Salles de réunion : Dispositif sanitaire Covid-19
Qui dit pandémie dit limitation des regroupements de personnes. Or, les réunions font partie de notre quotidien professionnel. Elles ont pour but de stimuler la productivité et l’efficacité d’un groupe. Depuis le 11 mai 2020, les centres d’affaires membres du réseau TBC ont pris la mesure de l’importance de réorganiser les réunions tout en assurant la sécurité des participants. Voici donc un tour d’horizons de les mesures sanitaires appliquées aux salles de réunion Covid-19.
Dès l’entrée, les gestes obligatoires
Comme bon nombre d’Etablissements Recevant du Public, les centres d’affaires ont globalement investi dans du matériel sanitaire de première nécessité : bonbonne de gel hydroalcoolique, gants, masques, visières, etc. Mis à disposition dès l’entrée, ils viennent compléter la liste des gestes barrières. Ceux-ci sont rappelés grâce à un affichage de prévention déployé dans les espaces communs.
En parallèle, les centres d’affaires ont renforcé leur méthode de nettoyage et de désinfection des espaces de travail. En effet, des sociétés spécialisées ont pu intervenir sur certains sites. Elles s’emploient à utiliser des produits adéquats sur des surfaces mutualisées telles que les rampes d’accès, les poignées, le comptoir etc. L’aération régulière des espaces individuels et communs vise également à diminuer le risque de propagation.
Les salles de réunion Covid-19 : Quel dispositif ?
Au vue de sa superficie et de son cloisonnement, une salle de réunion mal adaptée peut rapidement devenir un foyer de contamination. Les salles de réunion Covid-19 ne doivent ni devenir effrayantes pour les participants ou devenir désertées par les organisateurs. C’est la raison pour laquelle les centres d’affaires ont davantage focalisé leur réflexion autour de ces espaces de travail.
La réduction du nombre de participants
Afin d’assurer une distanciation sociale, des affichages disposés sur les chaises à occuper et celles à laisser libres. Une séparation d’une chaise entre chaque participants pour limiter le face à face.
À lire aussi : Quelle disposition pour quel type d’événement ?
Limiter les contacts
Au delà de la distanciation sociale, le centre d’affaires mobilise ses équipes pour assurer l’ouverture et la fermeture des portes. De cette façon, le participant limite le contact avec des surfaces partagées. Par ailleurs, l’organisation des pauses café et déjeuners font l’objet de restrictions assez spécifiques. Les individus doivent faire en sorte de ne pas toucher un produit puis de le reposer. La livraison de plateaux repas est privilégiée plutôt que de retourner au restaurant.
Dans d’autres circonstances de prestations de services relatifs à la domiciliation d’entreprises, le contact entre les équipes d’accueil et les facteurs/livreurs est également strictement limité.
Privilégier les visioconférences
Avec la démocratisation du télétravail pendant le confinement, certaines entreprises ont finalement accordé plus de souplesse à leurs salariés. Désormais, ils peuvent prolonger le télétravail ou l’alterner avec quelques jours au bureau. Les équipes doivent alors se diviser en groupe pour assurer l’occupation optimale des locaux (4 m² minimum par personne). En diminuant les capacités d’accueil, les centres d’affaires mettent à disposition des équipements de visioconférences. Les participants et salariés peuvent ainsi continuer de travailler à distance tout en participant aux décisions.
Etude de cas : TBC Paris Haussmann
Tandis que Paris est en zone rouge, autrement dit, plus stricte en terme de mesures sanitaires obligatoires. Le centre d’affaires TBC Paris Haussmann continue d’accueillir les organismes de formation habitués et honore les demandes de salles de réunion. Grâce à un ensemble de mesures rigoureusement appliquées, les participants limitent leur contacts.
Des salles équipées en solutions techniques
Équipé de serrures connectées, le centre d’affaires Paris Haussmann peut ouvrir et fermer ses poignées sans les toucher. En accordant des droits d’accès aux utilisateurs, chacun peut ouvrir et fermer les salles de réunion à distance, depuis son smartphone.
À lire aussi : Les solutions techniques TBC pour équiper des espaces de travail
Ces mesures sanitaires qui visent à diminuer le risque de propagation du Covid-19 s’appliquent selon la politique de chaque centre d’affaires. Lors de votre demande de salle de réunion, veuillez prendre connaissance des consignes et les diffuser auprès des participants. Les centres d’affaires TBC accordent une grande importance à la vigilance et à la sécurisation de leurs espaces. La nécessité d’assurer la continuité des services de location de salles de réunion permet ainsi de continuer à faire vivre ces espaces.
Domiciliation à Bordeaux : Service en ligne
Un service en ligne pour la domiciliation à Bordeaux
Afin de faciliter la création d’une entreprise ou le transfert de siège, les offres de domiciliation des centres d’affaires Bordeaux peuvent se souscrire en ligne.
Désormais, les démarches peuvent s’effectuer directement de chez vous et à n’importe quel moment de la journée. Un outil web à la fois simple d’utilisation et pratique lorsque vous souhaitez domicilier le siège d’une entreprise à Bordeaux ou y établir une adresse commerciale. De cette façon, vous pouvez recevoir le courrier de votre entreprise à l’une de nos trois adresses à Bordeaux et vous le faire réexpédier.
En ligne, vous pourrez souscrire à l’offre de domiciliation postale à 47 € HT par mois qui inclut la mise à disposition du courrier avec/sans réexpédition. En supplément, les affranchissements ou le scan viennent s’ajouter au prix initial.
Pour commencer à domicilier une entreprise à Bordeaux, cliquez sur l’adresse de domiciliation souhaitée :
Pourquoi se domicilier en centres d’affaires à Bordeaux
Des offres de domiciliation flexibles
La recherche d’une adresse de domiciliation professionnelle à Bordeaux doit s’orienter selon les réels besoins de l’entrepreneur. C’est la raison pour laquelle, les centres TBC Bordeaux et TBC Mérignac proposent un panel d’offres économiques qui s’ajustent en fonction de l’activité de l’entrepreneur.
Ainsi, les trois centres de domiciliation à Bordeaux fournissent notamment :
- Une adresse de domiciliation postale ou commerciale ;
- Le service de gestion du courrier : réception, mise à disposition et réexpédition du courrier.
- La permanence téléphonique des appels ;
- La mise à disposition d’un poste et d’une ligne téléphonique personnalisée ;
- Des heures de location de bureaux ponctuels ou de salles de réunion.
Afin de garantir la conformité, les centres d’affaires TBC Bordeaux disposent d’un agrément préfectoral et appliquent les normes TRACFIN.
Des services à la carte
Bien plus qu’une simple offre de domiciliation à Bordeaux, vous bénéficiez de :
- L’accueil chaleureux par nos équipes professionnelles ;
- Un accès au parking gratuit ;
- Une notification dès réception d’un recommandé ou d’un colis ;
- La remise en mains propres de vos courriers, plis et colis ;
- Des heures de location de bureaux ou salles de réunion partout en France.
Quels avantages pour une entreprise à Bordeaux
En plus de sa qualité de vie, la métropole de Bordeaux offre de nombreux avantages pour les sociétés.
D’une part, grâce à la Ligne à Grande Vitesse (LGV), se rendre à Paris ne prend que 2h de trajet en train.
De plus, grâce à son emplacement stratégie, la ville se situe à un carrefour routier de la façade Atlantique. Ouverte sur le Monde, la ville de Bordeaux ne cesse de jouer un rôle économique important pour la France à l’échelle internationale. Elle fait preuve d’un véritable dynamisme économique, riche et diversifié dans des secteurs prometteurs: tourisme, culture, œnologie, technologie ou encore activités commerciales.
La digitalisation des entreprises avec les solutions techniques TBC
Travailler avec des outils et des supports digitalisés n’est plus une option dans le monde de l’entreprise, mais un investissement nécessaire. Il est donc naturel pour les professionnels de choisir une location de bureaux avec des solutions innovantes tournées vers l’univers du digital. Pour cela, Team Business Center propose des espaces adaptés aux besoins des entrepreneurs, des PME ou des grands groupes au sein de centres d’affaires. Découvrez de quelle façon cette location d’espace peut participer à la digitalisation de votre activité professionnelle.
Travailler avec des outils innovants sur la gestion commerciale
Toutes les entreprises ne sont pas faites pour travailler dans des bureaux ouverts où différentes marques se côtoient. Dans certains secteurs, il est nécessaire d’avoir un espace privatif pour assurer la confidentialité des échanges.
Pour répondre à ces besoins, pensez aux centres d’affaires !
Ces espaces proposent des locations fermées et modulables selon les besoins de chaque activité professionnelle. Et ces dernières se montrent particulièrement innovantes avec des outils totalement digitalisés. Voici les solutions proposées par TBC au sein des centres d’affaires.
Le CRM TBC : une plateforme connectée facile à utiliser
TBC se démarque de la concurrence grâce à un outil innovant : le CRM TBC.
Celui-ci a un objectif : un espace personnel grâce auquel le dirigeant d’entreprises peut piloter son activité en tant que client de centre d’affaires. En effet, au travers de cette plateforme, il peut ainsi accéder à ses factures, consulter les événements à venir et bien d’autres fonctionnalités.
Au final, c’est un gain de temps considérable pour les entreprises, car il n’est plus question de passer des heures à regrouper différents documents sous format papier pour recenser l’ensemble des réservations faites. Ces dernières sont centralisées au sein d’un même espace : la plateforme TBC.
Ainsi, cette solution permet de gagner du temps au quotidien, mais aussi d’avoir une vision sur l’année beaucoup plus large pour l’entreprise. L’organisation et la gestion des locations sont alors bien plus simples avec cet outil 2.0.
Au-delà de cet aspect pratique, l’image de marque de l’entreprise est aussi valorisée auprès des salariés grâce à l’utilisation d’outils innovants. Un détail qui a son importance !
L’agenda de réservation en ligne : un outil pratique
Les atouts de la plateforme ne s’arrêtent pas là.
En plus des options citées ci-dessus, elle intègre un agenda de réservation en ligne. L’objectif est toujours identique avec cet outil : simplifier la gestion commerciale des professionnels.
Dès la réservation d’une salle ou bien d’un espace de travail, l’agenda en ligne synchronise les données pour activer les serrures connectées des salles concernées. Ainsi, l’entreprise peut rapidement y avoir accès sans attendre une éventuelle remise de clés.
L’agenda intègre d’autres actions pour améliorer à nouveau la gestion des espaces comme :
- Réserver en ligne 24h/24, 7j/7
- Payer la réservation pour accéder à l’espace de travail
- Bénéficier d’un code promotionnel, de réduction toute l’année
Les start-up qui travaillent déjà avec de nombreux outils connectés seront particulièrement fières de pouvoir profiter d’outils innovants comme ceux-là.
La plateforme téléphonique pour simplifier les échanges entre clients et professionnels
Une fois vos espaces de travail loués, vous pouvez profiter d’une plateforme téléphonique pour gérer de façon optimale votre activité professionnelle.
Celle-ci peut être mise en place rapidement lors de vos réservations pour être parfaitement opérationnelle durant l’occupation des locaux. Ainsi, pendant votre location, vous profitez d’outils performants pour assurer sereinement votre activité.
Des systèmes d’ouverture accessibles sans clé 24h/24 et 7 j/7
Gérer des clés pour l’ouverture et la fermeture d’un bureau n’est jamais la solution idéale. Entre le risque de perte et les doubles à faire pour permettre à chaque collaborateur d’y accéder, la gestion quotidienne n’est pas simple.
Alors, pour rendre la vie des professionnels plus pratique, TBC se concentre sur de nouveaux outils plus novateurs. Ainsi, il est possible d’ouvrir les portes des salles ou bien des bureaux à louer, mais aussi du centre d’affaires avec :
- un digicode envoyé en amont,
- une télécommande,
- le Bluetooth.
Ces solutions innovantes permettent aux entreprises de piloter à distance l’ouverture et la fermeture des portes des salles concernées. Elles peuvent aussi partager des accès à des collaborateurs ou à des clients lorsque cela est nécessaire.
Le côté pratique et rapide des innovations proposées par TBC est un avantage considérable pour une location d’espaces professionnels. Et ces solutions participent directement à la digitalisation de l’entreprise, notamment aux yeux des collaborateurs et des clients.
Les 5 questions à se poser avant de domicilier son entreprise
Chaque créateur d’entreprise se pose à un moment la question des choix à faire pour domicilier sa société. Les enjeux stratégiques et les décisions doivent être posés en amont. Alors pour vous aider dans ces réflexions, voici 5 questions essentielles à se poser avant de faire un choix en faveur d’une domiciliation pour votre entreprise.
Question #1. Quels sont les atouts de la domiciliation pour votre entreprise ?
L’atout principal de la domiciliation est certainement l’image professionnelle que cette action procure. La localisation des sociétés de domiciliation est stratégique afin de vous permettre de profiter d’un cadre dynamique.
Mais ce n’est pas son seul atout. De nombreux chefs d’entreprise optent pour cette solution afin de séparer clairement adresse personnelle et professionnelle. Votre entreprise détient une adresse de siège social distincte de celle de votre domicile.
Enfin, les services proposés par une agence de domiciliation sont aussi intéressants. Cette dernière peut, par exemple, prévoir le ramassage quotidien de votre courrier sous une forme numérique. Certaines sociétés proposent aussi un service de secrétariat téléphonique ou encore un service d’accompagnement juridique, idéal pour simplifier certaines démarches administratives lorsque vous êtes en création d’entreprise.
Question #2. Quelle forme choisir pour domicilier votre entreprise ?
Plusieurs solutions s’offrent aux entrepreneurs qui souhaitent faire domicilier leur société. Aujourd’hui, il est courant de se tourner vers des sociétés spécialisées qui sont expertes dans le domaine.
Toutefois, il est aussi possible de faire domicilier son entreprise grâce à la location d’un local commercial. Avec cette solution, vous ne profitez pas de services pratiques comme c’est le cas dans un centre d’affaires. Vous vous engagez dans une solution moins souple et plus contraignante avec la signature d’un bail commercial. Interrogez-vous sur la situation financière de votre entreprise avant de choisir cette solution !
La pépinière d’entreprises peut aussi vous proposer un service de domiciliation. Ici, la sécurité est reine puisque vous êtes guidé et accompagné sur de nombreux aspects professionnels. Cependant, cette solution, bien qu’avantageuse, est temporaire puisqu’elle est valable 5 années maximum.
Enfin, la domiciliation courante au début d’activité se fait au domicile du chef d’entreprise. La contrainte du mélange vie privée/vie professionnelle est souvent délicate et c’est aussi pour cette raison que de nombreux entrepreneurs optent pour le transfert de siège social après la première année de lancement.
Question #3. Connaissez-vous les points essentiels de la domiciliation ?
Domicilier son entreprise est un point central lors d’une création ou d’un changement stratégique. Il est donc logique de bien s’informer afin de faire les bons choix tout au long de la procédure. Faire domicilier son entreprise signifie concrètement lui donner un siège social. Celui-ci est déterminant pour son inscription au registre du commerce et des sociétés (RCS). Cette domiciliation correspond à l’adresse physique administrative.
Plusieurs éléments essentiels pour valider la domiciliation :
- un siège statutaire,
- une adresse postale ou commerciale,
- une pièce fermée pour conserver les documents administratifs de l’entreprise et assurer leur confidentialité.
Au niveau juridique, la domiciliation se matérialise par la signature d’un contrat de domiciliation. Celui-ci est encadré par les dispositions de l’article R-123-168 du Code de commerce. Pour être valable, il doit être rédigé à l’écrit et conclu pour une durée minimale de 3 mois.
Le registre du commerce et des sociétés est informé de l’existence de ce contrat et il doit aussi être au courant de l’identité de l’entreprise de domiciliation. Cela permet de confirmer la réunion des éléments indispensables et le bon agrément de l’établissement spécialisé.
Question #4. Quels sont vos objectifs à travers la domiciliation ?
Vous avez envie de domicilier votre entreprise, mais quels sont vos objectifs à travers cette action ? Cette question arrive lorsque vous devez choisir où vous implanter. En effet, si vous cherchez à obtenir une image prestigieuse, il est intéressant de trouver un centre d’affaires spécialisé, par exemple, dans la domiciliation du côté des arrondissements parisiens dynamiques comme les Champs-Élysées.
Si au contraire, vous souhaitez simplement séparer vie privée et vie professionnelle, la localisation est moins primordiale. Vous pouvez alors vous tourner vers un centre de domiciliation plus éloigné des grands axes parisiens.
La connaissance de vos objectifs est alors déterminante. Avec ces derniers en tête, vous pouvez aussi faire les bons choix sur le type de domiciliation à choisir. Par exemple, si vous souhaitez vous décharger de la gestion du courrier, les centres d’affaires sont à privilégier. Prenez donc le temps de répondre soigneusement à cette question essentielle avant de vous engager dans la domiciliation pour choisir la solution la plus adaptée à votre activité commerciale.
Question #5. Où souhaitez-vous continuer à travailler après la domiciliation ?
Vous travaillez seul et vous avez envie de conserver votre indépendance et votre liberté ? Dans ce cas, il est fréquent de vouloir continuer à travailler depuis chez vous. La domiciliation facilite cette solution puisqu’elle sépare parfaitement vie privée et vie professionnelle.
Toutefois, vous pouvez aussi faire le choix de travailler depuis un espace de coworking pour échanger et rencontrer de nouvelles personnes sans pour autant être engagé. Vous pouvez alors établir le siège social de votre entreprise au sein d’une société de domiciliation, vous conserverez ainsi toute votre indépendance.
Les centres d’affaires proposent aussi la location de bureaux si vous souhaitez profiter de ces derniers en même temps que de disposer d’une adresse de domiciliation. La solution est idéale, notamment si vous ne voulez plus travailler chez vous et avoir un vrai espace de travail.
Ainsi, il est indispensable de se poser ces 5 questions essentielles avant de faire des choix en faveur d’une domiciliation d’entreprise. Ces dernières vous permettent d’avoir une vue d’ensemble efficace et de prendre les bonnes décisions pour votre business !
Les centres d’affaires répondent-ils aux exigences des professions libérales ?
Les professions libérales doivent se plier à des règles strictes pour l’exercice de leur activité professionnelle. Entre confidentialité, indépendance et veille régulière, les obligations ne manquent pas. Le choix de l’espace de travail est une action centrale à ne pas négliger lors d’une installation ou d’un changement professionnel.
Alors, est-il possible pour les professions libérales de choisir la location d’un bureau dans un centre d’affaire ? Ces derniers réussissent-ils à présenter des critères efficaces pour héberger ces professionnels dans des locaux confortables ? Et surtout, quelles sont les solutions proposées pour s’adapter à ces métiers particuliers ?
Qui sont les personnes en profession libérale ?
Avant de se pencher sur les règles relatives à ces métiers et sur la location de bureaux au sein des centres d’affaires, petit rappel de qui sont les représentants de cette catégorie professionnelle.
Les professions libérales se divisent en deux parties :
- Les professions réglementées : les médecins, les avocats, etc. ;
- Celles non réglementées : comme les traducteurs ou les formateurs.
Les règles imposées sont plus nombreuses pour les professions réglementées. Par exemple, les professions médicales doivent se plier à des principes éthiques et à un code déontologique particulier. Chaque instance professionnelle précise alors les règles à respecter pour exercer la profession dans de bonnes conditions.
Selon l’article 3 de la loi du 31 décembre 1990, pour s’installer, le professionnel doit obtenir un agrément sous la forme d’un titre ou d’un diplôme. Des contrôles sont réalisés lors de l’exercice de la profession et des sanctions sont encourues en cas de manquement.
C’est donc pour cela qu’il est essentiel de pouvoir garantir aux professionnels le bon exercice de leur métier s’ils souhaitent louer un bureau dans un centre d’affaires.
Professionnel libéral : quelles sont les règles essentielles à respecter ?
Le secret professionnel et l’indépendance : des piliers fondamentaux
La relation entre le professionnel et le patient (ou bien le client) doit être basée sur la confiance. C’est notamment pour cela que l’exercice même de ces professions est soumis au secret professionnel. Ainsi, les échanges réalisés lors des consultations ne doivent pas être divulgués à des tiers. Cette confidentialité concerne aussi les documents qui circulent entre les deux parties.
En plus, le professionnel doit se montrer totalement indépendant, c’est-à-dire qu’il ne doit pas être influencé par des tiers lors de l’exercice de son activité. Ces fondamentaux sont indispensables pour le bon exercice de sa profession. Le Code pénal précise en son article 226-13 que le secret professionnel est attribué par état ou par profession, par fonction ou par mission temporaire. Chaque corps de métier détient ensuite son propre texte législatif ou réglementaire.
Comment le centre d’affaires garantit-il la confidentialité des professions libérales ?
Pour permettre aux métiers concernés d’exercer correctement leur activité professionnelle, les services proposés par les centres d’affaires se veulent adaptés : domiciliation et location d’espaces fermés. Les bureaux privatifs paraissent alors plus adaptés que les espaces de travail ouverts pour les professions libérales. Ils permettent de recevoir des clients en toute confidentialité. De même, les conversations téléphoniques ne doivent pas être audibles par d’autres individus. partagés.
Enfin, l’ensemble des documents confidentiels est conservé dans des espaces clos. Seul le locataire peut entrer et sortir de son bureau pour les consulter lorsque cela est nécessaire. Le constat est identique si le professionnel souhaite simplement faire domicilier sa structure dans un centre d’affaires.
Pour les jeunes avocats, par exemple, la location de bureau en centre d’affaires est une solution idéale pour s’installer à un coût raisonnable en centre-ville. Cela peut aussi être une solution temporaire lorsqu’il est nécessaire de travailler dans différentes villes en France. La location d’un bureau équipé devient alors une extension du bureau principal de l’avocat.
Se former régulièrement pour mettre à jour ses connaissances
En plus d’être confidentiels, les échanges doivent être efficaces entre le client (ou le patient) et le professionnel libéral. Pour cela, ce dernier doit assurer au quotidien une mise à jour de ses connaissances.
La formation est donc fondamentale dans chaque domaine pour assurer le bon déroulement de l’activité professionnelle. Certains métiers y sont plus régulièrement soumis que d’autres. C’est par exemple le cas des avocats. Les nouveautés législatives sont fréquentes et il est important d’assurer la mise à jour des connaissances juridiques pour bien conseiller ses clients.
Quelles sont les solutions proposées par le centre d’affaires ?
En plus de louer des bureaux, il est possible de réserver des salles de réunion pour y faire des sessions de formation avec un matériel adapté : vidéoprojecteur, tablettes, accès internet haut débit.
Les professionnels peuvent alors se réunir à plusieurs dans un espace clos de façon plus ou moins régulière.
Le centre d’affaires peut aussi personnaliser les bureaux à louer en les adaptant aux contraintes du métier lorsqu’il doit accueillir des entreprises du milieu libéral. Par exemple, un dentiste doit avoir accès à un point d’eau pour installer son local. Il est alors accompagné par les équipes pour concevoir son espace de location en fonction des contraintes de son métier.
Par ailleurs, certains centres d’affaires se spécialisent dans des corps de métiers. C’est le cas du Centre d’Affaires des Avocats de Paris qui personnalise ses services pour accueillir les avocats du Barreau de Paris et ceux exerçants à l’étranger.
Ainsi, les services complémentaires apportent une véritable valeur ajoutée aux professionnels qui optent pour ces solutions. L’ensemble des indicateurs démontre l’aptitude des centres d’affaires à devenir des lieux pouvant accueillir pour une demi-journée ou à temps complet des professionnels du libéral.
Pourquoi faire appel à un centre d’affaires ?
En tant que professionnel, il n’est pas rare d’avoir besoin de louer une salle de réunion, de formation ou encore un bureau équipé pour son activité. Néanmoins, il n’est pas simple de savoir vers quel organisme se tourner pour obtenir une formule adaptée et rapide. Et si le centre d’affaire était la solution idéale ?
Réservez votre salle de réunion en quelques clics sur une plateforme en ligne
Faciliter la location des espaces professionnels : l’objectif du centre d’affaires
La rapidité est le mot d’ordre dans le domaine de l’entreprise, et les centres d’affaires le comprennent parfaitement. C’est pour cela que les services proposés sont en parfaite adéquation avec le monde professionnel.
Au cours de l’année, votre entreprise a besoin d’un espace de travail professionnel pour :
- accueillir les équipes durant les réunions quotidiennes ou les séminaires ;
- former des clients ou des collaborateurs lors des journées de formation.
La recherche du cadre de travail idéal et sa réservation prennent du temps. Il est alors intéressant de trouver des solutions personnalisées qui proposent des packs complets pour les professionnels avec ce type de demande : le centre d’affaires géré par TBC !
Ici, vous avez accès à un large choix d’espaces de bureaux directement depuis une plateforme dédiée. En plus, un interlocuteur unique se charge de vous proposer des lieux adaptés à vos besoins (surface, localisation, restauration, services complémentaires). De cette façon, la partie consacrée à la recherche de bureaux et salles s’effectue bien plus rapidement.
C’est notamment le choix fait par le Crédit Coopératif depuis plusieurs années. Team Business Center accompagne l’entreprise pour trouver des salles de formation partout en France dans différents centres d’affaires grâce à un réseau efficace sur plusieurs dates dans l’année. Les tarifs des locations sont négociés en amont pour être particulièrement intéressants pour le locataire. Enfin, toute la facturation est centralisée par TBC afin d’effectuer un seul virement pour l’ensemble des locations. Un détail pratique indéniable pour les professionnels !
Faites le choix de solutions innovantes pour valoriser l’image de l’entreprise
Gérer la location de salles grâce à des outils performants
Pour améliorer sa productivité quotidienne, il est important de trouver de nouveaux moyens dans la gestion de son activité professionnelle.
Le centre d’affaires en est un puisqu’il vous permet de gérer l’ensemble de vos bureaux en location depuis différentes plateformes : site web et application mobile. Vous avez donc accès à l’ensemble des fonctionnalités depuis votre ordinateur de bureau en quelques clics. Par exemple, vous pouvez ouvrir à distance via votre application mobile les portes de votre location de bureau. L’application vous permet aussi de réserver un nouvel espace 24h/24 et 7j/7.
Profiter d’équipements innovants au sein des centres d’affaires
En plus des outils de gestion, il est idéal d’avoir des équipements performants lors de l’utilisation de vos locaux professionnels. Pour cela, les centres d’affaires développent des outils adaptés. Des tablettes sont présentes au sein des espaces de travail pour indiquer le nom de la salle réservée, le nom de votre entreprise et les horaires pendant lesquels vous pouvez y avoir accès. Ainsi, la technologie s’immisce dans les moindres détails pour valoriser l’image de votre entreprise auprès de vos clients, de vos partenaires, mais aussi auprès de vos équipes.
Optimisez la sécurité des locaux loués pendant vos événements professionnels
Le centre d’affaires : garantir la sécurité des lieux professionnels
Que vous soyez en formation, dans vos bureaux, en réunion ou bien en soirée professionnelle, il est important de pouvoir profiter d’un lieu sécurisé. Le centre d’affaires se charge de mettre en place les moyens nécessaires pour assurer à ses locataires une sécurité :
- physique, avec l’ouverture et la fermeture des lieux ;
- virtuelle, avec la conservation optimale des données transmises lors de la réservation.
Les outils de sécurité du centre d’affaires
L’ouverture et la fermeture des bureaux sont réalisées à partir d’outils techniques. En effet, il n’est plus question de transmettre des clés au locataire.
L’ouverture des portes d’entrée, des portes d’espaces de travail se font notamment :
- En Bluetooth, depuis la plateforme de réservation et de gestion ;
- Par un digicode envoyé en amont par e-mail ou par SMS ;
- Grâce à une télécommande.
L’objectif est toujours identique : faciliter l’utilisation de ces espaces professionnels tout en permettant aux chefs d’entreprise de gagner du temps dans leur organisation quotidienne.
En parallèle, le contrôle des accès s’effectue depuis la plateforme. Cette dernière centralise donc la plupart des actions et des informations à utiliser lors de votre réservation. Durant les horaires réservés, personne ne peut accéder à votre location de salle. Vous pouvez, par exemple, y laisser vos affaires sans craindre de vol de la part de personnes extérieures.
En définitive, le centre d’affaires est la référence pour louer vos espaces de travail, que ces derniers soient dédiés à votre activité professionnelle (bureaux équipés), à vos réunions quotidiennes ou à vos sessions de formation.
Une gestion autonome des espaces professionnels par le locataire
Avec le centre d’affaires, le professionnel ne s’attache pas uniquement à la réservation des lieux, il devient un véritable acteur pour prendre les commandes et gérer ses espaces professionnels depuis une plateforme dédiée.
En effet, en plus de la réservation, la plateforme est également le lieu depuis lequel :
- vous gérez vos espaces (statistiques, réservations, rôles des collaborateurs),
- vous contrôlez leurs accès de façon sécurisée.
Ainsi, vous êtes particulièrement actif dans le déroulement et dans la gestion de vos réservations de salles professionnelles. Le centre d’affaires vous permet de gagner du temps en centralisant toutes ces actions depuis une plateforme unique. Les outils en ligne sont pratiques et performants pour être parfaitement opérationnels au sein de votre entreprise.
« BBS des centres d’affaires qui durent » par les Echos judiciaires Girondins
Les centres d’affaires Bordeaux Bureaux Services en chiffres
En 2019, les centres d’affaires BBS c’est
- 3 centres d’affaires
- 700 clients
- 5 salariés + 2 dirigeants
- 1,2 million d’euros de Chiffre d’Affaires
Interview Nathalie Soulet, directrice générale des centres d’affaires BBS
Pour les 20 ans d’activité des Centres d’Affaires BBS, le journal local les Echos judiciaires Girondins a interviewé Nathalie Soulet, la directrice générale. Elle présente ainsi les espaces de travail ainsi que les clés du succès de ce groupe familial bordelais.
Au travers de cet interview, Nathalie Soulet revient sur les succès de la recette BBS. De la réactivité, une bonne présence internet et un appui national supporté par le réseau TBC.
Faut-il acheter ou louer son local professionnel ?
Cette question tourne parfois en boucle dans la tête de nombreux chefs d’entreprise. La location d’un local d’activité est accessible, mais elle donne parfois le sentiment de jeter son argent par la fenêtre. L’achat immobilier professionnel est une opération plus complexe qui exige assurance et stabilité financière de la part de l’entreprise. Les objectifs à moyen et long terme de votre business sont essentiels pour définir la solution la plus adaptée. Et pour cela, il est nécessaire de connaître les avantages et les inconvénients de chaque stratégie immobilière.
La flexibilité avant tout avec la location de bureaux
La solution idéale pour les jeunes entreprises avec une perspective d’évolution
Votre entreprise est vouée à évoluer dans un avenir proche, il est alors important de connaître les avantages de la location de bureaux. En effet, vos locaux professionnels peuvent s’agrandir ou bien s’implanter ailleurs pour s’adapter aux nouveaux besoins de votre société. Ces changements seraient beaucoup plus difficiles à mettre en place avec l’achat d’un bien immobilier.
Les formules proposées par les centres d’affaires prévoit notamment :
- La location de locaux commerciaux ;
- Les espaces de salle de réunion ;
- La domiciliation de l’entreprise ;
- Les services complémentaires (ménage, internet, accueil).
Ces solutions de location sont moins contraignantes et plus souples que celle proposée par le bail commercial avec lequel le locataire s’engage au minimum sur les trois prochaines années.
Louer des bureaux pour éviter les contraintes d’un achat
La location d’un local commercial peut aussi être privilégiée pour des raisons stratégiques. Certaines entreprises souhaitent conserver une pleine capacité d’investissement. Elles évitent alors, avec la location, l’engagement d’un prêt bancaire sur 10 ans. Ainsi, il est important de connaître parfaitement les objectifs de l’entreprise sur 3 ans, mais aussi sur 5 et 10 ans, afin de faire les bons choix entre l’achat et la location de locaux professionnels.
S’engager avec l’achat d’un local professionnel sur du long terme
Une image positive et professionnelle pour les entreprises stables
Après plusieurs années d’existence, de nombreuses sociétés souhaitent se structurer. Plusieurs actions sont alors mises en place, dont celle de l’achat immobilier d’entreprise. Elles sautent alors le pas en achetant des locaux commerciaux. Cet investissement immobilier a l’avantage de donner une image stable et rassurante de l’état de santé global de l’entreprise. Avec cette solution, les nouveaux propriétaires peuvent totalement modifier les locaux et mettre en valeur la marque de leur société. Une façon de lui donner une meilleure légitimité.
Enfin, cet investissement peut aussi se montrer particulièrement rentable. Toutefois, pour y parvenir, il est important d’être bien conseillé par un professionnel de l’immobilier afin de faire les bons choix lors de votre achat.
Acheter ses locaux professionnels : les options à connaître
L’achat d’un bien pour son entreprise peut prendre différentes formes. Il faut donc trouver la formule la plus adaptée à votre profil.
Si vous souhaitez lui donner une valeur supplémentaire, il faut acheter vos locaux d’activité au nom de votre société. Avec cette solution, vous pouvez déduire, au niveau comptable et fiscal, les dépenses des bénéfices de votre société. C’est le cas pour les intérêts de l’emprunt ou encore les frais d’assurance. Votre objectif est de constituer votre patrimoine immobilier personnel, alors achetez vous-même les locaux et louez-les à votre entreprise. Vous investissez avec un risque plus faible pour votre entreprise.
Enfin, il est aussi possible de créer une structure juridique appelée SCI (société civile immobilière) et d’acheter avec celle-ci les locaux pour vos bureaux. Ici, vous achetez en étant plusieurs associés et vous percevez un loyer en fonction du montant de vos parts sociales.
Pour savoir quelle option est la plus adaptée, il est important d’être guidé par un expert en conseil immobilier. Celui-ci peut alors vous présenter les avantages et les contraintes de chaque solution en fonction de l’état financier de votre entreprise et de vos objectifs.
Évaluer les contraintes de l’emprunt bancaire pour l’entreprise
L’achat symbolise la réussite professionnelle pour une entreprise. Celle-ci devient responsable de son propre espace de travail et elle n’a plus à demander l’accord du bailleur pour effectuer des changements. Les investisseurs se voient souvent rassurés lorsqu’ils savent que l’entreprise est propriétaire.
Cependant, les calculs et les prévisions doivent être justes et réalistes face aux résultats de l’entreprise. L’engagement d’un emprunt bancaire ne doit pas être sous-estimé. Dans le cas contraire, l’entreprise peut mettre en péril son activité.
Il faut aussi anticiper l’avenir et penser à la future revente du bien immobilier, même d’ici plusieurs années. Il faut par conséquent bien se renseigner sur le secteur, les évolutions locales et le dynamisme du quartier. Vous pouvez savoir plus ou moins précisément grâce à un spécialiste de l’immobilier et à sa connaissance du marché si votre achat peut se revendre facilement dans les années à venir.
Les attentes, les objectifs et les performances de l’entreprise doivent guider le chef d’entreprise dans son projet immobilier, et l’aider à choisir entre la location de bureaux ou l’achat d’un espace professionnel. Il faut alors adopter une vision réaliste et concrète pour ne pas faire d’erreur et choisir la meilleure solution pour votre business.
Immobilier d’entreprise : les différents types de baux possibles
En France, il est possible de trouver différents types de baux lors d’une location de locaux : bail commercial, bail professionnel et bail mixte. Mais alors, à quoi correspondent ces différents types de contrats ? Et quelles sont les caractéristiques de chaque type de bail ? Explications et détails dans l’article suivant.
Louer ses bureaux avec un contrat de bail commercial
L’activité du locataire : un élément central
Si vous êtes boulanger, restaurateur ou vendeur d’objets de décoration, il est courant d’avoir recours au bail commercial pour louer vos espaces de travail.
Dans ce cadre, votre contrat de bail de location entreprises est soumis aux règles du Code de commerce. Et pour la sécurité juridique des relations contractuelles entre bailleur et locataire, il est vivement recommandé de signer le bail à l’écrit. Ce contrat impose au locataire d’exercer une activité commerciale, artisanale ou industrielle. Pour le prouver, il doit être inscrit au registre du commerce et des sociétés ou bien au répertoire des métiers.
Les clauses du contrat de bail commercial
Plusieurs clauses sont essentielles pour organiser dans de bonnes conditions les relations contractuelles entre les parties.
Ce document juridique doit alors préciser :
- la durée du bail – de 9 ans minimum ;
- le montant du loyer et la répartition des charges entre les parties ;
- le renouvellement du bail et les conditions pour le faire ;
- le montant du dépôt de garantie ;
- l’éventuelle possibilité d’une sous-location.
La protection du locataire dans le bail commercial
Plusieurs clauses sont particulièrement favorables au locataire avec ce type de contrat.
Dans un premier temps, le locataire peut décider de mettre fin à son contrat à chaque période triennale, c’est-à-dire tous les 3, 6 ou 9 ans. Pour cette raison, dans le langage courant, il est fréquent de parler de « bail 3/6/9 ». Il doit alors informer son bailleur par lettre recommandée avec accusé de réception ou par acte d’huissier en respectant un préavis de 6 mois. En revanche, le bailleur doit quant à lui attendre le terme du bail commercial pour demander à son locataire de quitter le local. Dans le cas contraire, il doit lui verser une indemnité d’éviction.
En plus, le locataire bénéficie d’un droit au renouvellement du bail. Concrètement, il est possible de demander un renouvellement du contrat en modifiant certaines clauses du bail comme le montant du loyer ou les modalités de résiliation. Le bailleur peut tout de même faire jouer une clause résolutoire si le locataire ne respecte pas ses obligations. Cependant, il doit réussir à prouver la faute de celui-ci (loyers impayés par exemple) et démontrer sa bonne foi.
Le locataire peut aussi choisir de céder son bail commercial avant son terme. Dans ce cas, il doit trouver un repreneur appelé « cessionnaire ». Celui-ci reprend alors le bail dans des conditions identiques pour la durée restante.
Bail de location entreprises : Bail professionnel
L’activité particulière du locataire : un critère déterminant
Vous êtes avocat ou médecin ? Vous devez alors signer un contrat de bail professionnel.
Les activités réglementées et non réglementées sont soumises à ce type de contrat lorsque les professionnels souhaitent louer un espace de travail. Le régime des baux professionnels est moins protecteur envers les locataires que le bail commercial.
Les caractéristiques du bail professionnel
Ce contrat de bail doit se faire à l’écrit. Il ne donne pas droit aux indemnités d’éviction en faveur du locataire. De même, ce dernier ne bénéficie pas d’un droit au renouvellement du bail.
La durée du contrat de bail est aussi plus courte. Elle est fixée à 6 ans. Toutefois, le locataire conserve sa faculté de quitter les locaux avant le terme. Il doit alors respecter un préavis de 6 mois. Cette information se fait par acte d’huissier ou par lettre recommandée avec accusé de réception.
Cependant, dans certains cas le locataire peut souhaiter tout de même bénéficier de la protection des baux commerciaux. Dans ce cas, il est possible de soumettre le contrat au régime des baux commerciaux. La cession du bail tout comme la sous-location sont des aspects envisageables. Néanmoins, il faut avoir l’accord du bailleur pour les mettre en place.
Louer son espace de travail et son lieu d’habitation avec le bail mixte
Avec le bail mixte, il est possible de combiner deux utilisations au sein des mêmes locaux :
- Un usage d’habitation principale ;
- A usage professionnel.
Pour déterminer le régime juridique applicable au contrat, il faut connaître l’activité du locataire. Si celui-ci exerce une activité commerciale, le contrat est soumis au Code de commerce. Si au contraire, son activité est professionnelle, le contrat est soumis à la loi du 6 juillet 1989 du bail d’habitation.
Le bail mixte professionnel : les caractéristiques
Vous recherchez un espace à la fois pour vivre, mais aussi pour recevoir vos patients ? Alors le bail mixte professionnel est intéressant. Toutefois, pour organiser sereinement cette relation, il faut veiller à respecter certains points.
Dans un premier temps, il faut obtenir l’accord du bailleur pour vivre et travailler au sein de l’espace loué. Si la location s’exerce au sein d’un immeuble, il faut obtenir l’accord des copropriétaires afin de permettre l’usage professionnel du bien concerné. Plusieurs départements français imposent en plus l’accord de la mairie (la Seine-Saint-Denis, les Hauts-de-Seine, le Val-de-Marne). Cet accord concerne aussi toutes les communes de plus de 200 000 habitants.
La durée du bail varie en fonction du bailleur :
- personne physique (un particulier) : 3 ans,
- personne morale (une société) : 6 ans.
Il est possible de résilier le bail de manière anticipée. Le locataire doit alors respecter un préavis de 3 mois. Le bailleur, lui, doit attendre le terme du bail et prévenir son locataire avec un préavis de 6 mois.
Le bail mixte commercial : les caractéristiques
Ici, vous n’êtes pas professionnel libéral, mais vous exercez une activité commerciale, artisanale ou industrielle.
Les locaux loués vous permettent de recevoir vos marchandises ou bien d’accueillir vos clients tout en y vivant. Il est donc important de modifier votre contrat de bail en faveur d’un bail mixte commercial.
Avant de vous engager, il faut vérifier plusieurs conditions :
- l’existence d’un immeuble ou d’un local,
- l’existence d’un fonds de commerce et d’une clientèle,
- la qualité commerçante, artisanale ou industrielle de l’activité du locataire.
Les obligations sont ensuite identiques au bail commercial. Le contrat est donc signé pour 9 ans et le locataire conserve la possibilité de quitter les lieux tous les 3 ans.
Ces trois formes de bail de location entreprises sont les plus courantes pour organiser ses bureaux. Il existe toutefois aujourd’hui d’autres solutions, comme la location d’espaces de travail au sein de centres d’affaires.
Adresse de domiciliation et formalités juridiques : le combo gagnant
Mettre en place des actions pour faciliter son quotidien d’entrepreneur, voilà un objectif essentiel pour de nombreuses structures professionnelles. Et il y en a une particulièrement efficace pour décharger leur routine : la domiciliation, surtout lorsque cette formule propose dans le même temps la gestion des formalités juridiques. Au final, le résultat est efficace pour les entrepreneurs : moins d’heures consacrées aux tâches administratives et plus de temps pour gérer leurs activités professionnelles. Voici les détails pour en savoir plus sur cette formule avantageuse.
Donnez une allure professionnelle à votre entreprise grâce à la domiciliation
Vous avez envie de pouvoir distinguer domicile personnel et adresse postale de votre entreprise ? Alors la domiciliation est une solution particulièrement intéressante. Aujourd’hui, de nombreuses sociétés vous proposent de devenir l’adresse administrative de votre siège social. Et pour cause, les avantages sont nombreux.
Le choix d’une adresse prestigieuse pour votre société
Tout d’abord, vous donnez à votre image de marque un caractère bien plus professionnel qu’avec une simple adresse personnelle. En effet, les sociétés spécialisées proposent des bureaux dans des quartiers d’affaires où la crédibilité des entreprises est bien installée. De cette façon, vous gagnez en professionnalisme.
Une domiciliation à Paris, par exemple, vous pouvez faire le choix d’établir le siège social de votre entreprise dans des quartiers de renommée internationale, tels que l’avenue des Champs-Élysées ou le boulevard Haussmann. Ces lieux apportent naturellement un cachet prestigieux à votre entreprise et cela vous donne une plus grande crédibilité face à vos clients et partenaires. Pour être domiciliée, l’entreprise doit justifier d’une immatriculation auprès du Registre du commerce et des sociétés. Elle doit aussi être agréée par le préfet du département.
Les services complémentaires proposés par la société de domiciliation
La domiciliation ne se limite pas à la mise en place d’une adresse fiscale et administrative pour votre entreprise.
L’intérêt est aussi de vous permettre de vous décharger de certaines tâches pour optimiser votre activité professionnelle. En effet, en moyenne, en France, la gestion administrative dans les PME représente 142 jours de travail selon un sondage réalisé en 2017 par Sage et le cabinet Plum.
Pour cette raison, les sociétés ajoutent d’autres services complémentaires aux prestations classiques. C’est le cas de :
- la gestion du courrier,
- la mise en place d’une permanence téléphonique,
- la location d’une salle de réunion.
La gestion du courrier est parfois facilitée par la mise en place d’une plateforme en ligne qui vous permet de suivre vos courriers en quelques clics. Vous économisez un temps précieux pour vous consacrer à d’autres tâches pour votre business.
Ces services contribuent à l’optimisation du fonctionnement de votre entreprise. Ils sont à définir lors de la signature du contrat d’adhésion mis en place entre l’entreprise domiciliataire et la société de domiciliation.
Faites le choix de simplifier vos obligations administratives au quotidien
Dans la liste des services complémentaires proposés par les sociétés spécialisées dans la domiciliation se trouvent aussi les formalités juridiques. Ce service intéresse la plupart des entrepreneurs qui manquent de connaissances et de compétences dans le domaine juridique. Un accompagnement 100% réalisé par de véritables juristes avec des tarifs préférentiels.
Cet expert en formalités juridiques peut vous accompagner pour différentes actions auprès :
- de la Chambre de commerce,
- de la Chambre des métiers,
- du greffe du tribunal,
- du Trésor public.
Le centre d’affaires peut aussi vous conseiller pour créer votre entreprise, transférer votre siège social ou bien modifier un élément important de votre société ; des prestations complémentaires qui vous permettent d’assurer la bonne gestion courante de votre activité. De cette façon, en plus d’avoir une adresse commerciale pour votre entreprise, vous pouvez vous sentir soutenu de manière efficace.
Les différents types de domiciliation pour votre entreprise
La pépinière d’entreprises : un tremplin utile pour un lancement
Si vous lancez depuis quelques mois seulement votre activité professionnelle, l’accompagnement par une pépinière d’entreprises est idéal. Vous pouvez alors faire le choix d’y domicilier le siège social de votre structure. Les avantages sont importants pour démarrer son projet dans de bonnes conditions :
- accompagnement dans des domaines techniques (juridique, comptable, stratégie),
- conseils sur les aides financières à demander,
- aide pour la recherche de fonds d’investissement.
Toutefois, notez bien que cette solution doit rester un tremplin temporaire. Elle est utilisable pendant 5 années maximum.
À lire également : Quelles sont les règles à connaître pour la domiciliation ?
La société de domiciliation : une structure professionnelle solide pour votre entreprise
Vous travaillez toujours de chez vous, mais vous avez envie d’avoir une adresse qui représente mieux les valeurs de votre activité professionnelle ? Il est donc temps de vous tourner vers la société de domiciliation.
Ici, vous avez une vision à moyen terme et vous connaissez parfaitement vos objectifs professionnels. Avec cette solution, le contrat de domiciliation signé n’est pas contraignant pour vous puisqu’il vous engage seulement pour une durée de 3 mois. La plupart de ces sociétés proposent aussi des bureaux équipés. Ainsi, si vous n’avez plus envie d’être seul chez vous, vous pouvez louer un bureau directement dans un espace de coworking pour profiter des avantages de ces structures.
Les locaux professionnels : un choix pratique à bien définir
Si votre entreprise est stable financièrement et que vous n’avez pas peur de vous engager avec un bail commercial contraignant, vous pouvez aussi faire le choix d’un local commercial.
Il faut être conscient, avant de signer votre contrat de bail, des contraintes réelles de votre engagement (difficulté de résiliation anticipée, coûts, travaux de rénovation). Ces critères sont beaucoup moins lourds dans les centres d’affaires. Faire le choix le plus adapté pour la domiciliation de son siège social dépend donc à la base de votre besoin et du profil de votre entreprise.
