Qui dit pandémie dit limitation des regroupements de personnes. Or, les réunions font partie de notre quotidien professionnel. Elles ont pour but de stimuler la productivité et l’efficacité d’un groupe. Depuis le 11 mai 2020, les centres d’affaires membres du réseau TBC ont pris la mesure de l’importance de réorganiser les réunions tout en assurant la sécurité des participants. Voici donc un tour d’horizons de les mesures sanitaires appliquées aux salles de réunion Covid-19.

Dès l’entrée, les gestes obligatoires

Comme bon nombre d’Etablissements Recevant du Public, les centres d’affaires ont globalement investi dans du matériel sanitaire de première nécessité :  bonbonne de gel hydroalcoolique, gants, masques, visières, etc. Mis à disposition dès l’entrée, ils viennent compléter la liste des gestes barrières. Ceux-ci sont rappelés grâce à un affichage de prévention déployé dans les espaces communs.

En parallèle, les centres d’affaires ont renforcé leur méthode de nettoyage et de désinfection des espaces de travail. En effet, des sociétés spécialisées ont pu intervenir sur certains sites. Elles s’emploient à utiliser des produits adéquats sur des surfaces mutualisées telles que les rampes d’accès, les poignées, le comptoir etc. L’aération régulière des espaces individuels et communs vise également à diminuer le risque de propagation.

Les salles de réunion Covid-19 : Quel dispositif ?

Au vue de sa superficie et de son cloisonnement, une salle de réunion mal adaptée peut rapidement devenir un foyer de contamination. Les salles de réunion Covid-19 ne doivent ni devenir effrayantes pour les participants ou devenir désertées par les organisateurs.  C’est la raison pour laquelle les centres d’affaires ont davantage focalisé leur réflexion autour de ces espaces de travail.

La réduction du nombre de participants

Afin d’assurer une distanciation sociale, des affichages disposés sur les chaises à occuper et celles à laisser libres. Une séparation d’une chaise entre chaque participants pour limiter le face à face.

Limiter les contacts

Au delà de la distanciation sociale, le centre d’affaires mobilise ses équipes pour assurer l’ouverture et la fermeture des portes. De cette façon, le participant limite le contact avec des surfaces partagées. Par ailleurs, l’organisation des pauses café et déjeuners font l’objet de restrictions assez spécifiques. Les individus doivent faire en sorte de ne pas toucher un produit puis de le reposer. La livraison de plateaux repas est privilégiée plutôt que de retourner au restaurant.

Privilégier les visioconférences

Avec la démocratisation du télétravail pendant le confinement, certaines entreprises ont finalement accordé plus de souplesse à leurs salariés. Désormais, ils peuvent prolonger le télétravail ou l’alterner avec quelques jours au bureau. Les équipes doivent alors se diviser en groupe pour assurer l’occupation optimale des locaux (4 m² minimum par personne). En diminuant les capacités d’accueil, les centres d’affaires mettent à disposition des équipements de visioconférences. Les participants et salariés peuvent ainsi continuer de travailler à distance tout en participant aux décisions.

Etude de cas : TBC Paris Haussmann

Tandis que Paris est en zone rouge, autrement dit, plus stricte en terme de mesures sanitaires obligatoires. Le centre d’affaires TBC Paris Haussmann continue d’accueillir les organismes de formation habitués et honore les demandes de salles de réunion. Grâce à un ensemble de mesures rigoureusement appliquées, les participants limitent leur contacts.

Des salles équipées en solutions techniques

Équipé de serrures connectées, le centre d’affaires Paris Haussmann peut ouvrir et fermer ses poignées sans les toucher. En accordant des droits d’accès aux utilisateurs, chacun peut ouvrir et fermer les salles de réunion à distance, depuis son smartphone.

Ces mesures sanitaires qui visent à diminuer le risque de propagation du Covid-19 s’appliquent selon la politique de chaque centre d’affaires. Lors de votre demande de salle de réunion, veuillez prendre connaissance des consignes et les diffuser auprès des participants. Les centres d’affaires TBC accordent une grande importance à la vigilance et à la sécurisation de leurs espaces. La nécessité d’assurer la continuité des services de location de salles de réunion permet ainsi de continuer à faire vivre ces espaces.