Quelle est la meilleure solution de contrat de location pour votre entreprise ?
Pour bénéficier des meilleures conditions de travail, il est important de connaître les différentes formes de contrats de location de bureau : à la journée, à la semaine ou encore à long terme. Ces solutions permettent aussi de travailler en open-space, avec d’autres travailleurs, ou bien au contraire, d’isoler son activité professionnelle dans des locaux individuels et fermés. Alors, que faut-il retenir pour faire le bon choix au moment de la visite de ses futurs bureaux ?
Le contrat de location en prestation de services pour les entreprises mobiles, jeunes et en évolution
Vous êtes en phase de lancement. Votre start-up cherche à confirmer son business model et vous êtes en plein développement. Il est alors nécessaire de trouver un bail professionnel non contraignant et adapté à vos besoins.
Pour cela, il est idéal d’opter pour un contrat de location en prestations de services. Ce type de contrat permet de louer un bureau équipé et pratique à louer uniquement en fonction de vos besoins.
Les services « à la carte » du contrat de location en prestation de services
Louer un espace de travail sous un contrat en prestation de services permet de bénéficier de plusieurs solutions :
- Pouvoir stocker du matériel professionnel,
- Disposer d’une adresse de domiciliation d’entreprise,
- Accéder à des services complémentaires qui améliorent l’image de votre entreprise.
Par exemple, les centres d’affaires proposent généralement :
- Des espaces de salle de réunion ;
- Du mobilier design, ergonomique et confortable,
- Une connexion internet haut-débit
- Un service de permanence téléphonique avec une ligne personnalisée.
Ces prestations s’ajustent en fonction des besoins. Elles ont pour vocation de permettre aux entreprises d’assurer sereinement une activité professionnelle.
Lorsque vous avez besoin de louer une salle de réunion en centres d’affaires, vous accédez notamment :
- Un tableau blanc ou paperboard ;
- La mise à disposition d’un vidéoprojecteur et son écran de projection ou d’un écran de TV ;
- Le matériel de sonorisation tel qu’un micro ;
- etc.
En conclusion, vous pouvez vous installer en espaces de réunion sans avoir à transporter beaucoup de matériel. Il faut simplement votre ordinateur !
Le contrat de location en prestation de services : une solution évolutive en fonction de vos besoins
Votre entreprise compte aujourd’hui 4 salariés, mais elle a pour objectif de doubler sa masse salariale à la fin de l’année. Il faut trouver une solution de location de bureaux qui permette à l’entreprise d’étendre facilement sa surface de travail.
C’est le cas du contrat de location en prestation de services. La location se fait sans engagement de longue durée, contrairement au statut des baux classiques. En effet, avec un contrat de bail, il faut respecter un préavis de 6 mois avant de quitter les lieux. Le contrat de prestation de services peut proposer au fil du temps de location une surface de bureaux plus importante. La superficie des locaux commerciaux loués peut donc évoluer en fonction des variations de l’activité professionnelle !
Le contrat de location en prestation de services pour les entrepreneurs mobiles
La mobilité fait partie intégrante de votre activité professionnelle. Vous devez régulièrement travailler dans des villes différentes. Dans ce cas, il vous faut une solution de travail rapide et pratique. Louer un bureau dans des villes différentes à la journée et à la semaine est la solution idéale grâce au contrat de location en prestation de services.
Lisez également notre article sur la location de bureaux en longue durée.
C’est aussi la solution parfaite pour ceux qui ne souhaitent pas investir trop d’argent dans les locaux professionnels de leur structure. C’est le cas lorsque la trésorerie de l’entreprise n’est pas encore bien affirmée ou stable.
Louer un bureau à la journée ou à la semaine uniquement lorsque vous en avez besoin permet de pouvoir être pleinement concentré sur votre activité sans avoir à gérer les contraintes de préavis, de garanties ou encore d’installation (aménagement, organisation).
Vous pouvez migrer de ville en ville sans penser à transporter toutes vos affaires professionnelles (équipements numériques, papeterie, etc.). Tous ces éléments sont intégrés dans le contrat de location. Cette option est rentable, économique et source de tranquillité pour votre esprit !
Le contrat de location sous le statut des baux pour les entreprises stables en recherche d’une installation de longue durée
Votre entreprise cherche des locaux professionnels pour installer son activité professionnelle. Cette installation représente un grand pas pour votre business. Vous avez envie de louer un espace de travail dans lequel il soit possible de déployer l’image de votre marque, de faire vivre vos valeurs et de permettre à vos équipes d’évoluer.
La location sous le régime des baux est souvent plébiscitée. En effet, ce contrat peut être conclu pour une durée de plusieurs années. Par ailleurs, en tant que locataire, il faut respecter un préavis de 6 mois avant de quitter les lieux.
Cette situation répond aux besoins des entreprises qui souhaitent :
- un local professionnel pour recevoir quotidiennement des intervenants extérieurs ou des clients ;
- assurer la confidentialité de leur activité ;
- personnaliser entièrement leurs locaux.
C’est aussi le contrat parfait si votre entreprise dispose d’une trésorerie confortable. Dans ce cas, il n’est pas difficile de donner 5 à 12 mois de loyer lors de la signature du bail. Ces mois de loyer permettent de régler différents frais, comme le dépôt de garantie, les honoraires, ou encore le paiement des loyers de caution imposés par le bailleur.
Toutefois, il est possible d’opter pour un contrat de location de prestation de services en longue durée.
Cela vous permet de travailler au sein d’un business center tout en ayant vos propres bureaux pour vos équipes. Vous bénéficiez alors des services complémentaires proposés par ces espaces professionnels (service d’accueil, réception du courrier, domiciliation).
Les conditions de location peuvent être détaillées avec le responsable du centre d’affaires afin d’avoir des services adaptés.
Il est donc fondamental de se poser les bonnes questions pour pencher en faveur du contrat de location en prestation de services ou au contraire, d’opter pour une location sous le régime des baux classiques. Cela permet d’avoir une formule de location de bureaux totalement adaptée aux besoins de l’entreprise et à son évolution.
Quel budget pour la location d’une salle de réunion
Que vous ayez besoin d’un espace de travail pour organiser un événement professionnel ou pour échanger avec vos collaborateurs, la location d’une salle de réunion demeure une solution adaptée. Toutefois, selon la durée de l’événement, le matériel et les prestations annexes, le budget à prévoir pour votre location peut significativement varier. Sans plus tarder, nous vous en disons plus sur les critères à prendre en compte pour déterminer le coût d’une location de salle de réunion.
Location de salle de réunion : coût global
Le coût global de la location d’une salle de réunion dépend de plusieurs critères. Les tarifs peuvent alors augmenter du simple au double. Voici les plus importants coûts à prévoir.
La surface et la capacité d’accueil
Selon l’événement que vous souhaitez organiser dans la salle de réunion, vous n’aurez pas les mêmes besoins en termes de surface et de capacité d’accueil. Ainsi, vous avez généralement le choix dans un même centre d’affaires : entre des salles de diverses superficies et de modes d’accueil tout aussi variés.
Aménagées de tables installées en « U » pour des événements de 6 et 20 participants ;
Avec des tables rectangulaires, rondes ou ovales, ces espaces peuvent principalement accueillir entre 12 et 20 personnes ;
Enfin, l’aménagement en amphithéâtre offre une plus grande capacité d’accueil allant de 30 à 100 participants.
La localisation
L’emplacement de votre salle de réunion joue également un rôle important dans le budget à prévoir. Effectivement, le prix au m² n’est pas le même selon les villes. Ainsi, pour une même superficie, le coût global peut significativement varier en fonction de si vous vous trouvez à Paris, à Nantes ou à Marseille.
Le quartier peut également avoir un impact sur le prix final. En optant pour un quartier réputé et dynamique, vous paierez généralement plus cher que pour une salle de réunion dans une zone reculée.
De même, louer une salle de réunion qui a un accès sur un jardin ou une terrasse peut vous revenir plus cher. En effet, les espaces extérieurs sont un vrai plus pour les organisateurs, comme pour les participants. Toutes les salles de réunion n’ayant pas cet avantage, cela a, inévitablement, une incidence sur le tarif global.
Le standing de la salle de réunion
Au même titre que le prestige du quartier peut être important, celui de la salle de réunion n’est pas à négliger. Certains centres vous proposeront des salles de réunion à la luminosité naturelle inégalable et au mobilier haut de gamme et confortable. Cette prestation est également comprise dans le coût de votre location.
Les services compris dans la location
Dans la majorité des cas, les salles de réunion destinées à accueillir des événements professionnels mettent à disposition :
- Du matériel informatique ;
- Une connexion haut-débit ;
- Un écran de projection et un vidéoprojecteur.
Toutefois, veillez à vérifier que ces services optionnels sont bien compris dans le prix global.
La durée de location
Enfin, la durée de location est également à prendre en compte. Que vous ayez besoin d’une salle pour une demi-journée, une journée, une semaine ou plusieurs jours par mois. Mieux vaut comparer les offres de location de salle de séminaire pour trouver celle qui répond le mieux à vos attentes et à votre budget.
Location de salle de réunion : les options à anticiper
En plus des coûts fixes compris dans la location de la salle de réunion, vous pouvez décider d’avoir recours à des options. Ces dernières ont pour objectif de vous rendre l’utilisation de la salle plus agréable encore ou de simplifier l’organisation de votre événement.
Effectivement, parmi les prestations complémentaires, vous pouvez disposer :
- De matériel informatique ;
- L’organisation de pauses café avec boissons chaudes et froides ;
- Un service de restauration (service traiteur, plateaux repas, restaurants partenaires, etc.)
- L’accueil et l’orientation des participants.
Néanmoins, certains services proposés par les centres d’affaires vous permettent de bénéficier d’une location de salle de réunion à tarif préférentiel.
C’est le cas chez Team Business Centers. En louant un bureau équipé dans l’un des centres mis à votre disposition, vous bénéficiez des services de domiciliation TBC, ainsi que de la location d’une salle de réunion à prix réduit. En définitive, le coût d’une location de salle de réunion est variable selon les services compris et ceux que vous choisissez à la carte. Pour éviter les mauvaises surprises au moment de la signature du contrat, prenez le temps de comparer les offres et d’estimer au mieux vos besoins en termes de prestations, de superficie et de localisation.
Pourquoi louer un bureau flexible : quels sont vraiment les différences et les avantages ? Coûts et contraintes
Les codes de l’entreprise ont été bousculés par plusieurs facteurs : l’avènement du modèle start-up, l’explosion du nombre de travailleurs indépendants, les modes de consommation des clients et leurs attentes en matière d’expérience client…, jusqu’à l’utilisation des lieux de travail. Certains osent désormais le bureau flexible, avec des résultats remarquables sur leur activité. Quel est ce concept et pourquoi louer un bureau flexible ? Ce qu’il faut savoir sur ce nouvel environnement de travail qu’est le Flex Office.
Flex Office : quelles différences avec un bureau individuel ?
Pour exercer les fonctions pour lesquelles il a été recruté, le collaborateur se voit proposer un certain cadre de travail. Et celui-ci ne consiste plus forcément en l’attribution d’un bureau déterminé.
Le Flex Office considère le cadre de travail de façon plus générale : au bureau, en déplacement et en télétravail. On parle de bureau flexible car l’espace de travail n’est plus limité ni affecté de manière ferme et définitive.
Nous vous conseillons également la lecture de notre article sur le télétravail, comment bien s’équiper.
Pour effectuer sa mission, le collaborateur dispose d’une grande autonomie et de mobilité. Il peut s’installer à n’importe quel endroit du lieu de travail, selon la disponibilité des sites, ses inspirations et ses besoins. Le collaborateur en flex office peut ainsi se déplacer librement au sein d’un site donné. En fonction de là où il établit son poste de travail, il est amené à côtoyer divers collaborateurs et s’expose à des ambiances différentes, jusqu’à trouver celle qui lui sied à l’instant t.
Bureau flexible : ses avantages
Le bureau flexible prend donc le contre-pied du travail depuis un bureau attitré. Ces deux modèles disposent alors chacun de leurs propres atouts.
L’influence du lieu de travail
Le lieu de travail a une forte incidence sur la productivité d’un collaborateur. Sa perception de l’environnement influe sur la notion de bien-être au travail, et donc sur la motivation et la productivité. Un espace de bureaux flexibles accueille en son sein plusieurs ambiances différentes. Chacun peut ainsi s’installer là où il se sent bien.
Renforcer l’esprit d’entreprise
Les bureaux partagés incitent les collaborateurs d’une même entreprise à se rencontrer. Les bureaux n’étant pas nominatifs, il est fréquent de ne pas côtoyer les mêmes collègues deux fois d’affilée. Ce sont alors des espaces propices à lier connaissance, à mettre des visages sur des noms, y compris entre services ou à différents niveaux hiérarchiques. Un réseau interne plus fort se crée, avec à la clé le sentiment d’appartenance, la culture d’entreprise et l’engagement des collaborateurs.
Gagner en efficience
En favorisant les contacts entre collaborateurs, le recours aux bureaux flexibles permet de gagner en efficience. Il devient alors plus facile d’aller chercher des informations à la source, en se déplaçant pour retrouver un collègue plutôt que de privilégier le mail ou le téléphone.
Une émulation peut aussi se créer, avec des échanges de bons procédés, des collaborations sur certains projets… Avec la mise en place de bureaux flexibles, la marque employeur se renforce. C’est un fort parti pris, qui envoie un message de confiance aux collaborateurs recrutés. Signe aussi de modernité, le bureau flexible va de pair avec l’utilisation d’outils digitaux pour les entreprises.
Louer un bureau flexible : combien ça coûte ?
La location de bureaux flexibles est une formule avantageuse pour qui veut se lancer dans le flex office. Rapidement disponibles, ces espaces de travail flexibles peuvent être exploités sous des délais très brefs et permettent de rentabiliser le prix du loyer.
À court et moyen terme, la solution s’avère le plus souvent financièrement intéressante, plus que d’engager des travaux ou un déménagement d’entreprise, aussi contraignants que coûteux. Le prix du loyer à acquitter dépend du prix/m2 dans la ville. Il intègre les charges et, en cas de souscription, les prestations optionnelles proposées par le centre d’affaires.
Le prix affiché pour la location d’un bureau flexible est donc tout compris. Pour un bail commercial, il ne porte que sur les murs nus.
Réussir son passage en Flex Office
Le passage en flex office demande quelques points d’attention.
Organiser l’activité
Si l’autonomie est l’un des piliers sur lequel repose la vie du flex office, il en est un autre, incontournable et complémentaire : l’organisation. Les collaborateurs, même les plus indépendants, ont besoin d’un cadre clair pour performer. La vie professionnelle doit donc être organisée, planifiée. Pour réussir son passage au bureau en flex office, choisir de délimiter des espaces peut s’avérer opportun. La mobilité reste de mise, mais dans une zone préalablement définie : un service, un étage, un plateau…
Un planning de réservation peut aussi être utile. L’objectif étant d’optimiser l’occupation des bureaux mis à disposition, ceux-ci sont moins nombreux que le nombre de collaborateurs. Il est en effet fréquent que ces derniers s’en absentent régulièrement : pour des rdv à l’extérieur, en cas de congé, pendant les réunions…
Un management adapté
Le recours à un bureau flexible est un mode de travail récent. Un accompagnement des collaborateurs, peu habitués à cette pratique, peut être nécessaire. Le management adapté au flex office doit donc être abordé comme un support dans la mise en place d’un tel projet d’entreprise.
Des locaux adaptés au Flex Office
La configuration des immeubles de bureaux traditionnels est souvent peu adaptée à une organisation flexible. Les bureaux individuels y sont souvent très cloisonnés, rendant la mobilité difficile. Malgré tout, l’agencement peut en faire des espaces trop grands, ceux-ci ayant été pensés selon le modèle d’un bureau par collaborateur.
Les centres d’affaires proposent ainsi des offres de location de bureaux flexibles des plus intéressantes. Ils mettent à disposition des locaux adaptés au flex office, où peuvent se côtoyer des bureaux ouverts, semi-ouverts et fermés. Personnalisables à l’image de l’entreprise, ils permettent de créer des zones aux ambiances de travail différentes, plus ou moins formelles, collectives ou confidentielles.
La recherche de flexibilité dans les entreprises se fait à tous les niveaux. Or, l’organisation interne ne peut être dissociée des locaux occupés. Louer un bureau flexible apporte une nouvelle dimension au monde du travail. Elle se veut plus dynamique et modulable, et en adéquation avec les attentes des collaborateurs, qui tendent à plus d’autonomie et à une meilleure qualité de vie au travail.
Pourquoi faire domicilier votre entreprise à Lille ?
Surnommée la « capitale des Flandres », Lille est une terre d’accueil particulièrement prometteuse pour les chefs d’entreprise. Dynamique au niveau économique, stratégiquement implantée au niveau géographique, celle-ci cumule des atouts intéressants pour faire domicilier son entreprise à Lille. Zoom sur les avantages de cette métropole française pour l’immatriculation de votre entreprise.
Faire domicilier son entreprise à Lille : une ville au tissu économique dynamique
Il n’est pas toujours évident, en tant qu’entrepreneur, de distinguer son adresse personnelle de celle de son business. Pour y parvenir, il est idéal d’opter pour la domiciliation d’entreprise. Cette action permet d’attribuer à votre société une adresse fiscale, administrative et commerciale. Le siège social de celle-ci n’est plus votre adresse postale personnelle, mais celle de la société de domiciliation. D’autres raisons peuvent pousser les chefs d’entreprise à réaliser un transfert de siège :
- besoin de valoriser l’image de l’entreprise ;
- changement de direction ;
- déménagement.
Cette adresse apparaît sur les documents officiels et sur certains documents commerciaux. Il est donc important de bien choisir son adresse de domiciliation.
À Lille, plusieurs structures professionnelles proposent de devenir votre adresse de siège social :
- espaces de coworking ;
- centres d’affaires à Lille République mais pas seulement ;
- pépinières d’entreprises ;
- sociétés de domiciliation.
Lille est une ville particulièrement dynamique au niveau économique et c’est surtout ce point qui est intéressant pour venir y signer un contrat avec une société de domiciliation. Disposer d’une adresse professionnelle au cœur de la ville lilloise permet de :
- valoriser l’image de l’entreprise ;
- démontrer son envie d’innover et de se développer.
En plus, il faut savoir que Lille est reconnue au niveau européen comme une ville attractive et attrayante pour y installer son activité en étant le 1er bassin le plus riche d’Europe. Ce statut est obtenu grâce à la présence d’un très gros tissu entrepreneurial. De très nombreuses jeunes entreprises sont présentes notamment sous la forme de pépinières d’entreprises. Et pour continuer sur cette lancée, la métropole lilloise se dote prochainement d’un incubateur Fintech by EuraTechnologies dédié aux métiers de l’assurance et de la finance. Classé dans le top 10 au niveau européen, EuraTechnologies est un accélérateur de startups numéro 1 en France.
Choisir de domicilier son entreprise à Lille au sein du quartier d’affaires Euralille
De nombreux entrepreneurs optent pour la location de bureaux dans le quartier d’affaires du nord de la ville : Euralille. Considéré comme le 3e quartier d’affaires d’Europe, celui-ci regroupe une multitude de sièges sociaux. Si vous souhaitez y installer votre entreprise, il est important d’entrer en contact avec une société de domiciliation. Celle-ci doit être détentrice d’un agrément préfectoral pour accueillir chaque domiciliataire. Quelques formalités sont alors à effectuer pour obtenir un nouveau Kbis après la signature de son contrat de domiciliation et de la remise des documents au centre de formalités des entreprises et du greffe. En effet, il est indispensable de faire domicilier son entreprise pour immatriculer celle-ci au RCS (registre du commerce et des sociétés) et au RM (répertoire des métiers). Une fois les formalités réalisées, vous recevez une attestation de domiciliation.
Domicilier son entreprise à Lille pour son emplacement géographique stratégique
Avant de se décider sur le lieu idéal pour réaliser la domiciliation de son entreprise, il est indispensable de connaître les habitudes et les contraintes de son activité professionnelle. Par exemple, si vous avez besoin de vous déplacer régulièrement, il est indispensable de connaître le réseau de transports en commun et de s’installer à proximité des gares. Lille est située à un carrefour pratique entre Paris, Bruxelles et Londres. Les entrepreneurs aiment particulièrement cette facilité d’accès pour rejoindre très facilement les grandes villes aux alentours. De cette façon, vous pouvez facilement vous rendre à des événements professionnels, mais aussi accueillir des fournisseurs ou animer des séminaires sans que la localisation soit une contrainte pour les participants.
Profiter des animations professionnelles locales en faisant domicilier son entreprise à Lille
Pour développer son activité, il est important d’observer la fréquence des salons professionnels. À Lille, il existe plusieurs lieux consacrés aux expositions :
- Gayant Expo Concerts (Douai)
- Lille Grand Palais
- Parc de la Ramie
- La Cité des Échanges
Lille reçoit aussi fréquemment des événements avec une renommée internationale. Par exemple, il est possible de retrouver le PackInnove Europe animé par EuraTechnologies pour mettre en relation des professionnels de l’emballage et du conditionnement. Il existe aussi chaque année un salon professionnel sur les métiers du numérique où les entreprises de la tech aiment particulièrement être présentes. Toutes ces animations contribuent à renforcer le dynamisme de la ville. Faire domicilier son entreprise dans le secteur est donc un signe de bonne santé et de développement pour votre business.
Domicilier son entreprise à Lille en centre-ville ou dans sa périphérie : comment faire le bon choix ?
Vous souhaitez installer votre entreprise individuelle à Lille. Une fois cette décision prise, il faut trouver le secteur le plus adapté pour répondre à vos besoins. Le centre-ville de Lille offre de nombreux services et de beaux avantages :
- proximité des commerces ;
- accès en transports en commun ;
- dynamisme apporté par les autres entreprises locales.
Il faut alors se renseigner du côté des locations de bureaux équipés dans le secteur (bail commercial, bail professionnel, contrat de prestation de services). Pour optimiser votre recherche, penchez-vous sur d’autres critères comme la surface minimum des bureaux, la disposition (bureaux ouverts ou bureaux fermés), l’accès ou non à une salle de réunion équipée (vidéoprojecteur, micro, tableau blanc, etc.). La location de bureaux au sein d’un business center offre des services complémentaires adaptés pour les entreprises comme le service de domiciliation. Ces derniers sont particulièrement implantés dans des secteurs stratégiques en plein centre-ville :
- permanence téléphonique ;
- ramassage du courrier ;
- accueil physique.
Certains chefs d’entreprise souhaitent installer leurs bureaux en profitant d’une très grande surface, par exemple pour y installer un atelier. Dans ce cas, la périphérie peut proposer des espaces de location plus adaptés et moins chers. Toutefois, il existe certains points à observer pour ne pas être pénalisé :
- l’accès aux transports en commun ;
- le parking gratuit ou non.
Il faut connaître en priorité vos besoins pour trouver la solution adaptée.
En définitive, il est indispensable de faire domicilier votre entreprise dès sa création. L’adresse de votre boîte postale peut être plus ou moins prestigieuse pour donner une image particulière à votre activité professionnelle. Faites la liste de vos exigences puis envisagez la visite d’une structure proposant un service de domiciliation pour passer à l’action !
Comment bien préparer une visite de bureaux ? Check-list à emporter !
La visite de bureaux reste une étape fondamentale pour choisir son prochain local professionnel. Pour plus d’efficacité, il faut alors récolter des informations utiles afin de pouvoir se projeter.
Idéale pour aider à se poser les bonnes questions, la check-list permet d’obtenir des réponses claires sans perdre le fil. Alors, quels points doivent figurer sur la check-list ? Quels accessoires faut-il avoir sur soi au moment de visiter les bureaux ?
#1. Les éléments à emporter lors de sa visite de bureaux
Avant de se déplacer pour visiter des bureaux à louer, il faut avant tout consulter des annonces de location de bureaux.
Les annonces de location comportent généralement :
- Le type de locaux : open-space, bureaux à partager, bureaux individuels ;
- Les prix de la location : montant du loyer ;
- L’emplacement des bureaux : arrondissement, secteur ;
- Les services complémentaires : parkings, salle d’attente…
Cependant, lors de la visite il semble indispensable de se munir de quelques outils utiles à l’optimisation du temps.
Le téléphone
Très utile pour faire des photos et/ou des vidéos des différents espaces : coworking, postes de travail ou encore des salles de réunion. De cette façon, vous pouvez les partager avec les autres membres de l’entreprise mais aussi de vous rappeler de l’agencement des locaux notamment après quelques visites de lieux différents.
Les documents justificatifs
La fin de la visite des bureaux privatifs et collectifs laisse toujours une certaine impression. Dans certains cas, les éléments observés durant la découverte peuvent s’avérer positifs et il est alors possible d’envisager un déménagement de votre entreprise. Pour mettre toutes les chances de votre côté et démontrer votre motivation, mieux vaut prévoir un dossier avec les premiers éléments justificatifs. Ainsi, vous disposez déjà de toutes les photocopies notamment celles de votre carte d’identité si vous êtes le dirigeant de l’entreprise, l’extrait de KBIS, un justificatif de domicile.
L’annonce des locaux à louer
Conserver sur son téléphone ou sur un papier l’annonce du local commercial permet de suivre plus facilement le déroulement de la visite. En effet, en tant que visiteur, vous ne vous attachez pas aux éléments donnés sur l’annonce. Vous avez ainsi à disposition toutes les informations telles que le montant du loyer, la superficie disponible ou encore le secteur géographique. Vous pouvez alors vous concentrer totalement sur les lieux.
#2. Faire la visite des bureaux à deux au minimum
Avoir les yeux partout lors d’une visite de bureaux n’est pas forcément évident. Il faut observer les moindres détails, poser les bonnes questions et projeter la vie de son entreprise. Pour y parvenir, mieux vaut avoir des yeux supplémentaires. Il est donc intéressant de se visiter avec un collègue ou un proche qui maîtrise bien l’immobilier d’entreprise.
Visiter des bureaux avec une autre personne permet de pouvoir discuter des lieux après la visite. C’est aussi l’occasion de faire le point sur les avantages et les inconvénients d’autant plus si les visites s’enchaînent.
#3. Préparer une liste de questions à poser lors de la visite des bureaux
Trouver le lieu professionnel parfait ne s’improvise pas. Il faut avoir les idées claires pour poser le plus de questions possible à l’agent immobilier ou au manager du business center. En effet, l’annonce ne cite pas forcément les détails intéressants pour chaque business.
Il faut alors faire une liste de questions et des points à connaître :
- Qui sont les autres travailleurs présents dans l’espace de coworking ou dans le centre d’affaires ?
- Qui sont les voisins, pour les bureaux qui se trouvent dans un immeuble ?
- Quels types de transports desservent le centre d’affaires ?
- Existe-t-il des commerces utiles pour l’activité professionnelle de l’entreprise autour des bureaux à louer (Poste, banque, restaurants, crèche, etc.) ?
- Les bureaux à louer garantissent-ils flexibilité ?
- De quel type de contrat s’agit-il (bail commercial 3/6/9, bail professionnel, contrat de prestation de services, contrat de mise à disposition) ?
Les questions s’adaptent selon vos besoins en tant qu’entreprise. Avant de partir en visite, réunir les collaborateurs permet d’échanger sur les éléments essentiels à noter pour faire le bon choix sur le futur espace de travail.
#4. Les éléments à connaître à la fin de la visite des bureaux
Obtenir des réponses n’est pas toujours suffisant pour se décider en faveur de son prochain espace de travail. Il faut y ajouter des éléments indispensables pour comparer deux bureaux professionnels. Ainsi, il est important de connaître :
- le montant du loyer et des charges mensuelles pour louer des bureaux ;
- les services compris dans le prix et les services complémentaires qui peuvent être ajoutés au prix de la location des bureaux ;
- la surface de bureaux disponible afin de pouvoir projeter parfaitement son installation ;
- les espaces de travail et les espaces communs.
Il est aussi intéressant de visiter plusieurs fois les bureaux ou bien de demander des photos à différents moments de la journée. Ainsi, il est possible de connaître la luminosité de ces derniers tout au long de la journée. En effet, la lumière est souvent un critère déterminant pour avoir envie de poser ses affaires professionnelles dans un bureau plutôt que dans un autre. L’état général des bureaux peut se trouver dans les détails. Il faut alors vérifier l’aspect des prises, des fenêtres ou encore du chauffage afin de se projeter toute l’année dans les locaux, en hiver comme en été. Enfin, l’équipement à disposition des locataires est un point important. Par exemple, la plupart des espaces de travail en centre d’affaires proposent des bureaux équipés. Les travailleurs peuvent s’installer sans avoir à penser aux branchements de leur matériel, à la domiciliation de leur entreprise ou encore à la souscription d’un abonnement internet haut débit.
Partir à une visite de bureaux avec une check-list complète permet d’avoir toutes les clés en main pour prendre une décision sur le choix de son lieu de travail avec les bons éléments.
Est-ce que la localisation est importante pour choisir une salle de réunion ?
Les dates des prochaines sessions de formation sont fixées et il ne manque plus que la salle de réunion. Pour trouver la location parfaite, il faut se poser la question de la localisation.
Dans quel secteur géographique faut-il faire ses recherches ? Quel est l’intérêt du centre-ville ou du quartier d’affaires pour les participants ? Le public est-il sensible à un accès aux salles de réunion en transports en commun ? Toutes les réponses sont déterminantes pour trouver la localisation adaptée en fonction des différents types d’événements professionnels (réunion de travail, formation, séminaire d’entreprise, conférence, etc.).
La localisation de la salle de réunion : un critère essentiel pour définir son ambiance
Animer une réunion professionnelle pour présenter un nouveau produit à ses collaborateurs doit se faire dans une ambiance positive et agréable. Il faut alors trouver un espace de réunion à la hauteur de l’événement. L’agencement de la salle donne des indices sur l’ambiance : superficie, lumière naturelle, mobilier modulable, projecteur, etc.
Par exemple, si vous souhaitez organiser une formation professionnelle pour une vingtaine de personnes sur le thème du bien-être, il faut trouver le cadre de travail adapté. Plusieurs critères sont nécessaires pour envisager la location de salles :
- la capacité d’accueil,
- l’accès à internet haut débit,
- la luminosité des pièces,
- des canapés confortables.
Ainsi, l’ambiance se travaille dès le choix des espaces de réunion. Il faut alors faire le point sur l’objectif poursuivi par chaque événement afin de sélectionner des salles équipées qui répondent parfaitement à vos besoins.
La localisation dans un quartier dynamique : la solution pour attirer les participants dans la salle de réunion
Centre-ville et quartier d’affaires : des localisations stratégiques à envisager pour louer un espace de réunion
Se réunir pour un brainstorming en plein cœur du quartier Opéra à Paris dans une salle atypique donne envie aux collaborateurs d’en savoir plus. Nous vous proposons d’ailleurs de beaux espaces de travail à louer proposés par notre centre d’affaires Paris 1 Opéra.
Il peut y avoir deux types de participants aux réunions professionnelles :
- les personnes qui vivent à l’extérieur de Paris et qui souhaitent découvrir un lieu qu’elles n’auraient pas pu découvrir en dehors des réunions professionnelles ;
- les Parisiens qui souhaitent goûter aux joies de travailler, le temps d’une journée ou d’une demi-journée, dans cet arrondissement de la capitale.
Dans les deux situations, la localisation de l’espace de travail situé dans un espace de coworking ou dans un centre d’affaires donne envie d’en savoir plus. Un bon point pour motiver les participants avant de commencer la réunion d’affaires.
Le quartier d’affaires est aussi l’endroit idéal où réserver sa prochaine location de salle de réunion. En effet, ce secteur réunit plusieurs avantages pour l’entreprise concernée :
- dynamisme,
- regroupement d’entreprises,
- commerces adaptés.
L’ambiance grouille de travailleurs motivés et de bureaux à partager. C’est le lieu idéal pour trouver sa salle de séminaire ou sa salle de conférence afin d’y organiser ses séminaires ou ses réceptions professionnelles. En plus, les pauses sont pratiques puisque de nombreux commerces (restaurants, cafés) sont installés dans le secteur afin de permettre aux travailleurs d’attraper un snack ou un café avant de monter dans leurs bureaux.
La localisation de la salle de réunion : un point essentiel pour valoriser l’image de l’entreprise
L’image de l’entreprise est aussi valorisée lorsque le lieu de réunion se trouve dans un quartier prestigieux. Une salle de réunion sur l’avenue des Champs-Elysées fait tout de suite bonne impression au public, notamment pour l’organisation d’un shooting photo. D’ailleurs, notre centre d’affaires Paris Champs-Elysées propose de beaux espaces de travail à louer.
Toutefois, les organisateurs de l’événement professionnel doivent se montrer exigeants dans le choix de la localisation et des bureaux professionnels. En effet, pour assurer pleinement la réussite de l’événement, il faut que la salle de réunion propose des prestations confortables qui répondent à son objectif. Par exemple, il est indispensable d’avoir une salle de réunion moderne, spacieuse et lumineuse si celle-ci se trouve en plein cœur de Paris. La formation peut alors mettre en avant des photos du lieu dans sa brochure pour attirer les futurs participants.
Certains éléments jouent en la faveur de la réussite de la réunion d’affaires, du séminaire (voir la location de salles de séminaires) ou de la formation.
C’est le cas, notamment si la salle de réunion propose des aménagements spécifiques tels que :
- des canapés confortables ;
- du mobilier design et ergonomique ;
- une décoration cosy et moderne ;
- une terrasse ;
- une salle de pause ;
- des espaces éclairés à la lumière du jour.
En plus, la salle de formation doit être entièrement équipée avec un accès wifi, un vidéoprojecteur, un tableau blanc, des équipements de sonorisation, un écran de projection, des micros, ou encore la possibilité de se faire livrer des plateaux-repas par un traiteur directement dans la grande salle de travail.
La localisation devient alors un critère attractif pour contribuer à la réussite de l’événement professionnel.
L’accès à la salle de réunion en transports en commun : un élément clé dans sa localisation
Louer une salle de réunion accessible en transports en commun remporte naturellement plus de succès auprès du public. Avant de valider sa prochaine location de salle de réception, il est important de faire la liste des arrêts de bus, de train, de métro ou encore de tramway les plus proches.
Ces critères doivent aussi être intégrés dans le descriptif de l’annonce pour présenter la formation ou le séminaire de l’entreprise à côté de l’adresse du business center ou de l’espace de coworking. Ces espaces proposent aussi des services complémentaires comme un service de domiciliation ou la location d’un bureau à la journée.
Cependant, pour répondre parfaitement aux attentes des participants, il faut se poser plusieurs questions :
- Qui sont les participants au sein de la salle réunion ?
- D’où viennent-ils ?
- Habitent-ils dans le secteur ?
- Viennent-ils d’une autre région en France ou plutôt de l’étranger ?
Ces réponses permettent de savoir quelle localisation envisager pour leur faciliter l’accès. Par exemple, si la plupart des membres du public de la formation viennent de l’extérieur de Paris, il est préférable de choisir un secteur desservi par une gare ou par le métro.
Ainsi, la localisation joue un rôle majeur et essentiel dans la réussite de l’événement professionnel au sein de la salle de réunion. Il faut prendre le temps de faire une étude sur le public concerné afin de connaître ses besoins. Ces détails permettent de faire des visites efficaces pour trouver la location de salle de réunion idéale.
Bail professionnel : Quels sont les pièges et les points à savoir avant de s’engager ?
Prendre une location de bureaux sous un contrat de bail professionnel doit s’anticiper. Il faut alors connaître les obligations que ces baux imposent afin de ne pas se retrouver en difficulté pour développer son entreprise. Pour cela, il faut prendre le temps de se poser les bonnes questions et de bien comprendre les clauses du contrat de location avant de le signer. Alors, quels sont les pièges à connaître pour signer en toute sérénité son contrat de bail ?
Déterminer le secteur des bureaux avant de signer un bail professionnel
Certaines entreprises recherchent la visibilité. Pour cela, s’implanter en plein centre-ville permet à la fois de bénéficier du réseau des transports en commun. Les commerces autour créent du passage et permettent ainsi de faire connaître l’activité professionnelle.
Les quartiers d’affaires sont aussi adaptés pour les entreprises qui recherchent un réseau professionnel et une ambiance dynamique afin de faire grandir leur business. Cependant, certaines activités professionnelles nécessitent plutôt le calme et la tranquillité de la campagne.
Dans tous les cas, se poser certaines questions facilite la prise de décision lors de la visite des bureaux ou des futurs locaux commerciaux :
- Où vivent les salariés de l’entreprise ?
- Les transports en commun doivent-ils desservir les bureaux ?
- Quelle ambiance faut-il retrouver pour l’entreprise ?
- Plutôt s’implanter à la campagne ou au cœur de la ville ?
En répondant à ces premières réponses, les recherches s’orientent alors autour d’un secteur plus précis afin de trouver la location de bureaux et salles de réunion parfaite.
Calculer le montant du loyer et des charges à payer pour le nouveau bail professionnel
Le budget représente un élément important à bien connaître avant la signature d’un bail professionnel. En effet, plusieurs points sont à considérer dans les frais à débourser pour louer des bureaux avec ce type de bail :
- le loyer mensuel ;
- les charges ;
- le dépôt de garantie.
Il faut noter que le montant du loyer est librement négocié entre les parties (bailleur et preneur). Certains contrats de location contiennent une clause de révision du loyer.
Dans ce cas, le montant évolue en fonction de deux indicateurs de référence :
- l’ILAT : l’indice des loyers des activités tertiaires ;
- l’ICC: l’indice du coût de construction.
Dans le cas contraire, le montant du loyer reste le même d’année en année entre les parties (bailleur et locataire).
En ce qui concerne les charges, leur répartition se négocie au moment de la signature du contrat de bail professionnel. Toutefois, le locataire supporte souvent les charges courantes. Excepté pour les travaux qui concernent les réparations de l’immeuble, par exemple. Les taxes comme la taxe d’enlèvement des ordures deviennent à la charge du locataire. Ces points doivent alors être à détailler dans le contrat de bail pour éviter tout litige pendant la durée du bail.
De la même façon, le dépôt de garantie se fixe librement par les parties. Dans la pratique, il s’agit souvent de deux mois de loyer à déposer pour prendre en location le futur local professionnel. Il est intéressant de notifier les modalités de dépôt de cet argent et la restitution de celui-ci au locataire dans le contrat de bail (modalités, date, compte bancaire concerné). L’élaboration d’un budget doit faire l’objet d’une analyse en amont par l’entreprise afin de trouver un local à louer parfaitement adapté.
Les conditions de résiliation du bail professionnel pour les parties au contrat
Une entreprise peut grandir, évoluer ou bien au contraire, se réorganiser. Ces changements de cap professionnel se traduisent assez souvent par un déménagement de l’entreprise. Pour l’envisager sereinement, il est important de connaître les modalités de résiliation du bail professionnel.
Il faut savoir que le locataire peut mettre fin à son bail professionnel à tout moment, contrairement au bail commercial, comme le précise le Code de commerce. Néanmoins, il faut veiller à respecter un certain formalisme. Ce départ doit se faire en respectant un délai de préavis de 6 mois. Le bailleur doit alors être au courant par lettre recommandée avec accusé de réception. Il faut noter que le contrat de bail doit être obligatoirement écrit. Il est aussi possible d’opter pour la résiliation à l’amiable du contrat, mais cela est envisageable uniquement lorsque les parties sont d’accord sur la date de fin du bail de location et sur ses conditions.
Du côté du bailleur, il est impossible pour lui de reprendre la possession des lieux professionnels. Cependant, il n’a pas l’obligation de renouveler le bail une fois son terme atteint. C’est une information importante à connaître pour anticiper, le cas échéant, la fin du bail et la recherche d’un autre lieu de travail. Ici aussi, le préavis est de 6 mois pour le bailleur qui ne souhaite pas choisir le renouvellement du bail.
L’affectation des locaux : un point central à connaître avant la signature du bail professionnel
Pour louer des bureaux sous un bail professionnel, il faut respecter un dernier point : l’affectation des locaux.
Concrètement, pour conclure un bail de ce type, l’entreprise doit préciser la nature de son activité professionnelle au moment de la signature. En effet, toutes les activités ne sont pas autorisées à louer un espace de travail sous cette forme de bail. Le bail professionnel concerne toutes les professions qui ne relèvent pas des activités du commerce, de l’artisanat ou de l’industrie. Ainsi, le locataire de l’espace professionnel peut uniquement travailler pour exercer une activité libérale (architecte, médecin, avocat, dentiste, notaire, comptable, commissaire aux comptes, etc.).
Toutes ces obligations et ces formalités viennent souvent alourdir les procédures lorsqu’il faut se lancer dans la recherche d’un local professionnel en plus des formalités classiques (état des lieux, cession de bail, reconduction tacite, etc.). Des solutions plus pratiques que ces contrats de location sont aujourd’hui en place pour justement faciliter toutes les démarches.
En plus, la résiliation de ces contrats est beaucoup plus facile. C’est le cas de la location d’espaces professionnels dans un business center, par exemple. Ces solutions qui ne sont pas soumises aux statuts des baux proposent aussi des bureaux fermés adaptés aux besoins des professionnels en activité libérale.
Protocole sanitaire covid-19 : L’aménagement des salles de réunion à Paris et en Ile-de-France
L’aménagement des salles de réunion est nécessaire pour respecter le protocole sanitaire covid-19. Les centres d’affaires adoptent de nouveaux réflexes pour assurer le respect des gestes barrières au sein des espaces de travail. De nouveaux services sont aussi compris dans la location de salle pour assurer la sécurité sanitaire des participants. L’organisation est donc totalement repensée pour coller aux attentes des travailleurs qui souhaitent continuer à venir y travailler, tout en assurant leur sécurité.
Faire respecter les gestes barrières face à la covid-19 dans les salles de réunion
Afin d’assurer sereinement la vie du centre d’affaires et des espaces de réunion, il est indispensable de veiller à la mise en place des gestes barrières.
Le protocole sanitaire face à la covid-19 impose plusieurs mesures :
- La distanciation sociale d’au minimum 1 mètre entre les participants ;
- Le port du masque pour éviter la transmission du virus ;
- Avoir le réflexe de tousser dans son coude ou dans un mouchoir ;
- Se laver plusieurs fois les mains dans la journée ;
- Utiliser des mouchoirs à usage unique et les jeter.
La location de notre grande salle de réunion en location à Boulogne-Billancourt ajuste ses prestations en proposant notamment du gel hydroalcoolique à différents endroits des bureaux. Le port du masque est aussi obligatoire durant toute la réunion de travail ainsi que dans toutes les parties communes des locaux professionnels. Des espaces en open-space, des bureaux ouverts et modulables, l’entrée de l’immeuble, les ascenseurs ou encore les salles de pause, etc.
À noter : Pour l’animateur de la réunion, il doit pouvoir disposer d’une visière pour se faire comprendre plus facilement des participants.
Les nouveaux services proposés pour les locations de salle de réunion face à la covid-19
La covid-19 impose la mise en place de services supplémentaires pour avoir un espace professionnel conforme au protocole sanitaire. En plus des services complémentaires actuels (domiciliation d’entreprise, internet haut débit, ligne téléphonique, ramassage du courrier), il faut mettre en place de nouvelles actions.
C’est le cas par exemple dans la salle de réunion équipée du centre d’affaires de Issy-les-Moulineaux. Le service de ménage a été totalement adapté pour répondre aux directives du protocole sanitaire.
Ainsi, la plupart du temps, les prestations prennent plus de temps puisqu’il faut réaliser plus d’actions dans les salles de formation :
- Désinfecter les surfaces des bureaux ;
- Nettoyer plus largement toutes les surfaces et les accessoires de la salle (paperboard, écran de projection, tableau blanc, vidéoprojecteur) ;
- Aérer la salle de réunion à chaque nettoyage.
Il est également nécessaire d’investir dans des équipements supplémentaires tels que du gel hydroalcoolique à disposer un peut partout au sein du centre d’affaires : A l’entrée des espaces de travail, à l’intérieur de chaque bureau ainsi que dans les toilettes. Se procurer un boîtier permet de compter les personnes qui entrent dans le centre d’affaires. Ces investissements varient en fonction de la superficie des bureaux à louer et de la configuration des salles de réunion.
Chaque centre d’affaires peut alors adapter ses choix à partir du moment où il permet aux travailleurs de respecter sereinement les gestes barrières et le protocole sanitaire covid-19.
La nouvelle organisation des salles de réunion face à la covid-19
Pour l’organisation d’événements professionnels (réunions, séminaires, conférences, etc.), les espaces de travail clos doivent répondre au protocole sanitaire covid-19 afin d’assurer aux participants un lieu sain.
Le sens de circulation entre les espaces de travail et les espaces communs doit être balisé. Pour cela, un système de fléchage au sol permet aux travailleurs de se repérer sans se croiser. Un affichage sur les murs de la salle de réunion peut venir le compléter.
Plusieurs types d’affiches doivent apparaître de façon visible de l’entrée jusqu’aux espaces de travail :
- Dès l’entrée, il faut expliquer les gestes barrières et l’obligation du port du masque ;
- D’autres affiches peuvent détailler plusieurs points : où se laver les mains et à quelle fréquence le faire, le noms des salles ouvertes ;
- Indiquer la capacité d’accueil maximale par pièce.
Les configurations des espaces de travail représentent également un point important. Désormais, il faut compter une personne par table au lieu de deux.
De plus, il faut imposer un nombre de personnes maximal par pièce. Aujourd’hui, on compte environ 4 m2 pour une personne. C’est donc la superficie de chaque salle équipée qui détermine le nombre de personnes autorisées
De même, il faut la plupart du temps retirer une assise sur deux. Ces précisions doivent par ailleurs être détaillées à chaque client au moment de réserver la location de salle de réunion afin d’éviter les surprises.
L’agencement des espaces professionnels (bureaux à partager, salle de conférence, salle de réception) rassure les entrepreneurs qui souhaitent s’y installer pour une demi-journée ou quelques jours. En effet, ils peuvent se décharger de toute cette partie lors de l’organisation de l’événement (réunion, conférence, assemblées générales, réceptions, etc.) pour se concentrer sur la partie technique.
Cette nouvelle organisation des salles à louer simplifie donc beaucoup la logistique des professionnels qui n’ont pas à se déplacer avec leurs bouteilles de gel hydro-alcoolique, notamment pour assurer leurs sessions de formation. Ils n’ont pas non plus à vérifier que les salles de réunion possèdent des vitres donnant sur l’extérieur pour aérer à chaque pause.
Ces éléments sont forcément présents lors de la location d’espace de coworking ou de salle de réunion pour être conforme au protocole sanitaire covid-19.
Déménagement d’entreprise : 50 conseils pour le réussir à 100 %
Un déménagement d’entreprise est souvent une source de stress ou d’angoisse. Il faut respecter des délais précis, se montrer rigoureux tout en expliquant parfaitement à ses équipes les changements à venir et les nouvelles habitudes à prendre. Alors, comment s’y prendre pour réussir à changer de locaux professionnels sans céder à la panique ? Pour vous aider, nous avons regroupé des conseils indispensables pour préparer en toute sérénité un déménagement de bureaux.
S’organiser grâce au rétroplanning pour son projet de déménagement d’entreprise
L’organisation est le mot d’ordre à retenir pour permettre à un déménagement professionnel de se passer dans les meilleures conditions.
La première chose à faire est d’établir un rétroplanning. Pour cela, il est important de se pencher sur les raisons qui poussent l’entreprise à changer de locaux professionnels :
- besoin d’un espace de travail plus grand,
- changement de secteur pour des bureaux en centre-ville,
- avoir accès à des services supplémentaires,
- donner une image plus professionnelle à son business, etc.
Pour anticiper avec sérénité son futur déménagement, il est important de bien connaître le coût de ce transfert d’entreprise. Pour cela, prenez le temps de demander plusieurs devis auprès de déménageurs professionnels. Il faut alors comparer les devis détaillés en fonction des services : monte-meuble, camions, emballage des objets fragiles, garde-meuble, remontage du mobilier, type de conditionnement, etc. Ces détails vous permettront d’avoir une comparaison efficace et complète pour trouver la formule de déménagement la plus adaptée.
À noter : n’oubliez pas de prendre en compte dans le budget du déménagement l’achat du matériel : caisses de rangement, cartons, emballages, étiquetage, etc.
Le rétroplanning doit se construire en partant de la date du déménagement à aujourd’hui. Cela permet d’avoir une vue d’ensemble sur les choses à faire par ordre de priorité. Cette organisation simplifie les missions pour pouvoir déléguer aussi plus facilement certaines tâches à vos collègues.
Plusieurs éléments doivent impérativement apparaître sur cette checklist :
- La date du préavis des locaux actuels ;
- Les éléments de communication à mettre en place ;
- Les potentiels travaux à réaliser pour se sentir bien dans les nouveaux espaces professionnels ;
- L’achat des mobiliers et fournitures pour les nouveaux bureaux ;
- Les formalités juridiques à effectuer au cours du déménagement,
- Le nettoyage des anciens locaux et la date de l’état des lieux ;
- La date du déménagement ;
- L’inauguration du nouvel espace de travail avec les équipes.
La dernière étape permet de lancer officiellement l’installation de l’entreprise dans les nouveaux locaux.
La clé pour un bon déménagement d’entreprise : la communication
Un emménagement professionnel est toujours un grand bouleversement dans la vie de l’entreprise. Pour s’assurer un déménagement réussi, il faut prendre le temps d’en expliquer les raisons aux collaborateurs et aux personnes susceptibles d’être affectés par ce changement de localisation. La communication est donc primordiale.
Pour cela, il faut communiquer par étapes :
- Faire des réunions entre équipes ;
- Informer les fournisseurs, prestataires de services, clients, etc.
- Se montrer pédagogue.
Cette communication facilite aux collaborateurs l’intégration de ce changement majeur du quotidien. Pour certains, déménager peut rimer avec temps de trajet domicile/travail rallongé. Il est donc important de prendre le temps de discuter de ces changements afin qu’ils soient correctement acceptés par le personnel. Au-delà d’informer les équipes de ce changement majeur à venir, il est intéressant de les impliquer. Pour cela, il faut déléguer certaines missions dans la mise en place du déménagement.
À noter : les salariés peuvent avoir à donner leur accord lorsque le secteur géographique change à la suite du déménagement à moins que le contrat de travail prévoie une clause de mobilité.
S’attarder sur toutes les formalités juridiques du déménagement d’entreprise
Choisir de délocaliser son activité professionnelle, changer le lieu de travail de ses collaborateurs et réorganiser son business dans un nouvel espace demande quelques notions administratives et juridiques. En effet, il faut prendre le temps de se pencher sur certaines obligations pour ne pas être gêné au cours de ce changement de lieu professionnel.
Si l’activité de l’entreprise occupe actuellement un espace loué dans un local commercial, il est important de regarder les conditions de résiliation du bail commercial : préavis, résiliation à l’amiable, etc.
Ensuite, il faut penser à informer toutes les personnes concernées par ce changement d’adresse. Cela peut aller des fournisseurs de la box internet jusqu’au changement du siège social de l’entreprise.
En plus, il faut aussi penser à effectuer le changement d’adresse sur plusieurs documents importants :
- brochure commerciale,
- site web,
- réseaux sociaux,
- carte de visite,
- documents officiels, etc.
La déclaration du changement de siège social doit se faire auprès du greffe du tribunal de commerce dont dépend le nouveau siège. Il faut préalablement et dans les délais légaux imposés remplir un formulaire afin d’obtenir la publication de la nouvelle adresse administrative de l’entreprise dans un journal d’annonces légales.
Faire du tri : la solution pour un déménagement d’entreprise efficace
Un déménagement est automatiquement synonyme de tri ! Cela vaut pour les déménagements dans la vie personnelle, mais aussi dans le cadre professionnel. C’est donc l’occasion de faire le point sur le mobilier utile et adapté pour les prochains locaux.
Dans un centre d’affaires à Paris comme en province, il est courant d’avoir déjà à disposition du mobilier confortable, ergonomique et adapté à des espaces de travail communs et ouverts. Les équipements à emporter sont alors réduits. Un point intéressant pour diminuer le budget du déménagement.
Toutefois, cette situation ne dispense pas l’entreprise de faire le point sur les choses à jeter, à donner ou à emporter. Certains espaces professionnels à louer proposent aussi les services d’un architecte d’intérieur afin d’optimiser parfaitement l’agencement des nouveaux locaux selon les besoins de l’entreprise.
Visualiser l’aménagement des prochains locaux lors du déménagement d’entreprise
Le plus souvent, le déménagement d’entreprise doit se faire sur des délais assez courts. En effet, les jours passés à déménager sont des moments pendant lesquels la société est à l’arrêt.
Il faut donc chercher à réduire toutes ces étapes pour éviter de perdre trop de temps (et d’argent). Pour cela, il est intéressant, en amont, de visualiser parfaitement l’aménagement des nouveaux bureaux afin de savoir comment organiser le mobilier et toutes les affaires professionnelles le jour de l’emménagement.
Si vous faites le choix d’installer votre activité professionnelle dans un business center ou dans un espace de coworking, il est possible que ces derniers proposent la mise à disposition d’un service dédié à l’agencement de l’espace. De cette façon, vous n’avez pas à vous préoccuper de la réorganisation des espaces de travail, tout est pensé pour vous !
Ainsi, organiser un déménagement d’entreprise ne s’improvise pas. Il faut prendre le temps de trouver ses nouveaux bureaux et de visualiser toutes les étapes de ce changement pour prendre les bonnes décisions et mettre en place des actions au bon moment. Cette rigoureuse organisation permet aux entreprises de ne pas céder au stress lors du transfert de leur activité au sein de nouveaux locaux professionnels. Elle permet aussi de s’installer sur son nouveau site en toute tranquillité dans une ambiance beaucoup plus agréable.
Salles de réunion avec extérieurs, terrasses et jardins
L’agencement d’une salle de réunions est un point déterminant pour trouver le lieu idéal pour son événement professionnel. Néanmoins, il faut aussi prendre le temps d’observer les espaces extérieurs. Avoir une terrasse ou un jardin compris dans la location de sa salle de réunion est un vrai plus pour les participants comme pour les organisateurs.
Voici ce qu’il faut retenir pour bien choisir sa salle de réunion avec extérieur pour l’organisation d’événements professionnels !
Apporter une ambiance décontractée à la salle de réunion avec un espace extérieur
Travailler dans un espace clos pour des réunions professionnelles, des séminaires ou des sessions de formation exige une grande capacité de concentration. Les animateurs comme les participants doivent se montrer attentifs, souvent actifs et concentrés. Le choix des salles de réunions pour se regrouper joue alors un rôle majeur dans la réussite de l’événement.
Il est possible de louer, en fonction du nombre de participants et de ses préférences, une salle de séminaire avec un extérieur comme :
- une terrasse,
- un jardin,
- un patio.
Ces espaces atypiques supplémentaires proposés dans les centres d’affaires apportent un vrai confort aux personnes présentes le jour du séminaire d’entreprise notamment pour profiter des pauses café.
Le patio intérieur à Opéra-Haussmann : une salle de réunion avec extérieur à Paris
Si votre location de salle de réunion équipée ne dispose pas d’espace extérieur, le centre d’affaire peut tout de même vous garantir un lieu de pause. Les salles de réunion tout équipées à Paris disposent notamment d’un patio intérieur comme celles du centre d’affaires à Paris 9 Haussmann.
Dans cet espace extérieur, les animateurs comme les participants peuvent :
- Profiter des temps de pauses informels ;
- Avoir une vraie coupure entre les différents temps de concentration ;
- Profiter de la lumière naturelle de la journée,
- Echanger avec d’autres participants.
Le patio intérieur permet surtout de ne pas être dépendant de la météo et de profiter d’une pièce lumineuse sans se soucier des températures extérieures.
C espace commun se compose de mobilier ergonomique, modulable et confortable. Il offre une jolie décoration arborée et met à disposition un coin-cuisine. Un cadre idéal de repos avec un accès direct à l’espace de réunion, équipé avec les accessoires de travail indispensables : vidéoprojecteur, paperboard, tableau blanc, connexion Wi-Fi, micro, etc.
La terrasse panoramique sur le Vieux Port de Marseille pour sa salle de réunion avec extérieur
Pour certains événements professionnels (réunions et séminaires, déjeuners d’affaires), stimuler la créativité des participants reste un enjeu majeur.
Dans ce cas, le cadre de travail est primordial. Opter pour la location d’espaces de réunion avec une vue à couper le souffle se louent généralement dans un lieu atypique. C’est notamment le cas pour la location de salles sur le Vieux port de Marseille, qui propose une terrasse panoramique.
À chaque moment de pause, l’ambiance conviviale et décontractée se ressent. Ce sont les mêmes avantages pour la terrasse avec une vue à 360° au centre d’affaires d’Issy-les-Moulineaux.
En plus, louer une salle de réunion avec une terrasse assure aux organisateurs de bénéficier d’une jolie lumière du jour à l’intérieur de la salle. Un point positif pour se réunir dans un environnement stimulant et positif !
La salle de réunion avec extérieur : la solution pour profiter d’un espace stratégique supplémentaire
Lors du choix de la location de la salle de réunion, il faut observer tous les espaces, même ceux consacrés aux pauses.
En effet, lors de ces étapes de la journée les participants échangent et créent du lien. Pour y parvenir, il est important de trouver un lieu confortable avec un extérieur.
Toutefois, l’extérieur de la salle de réunion peut ne pas servir uniquement à la pause. Il peut également se louer pour :
- Organiser des réunions professionnelles différentes ;
- Réaliser un shooting photo ;
- Servir de lieu pour la pause repas, le petit-déjeuner ;
- Dresser un espace de cocktail.
La terrasse privative de la salle de réunion avec extérieur de Marseille Préfecture
Disposer d’une terrasse privative pour votre événement professionnel vous permet de bénéficier d’un espace de travail supplémentaire.
Une terrasse privée comme celle du centre d’affaires de Marseille Préfecture permet d’organiser quelques heures de formation pendant lesquelles vous pouvez faire des mises en situation. L’occasion aussi pour les participants de changer de cadre de travail et de fermer les ordinateurs pour travailler avec d’autres supports.
En fonction de la superficie de la terrasse, il est parfois possible d’y manger pendant la pause du midi. Les participants apprécient le fait de pouvoir prendre leur repas au soleil sans avoir à sortir du lieu de réunion.
Une solution pratique pour les participants et pour les organisateurs, qui optimisent de cette façon la location d’une salle équipée pour leurs événements professionnels.
Les jardins de la salle de réunion avec extérieurs à Courbevoie
Rien de mieux qu’une ambiance bucolique pour offrir un cadre de travail (et de pause) confortable aux participants pour l’organisation de séminaires.
Il est alors possible de leur permettre de prendre place à l’extérieur durant les réunions. Dans le cas où ces sessions ne nécessitent pas d’être devant un ordinateur. Cela permet de pouvoir se concentrer à l’extérieur d’autant plus si le temps le permet.
Les espaces jardins des locaux du centre d’affaires de Courbevoie offrent un cadre arboré et entretenu pour rendre chaque réunion de travail agréable. C’est aussi le cas pour les bureaux à louer de Strasbourg.
Louer une salle de réunion avec un espace extérieur (terrasse, jardin, verrière, etc.) donne donc un ton plus doux et convivial à un événement professionnel. Cet espace supplémentaire peut aussi être stratégique afin d’avoir un autre lieu de travail. Ce choix est particulièrement intéressant s’il faut louer une salle de réunion pour plusieurs jours, lors d’une formation ou d’un séminaire, par exemple. Retrouvez sur nos annonces les autres centres d’affaires pour louer une salle de réunion équipée.
