix des bureaux équipés !
Vous avez besoin d’une surface adaptée pour loger vos collaborateurs et assurer le bon fonctionnement de votre activité professionnelle ? Alors il faut penser à la location de bureaux équipés.
La flexibilité, un critère de choix dans la location de bureaux équipés
Les entrepreneurs font face aujourd’hui à des problématiques particulières. En effet, les projets professionnels évoluent rapidement et il n’est plus toujours question de rester pendant des années au même endroit. La mobilité est beaucoup plus présente, même au sein des entreprises.
Choisir un bureau à louer par l’intermédiaire d’un contrat de bail classique n’est pas la forme la plus adaptée. Engagement à long terme, rigidité pour quitter votre local commercial avant la fin du contrat… Le bail commercial n’est plus la forme idéale pour l’immobilier d’entreprise. Ainsi, il est plus adapté de se tourner vers une solution de location beaucoup plus flexible afin de pouvoir suivre les besoins de son entreprise. Pensez alors à la location de bureaux équipés.
Avec cette solution, vous avez la possibilité de choisir :
- la durée de location de votre espace de travail,
- l’aménagement des locaux commerciaux pour apporter votre touche personnelle (mobilier ergonomique, rangements, agencement),
- les services complémentaires (accueil personnalisé, ligne téléphonique, internet haut débit).
Vous ne vous trouvez plus dans une relation contractuelle classique entre bailleur et locataire. Les bureaux équipés sont loués par des centres d’affaires qui utilisent généralement un contrat de prestation de services beaucoup plus souple pour les signataires.
Les services complémentaires, un atout pour professionnaliser ses bureaux
Pour donner un côté professionnel à votre espace bureau, il est judicieux de trouver des bureaux à louer qui proposent des services complémentaires. Ils crédibilisent l’image de votre entreprise auprès de vos clients ou de vos prestataires.
Ainsi, il est possible de trouver :
- un service administratif,
- un accueil physique pour les visiteurs,
- une domiciliation pour votre siège social,
- une ligne téléphonique,
- un service internet haut débit.
Enfin, la location de ces espaces compte un autre avantage : l’équipement des bureaux. Matériel informatique et meubles de bureau adaptés (fauteuils de bureau, mobilier design, bureautique) sont présents dès votre arrivée pour vous permettre de réaliser un déménagement plus léger et surtout plus économique !
Besoin de travailler dans plusieurs villes ? Adoptez le coworking !
Travailleurs nomades, entrepreneurs et travailleurs à distance, ces professionnels ont tous un point commun : ils doivent trouver un espace dans lequel travailler à différents endroits en France ou à l’étranger.
Pouvoir bénéficier d’espaces de travail adaptés aux travailleurs mobiles
Vous avez besoin d’un cadre de travail performant pour travailler loin du siège de votre entreprise ? Alors optez pour un espace de coworking. Avec cette solution, vous avez accès à une connexion haut débit. Vous pouvez aussi rencontrer d’autres professionnels en choisissant un bureau partagé en open-space. Une bonne solution pour agrandir son réseau professionnel si vous travaillez dans une nouvelle ville.
Ici, le maître mot est sans doute la flexibilité. Vous pouvez vous rendre dans ces centres de coworking pour quelques heures, quelques jours ou quelques mois, selon vos besoins.
Une présence dans de nombreuses villes en France ou à l’international
L’autre atout des espaces de coworking est le large choix des emplacements. Vous travaillez quelques jours dans une grande ville française ou bien dans une capitale internationale. Dans ces situations, vous pouvez prendre le temps de louer un espace de travail dans un quartier d’affaires. Ces emplacements stratégiques vous permettent de retrouver facilement vos habitudes lorsque vous travaillez loin du siège de votre entreprise.
Solitaire, trouvez plutôt un bureau fermé pour assurer votre activité
Votre travail implique une grande confidentialité, ou bien vous avez besoin de silence et d’isolement pour vous concentrer ? Ces besoins ne sont pas incompatibles avec des solutions de location adaptées aux besoins des professionnels actuels. En effet, il est tout à fait possible de louer un environnement de travail fermé pour travailler à son rythme dans un centre d’affaires. Vous pouvez dès lors exiger un aménagement particulier pour vous isoler du bruit ambiant des autres salles louées par le business center.
Pour ne pas vous louper et trouver votre poste de travail idéal, il est important de bien connaître vos besoins. Prenez le temps de les lister afin d’avoir vos objectifs en tête lors de votre prise de contact avec les professionnels de la location des bureaux.
Un événement professionnel à réaliser ? Louez une salle adaptée !
Besoin d’organiser prochainement un séminaire ou une réunion professionnelle ? Il est donc important de trouver une surface adaptée pour recevoir vos collaborateurs ou vos clients. Selon vos besoins, il est possible de louer ces salles de manière ponctuelle (animations, soirées professionnelles, formations) ou de manière récurrente (réunions d’équipe).
Les professionnels de la location travaillent en collaboration avec des prestataires pour compléter l’animation de vos événements. Dans certaines locations de salle, vous pouvez avoir du matériel adapté (rétroprojecteur, micro). En plus, des prestataires peuvent venir animer vos événements (traiteurs, musiciens, serveurs).
Un vrai projet événementiel se construit en amont pour être prêt lors du grand jour. Pensez-y lors de votre location de salle de réunion ou de salle de formation.
