Pourquoi louer un bureau flexible : quels sont vraiment les différences et les avantages ? Coûts et contraintes
Les codes de l’entreprise ont été bousculés par plusieurs facteurs : l’avènement du modèle start-up, l’explosion du nombre de travailleurs indépendants, les modes de consommation des clients et leurs attentes en matière d’expérience client…, jusqu’à l’utilisation des lieux de travail. Certains osent désormais le bureau flexible, avec des résultats remarquables sur leur activité. Quel est ce concept et pourquoi louer un bureau flexible ? Ce qu’il faut savoir sur ce nouvel environnement de travail qu’est le Flex Office.
Flex Office : quelles différences avec un bureau individuel ?
Pour exercer les fonctions pour lesquelles il a été recruté, le collaborateur se voit proposer un certain cadre de travail. Et celui-ci ne consiste plus forcément en l’attribution d’un bureau déterminé.
Le Flex Office considère le cadre de travail de façon plus générale : au bureau, en déplacement et en télétravail. On parle de bureau flexible car l’espace de travail n’est plus limité ni affecté de manière ferme et définitive.
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Pour effectuer sa mission, le collaborateur dispose d’une grande autonomie et de mobilité. Il peut s’installer à n’importe quel endroit du lieu de travail, selon la disponibilité des sites, ses inspirations et ses besoins. Le collaborateur en flex office peut ainsi se déplacer librement au sein d’un site donné. En fonction de là où il établit son poste de travail, il est amené à côtoyer divers collaborateurs et s’expose à des ambiances différentes, jusqu’à trouver celle qui lui sied à l’instant t.
Bureau flexible : ses avantages
Le bureau flexible prend donc le contre-pied du travail depuis un bureau attitré. Ces deux modèles disposent alors chacun de leurs propres atouts.
L’influence du lieu de travail
Le lieu de travail a une forte incidence sur la productivité d’un collaborateur. Sa perception de l’environnement influe sur la notion de bien-être au travail, et donc sur la motivation et la productivité. Un espace de bureaux flexibles accueille en son sein plusieurs ambiances différentes. Chacun peut ainsi s’installer là où il se sent bien.
Renforcer l’esprit d’entreprise
Les bureaux partagés incitent les collaborateurs d’une même entreprise à se rencontrer. Les bureaux n’étant pas nominatifs, il est fréquent de ne pas côtoyer les mêmes collègues deux fois d’affilée. Ce sont alors des espaces propices à lier connaissance, à mettre des visages sur des noms, y compris entre services ou à différents niveaux hiérarchiques. Un réseau interne plus fort se crée, avec à la clé le sentiment d’appartenance, la culture d’entreprise et l’engagement des collaborateurs.
Gagner en efficience
En favorisant les contacts entre collaborateurs, le recours aux bureaux flexibles permet de gagner en efficience. Il devient alors plus facile d’aller chercher des informations à la source, en se déplaçant pour retrouver un collègue plutôt que de privilégier le mail ou le téléphone.
Une émulation peut aussi se créer, avec des échanges de bons procédés, des collaborations sur certains projets… Avec la mise en place de bureaux flexibles, la marque employeur se renforce. C’est un fort parti pris, qui envoie un message de confiance aux collaborateurs recrutés. Signe aussi de modernité, le bureau flexible va de pair avec l’utilisation d’outils digitaux pour les entreprises.
Louer un bureau flexible : combien ça coûte ?
La location de bureaux flexibles est une formule avantageuse pour qui veut se lancer dans le flex office. Rapidement disponibles, ces espaces de travail flexibles peuvent être exploités sous des délais très brefs et permettent de rentabiliser le prix du loyer.
À court et moyen terme, la solution s’avère le plus souvent financièrement intéressante, plus que d’engager des travaux ou un déménagement d’entreprise, aussi contraignants que coûteux. Le prix du loyer à acquitter dépend du prix/m2 dans la ville. Il intègre les charges et, en cas de souscription, les prestations optionnelles proposées par le centre d’affaires.
Le prix affiché pour la location d’un bureau flexible est donc tout compris. Pour un bail commercial, il ne porte que sur les murs nus.
Réussir son passage en Flex Office
Le passage en flex office demande quelques points d’attention.
Organiser l’activité
Si l’autonomie est l’un des piliers sur lequel repose la vie du flex office, il en est un autre, incontournable et complémentaire : l’organisation. Les collaborateurs, même les plus indépendants, ont besoin d’un cadre clair pour performer. La vie professionnelle doit donc être organisée, planifiée. Pour réussir son passage au bureau en flex office, choisir de délimiter des espaces peut s’avérer opportun. La mobilité reste de mise, mais dans une zone préalablement définie : un service, un étage, un plateau…
Un planning de réservation peut aussi être utile. L’objectif étant d’optimiser l’occupation des bureaux mis à disposition, ceux-ci sont moins nombreux que le nombre de collaborateurs. Il est en effet fréquent que ces derniers s’en absentent régulièrement : pour des rdv à l’extérieur, en cas de congé, pendant les réunions…
Un management adapté
Le recours à un bureau flexible est un mode de travail récent. Un accompagnement des collaborateurs, peu habitués à cette pratique, peut être nécessaire. Le management adapté au flex office doit donc être abordé comme un support dans la mise en place d’un tel projet d’entreprise.
Des locaux adaptés au Flex Office
La configuration des immeubles de bureaux traditionnels est souvent peu adaptée à une organisation flexible. Les bureaux individuels y sont souvent très cloisonnés, rendant la mobilité difficile. Malgré tout, l’agencement peut en faire des espaces trop grands, ceux-ci ayant été pensés selon le modèle d’un bureau par collaborateur.
Les centres d’affaires proposent ainsi des offres de location de bureaux flexibles des plus intéressantes. Ils mettent à disposition des locaux adaptés au flex office, où peuvent se côtoyer des bureaux ouverts, semi-ouverts et fermés. Personnalisables à l’image de l’entreprise, ils permettent de créer des zones aux ambiances de travail différentes, plus ou moins formelles, collectives ou confidentielles.
La recherche de flexibilité dans les entreprises se fait à tous les niveaux. Or, l’organisation interne ne peut être dissociée des locaux occupés. Louer un bureau flexible apporte une nouvelle dimension au monde du travail. Elle se veut plus dynamique et modulable, et en adéquation avec les attentes des collaborateurs, qui tendent à plus d’autonomie et à une meilleure qualité de vie au travail.
