Centre Prestaburo Monplaisir à Lyon
Bonjour, pouvez-vous vous présenter en quelques mots.
Bonjour, je m’appelle Fleuriane CHAPARD et je suis assistante de gestion sur le centre Prestaburo Montplaisir à Lyon. J’interviens également 4 à 5 fois par mois sur le site Prestaburo de Champagne au Mont d’Or.
Combien de clients utilisent vos services au quotidien? Et qui sont-ils ?
Nous avons un peu plus d’une centaine de clients – toutes prestations confondues – et ce, sans compter les clients en locations ponctuelles qui vont et viennent au grès de leur besoin.
DES LOCATIONS DE BUREAUX 100% ADAPTÉES AUX INDÉPENDANTS, TPE ET PME
Nos solutions clés en main séduisent beaucoup d’entrepreneurs et de freelances. Quelque soit le secteur d’activité dans lequel ils interviennent, ils ont besoin d’espaces de travail agréables, calmes, leur permettant au besoin de se retrouver avec leurs collègues et disposant des équipements nécessaires.
DES LOCATIONS DE SALLES QUI SÉDUISENT ÉGALEMENT LES GRANDES ENTREPRISES
Les grands groupes ne sont pas en reste; ils sont de plus en plus nombreux à louer des salles de réunion à l’année dans des centres business comme le nôtre. Réduction des coûts à l’année, situation géographique idéale et mise à disposition de prestations complémentaires font de la location de bureaux un véritable « must -have » pour toutes les entreprises souhaitant valoriser des méthodes de travail plus agiles.
LA MISE A DISPOSITION PONCTUELLES DE LOCAUX
Enfin, je vous parlais des locations ponctuelles un peu plus haut. Nos clients ont régulièrement besoin de salles de réunion pour
- passer des entretiens
- réunir l’ensemble des collaborateurs
- rencontrer des prestataires
- mener des formations courtes ou longues – tous secteurs d’activité confondus (Management, BTP, communication, gestion d’immeubles….)
LA DOMICILIATION D’ENTREPRISE – UN SERVICE COMPLEMENTAIRE TRÈS DEMANDÉ
Au delà de la location de salles de réunion et bureaux, nous proposons également à nos clients de domicilier leur entreprise dans nos locaux. La location de bureaux virtuel présente de nombreux avantages et séduit aujourd’hui des entreprises françaises et étrangères. De l’auto-entreprise, aux grands groupes en passant par les professions libérales ou encore les commerciaux indépendants, nous proposons trois types de domiciliation : domiciliation simple, domiciliation réexpédition journalière, et domiciliation réexpédition hebdomadaire.
Selon votre expérience, en tant qu’entrepreneur qui débute, quel bureau me conseilleriez-vous ?
Pour commencer, je conseille souvent à mes clients de se tourner vers un bureau partagé. Les prestations sont les mêmes que pour un bureau privatif mais à moindre coût – élément essentiel lorsque l’on se lance dans son activité. Parfois, cette organisation partagée peut même créer des synergies de travail et vous faire gagner en productivité. Toutefois, il faut bien garder en tête que vous partagerez votre espace de travail avec une personne extérieure à votre activité, avec les risques de confidentialités de données que cela implique.
Pourquoi un entrepreneur louerait-il un bureau chez vous plutôt qu’ailleurs ?
Nous disposons de grands bureaux lumineux et entièrement équipés (chauffage, climatisation, nettoyage, électricité, internet, téléphone…). Chaque client étant différent, nous mettons un point d’honneur à porter une attention et une écoute particulière à chacun et nous efforçons de répondre au mieux à l’ensemble des demandes. Nos locaux disposent d’un certain standing et nos prix sont très compétitifs. Pour autant, nous ne rognons par sur les services proposés ni sur le professionnalisme associé à chacune de nos prestations. De plus, notre centre est idéalement situés avec des commerces à proximité.
Vous parlez des commerces de proximité, avez-vous un service de restauration dans le centre Prestaburo de Montplaisir?
Boulangeries, épiceries ou encore restaurants, de nombreux commerces sont situés tout prêt du centre. Il est également possible de commander des plateaux repas. Ce service nous est fortement demandé dans le cadre de locations ponctuelles.
Vous évoluer dans ce centre depuis quelques années, avez-vous une salle que vous appréciez tout particulièrement ? Et pourquoi ?
Je dois avouer que j’aime beaucoup la salle numéro 7. Elle est spacieuse, colorée et lumineuse; les clients qui l’utilisent me disent souvent qu’ils s’y sentent bien. La décoration a été pensé de manière à agrandir encore la pièce, dans une atmosphère chaleureuse et moderne à la fois. Venez la découvrir, je vous attends pour vous la faire visiter !
Présentation de l’équipe
- Trécy BASTION : Assistante de gestion
- Fleuriane CHAPARD : Assistante de gestion
- Magali MANGILI : Office Manager
- Jean-Luc GUILLAUME : Président
Services proposés
Location de bureaux équipés, de salles de réunion ou de bureaux de passages, Domiciliation d’entreprise, Permanence Téléphonique
Avant l’été, trouvez vos bureaux à louer !
Un vent de nouveauté souffle ! Saviez-vous que le Printemps reste la période la plus appropriée pour débuter ses recherches de locaux professionnels ? De cette façon, vous êtes assuré(e)s de pouvoir en disposer à la rentrée. En outre, une entreprise peut vite se confronter à différents types d’événements inopinés pour être amenée à louer des bureaux professionnels. Afin que votre recherche soit fructueuse, les membres du réseau TBC vous donnent les clés des bureaux équipés à louer à Bordeaux, Paris, Strasbourg et Nice.
Trouvez des bureaux flexibles dans 4 villes
Nos centres d’affaires membres vous proposent non seulement des locaux professionnels mais aussi des équipements intégrés ainsi que des contrats flexibles. L’offre peut se compléter par un panel de services sur-mesure. Vous pouvez ainsi souscrire au du tri du courrier, à l’accueil des visiteurs, d’une permanence téléphonique ainsi que participer aux animations entre locataires.
Bordeaux Aéroport
A partir de 950 € HT/mois – Deux espaces de bureaux d’environ 30 m² à louer pour y installer 4 à 5 collaborateurs. Ils se configurent en coworking privatif ou en open-space. La spécificité de ces espaces réside dans le fait qu’ils offrent une vue sur les pistes de l’aéroport tout en garantissant une parfaite insonorisation.
- Du mobilier neuf et ergonomique
- Une décoration entièrement personnalisable selon vos goûts
- Les avantages et services du Centre d’Affaire
Paris Haussmann
Situé rue Helder, au coeur de Paris dans un immeuble haussmannien entièrement refait à neuf à côté de l’Opéra Garnier. Laissez-vous charmer par le patio intérieur arboré et le calme qui règne au sein des locaux.
- 1 200 € HT/mois – Un bureau de 11 m² pour 2 personnes
- 1 700 € HT/mois – Deux très beaux bureaux de 14 m² pour 2 à 3 personnes
- 2 300 € HT/mois – Un espace ouvert (open space) 4 à 5 postes de 18 m²
Strasbourg Aéroport
A partir de 545 € HT/mois – Une surface de 600 m² divisée en différentes typologies de bureaux de 1 à 6 postes. La location de bureaux à Strasbourg inclut tous les services du Centre d’Affaires : internet, téléphonie, salles de réunion etc.
- Dans la zone d’activité de Entzheim
- Luminosité naturelle
- Espaces communs : terrasse extérieure, cuisine équipée
Nice Arenas
A partir de 500 € HT/mois – Un bureau en duo d’environ 20 m² situé sur la Promenade des Anglais. Cela permet une facilité d’accès aussi bien au centre-ville que de l’Aéroport International de Nice Côte d’Azur.
- Parking payant à proximité
- Emplacement central et bien desservi
Le saviez-vous ?
Lorsque vous souhaitez ouvrir une adresse secondaire (domiciliation commerciale), celle-ci doit impérativement se coupler à la location d’un bureau. Consultez la liste de nos adresses de domiciliation commerciale où établir un bureau en France.
Bail professionnel ou coworking : 5 critères pour mieux choisir
La forme juridique des bureaux professionnels n’est plus réservée uniquement au bail professionnel. Il est aujourd’hui possible de trouver des espaces de coworking pour développer son business. Une nouvelle approche où la collaboration et l’échange rythment le quotidien des entrepreneurs qui font le choix d’un bureau partagé.
Mais alors, comment faire son choix entre bail professionnel et espace de coworking ? Voici 5 critères importants à connaître pour vous aider à faire votre choix.
Choisir ses bureaux en fonction de l’ambiance de travail souhaitée
L’ambiance de travail peut être différente selon la structure où vous installez vos bureaux.
Opter pour un espace de travail partagé favorise une ambiance de travail collaborative. Les occupants peuvent alors partager leurs connaissances autour d’un café dans l’espace détente ou bien mettre en commun leur savoir-faire dans la salle de réunion. Les échanges sont simplifiés !
À noter : les espaces de coworking proposent aussi des bureaux fermés pour permettre aux travailleurs d’exercer leur activité professionnelle en toute tranquillité.
Dans un bail professionnel, les bureaux sont loués par une entreprise. Celle-ci loue les locaux pour y exercer son activité. Ce cadre de travail peut alors être organisé suivant les besoins de la société.
Par exemple, il est possible de mettre en place des bureaux fermés ou semi fermés pour permettre aux équipes de communiquer tout en conservant une certaine confidentialité. Il est délicat d’envisager des bureaux en espace de coworking lorsque des données sensibles sont traitées au quotidien. De plus, lorsque la taille de l’entreprise est importante, il faut pouvoir aménager un espace de travail adapté à son activité. L’espace de coworking n’est pas suffisamment personnalisable pour permettre à des équipes d’y travailler. Le bail professionnel est alors plus adapté.
Pour ou contre la gestion administrative, il faut choisir !
Les entreprises apprécient particulièrement les locations très flexibles. En effet, elles peuvent décider de rester quelques semaines ou plusieurs mois à un endroit puis de partir. Les espaces de coworking sont alors particulièrement adaptés à cette demande.
Avec cette option, les formalités administratives sont souples. L’engagement n’est pas contraignant et la flexibilité est le mot d’ordre. Vous pouvez alors conserver votre espace de travail ou bien résilier votre location sans devoir vous poser de question.
À noter : selon votre contrat, il est possible d’avoir un préavis à respecter avant de quitter les lieux. Celui-ci peut être de quelques jours selon les modalités de votre contrat de location.
De plus, dans un espace de coworking, les locataires n’ont pas à s’occuper de la partie informatique et de la papeterie. Le mobilier de bureau est directement mis à disposition des occupants pour une grande tranquillité d’esprit. Il est alors possible de trouver des feuilles, des stylos ou encore une imprimante pour répondre à vos besoins quotidiens. Un bon point donc pour les espaces de travail partagés !
Prendre en compte le budget de l’entreprise pour faire son choix
Le prix du loyer est le premier indice à prendre en considération pour choisir le type de bureau à occuper pour son activité professionnelle.
Avec les espaces de coworking, plusieurs formules sont possibles. Vous pouvez décider d’occuper les locaux seulement 1 ou 2 jours par semaine et payer uniquement les jours de location. Vous pouvez aussi, parfois, louer votre bureau quelques heures dans la journée pour coller parfaitement à vos besoins. Cette grande flexibilité permet de payer uniquement les heures nécessaires et de réaliser des économies. Un bon point lorsque l’activité professionnelle se prête facilement à ce type de bureau collaboratif.
À noter : dans un coworking plus de la moitié de la surface est dédiée aux espaces communs : salle de détente, espace cuisine, salle de réunion.
Tenir compte de l’image de l’entreprise à travers son choix
Travailler dans une ambiance détendue où les échanges positifs rythment les journées de travail influence positivement l’image de l’entreprise. Cette dernière met en avant une image dynamique et créative.
Cependant, à ce niveau, le bail professionnel ne démérite pas. En effet, avoir des bureaux professionnels avec une telle structure juridique donne aussi une image positive de l’entreprise. Cela marque au contraire, le côté stable et ancré de la société. Il est aussi plus simple de véhiculer une image personnalisée à travers le bail professionnel. L’entreprise peut totalement personnaliser ses locaux pour les faire à son image. Les clients ou les fournisseurs plongent directement au cœur de l’activité de l’entreprise lorsqu’ils entrent dans ses locaux.
Améliorer sa productivité en fonction du type de bureau
La productivité est assurée à partir du moment où l’entreprise trouve une structure adaptée à son besoin.
Un entrepreneur a tout intérêt à opter pour un espace de coworking au sein duquel il peut travailler son réseau et optimiser les échanges avec d’autres coworkers pour booster son business.
Au contraire, si votre activité professionnelle exige une grande concentration, vous obtiendrez de meilleurs résultats si vos salariés peuvent travailler dans une structure encadrée par un bail professionnel. Les bureaux sont fermés ou semi fermés et le bruit ambiant est gérable pour les équipes.
Bail professionnel ou espace de coworking, il faut choisir. Mais, il faut surtout choisir la formule la plus adaptée à l’activité professionnelle et donc aux besoins de l’entreprise avant tout pour obtenir des retours positifs.
Combien coûte un emménagement professionnel ?
Investir dans du matériel informatique, monter des nouvelles cloisons ou encore choisir du mobilier pour des nouveaux bureaux sont des actions indispensables lors d’un emménagement. Mais alors, combien ces achats coûtent-ils pour une entreprise ? Quels sont les éléments à ne pas oublier dans le budget ? Et quels sont les conseils à retenir pour réussir son emménagement professionnel ?
Ces questions sont importantes pour permettre aux dirigeants de s’interroger correctement afin de ne rien oublier lors de la fixation du budget.
Le cloisonnement et le revêtement des sols
Concevoir des espaces de travail est une étape essentielle lors d’un déménagement pour que les salariés s’y sentent bien.
Aménager les bureaux avec un revêtement particulier
Il arrive que les locaux professionnels soient totalement bruts lors d’un emménagement ou qu’ils ne conviennent pas à l’activité professionnelle de l’entreprise. Dans ce cas, il faut repenser les sols et trouver des revêtements adaptés. Ces dépenses supplémentaires sont alors à anticiper.
La question des revêtements est particulièrement importante pour donner une ambiance de travail propre et agréable aux salariés mais également aux personnes extérieures qui découvrent aussi des espaces de travail sains. Les matériaux choisis pour le revêtement sont déterminants puisqu’ils permettent d’atténuer les bruits comme celui des talons. Les problèmes acoustiques sont aujourd’hui intégrés dans le bien-être au travail. Il faut alors y prêter une grande attention lors de l’aménagement des bureaux. Pour cela, vous pouvez opter pour un sol avec une moquette acoustique, un parquet en plastique, un revêtement en PVC ou encore un sol en vinyle.
Conseil : pensez aussi à choisir un revêtement simple à nettoyer pour les équipes de ménage. Vous pouvez aussi changer ou bien mettre en place un faux plafond pour diminuer à nouveau les problèmes acoustiques de l’espace de travail.
La mise en place des cloisons pour séparer les espaces professionnels
Aujourd’hui, il est courant de trouver des espaces ouverts de travail comme c’est le cas dans un open space. Les salariés communiquent alors facilement entre eux. Néanmoins, il est toujours intéressant de séparer les bureaux avec des cloisons amovibles pour rendre l’espace plus fonctionnel. Les salariés gagnent aussi en concentration lorsque les espaces sont scindés un minimum.
Pour optimiser ces séparations, il est vivement conseillé de contacter des professionnels dans le domaine. Ils vous aident à concevoir différents espaces : l’accueil, les bureaux, la salle de réunion, l’espace détente.
Conseil : les cloisons peuvent être agrémentées avec des plantes. Les murs végétaux créent facilement une ambiance chaleureuse de travail tout en séparant efficacement les espaces.
En définitive, il faut compter environ 30% du prix total de l’emménagement pour la mise en place des cloisons et l’aménagement complet des bureaux (revêtement, faux plafond). Ce pourcentage peut ensuite être modifié selon l’état des locaux professionnels et le choix des matériaux.
Choisir du mobilier adapté pour les bureaux professionnels
Une fois les espaces de travail bien déterminés, il faut acheter du mobilier de bureau adapté à l’espace disponible.
Avant toute chose, il faut avant tout prévoir le type de mobilier nécessaire à l’aménagement des bureaux :
- Des postes de travail ;
- Les fauteuils de direction ;
- Des sièges visiteurs ou banc d’attente ;
- Les luminaires : lampes, allogènes, etc.
- Des meubles de rangement : étagères, caissons, armoires, etc.
- Les accessoires de bureaux : repose-pieds, câbles, etc.
Pour optimiser ce choix, il est conseillé de se tourner vers les salariés. Certains peuvent faire remonter des problématiques particulières à prendre en compte lors du choix des meubles de bureau. Privilégiez les objets ergonomiques ! Le coût de cet investissement est donc important lors du lancement de l’entreprise, mais la qualité et les bienfaits d’un mobilier professionnel de qualité sont rapidement rentabilisés.
Conseil : pour obtenir une ambiance harmonieuse, il est conseillé d’opter pour des bureaux standards pour l’ensemble des salariés. Ajoutez ensuite des touches de couleur avec d’autres objets (fauteuils, poufs, chaises).
Si le budget alloué à cette partie n’est pas très important, il est conseillé d’investir dans des meubles standards et de compléter vos achats par des détails importants pour la qualité de travail. Pensez alors à proposer des repose-pieds à disposer sous chaque bureau pour améliorer la position de travail de vos salariés. Investissez aussi dans des chaises avec des accoudoirs.
Le budget consacré à ces achats peut donc être très variable. En effet, il est possible de trouver des bureaux à 100 euros l’unité dans de grandes enseignes comme IKEA ou bien de multiplier ce prix par 10 lorsque le bureau provient d’une enseigne design. Le coût dépend avant tout des objectifs de l’entreprise et de son activité professionnelle.
Investir dans du matériel informatique pour vos salariés
Le matériel informatique représente un coût très important lors d’un premier emménagement.
Parmi les équipements à prévoir lors d’un aménagement de bureaux :
- Les ordinateurs : fixes ou portables ;
- Les logiciels adaptés (pack Office, la suite Adobe) ;
- Les accessoires informatiques (imprimantes, souris, claviers).
Conseil : si vous avez peu de budget, vous pouvez opter pour l’achat d’occasion ou bien la location de matériel informatique. Ces options vous permettent de réaliser jusqu’à 50 % d’économie pour votre emménagement. Pensez-y !
Si vous souhaitez acheter du matériel neuf, celui-ci peut rapidement représenter 40 % à 50 % de votre budget pour un emménagement. Effectivement, il faut déjà compter minimum 700 euros pour trouver un PC de bureau performant. Ce prix est ensuite multiplié par deux, si l’entreprise souhaite un ordinateur de la marque Apple, par exemple.
Conseil : si vous achetez votre matériel en grande quantité, pensez à négocier le tarif chez le distributeur informatique.
Ainsi, il est important de connaître précisément ses besoins lors d’un emménagement professionnel et de se poser les bonnes questions afin de fixer le bon budget.
Besoin d’un bureau pour la journée ? Quelles sont vos solutions ?
Rester proche de ses clients ou de ses collaborateurs en restant flexible n’a jamais été aussi facile ! Que vous soyez chef d’entreprise, commercial ou travailleur nomade : des espaces de travail équipés se louent aujourd’hui aussi bien en France qu’à l’international. Selon vos besoins, vous pourrez pousser la porte d’un espace de coworking, louer une salle de réunion ou un bureau privé pour la journée.
L’espace de Coworking pour travailler à la journée
Avec plus de 600 lieux recensés en France, les espaces de travail partagés représentent des lieux de travail très plébiscités par les créateurs d’entreprises, les travailleurs nomades ou les travailleurs indépendants.
À la différence d’un bureau privé, l’espace de coworking garantit un lieu convivial qui facilite le partage de compétences, booste la créativité et encourage à la collaboration.
En général, les espaces de Coworking mettent à disposition des utilisateurs :
- Un poste de travail individuel dans un espace partagé ;
- L’accès aux équipements d’impressions (imprimantes, scanners, photocopieuses…)
- Des cabines téléphoniques insonorisées ;
- Des espaces de convivialité (restauration, cuisine partagée…) ;
- Un casier personnel.
En parallèle, les espaces de coworking organisent régulièrement des animations qui permettent d’approfondir vos compétences (workshops) ou de réseauter (after-work). Les offres de location de Coworking garantissent flexibilité puisqu’elles permettent de disposer d’un espace de travail à l’heure, à la demi-journée ou à la journée.
À noter : En plus de l’open space, les espaces de coworking proposent souvent des espaces de travail privés ainsi que des salles de réunion. Une solution pertinente pour les collaborateurs qui ont besoin de travailler en coworking le matin, puis en salle de réunion l’après-midi.
La location d’une salle de réunion pour une journée de travail
En cas de besoin de louer ponctuellement un espace pour travailler en équipe ou organiser un événement professionnel : Optez pour la location d’une salle réunion de façon temporaire. Avec une grande capacité d’accueil, les salles de réunion permettent de réunir les différents acteurs gravitant autour de votre entreprise.
À la différence de l’openspace ou du bureau privé, les salles de réunion sont configurables en fonction du nombre de participants. Elles disposent par ailleurs de tout l’équipement nécessaire pour réussir vos séminaires, formations ou encore conseils de direction. Les salles proposées au sein des centres d’affaires sont entièrement privatisées et permettent de disposer d’un lieu professionnel, sans distraction pour réussir vos événements d’entreprise.
Les offres de location de salles de réunion prévoient la mise à disposition :
- Une connexion internet haut-débit WIFI ou filaire ;
- Un système de vidéoconférence ;
- Une ou plusieurs lignes téléphoniques ;
- Des outils de présentation et de prise de note (paperboards, bloc-notes…)
Selon le centre d’affaires choisi, la prestation peut également inclure le réceptif (accueil, distribution de boissons, traiteur…). Il y a un support technique pour la mise en place du matériel de conférence.
Ainsi, la location d’une salle de réunion est particulièrement adaptée aux besoins des PME, banques, grands groupes ou encore réseaux d’entreprises. Elles s’apprécient en tant que espace de travail à la journée.
La location ponctuelle d’un bureau équipé
Plus qu’un simple local professionnel, la location d’un bureau privé offre une solution temporaire pour travailler dans les meilleures conditions.
- Les bureaux équipés et meublés et s’adaptent à vos besoins en terme de mobilité. Ils incluent un ou plusieurs postes de travail privatisés prêts à l’emploi.
- Le bureau privé se différencie de l’espace de coworking puisque l’espace loué vous est exclusivement dédié.
De plus, les espaces de coworking facturent un prix par personne. Contrairement à la location de bureau qui peut inclure plusieurs postes de travail dans un même espace. Selon vos besoins, opter pour un bureau privatif peut ainsi s’avérer plus avantageux que le coworking.
Louer un bureau privé pour un rendez-vous
Les bureaux de passage peuvent se louer à l’heure, à la demi-journée ou à la journée. Ils prennent place au sein d’un centre d’affaires ou d’un espace de coworking. Vous bénéficiez ainsi d’un contrat flexible, sans engagement, à des tarifs compétitifs. La location d’un bureau équipé s’accompagne de la mise à disposition de matériel (Par exemple, une ligne téléphonique dédiée, l’accès au photocopieur, scanner, imprimante) ainsi que d’une connexion internet haut-débit.
Selon les prestataires, vous aurez également accès aux espaces de convivialité (salle de pause, cuisine) et bénéficierez d’un service d’accueil pour les visiteurs. La location d’un bureau privé de manière ponctuelle est adaptée à tous les profils (auto-entrepreneur, TPE, travailleurs nomades, PME). C’est une solution pertinente pour organiser le recrutement de nouveaux collaborateurs, s’implanter sur un nouveau territoire ou bien lors d’une période transitoire (déménagement, restructuration).
Quelle que soit la formule choisie, il existe une multitude de tiers lieux pour travailler à la journée. En centre d’affaires ou en espace de coworking, ces espaces professionnels garantissent la mise à disposition d’espaces de travail à la journée. Adaptés et entièrement aménagés, ils s’adaptent à vos besoins et à votre activité. Sur le même sujet : Pensez à la location pour vos bureaux professionnels.
Domiciliation d’entreprise, quelles sont les règles à respecter ?
La domiciliation d’une entreprise implique la réalisation de formalités juridiques indispensables à son immatriculation auprès du Registre du commerce et des sociétés (RCS) ou au Répertoire des métiers. Domicilier son entreprise, c’est déclarer les coordonnées de son siège social auprès du CFE ou Centre de Formalités des Entreprises. Le siège social peut alors différer du lieu d’activité. Les démarches, quasiment identiques pour le propriétaire et pour le locataire. Découvrez quelles sont les règles à respecter, que l’entreprise soit individuelle ou sous forme de société.
Propriétaire ou locataire : domicilier son siège social chez soi
Seul le dirigeant et non un associé peut domicilier une société à son domicile. Il doit toutefois apporter un justificatif de la jouissance du bien.
En copropriété, le règlement ne doit pas interdire les domiciliations. Quand il les autorise, il convient toujours de prévenir le conseil syndical avant l’immatriculation de l’entreprise. Pour les personnes morales, la domiciliation reste possible pour 5 ans maximum malgré une interdiction sous réserve de respecter certaines formalités. De même, en cas de changement des règlements ou des lois, l’entreprise aura 5 ans pour modifier sa domiciliation.
En cas de location, le bail ne doit pas s’y opposer et le bailleur doit également en être informé. Il paraît nécessaire de vérifier également le règlement d’urbanisme. Les villes d’au moins 200 000 habitants et les départements 92, 93 et 94 imposent des conditions plus strictes : la domiciliation n’autorise pas pour autant l’accueil de clients ou la réception de marchandises. Le logement doit alors être la résidence principale du chef d’entreprise.
La domiciliation administrative et l’exercice de l’activité ne sont cependant pas toujours possible au domicile personnel. Par ailleurs, seulement une partie du bien peut se dédier à l’entreprise : un logement d’habitation doit être principalement utilisé pour… l’habitation ! Il faudra donc définir précisément quelle surface est attribuée à l’entreprise.
Domicilier dans une pépinière d’entreprises
La pépinière d’entreprise offre un accompagnement dans la gestion quotidienne de l’entreprise avec du matériel et des services à un coût modéré.
Pour se domicilier dans une pépinière, voici les 3 étapes incontournables :
- Choisir sa pépinière ;
- Constituer un dossier de candidature à soumettre à la pépinière ;
- Obtenir la validation du comité d’agrément ;
Une convention est ensuite signée entre la pépinière et l’entreprise. D’une durée qui n’excède pas généralement 3 ans. Les locaux et le matériel peuvent alors se mutualiser avec d’autres sociétés et ainsi s’adapter à l’activité et à la taille de l’entreprise.
Entreprise individuelle : domicilier son siège social dans un local dédié
Pour bien choisir un local, il convient de procéder à plusieurs vérifications. En effet, le local doit :
- Répondre à un usage commercial ou professionnel ;
- Etre adapté à l’activité ;
- Se conformer à la règlementation.
Ensuite, il faut alors :
- Conclure un contrat de bail si l’entreprise est locataire ;
- Apporter un justificatif de jouissance du local.
Domicilier son siège social auprès d’une société spécialisée
La société spécialisée en domiciliation doit absolument bénéficier d’un agrément attribué par le préfet du département. Elle doit également faire l’objet d’une immatriculation au RCS. L’entrepreneur, alors appelé le domicilié, signe un contrat de domiciliation avec le domiciliataire. Ce contrat, d’une durée d’au moins 3 mois avec tacite reconduction doit alors se présenter lors de l’immatriculation de l’entreprise. Elle devra également être mentionnée au RCS.
Le domiciliataire doit mettre à disposition des locaux offrant confidentialité et la possibilité de se réunir. Il doit permettre de conserver et consulter les documents administratifs.
Double avantage : à la fois logistique et économique. Pour de faibles coûts, le chef d’entreprise bénéficie du prestige de l’adresse du centre d’affaires dans des conditions beaucoup plus souples que chez lui ou dans un local.
En effet, ni les règlements de propriété, ni le droit de l’urbanisme ne viennent interférer dans la domiciliation. Les conditions de durée de bail offrent également beaucoup d’adaptabilité. Le domiciliataire peut également bénéficier d’une assistance administrative à la carte et des services internet. En quelques étapes, on peut également créer ou modifier une société en ligne et ainsi obtenir rapidement un Kbis.
Comment déménager son siège social ?
Réunis sous forme de comité, les organes de direction doivent prendre deux décisions :
- Décision préalable de transfert ;
- Décision de modification corrélative des statuts.
Dans une SARL ou une SA, le changement de département du siège social doit être décidé lors d’une assemblée générale extraordinaire.
Pour la SA, du conseil d’administration ou du conseil de surveillance si l’assemblée générale ordinaire l’a ratifié préalablement.
Pour la SARL, du dirigeant seul si l’assemblée générale extraordinaire l’a ratifié préalablement.
Dans une SAS, la décision relève toujours de l’organe désigné dans les statuts. Tous les documents de l’entreprise devront ensuite être modifiés et une mise à jour au registre du commerce et des sociétés sera nécessaire. L’acte modificatif doit être publié sous un mois dans un journal d’annonces légales.
Pour l’entrepreneur individuel, les démarches sont simplifiées : il déclarera le déménagement auprès du CFE à l’aide d’un imprimé spécial et d’un justificatif du nouveau domicile.
Pensez à la location pour vos bureaux professionnels
Votre entreprise est victime d’un gros dégât des eaux et vos bureaux sont inutilisables; dans une telle situation, il est peut-être temps de penser à la location de bureaux professionnels. Et ce n’est pas là la seule occasion… Souple et rapide, cette solution permet à l’entreprise d’utiliser des espaces de travail équipés afin de ne pas mettre en suspend son activité professionnelle.
Trouver une location de bureaux professionnels suite à un sinistre
Certaines situations imprévisibles peuvent rendre impossible la poursuite de l’activité d’une entreprise. Dégât des eaux, incendie, catastrophe naturelle, … les dégâts matériels peuvent alors être pris en charge par vos assurances. Cependant, il est important de pouvoir maintenir l’activité de votre entreprise jusqu’à la réparation de vos locaux sinistrés. Il va alors falloir penser à la location de bureaux professionnels au plus vite. Cette option permet alors au chef d’entreprise d’installer temporairement ses équipes dans des locaux pour assurer le fonctionnement de l’activité.
Faites face à un surcroît d’activité ou un événement particulier
La location d’un espace de travail peut se faire de manière occasionnelle, notamment lorsque la période d’activité est plus intense pour votre entreprise – c’est notamment le cas en haute saison. À cette période de l’année, louer des locaux équipés est une solution idéale. Selon les équipements disponibles, il est de plus possible d’aménager le local pour qu’il corresponde parfaitement à vos besoins. L’objectif est alors de trouver un local adapté ou adaptable; pour cela, il est donc indispensable de garder en tête, au préalable, plusieurs critères :
- Le nombre de bureaux à occuper (surface minimale),
- Les équipements annexes obligatoires (imprimantes, salle de formation),
- La durée du bail,
- La localisation (rue commerçante, rue piétonne).
Ces éléments sont impératifs pour trouver ensuite des espaces de travail qui répondent parfaitement à vos critères de recherche et besoins. Les bureaux professionnels peuvent être aussi partagés avec d’autres entrepreneurs, notamment lorsque l’activité des entreprises est saisonnière.
Vous pouvez également avoir besoin d’un espace de travail pour un projet particulier; Si vous organisez un événement dans une station de ski. Il faut alors que vos équipes soient sur place pour pouvoir travailler correctement. Dans ce cas, il est intéressant de louer un local commercial autour de la station durant l’événement.
Profitez de contrats souples d’utilisation
Etant parfois difficile de prévoir un surcroît d’activité – et encore plus un débat naturel, – il est important de pouvoir proposer des contrats très souples aux locataires. Les bureaux professionnels doivent être facilement et surtout rapidement utilisables pour les équipes; ce qui doit être facilité par les conditions du bail pour la location. Bailleur et locataire peuvent alors discuter de certaines conditions. Néanmoins, cette souplesse ne doit pas pour autant réduire la sécurité juridique des parties respectives au contrat de bail.
A NOTER : Il est donc important pour éviter les litiges, de veiller à bien encadrer juridiquement les droits et les obligations de chaque partie. L’objectif étant de pérenniser les relations contractuelles.
Faites des économies en optant pour la location
Plusieurs entreprises sont propriétaires de leurs bureaux professionnels. Cependant, la santé financière de ces dernières n’est pas toujours au plus haut niveau. Deux opportunités s’offrent alors au chef d’entreprise :
- Vendre ses locaux professionnels pour devenir locataire,
- Louer une partie de ses bureaux professionnels inoccupés.
Vendre ses locaux professionnels pour devenir locataire
Dans le premier cas, les dettes de l’entreprise sont lourdes et il est plus intéressant de vendre les bureaux. Il faut alors commencer les démarches et trouver un acquéreur. En parallèle, il faut trouver un nouveau lieu pour son activité professionnelle. Pour être efficace, il faut lister les critères essentiels des nouveaux bureaux afin de trouver une location totalement adaptée.
Louer une partie de ses bureaux professionnels inoccupés
Dans le second cas, l’entreprise peut faire face à des difficultés financières. Elle réalise alors une diminution de ses effectifs. Des espaces de travail sont alors vides après ces départs. Il est donc intéressant de mettre en location ses bureaux professionnels afin d’obtenir en retour des revenus locatifs.
Accompagner les nouveaux talents locaux
De nouveaux projets se lancent dans votre commune ? Des entrepreneurs motivés recherchent des bureaux pour y installer leur nouvelle activité ? Pourquoi ne pas leur proposer de louer un local commercial à côté de chez eux ? Proposer de partager des espaces de travail à de jeunes entrepreneurs est une jolie façon de valoriser des talents locaux de votre région.
Les contrats peuvent ensuite être conclus sur différentes durées pour s’adapter parfaitement aux profils des locataires. Les bureaux meublés et équipés sont particulièrement appréciés, notamment pour éviter aux nouveaux entrepreneurs de devoir réaliser des investissements supplémentaires.
La location de bureaux professionnels peut alors soulager la situation financière de l’entreprise durant cette période difficile. Ces stratégies financières sont à calculer par des professionnels compétents afin que le chef d’entreprise puisse faire le bon choix pour stabiliser son activité professionnelle.
Le smart building, un enjeu pour demain
Face au réchauffement climatique et à l’épuisement des ressources fossiles, la performance énergétique des bâtiments représente un enjeu aussi environnemental que réglementaire.
La réglementation RT2012 impose notamment à tous les bâtiments neufs une consommation énergétique maximale de 50 kWhEP/m2/an. Celle-ci n’est pas la seule raison qui fait que le smart building se place au centre des préoccupations des décideurs. En effet, plus de 80 % des responsables d’entreprises de plus de 1000 salariés considèrent la performance énergétique des immeubles comme un enjeu essentiel dans leur stratégie de gestion. Qu’en est-il des innovations sur le terrain ? Voici quelques pistes de réflexion.
Bâtiments intelligents, autonomes et ultra connectés
Définir le concept de « smart building »
Dans le contexte de transition numérique des entreprises, c’est tout naturellement que la notion de « smart building » a fait son chemin. Elle devient l’un des principaux défis de nos sociétés modernes. Descendant de la domotique, ce concept peut se définir par « un bâtiment connecté contenant des capteurs intelligents ». Ces derniers permettent l’optimisation de la consommation énergétique grâce à la gestion automatisée des équipements installés dans les locaux.
Équipé d’un réseau de communication intra bâtimentaire, le smart building permet de réduire la consommation de gaz, d’eau ou d’électricité. Le tout en optimisant la sécurité à l’intérieur du bâtiment.
Le secteur du bâtiment en pleine mutation
Le fonctionnement du smart building repose sur deux notions centrales : l’interconnexion des équipements et leur complémentarité. Le bâtiment est désormais pensé comme un écosystème « auto-alimenté » dans lequel les organes de répartition et de contrôle communiquent entre eux pour assurer le pilotage automatisé des énergies.
Comprenant un système de communication intrabâtimentaire ainsi qu’un réseau électrique intelligent (Smart Grid), cet écosystème propose une interopérabilité entre :
- la gestion de l’information relevée par les automatismes,
- l’optimisation énergétique,
- l’échange entre les systèmes de distribution et de contrôle des énergies,
- les objets connectés,
- l’adaptation aux usages des utilisateurs grâce à l’intelligence artificielle.
Ainsi, la gestion de l’énergie n’est pas le seul objectif des smart buildings. L’entrée de l’internet des objets sur le marché du bâtiment permet aujourd’hui à ces bâtiments d’améliorer le confort des utilisateurs tout en leur proposant de nouveaux services.
Le smart building : outils et services
Quels avantages pour votre entreprise ?
Si le smart building représente un intérêt grandissant chez les entrepreneurs, c’est qu’il a tout pour plaire. Il apparaît comme une solution durable et répond aux problématiques rencontrées par les dirigeants :
- en réduisant la consommation d’énergie, les coûts d’exploitation de l’entreprise diminuent, permettant à celle-ci d’être plus compétitive ;
- en optimisant sa performance énergétique, l’impact environnemental de l’entreprise est limité. Le smart building s’intègre naturellement dans la démarche RSE et permet d’être en phase avec les réglementations environnementales en vigueur ;
- en mettant à la disposition des utilisateurs des outils et services sans cesse innovants, la productivité des équipes est optimisée.
En permettant un échange de données à grande échelle assorti de services innovants, le bâtiment digital répond ainsi aux évolutions futures du monde du travail et de celui de l’immobilier.
L’évolution des espaces de travail
Équipé d’infrastructures connectées et mutualisées, le smart building propose de nombreux outils au service du bien-être et de la performance des utilisateurs. Ces outils permettent de bénéficier d’un espace de travail flexible et de faciliter la communication en mode projet.
Parmi eux, l’on retrouve par exemple : La multiplication des salles de visioconférence, un suivi en temps réel des consommations, des moniteurs de contrôle pour la qualité de l’air, la gestion à distance des alarmes et de l’éclairage… La communication entre l’infrastructure et les objets connectés a également ouvert le champ des possibles pour le développement d’applications utiles au quotidien. Des solutions mobiles permettront par exemple de montrer en temps réel aux utilisateurs les salles de réunion disponibles ou encore d’assurer le suivi géographique des équipements (projecteurs, chariots…).
Au niveau des équipes en charge de l’immobilier, des solutions comme PAA (Peak Average Attendance) développée par Microsoft permettent d’analyser l’occupation des bâtiments pour en optimiser l’aménagement et la configuration.
Ainsi, les grands enjeux du smart building concernent principalement l’adaptation des infrastructures aux nouveaux usages des utilisateurs. Mais aussi la maintenance prédictive, la prévention des risques et la sécurité.
Dans un futur proche, la conception et la gestion des espaces de travail seront au cœur des enjeux pour les entreprises françaises. Avec pour fil rouge : le développement durable, la réduction des coûts et l’amélioration de la qualité des services. Le smart building se pose alors comme le reflet de la mutation de notre société.
À plus grande échelle, les smart cities (« villes intelligentes ») représentent une opportunité de développement économique local. Elles participent également à l’amélioration de la qualité de vie en mettant la technologie au service des utilisateurs.
Création d’entreprise : Les pièges à éviter !
Choix de la société, rédaction des statuts, formalités administratives, recrutement, recherche des locaux. Toutes ces questions alors essentielles facilitent le lancement d’une nouvelle entreprise. Il est donc important de se poser les bonnes questions et de bien s’organiser avant de démarrer. Quels sont les pièges à éviter pour une création d’entreprise ?
Ne pas négliger la structure de base du projet : le business plan
Vous avez une idée, un concept ou un projet professionnel en tête ? Il faut impérativement l’organiser sous un format précis pour savoir si votre idée est viable sur le moyen et le long terme. Vous devez alors mettre en place un business plan. Cet outil structure complètement votre projet pour développer logiquement vos différentes actions.
Plusieurs parties doivent figurer dans ce document :
- Une partie descriptive (contexte professionnel, objectifs, valeurs) ;
- Le marketing (axes de développement, outils, communication) ;
- Les informations financières (investissements, crédit bancaire, charges, chiffre d’affaires).
L’objectif est de rendre le projet réalisable. Vous pouvez ensuite déposer votre business plan à votre banquier afin qu’il comprenne votre projet professionnel et vous accorde un prêt bancaire.
À noter : il ne faut pas hésiter à soigner votre présentation pour rendre votre projet concret aux yeux des lecteurs. Utilisez un ton convaincant pour montrer votre implication !
Ne pas sous-estimer les conseils d’un professionnel pour choisir sa structure juridique
Quelle que soit la forme juridique : EIRL, SAS, SA ou encore micro-entreprise, ces différentes options doivent s’envisager dans un premier temps pour démarrer son projet professionnel. Il est alors important de faire le point sur plusieurs aspects avant de se décider pour une structure juridique ou pour une autre. Il faut alors connaître les objectifs et l’activité principale de l’entreprise.
Si l’entrepreneur cherche à travailler seul, sans investissement et avec très peu de charges. Il doit probablement se diriger vers une structure comme la micro-entreprise.
Si l’entrepreneur se déplacement fréquemment et qu’il a de nombreux investissements à réaliser, il est préférable d’opter pour une société.
Ces questions fondamentales conditionnent toute la vie de l’entreprise. Bien se faire conseiller par un expert-comptable permet de connaître la structure juridique la plus adaptée au projet professionnel à créer.
Ne pas se précipiter pour le choix de ses locaux professionnels
Pour qu’un projet professionnel prenne forme, trouver ses locaux est une étape essentielle. Avoir en tête et connaître toutes les informations utiles à ce sujet permet d’éviter les erreurs.
Il faut par conséquent se poser les bonnes questions avant de se diriger vers des annonces :
- Pour quelle durée souhaitez-vous rester dans les locaux ?
- Souhaitez-vous acheter ou bien louer vos espaces de travail ?
- Des travaux sont-ils envisageables ?
- Bail commercial ou bail professionnel, quel est le plus adapté ?
Les réponses vous permettront de cerner plus précisément vos besoins pour vous orienter vers les bonnes annonces. Sans cela, vous pouvez vous retrouver dans des situations délicates, notamment si les conditions de résiliation du contrat de bail ne vous sont pas favorables.
Éviter de rédiger soi-même les documents juridiques de son entreprise
Votre entreprise débute ? Il faut alors rédiger l’ensemble des documents pour permettre sa création. Les statuts doivent obligatoirement être rédigés par écrit selon l’article 1835 du Code civil.
À noter : si la création d’entreprise implique l’apport d’un immeuble, un droit au bail supérieur à 12 ans ou encore des publicités foncières, les documents doivent être rédigés par un notaire.
De plus, le recours à un acte authentique importe dans deux autre cas :
- lorsque des héritiers participent à la création de la société ;
- lorsque des époux mettent en place une société.
Le notaire, professionnel dans le domaine familial, est alors particulièrement compétent pour vous conseiller sur les effets des clauses juridiques spécifiques à inclure dans vos statuts.
Si vous avez un site internet et des Conditions Générales de Vente à rédiger, faites-vous accompagner par un avocat en droit des affaires.
Accepter de déléguer des tâches à des prestataires qualifiés
En tant que chef d’entreprise, il est parfois difficile d’être compétent dans tous les domaines de la vie d’une entreprise. Il faut alors savoir déléguer certaines actions pour gagner en efficacité. Par exemple, sans grandes compétences dans le domaine numérique, déléguer toute la mise en place puis la gestion du site internet de votre entreprise peut s’avérer être un gain de temps.
En plus de vous permettre d’attirer des clients, les prestataires peuvent vous conseiller efficacement sur la mise en place d’une bonne stratégie digitale.
De cette façon, votre entreprise commencera son activité avec une image positive. Les visiteurs découvriront une entreprise moderne et organisée, avec une vraie identité. Ces détails comptent particulièrement pour votre image de marque.
Plusieurs étapes sont donc à suivre de manière rigoureuse pour réussir sereinement la création d’une entreprise. Pensez-y lors du lancement !
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